試述城市建設檔案管理現狀與規范化措施

徐志紅

摘 要：在城市化進程逐步加快的進程中，基礎設施規模呈現出逐步擴大的趨勢，原有城市道路和地下管線等設施，發展為高架道路和城市隧道等，讓城市建設工程檔案管理工作的落實面臨著更為嚴格的要求。本文重點分析城市建設檔案管理工作的現狀，采取相對合理的措施加以規范，保證城市建設檔案管理工作的成果更加優良。

關鍵詞：城市建設;建設工程檔案;管理現狀;規范化措施

城市建設檔案是城市規劃、建設、管理活動中形成的科學技術文件材料，是城市自然面貌和城市建筑物、構筑物、地上和地下管線等各項建設的真實記錄。城市建設檔案記載著城市發展的歷程，記錄著工程項目建設和管理的實際情況，資料的形式多種多樣，包括文字、圖紙、和聲像等。檔案中詳細地記錄著項目開展中的具體情況，給后續工程項目的開展提供了較為可靠的參考，對于城市的進一步發展有著極為深刻的影響[1]。

1 城市建設檔案的存在價值

在城市化發展進程逐步加快的今天，建設工程檔案記載著項目管理活動的具體開展過程，在管理活動實際開展的過程中，形成了相對于原始的資料，對于城市的進一步發展有著較為重要的參考價值。通過建設工程檔案，使得國家和社會發展歷程中擁有了較為可靠的文獻載體，針對建筑工程實際的建設情況做出了較為詳細的記錄，形成了富有實用價值的信息資源，在城市發展進程中彰顯出十足的意義。對于城市建設檔案加強管理，可以對城市將來的發展提供可靠性參考依據，有關城市建設的一系列的活動均能通過相應的檔案資料加以查詢，檔案資料的完整性可以將建筑工程的建設全貌充分的反映出來，針對質量評定和竣工之后的管理維護體現出較為明顯的利用價值[2]。

2 城市建設檔案管理的具體現狀

2.1 內容覆蓋不全面

城市建設工程檔案工作存在著較為明顯的特殊性，因此諸多的建設單位在參與相關的工作時，出現了較為顯著的問題。比如很多的建設單位將關注的中心放置于工程項目的建設上，并未注重與之相關的檔案管理工作，以至于未能形成相對完善的檔案管理工作機制，出現了相關的工程檔案信息不全面的情況。

2.2 收集難度較大

部分建設單位針對工程檔案的關注度并未提升，以至于未能安排專門的工作人員參與相關的工作，在對其進行調查和分析的時候，單位以任務重、時間緊為擋箭牌，實際提供的檔案資料存在著不全面的問題。在具體的工作實踐中，并未重視收集具有保存價值的文字和圖片信息，以至于工程項目竣工之后不具備較為科學的記錄，在后續的查驗工作中帶來諸多不便。

2.3 信息化建設機制不健全

現階段網絡技術及大數據的發展迅速，對于城建檔案管理來說也要順應時代發展潮流實現檔案管理的數字化發展。但是就目前現狀來看，城建檔案管理的信息化建設機制尚不健全，有很多地方仍然依賴于紙質檔案管理，不僅效率低下且存在較大的管理風險[3]。

3 城市建設檔案管理的規范化措施

3.1 注重相關資料的收集與整理

為了確保城市建設檔案管理工作的成效更加明顯，應該積極的注重相關資料的收集和整理，考慮到城市建設工程建設的周期，需要將一些細節性的工作落實到位。城建項目存在著周期較長的情況，同時涉及的外部環境較為復雜，覆蓋面極為廣泛，單位呈現出較為分散的狀態，針對相關檔案資料的收集存在著極大的難度，極易出現資料積累不全面的情況。為了及時的規避相應的問題，需要積極的構建起檔案收集與整理機制，彰顯出各方主體的工作主動性，形成工作合力，在根源上確保相關的資料信息更加完善。在具體開展相關工作時，首先要落實相應的跟蹤制度，城建檔案館需要積極的掌握工程項目的施工進度，依照具體的工作進度，對相關項目資料收集工作的落實情況加以督促，做出合理化的指導。其次需要注重協調性，針對規模較大的城市項目，各方主體應該高度重視檔案資料的收集與整理工作，強化施工檔案員與監理之間的聯系，對于項目的具體進展加以掌握，依照整體的進度落實催收工作，采取合理的措施，避免原始材料的遺失。

3.2 完善工程項目檔案管理機制

城市建設項目涉及較為廣闊的主體，因此應該積極的重視檔案工作各個環節，倡導多方主體集體參與。在城市建設檔案管理工作中，需要及時的將相應的管理機制加以完善，將各相關單位的檔案管理責任加以明確，依照具體的工作要求開展相應的工作，保證項目的參與單位都能夠設立專門的檔案員，及時的擔負起本單位的檔案管理工作，實現有效的交流與溝通，促使檔案管理和工程項目建設同步展開，在雙向協調的過程中，實現較為理想的管控目標[4]。各單位內部還應該積極的建立檔案聯動機制，優化相關的舉措，促使各個部門協調配合，及時提供檔案材料，完善普通檔案材料定期上報的流程，切實保障檔案資料的時效性。

3.3 提升城市建設工程檔案的延續性

在具體的工作實踐中，應該積極的明確城市建設工程檔案的管理意義。城市項目建設為了更好的適應城市具體的發展軌跡，應該在現有的基礎上積極的轉變思想和觀念，革新相關的認識，促使城市工程檔案彰顯出實際的利用價值。檔案管理人員的業務技能和素質水平需要逐步的強化，為工程項目建設管理工作的落實提供有效支持。城建檔案在管理的過程中需要結合城市的具體發展情況加以分析，針對具體的變化逐步的更新和改變，若城市的點、線、面發生了顯著的變化，城市建設工程檔案管理人員也應該針對具體的情況做出合理化的創新，保證檔案的延續性，為后續相關工作的開展奠定優良的基礎，使得建設人員在具體開展相關的工作時有的放矢，穩步強化城市建設的整體水平。

3.4 扎實推進城建檔案的信息化建設

為了讓城市建設工程檔案管理的成效更加明顯，應該積極的注重信息時代的深刻影響，積極的落實信息現代化建設的目標。應該注重信息資源建設工作實踐，結合著文件目錄的逐步優化，將現有的檔案轉變為數字化模式，及時的構建其相應的信息資源數據庫。此外還需要注重計算機網絡設施的構建，強化現代化設備的合理配置，確保計算機為檔案信息的快速傳輸提供有效支持[5]。注重計算機軟件的合理選用，結合著檔案管理的實際情況加以分析，將多樣化功能實際利用，滿足檔案管理的實際需求。城建檔案信息化建設是一種必然的趨勢，因此需要相關的工作人員積極的承擔起具體職責，努力的學習先進的技術和知識，掌握計算機應用技巧，穩步的提升相應的工作效率。

4 結語

城市建設工程檔案管理工作在具體落實的過程中，應該積極地結合時代背景和社會發展趨勢加以分析，明確其具體的落實情況，正視其基本的地位，利用合理的方式優化工作模式，保證相關工作的成效更加明顯。為充分凸顯城建檔案管理工作的意義，應對規范化措施給予高度關注，將其合理的應用在實踐中。

參考文獻

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[2]高蘭香，王增強.抓住館內和館外兩條線——諸城市檔案館多元化推進檔案文化建設[J].山東檔案，2019（04）：83-84.

[3]李永靜.關于《西安市城市建設檔案管理條例》實施過程中的一些思考[J].蘭臺內外，2019（16）：70+76.

[4]周武玖.我國西部小城市開展城建檔案信息化建設存在的主要問題及改進措施——以重慶市忠縣城建檔案館信息化建設為例[J].城建檔案，2019（05）：16-18.

[5]唐俊誼.全媒體背景下的城建檔案文化傳播——以上海市城市建設檔案館為例[J].蘭臺內外，2019（10）：77-78.