淺析信息時(shí)代如何做好集團(tuán)企業(yè)檔案管理

王莉

摘 要：集團(tuán)企業(yè)，是指為了一定的目的組織起來(lái)共同行動(dòng)的團(tuán)體公司，它是一種以母子公司關(guān)系為基礎(chǔ)的垂直型組織體制。要做好集團(tuán)企業(yè)檔案管理，就要在集團(tuán)內(nèi)堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，通過(guò)采取建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)檔案系統(tǒng)建設(shè)，合理配置檔案人員及加強(qiáng)檔案等舉措，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化、高效化。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)企業(yè);檔案管理;信息化

企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。它是企業(yè)重要的文化資源和精神財(cái)富，做好企業(yè)檔案管理是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的重要保證。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)檔案的價(jià)值不斷被發(fā)掘，企業(yè)檔案的重要性也日益被認(rèn)可，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始重視本企業(yè)檔案的管理。那如何做好企業(yè)檔案管理呢？以集團(tuán)企業(yè)為例，筆者將從以下五個(gè)方面進(jìn)行論述。

集團(tuán)企業(yè)，是指為了一定的目的組織起來(lái)共同行動(dòng)的團(tuán)體公司，是由母公司、子公司、參股公司及其他成員共同組成的企業(yè)法人聯(lián)合體。從組織架構(gòu)上來(lái)看，集團(tuán)企業(yè)是一種以母子公司關(guān)系為基礎(chǔ)的垂直型組織體制。與單個(gè)企業(yè)相比，集團(tuán)企業(yè)的檔案管理更復(fù)雜，其在檔案管理的組織模式、管理模式、信息化模式等方面都有著自身的特點(diǎn)。通過(guò)借鑒外部經(jīng)驗(yàn)、積極探索、總結(jié)新形勢(shì)下適應(yīng)集團(tuán)企業(yè)檔案管理的新方式，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化、信息化，是數(shù)字化時(shí)代做好企業(yè)檔案的重要舉措。

1 集團(tuán)內(nèi)檔案管理堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則

我國(guó)檔案法規(guī)定檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，此原則亦適用于集團(tuán)企業(yè)檔案管理。目前集團(tuán)企業(yè)檔案管理普遍存在檔案形成主體多，檔案數(shù)量多、種類多樣，檔案管理層級(jí)多、管理水平參差不齊等各種問(wèn)題。為解決這些問(wèn)題，就必須實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。

首先由集團(tuán)層面統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理方法、統(tǒng)一檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以減少低水平重復(fù)，促進(jìn)信息共享和交換;其次各分子公司可根據(jù)集團(tuán)的要求，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定個(gè)性化的檔案管理辦法和方案;再次，在檔案實(shí)體管理方面，在集團(tuán)設(shè)立綜合性檔案室，統(tǒng)籌集團(tuán)檔案工作的開(kāi)展。在分子公司設(shè)立檔案分室，管理本單位的檔案，并接受企業(yè)集團(tuán)檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。設(shè)立檔案分室，建立二到三級(jí)的檔案管理模式，是檔案分級(jí)管理的重要體現(xiàn)，不僅便于檔案的收集、整理、保管，更便于日后的查找利用。

2 建立健全檔案管理制度

無(wú)規(guī)矩不成方圓，要做好檔案管理，離不開(kāi)各項(xiàng)檔案制度的支持。首先集團(tuán)總部要制定發(fā)布宏觀性、綱領(lǐng)性的、指導(dǎo)性的檔案制度及嚴(yán)格的考核和獎(jiǎng)懲辦法，充分發(fā)揮制度的指導(dǎo)性、規(guī)范性作用，以保障集團(tuán)檔案工作的順利開(kāi)展。主要包括綜合性檔案管理辦法、各門類檔案管理指引，如文書檔案、工程檔案、招采檔案、銷售檔案、訴訟檔案、會(huì)計(jì)檔案等管理規(guī)定，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。其次，各分子公司制定符合本單位實(shí)際情況相符的檔案管理制度，主要是對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)的詳細(xì)規(guī)定，如明確各類檔案的收集、整理、歸檔的責(zé)任部門和流程。再次，提高檔案制度的執(zhí)行力。檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容多、涉及面廣的工作，要做好集團(tuán)企業(yè)檔案管理，必須貫徹執(zhí)行各項(xiàng)檔案制度。如果執(zhí)行力弱，檔案制度勢(shì)必會(huì)成為一紙空文，檔案各項(xiàng)建設(shè)也將無(wú)從談起。

3 檔案系統(tǒng)建設(shè)

以計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)為代表的技術(shù)革命變革了現(xiàn)代社會(huì)的信息環(huán)境，也促使檔案管理模式發(fā)生了革命性的變化，從注重紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向檔案信息化建設(shè)。工欲善其事必先利其器。要做好企業(yè)檔案的信息化，必須選擇專業(yè)的檔案管理軟件及檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)電子文件管理、室藏檔案數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的重要工具，助力于建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館。集團(tuán)企業(yè)通過(guò)檔案系統(tǒng)，可以在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息集中，在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)信息共享。

在檔案系統(tǒng)建設(shè)方面，要注意以下幾點(diǎn)。首先，選擇適宜的檔案系統(tǒng)。目前市場(chǎng)上，檔案管理軟件多樣，選擇難度較大。企業(yè)要根據(jù)自身行業(yè)的特點(diǎn)和組織架構(gòu)，選擇適合本企業(yè)的檔案系統(tǒng)，或者委托軟件公司根據(jù)本公司的實(shí)際情況進(jìn)行研發(fā)設(shè)計(jì)。其次，處理好人與檔案系統(tǒng)的關(guān)系。檔案系統(tǒng)作為檔案管理的輔助工具，它雖然實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化和檔案實(shí)體管理的簡(jiǎn)化，但它不可能完全代替人，完成檔案信息的加工、處理、著錄等各項(xiàng)工作。這就要求我們不可過(guò)度依賴系統(tǒng)，在利用檔案系統(tǒng)的同時(shí)，不斷查找系統(tǒng)漏洞，進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)。再次，做好系統(tǒng)維護(hù)。檔案系統(tǒng)投入日常使用后，要保證其持續(xù)、安全運(yùn)行。一旦發(fā)生災(zāi)難，應(yīng)在盡可能短的時(shí)間內(nèi)恢復(fù)。為維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，需對(duì)系統(tǒng)信息進(jìn)行多套備份，有條件的企業(yè)開(kāi)展異地備份。

4 合理配置檔案人員及加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

1）集團(tuán)企業(yè)實(shí)行、兼職檔案員制度，檔案部門配備專職檔案員，統(tǒng)籌管理檔案工作。專兼職檔案員的設(shè)立，在集團(tuán)內(nèi)形成了專兼結(jié)合、縱橫聯(lián)系的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)強(qiáng)化管理，保證了不同時(shí)期的各類檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

2）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案人員綜合素質(zhì)。隨著檔案信息化的發(fā)展，知識(shí)的快速更新，檔案工作所需的人才并不僅限于復(fù)合型人才，也需要更為專業(yè)的檔案人才、技術(shù)人才、管理人才。很多檔案部門都有這樣一個(gè)慨嘆：“既懂信息技術(shù)又懂檔案專業(yè)的人才太少了”。故要做好集團(tuán)企業(yè)檔案工作，必須提升檔案工作隊(duì)伍整體素質(zhì)，建設(shè)一支復(fù)合型、高素質(zhì)、創(chuàng)新型的檔案人員隊(duì)伍。一方面通過(guò)招聘，引進(jìn)一批有專業(yè)知識(shí)、有專業(yè)技能的人才，為集團(tuán)檔案工作隊(duì)伍注人新鮮的血液。另一方面定期對(duì)現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育和培訓(xùn)，提高大家的專業(yè)技能，探索新的檔案管理模式，主動(dòng)應(yīng)對(duì)信息化帶來(lái)的檔案管理變革。

5 加強(qiáng)檔案宣傳，提高全員檔案意識(shí)

集團(tuán)企業(yè)具有規(guī)模龐大、管理層級(jí)多、分子公司遍布各地、從業(yè)人員眾多的特點(diǎn)，要提升集團(tuán)檔案管理水平，必須要依靠全體員工，增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，貫徹全員歸檔的理念。通過(guò)采取檔案制度宣貫、檔案知識(shí)培訓(xùn)、檔案信息編纂開(kāi)發(fā)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化利用等方式，企業(yè)人員從上至下認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展和員工個(gè)人的重要性，從而增強(qiáng)全員歸檔的積極性和主動(dòng)性。

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