新時期優化醫院綜合檔案管理工作的思考研究

劉祉妤

摘 要：對綜合檔案的管理是醫院管理工作中的重要部分，能夠為醫院決策、醫療工作等各方面提供既往經驗的幫助，它能夠為醫院的綜合發展提供非常有效的參考價值。醫院所涉及的檔案眾多，在綜合檔案的管理具有繁瑣、復雜等特點，隨著醫院經營時間的不斷增長，所產生的綜合檔案會越來越多、越來越復雜，檔案管理工作開展的難度及檔案運用效果都會大打折扣，無法在醫院的日常醫療工作中、發展規劃中發揮出綜合檔案的利用價值。因此，在信息化發展迅速的新時期中，為了進一步促進醫院的發展、提高醫院各方面工作效果，加強對綜合檔案管理工作的優化創新至關重要。

關鍵詞：新時期;醫院綜合檔案管理;優化措施

醫院綜合檔案作為對醫院漫長發展過程中各種重要信息的記錄，它綜合了醫院決策、醫療檔案等多種文字、圖像、影像資料，能夠為醫院的發展、醫療工作提供極大的理論與經驗支持，對于醫療工作的開展、醫院的發展具有重要意義。目前，我國社會正處于飛速發展的趨勢中，社會各領域都在進行著政策改革、工作模式改革、管理模式改革等多方面的改革工作。在此背景下，醫院的綜合檔案管理工作也應當做出改革和優化，以確保醫院綜合檔案能夠更有效地發揮出其價值，為醫院的工作開展、持續發展提供最大限度的保障。基于此，本文將結合醫院綜合檔案管理工作中存在的問題，對新時期醫院綜合檔案管理工作的優化策略做出簡單分析。

1 現階段醫院綜合檔案管理工作中存在的問題

1.1 綜合檔案管理工作中缺乏完善的制度

在大多數醫院中，對各個科室部門都有完善成熟的管理制度，但受意識欠缺的影響，多數醫院對綜合檔案的管理工作上卻并沒有形成完善的管理制度，在很大程度上限制了醫院綜合檔案管理的效果，也造成了綜合檔案的混亂。對檔案的收集整理標準沒有完善統一的說明，導致相關檔案管理人員無法對各種檔案資料進行細化分類，也無法有效判斷資料檔案是否有收集管理的價值，導致很多有價值的檔案無法被及時收集管理，而很多收集價值不高的檔案卻混在了檔案中，既影響了醫院綜合檔案的完整性，又影響到了檔案的利用價值。另外，還有一些醫院在綜合檔案的管理上甚至在目錄編排上都沒有形成統一的標準，當管理人員發生認識變動時，無法保證工作交接的完整性，為檔案的查找與運用埋下了隱患。

1.2 信息檔案管理不到位

近年來，我國網絡技術信息技術等先進技術得到了飛速發展，并在社會各領域中得到了廣泛的運用。這些先進技術在醫院日常醫療工作、管理工作中的各個方面都得到了有效利用，不論是財務管理、設備管理，還是醫院內網及管網平臺建設等多項工作中，都逐步實現了信息化建設。綜合檔案管理工作中也有所涉足，但相較于其他主要業務，對綜合檔案管理的信息化建設的重視度明顯更低，極大地限制了醫院檔案管理的效果。此外，在現有的綜合檔案管理信息化管理中，存在著管理方式不規范、格式、標題等沒有統一標準等問題，導致綜合檔案的信息化管理工作更加混亂，不僅無法真正提高管理效果，操作不當還會對檔案的安全性、完整性帶來影響。

1.3 管理人員專業素質欠缺

管理人員的專業能力決定著醫院綜合檔案管理的效果與效率，在醫院綜合檔案的管理上，必須要有一定的專業性才能做到檔案的高質量篩選，才能做好檔案的匯總、收集與調度，也只有這樣才能真正發揮出醫院綜合檔案的真正價值。但就目前而言，依然有很多醫院沒有給予檔案管理工作及管理人員專業性等方面足夠的重視，沒有對提升管理人員綜合素質給予足夠的關注，導致管理人員存在著專業性不足、管理水平欠缺等問題，對很多檔案管理中的專業技術與專業知識理解運用不到位，直接造成了醫院綜合檔案管理效果不足問題的出現。例如在進行檔案整理時，沒有考慮到積壓問題，沒有給予醫療檔案、科研檔案等重要檔案足夠的重視等等。

2 新時期醫院綜合檔案管理工作的優化措施

2.1 制定完善的綜合檔案管理工作制度

完善的工作制度是優化醫院綜合檔案管理工作的前提和基礎，也是實現醫院檔案管理工作改革的重要內容。因此，新時期醫院綜合檔案管理工作的優化，首要任務在于對檔案管理工作制度的完善。要保障綜合檔案管理工作制度的科學性合理性，首先必須要綜合考慮醫院的實際情況，劃分出專門進行檔案管理的部門及部門人員，并根據具體檔案分類明確劃分不同崗位人員的不同職責;其次，在制度的完善上，應做到管理的分級與領導的統一，所謂分級管理，就是根據醫院不同部門、不同科室對檔案資料進行匯總收集，保障的檔案管理的有序性與完整性。統一領導指的是所有部門及科室的檔案管理工作，應由一個獨立專門的部門進行統一管理，保障檔案管理工作的有效性;最后，需要針對檔案內容的差別，確定出對應的管理體系，如分領域管理體系，進一步提高醫院綜合檔案管理工作的效果，確保所有檔案都能在醫院的發展中發揮應有的作用。

2.2 加強對檔案信息化管理

在信息化建設逐漸普及的新時期中，醫院綜合檔案管理工作走向信息化建設是必然趨勢，也是優化檔案管理工作的必然選擇。但要真正發揮出信息化建設的優化作用，必須要強化對電子檔案的管理。首先，檔案管理部門或人員在完成對紙質檔案的收集匯總之后，應及時對紙質文檔進行掃描、歸檔，并及時錄入到信息平臺中，認真整理各種檔案資料，建立出完善、有序的檔案信息數據庫，提高檔案管理效率的同時保證電子檔案的安全;其次，相關管理部門應選擇合適的區域作為儲存紙質檔案的庫房，保證綜合檔案的完整性。在電子檔案的管理中，應制定出統一的格式、標題錄入標準，提高檔案管理的規范性，也為后續電子檔案的使用提供方便;最后，為了進一步保障綜合檔案的安全性，應對檔案的提取、查看等方面設置權限，避免檔案被刪除、被篡改，做好對電子檔案安全性與真實性的保障。此外，還應做好對電子檔案的備份，避免不可控因素造成的檔案丟失。

2.3 重視對管理人員專業性的提升

檔案管理工作是一項對專業性有一定要求的工作，隨著檔案管理對現代技術運用程度的提升，檔案管理工作對工作人員的專業技能有了更高的要求。因此，在新時期的醫院綜合檔案管理的優化中，應重視對管理人員專業性的培養和提升。首先，需要根據醫院工作的特殊性對管理人員基本的醫療常識進行培訓，確保在進行分類篩選時不會出現錯誤或遺漏;其次，要結合檔案信息化建設工作要求，對管理人員的計算機技能、信息處理能力等專業技能進行培訓，確保管理人員能有效適應電子檔案的管理工作。

3 結束語

在社會發展的新時期，醫院檔案管理的重要性越發突出，為充分發揮出檔案的作用，需要結合信息時代的多項技術對檔案管理工作進行優化，同時建立完善的制度體系，加大對管理人員專業性的培訓，以此促進醫院檔案管理工作在信息化時代下的效率和效果的提升，同時也為促進醫院日常運營工作的進一步優化提供支持

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