新時代大數據背景下高校檔案管理信息化建設研究

摘 要：檔案管理是高校管理工作中不可或缺的重要一部分。就一所高校的發展來說，檔案管理所發揮的作用極為顯著，因此我國高校給予了檔案管理工作更多的重視，進而在工作中開始廣泛運用信息化技術，運用電子介質管理檔案，以將檔案管理方式的自動化順利實現。從我國現階段檔案管理工作的現狀來看，大部分高校引進了較為先進的技術設備，這對創新檔案管理方式極為有利。鑒于此，本文對新時代大數據背景下高校檔案管理信息化建設進行分析，以供參考。

關鍵詞：高校檔案;信息化建設;現狀;對策

大數據已經站在時代的高度給高校教育管理提出新的理念和要求，即是機遇，又是挑戰。盡管大數據在高校教育管理中已經不可或缺，但實踐經驗尚且不足，需要一個長期的過程和足夠的耐心。因此，在實踐中積極探索，制定切實有效的制度和辦法，是推動和完善高校教育管理信息化建設路徑的重要舉措。

1 高校檔案信息化管理的優勢

1）提高辦公效率。對于高校傳統的檔案管理，基本上都是以人工和紙質檔案管理為主，這樣的方式在管理程序上存在很大的弊端，一方面是檔案的保存限制性因素較多，另一方面就是管理程序較為繁瑣，操作難度較大，比較耗時耗力，這就使得檔案在使用的過程中存在很嚴重的安全隱患性。在信息化時代檔案館與信息化的融合既可以簡化管理程序，還可以節省很多的人力物力財力，在查閱時也便于尋找。

2）保存的穩定性。在很多的情況下，傳統的檔案管理方式，往往都會受到很多因素的影響，如：環境濕度、保存條件等，一旦條件不適合很容易使得紙質檔案受到不同程度的損害、損耗，檔案管理的整體就會出現一定的不確定性。但是信息化的應用，在很大程度上對于傳統方式給與最好的彌補，所有的檔案信息基本上都是以電子數據的形式進行保存，不會受到環境因素的影響，在保存時間上也可以長時間的永久性保存，且使用起來也具有很好的便利性，完全提升了檔案保存的穩定性。

2 新時代大數據背景下高校檔案管理信息化現狀

1）管理模式有待提高。實行信息化高校檔案管理是為了更好地進行信息的互動交流，雖然當前高校對于管理人員都有相關的培訓教學，但是信息化檔案管理的狀態還是比較分散的，并未真正形成有效的統一機體。高校檔案的工作量很大，既有教學類的檔案也有資源和財務檔案等。目前針對多種類型檔案管理都是呈現單一系統管理，還未有形成整體的管控格局。檔案管理在各自版塊管理的獨立情況下，難以確保檔案信息的有效共享，對于高校檔案管理的整體提升都有一定的阻礙作用，這也是高校檔案管理創新值得考慮的方向。

2）建設投入力度不足。高校檔案管理工作受到多種因素影響，在人員配備、基礎設施建設等方面存在著一定的不足，甚至在一些學校中并沒有創建檔案館，只是單純進行了檔案管理，并配備了幾名工作人員，不僅影響到了檔案館的工作，同時也影響到了學校檔案館的發展。其次，受到經費限制的影響，使得檔案信息化基礎設施建設不足，工作人員工作效率受到直接影響。在高校檔案信息化建設發展中就要從增加服務器與計算機等方面入手，保證硬件與軟件上的合理性。各個環節對資金有一定的要求，而高校出于節約資金等思想，并沒有投入一定資金進行基礎設施建設，最終也就降低了信息化程度。

3 高校檔案管理信息化建設的策略

1）擺正觀念，從思想根源上給予充分的正確認知。時代的發展催生了大數據的產生，促進了高等教育系統的優化和科學性。要明確大數據的作用、內容、優勢，將大數據作為收集和分析高校教育管理的資源來源。將大數據管理運用到高校管理中，形成氛圍，創新改革，保障優化，科學分布，數據互融，實現客觀化、智能化、精細化、高效化的管理信息系統的建設。在大數據應用中，合理科學的對數據進行處理，減少和避免信息泄漏，促進數據資源管理平臺的穩定。

2）構建完善的管理機制。在信息化時代背景下，要想增強檔案管理工作的有效性，必須積極改革其管理過程，運用全面管理的模式。首先，將完善的管理機制構建起來。其主要目的是為高校檔案管理工作奠定堅實的基礎，先將標準制定好，和標準相結合展開管理，有效落實管理工作。同時，在管理機制的影響下，檔案的管理工作逐漸朝著規范化和系統化的方向發展，在這一過程中需要將監督工作做好，保留資料收集、歸檔和保管等，均要嚴格遵循相關要求進行管理。其次，對高質量的檔案管理人才進行培養。目前，大部分高校檔案是由兼職或非專業人員進行管理，效率較低。所以，在信息化發展速度日益加快的時代，要想加強高校檔案管理必須對業務水平較強的專門人才進行培養，促進其責任感的增強，使其管理檔案的綜合水平顯著提升，可以借助加大培訓力度等方式對其綜合管理能力進行培養，包括重視檔案的保密工作、增強其信息風險意識、提高其安全意識等，以不斷優化檔案管理人員的內部結構，在將工作人員業務能力提高的基礎上，對檔案管理工作進行有效優化。

3）加快檔案管理信息化步伐。在信息技術進步的社會環境下，檔案管理工作的信息化步伐不斷邁進，突破傳統的紙質檔案以文字和錄像為主的實質性檔案模式，以計算機網絡為基礎，將檔案信息進行數字化開發，并且隨著云存儲的進一步發展，電子信息管理逐漸規范化，促進了高校檔案管理的進一步發展。因此引進信息化設備，使用新型檔案管理軟件，做好數據安全管理和備份工作，加快檔案信息化步伐是重中之重。

4）積極開展人才培養工作。為實現高校檔案信息化建設的發展目標，需要從及時更新管理方法和設備入手，做好各個環節的優化管理，確保及時性和檔案管理先進性，完善管理步驟和環節。通過信息化建設，我們可以更好地管理檔案信息，還可以提高管理能力，保證員工掌握專業技術和要求。只有發揮檔案信息化建設的效益，才能發揮檔案管理的作用，促進高校的健康發展。在高校中，要從管理者的角度出發，確保他們及時掌握先進的管理理念，全面落實職責和要求，學習先進技術，積極參與管理。學校還應組織現有員工培訓，幫助員工掌握信息管理的重點和重點，通過不斷培訓和學習成為會展行業管理人員。最后，要加大管理者的工作力度，把精力放在工作人員身上，注重檔案管理，解決工作中的問題。

5）檔案信息共享。通過不同的業務系統，從不同的業務單位檔案收集信息，實現檔案信息的交互。在實現路徑中，經常使用接口方法。例如，通過在Office自動化系統中開發電子存檔接口來實現文檔的在線存檔，并根據規則生成檔案的實體分類號及檔案號，檔案管理系統在線接收至相應的業務表中，并按要求自動生成檔案目錄和掛接全文。歸檔到檔案管理系統的檔案主要包括辦公自動化系統中的發文管理、收文管理、校內請示三個模塊的文本數據。其中，不僅包含正文，而且包含附件、關鍵字、版本修訂號等信息。

4 結束語

高校檔案管理為教學、科研等工作提供了重要的依據，對學校的發展起著至關重要的作用。目前，較多高校的檔案管理仍以手工方式為主，但這些紙質檔案資料極易丟失或損壞，不利于檔案資料的完整保存，因此無法為學校教學、科研等工作提供強有力的支撐。信息化時代的到來，高校越來越重視借助信息技術手段實現對檔案資料的管理，目前各高校也在逐步實施紙質檔案的電子化工作。通過數字化技術的應用，將紙質資料轉化為數字化的數據信息，是檔案管理信息化工作的重要前提。

參考文獻

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[2]肖永紅.高校檔案信息化建設現狀分析[J].科技創業月刊，2018，31（12）：87-88.

作者簡介

楊艷婷（1989-），女，江蘇省徐州市，碩士研究生，中國礦業大學，研究實習員，鹽城工業職業技術學院。