淺談檔案信息化建設與工程檔案管理

劉郁蘭

摘 要：本文主要針對檔案信息化建設與工程檔案管理展開深入研究，先闡述了檔案信息化建設涵義，然后又提出幾點切實可行管理措施，如檔案工作人員要樹立檔案信息意識、創新思路，加大資金投入、有計劃推進信息化建設、改革檔案信息服務方式、制定工程檔案信息管理制度等，旨不斷提高檔案信息化建設水平和工程檔案管理水平，從而促進檔案建設日后更好地發展，也為國民經濟和社會發展，提供了有效快捷的檔案信息服務。

關鍵詞：檔案信息化;信息化建設;工程檔案;檔案管理

在現代化檔案管理主要方式基礎之上，檔案信息化建設在我國檔案管理工作當中是最重要發展趨勢。隨著我國信息技術不斷發展和提高，我國檔案管理工作有效運用，能夠促進我國檔案管理工作水平不斷體改進，這也為我國檔案信息資源共享提供重要保障。

1 檔案信息化建設涵義

檔案是對信息的一種記錄。但在這里我們要清楚的是信息化中的信息不僅包括檔案本身記錄信息，還包括對原始信息處理后，與其他信息相融合所形成廣泛信息。由此可見，在檔案信息內容中主要包括狹義信息化和廣義信息化，而狹義信息化主要指的是將檔案自身內容信息化，而廣義信息化主要指的是將檔案信息和政治、經濟、文化等信息相融合所處理信息化。因此，在檔案信息建設目標中，首先要促進檔案信息能夠融入到社會交流系統中，在社會中更好地傳播。其次，要將檔案中的信息要和其他社會信息相融合進行使用，并且能服務于社會。但這兩個目標相對來說不是孤立的，兩者之間可以相互聯系、相互促進。因此，檔案信息如果成為社會大眾利用，那么狹義檔案資源信息化，會和社會發生普遍的聯系，在和社會其他信息廣泛交流和傳播時，會形成另一種形式信息，即檔案信息化。

2 檔案信息化建設與工程檔案管理

2.1 檔案工作人員要樹立檔案信息意識

馬克思主義曾認為意識具有能動性，而社會意識有著社會能動的作用。這對檔案信息化建設有著重要能動影響，也是推動檔案信息化建設動力。基于此，檔案信息化在某種程度上來講就是觀念信息化[1]。檔案工作人員是檔案信息化建設根本力量，也事關到檔案信息化建設成敗，唯有讓檔案工作人員樹立檔案信息意識，才能夠意識到檔案信息化建設重要性，檔案工作人員才能有一定的責任心，從而促進檔案信息化建設能夠更好地發展。

2.2 創新思路，加大資金投入

檔案信息化建設，離不開領導的支持和加大資金投入，不斷創新思路。首先，可以積極向領導反應一些關于檔案事業歷史和意義，從而提高領導重視度，使檔案信息化建設經費納入每年財政預算中，然后，要加大檔案資源開發和運用，可結合互聯網建設，以此提高社會政治和經濟建設服務地位[2]。最后，可運用檔案資源，開拓有償服務，從而開拓檔案資源服務領域，創造出真正價值。

2.3 有計劃推進信息化建設

檔案信息化建設主要包括以下內容，首先可建立電子檔案和全息數據庫，使檔案信息管理模式由原來實體管理模式走向電子管理模式，也加大檔案儲存量;其次，可運用計算機技術，建立檔案電子系統，這樣可以對檔案信息資源進行分類、提取、修改，以便進行查詢;然后也可建立檔案網站平臺和信息服務中心，使檔案信息傳遞和交流有著網絡上的支持，這也為檔案信息服務提供了有利條件。基層檔案管理信息化建設可以依據這三點實施，為有計劃、分步驟、高標準。最后，還要構建檔案信息化體系，從而使檔案信息化建設能夠合理進行開發和利用，實現檔案信息化目標。

2.4 改革檔案信息服務方式

在信息時代背景下，傳統的服務方式已經不能夠適應檔案發展實際需求。基于此，檔案部門要運用高新技術來開發檔案信息資源，創造新的檔案信息服務方式，從而為社會發展更好地服務。但主要服務方式有計算機管理服務、縮微技術服務、光盤存貯服務。計算機服務在檔案工作中基本上實現了，如檔案管理系統進行應用和推廣。由于市場管理檔案系統比較多，檔案部門要制定一定標準，防止出現重復開發現象。而縮微技術服務一些檔案館通過縮微設備，對檔案進行保護，起到一定重要作用，使一些企業在科技檔案圖紙管理工程中，運用縮微技術眾多，而且還節約人力。光盤存貯服務的特點是存貯容量比較大、處理速度快，方便國防檔案信息全文檢索和查詢。

2.5 制定工程檔案信息管理制度

在檔案信息化建設中，檔案管理人員要高度重視工程檔案管理，因為在工程建設過程中，檔案工程有著多元化特點，無論是工程的確立還是改革，都會用到檔案建立行程，從而也提高檔案工程管理工作水平。基于此，檔案工作管理人員要依據檔案信息化建設難易程度進行分析，制定檔案信息管理工作的目標，提高檔案建設工作質量。但檔案信息建設工作人員要熟練掌握計算機管理相關知識，認真參與到軟件開發過程中，并選擇合適有關檔案工程管理軟件，進而順利開展檔案管理工作。與此同時，還要不斷完善檔案信息化管理制度，改變傳統的檔案管理模式，體現出工程信息的共享作用，創造檔案管理條件。

3 結束語

綜上所述，合理運用計算機，能夠提高檔案管理水平。計算機應用和網絡技術為工程檔案管理提供了便利條件，運用計算機和網絡所建立檔案管理平臺，能夠對工程實施動態管理，從而提高檔案管理效果，節省人力物力，確保了檔案信息化建設和社會信息化共同發展。

參考文獻

[1]高萌.檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性探討[J].辦公室業務，2019（15）：61.

[2]梁小榮.新時期水利工程檔案信息化管理建設初探[J].辦公室業務，2019（12）：77.