簡析勞動人事檔案管理模式的完善與創新策略

肖國平

摘 要：隨著社會的飛速發展，科技信息技術不斷的進步，勞動人事檔案的管理變得越來越重要。傳統的檔案管理模式已經不再適用于當下社會，本文分析了傳統人事檔案管理模式的弊端，并提出今后檔案管理模式的完善與創新策略，以為勞動人事檔案管理部門提供參考借鑒。

關鍵詞：勞動人事檔案管理;模式;完善與創新

在社會高速發展的今天，人們獲取信息的途徑越來越多，人們法律意識逐漸加強，對自己的信息也開始重視起來，對于人事檔案部門來說，檔案的管理變得更加重要。近幾年，由于檔案管理的不當所造成的法律糾紛越來越多，而傳統的檔案管理方法已不再適用于這個信息化的社會。因此，解決傳統管理模式存在的問題，做好檔案管理模式的完善與創新勢在必行，本文將從以下幾個方面對此問題進行簡要分析。

1 勞動人事檔案管理的重要性

人事檔案管理，看似是一個十分輕松，也不需要很多技術含量的工作，卻不知勞動人事檔案管理對于一個企業來說十分重要。人事檔案管理的資料，幾乎是企業所有的資料，甚至關乎著企業的生死存亡。且有很多文件都具有法律效應，若是因管理不當遺失或被他人竊取，將對企業造成不可估量的損失。相反的，如果人事檔案管理做得好，在需要時可以隨時拿出，大大提升工作效率，對企業的整體發展有著積極作用。

2 傳統勞動人事檔案管理模式的不足

2.1 傳統人事檔案管理人員的素質偏低

在大家的固有印象中，檔案管理工作十分簡單，因此，企業公司對此也未有真正的重視，在進行檔案管理者的招募時，對人員的選拔政策十分寬松，上崗之前，也并未給工作人員有過任何有效的崗前培訓，導致現有的工作人員不論是思想行為，還是工作素質方面都與時代脫節[1]。此外，一旦進入這個行業，工作人員每天都在重復著看似單一的工作，導致管理人員丟失了創新精神，養成墨守成規的習慣。對工作缺乏熱情，不愿意做出改變，這也是檔案管理不能跟隨時代一同發展的重要原因。如今時代在不斷前進，信息的發展更新迭代，如若工作人固步自封，仍不愿做出改變，面對越來越多的大數據，對工作人員自己來說，在檔案管理時更加的困難，對企業本身來說，加大了檔案管理出錯的風險，也是為自己埋下了隱患。

2.2 傳統人事檔案管理方式技術落后

勞動人事檔案管理理念的落后直接導致管理方式的落后，而管理方式的不足，在人力，財力，物力等方面都有所體現。如今社會經濟高速發展，傳統的管理模式已不再能滿足人們的需求。在進行管理操作時，當下的很多部門并沒有一個有效的工作計劃，仍沿用傳統的手工操作，缺少對先進技術的應用。調查發現[2]，很多勞動人事檔案管理存在紕漏，從領導層便沒有給予高度的重視，對工作人員的管理十分松散，以至于大家都缺少了對這份工作的嚴謹性。

2.3 傳統人事檔案管理單一，信息不完整

在傳統的人事檔案管理中，檔案資料采用的都是紙質資料，但紙質資料保存很難，稍微不注意便十分容易損壞，此外，紙質資料很多，管理十分麻煩，尤其隨著現在的信息越來越多，在管理過程中將損耗大量的人力物力，若不小心將資料丟失或混淆，對檔案便會造成影響。也正是因為如此，檔案信息存在著不完整的情況。最重要的是，如今很多資料已不再僅僅是紙質資料可以呈現的，例如音頻、視頻、圖像等，這類資料只能通過電子的形式進行呈現。這些資料的管理不僅僅是只依靠傳統的資料管理方法就可以完成的。

3 勞動人事檔案管理的創新與策略

3.1 提高檔案管理人員素質

現階段各個領域都在逐步增加科學技術的應用，足以看出科學技術在現在以及未來的生活中有著舉足輕重的地位。因此，一個企業想要長久的發展，必須緊跟時代步伐，加強對科學技術的學習運用。勞動人事檔案管理工作的創新必須y由企業管理者和工作人員相互完成[3]。首先，在企業管理者層面，便應加強對檔案管理的重視，這個工作絕不是可以敷衍了事。因此，在進行工作人員的選拔時，應有相應的專業技術要求和工作素養，一個合格的檔案管理工作人員在工作技能方面，不僅有檔案管理的相關技能，面對網絡盛行的今天，還有一定的計算機知識和技能，懂得如何操作.在工作態度方面，還應做到細致嚴謹、不馬虎。因此，企業高管在進行人員選拔時，應嚴格要求，認真考核。選出合格工作人員.還需要進行有效的崗前培訓，保證工作人員都能對這份工作抱以認真嚴謹的態度。定期要求工作人員對我國相關法律文件進行學習，提高工作人員的專業素養。最后，在工作人員的工作過程中，企業管理人員對此應有一個完整的管理辦法，如設立獎勵機制、競爭機制等，以提高工作人員的積極性。對于工作人員自身來說，也應主動努力地提升自己，眾所周知，時代不斷的發展，若自己固步自封，終究會被時代所拋棄。當代社會職場的競爭壓力很大，多一項技能便是多了一份競爭力，沒有競爭力，也就沒了工作的機會。同時，還應不斷提升自己的工作素養，時刻警醒自己，端正工作態度，做出為自己、為企業、為國家都有益的事情。

3.2 將現代新興的信息技術與檔案管理結合起來

將現有的信息技術與檔案管理結合起來，是提高檔案管理效率的重要方法。若要做到這一點，必須提高工作人員計算機水平，加強信息技術管理意識，從而提高信息技術的應用。現在對人事檔案的管理不僅僅是單純的收納，利用信息技術，還應該對人事檔案的資料及數據進行統計、記錄，統一管理。信息技術將人事檔案資料從紙質化變為數字化，在資料的查詢、管理過程中，能顯著提高工作效率。除此之外，將勞動人事檔案管理的各類信息上傳至企業的信息系統，在網絡環境下，勞動人事檔案管理的工作人員還可進行一些其他的工作，如人員的各類手續等。如此一來，還能減少公司的工作負擔。因此，將現代新興的信息技術與檔案管理結合起來，不僅能提高工作人員對工作的興趣，找到自身工作的價值，對公司企業來說，工作人員多重身份，還能提高公司效益。當然，這一切的前提是企業能有一個自己的、完整的信息系統，并做好維護。

3.3 采用多元化的檔案管理形式，保證信息的完整性

隨著社會的不斷發展，人事檔案資料已不僅僅局限于紙質資料，在科技網絡發展的今天，電子文檔、音頻、視頻等電子資料因為它的便捷、真實可靠而受到人們的青睞。雖然也有調查表明[4]，電子資料的盛行可能會降低它的真實性，但不可否認的是，它確實是順應時代的產物，終會越來越完善。而企業在進行人事檔案管理時，可以采用多元化的管理模式，紙質資料與電子資料并存。電子資料留下備案，也方便以后的查詢、校對。若是具有法律效應的電子文檔，也可打印紙質版，找相關人員和部門簽字蓋章，再予以保存。此外，照片、錄音及視頻等電子材料也需要進行妥善管理。將紙質版和電子版資料相結合，能很大程度的提高信息的完整性，避免因信息不完整而引起法律糾紛的情況，這對企業、對個人來說都是一件值得推行的工作。

4 結束語

隨著社會的發展，推行信息化工作是社會的必然趨勢。勞動人事檔案管理工作目前還存在工作人員素質不高、管理方式技術落后、管理形式單一、信息不完整等問題。在勞動人事檔案管理的創新中，必須從提高檔案管理人員素質、結合新興信息技術、多元檔案管理形式、信息完整性方面入手。以促進人事檔案管理的發展，提高人事檔案管理的效率，為企業發展帶來積極影響。

參考文獻

[1]胡秀芬.鄉鎮勞動保障服務所人力資源管理的創新發展策略[J].現代職業教育，2018（15）：247-247.

[2]顧珂.做好人事代理檔案工作的思路與策略[J].黃河.黃土.黃種人，2018（9X）：53-56.

[3]劉爔元.新形勢下事業單位檔案管理的信息化建設[J].數字通信世界，2019（2）：257-257.

[4]孫艷華.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].現代國企研究，2018（2）：181-181.