淺析信息時代如何做好集團企業檔案管理

王莉

摘 要：集團企業，是指為了一定的目的組織起來共同行動的團體公司，它是一種以母子公司關系為基礎的垂直型組織體制。要做好集團企業檔案管理，就要在集團內堅持統一領導，分級管理的原則，通過采取建立健全檔案管理制度，加強檔案系統建設，合理配置檔案人員及加強檔案等舉措，實現集團檔案管理的科學化、規范化、信息化、高效化。

關鍵詞：集團企業;檔案管理;信息化

企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄。它是企業重要的文化資源和精神財富，做好企業檔案管理是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的重要保證。隨著信息時代的發展，企業檔案的價值不斷被發掘，企業檔案的重要性也日益被認可，越來越多的企業開始重視本企業檔案的管理。那如何做好企業檔案管理呢？以集團企業為例，筆者將從以下五個方面進行論述。

集團企業，是指為了一定的目的組織起來共同行動的團體公司，是由母公司、子公司、參股公司及其他成員共同組成的企業法人聯合體。從組織架構上來看，集團企業是一種以母子公司關系為基礎的垂直型組織體制。與單個企業相比，集團企業的檔案管理更復雜，其在檔案管理的組織模式、管理模式、信息化模式等方面都有著自身的特點。通過借鑒外部經驗、積極探索、總結新形勢下適應集團企業檔案管理的新方式，實現集團檔案管理的科學化、標準化、高效化、信息化，是數字化時代做好企業檔案的重要舉措。

1 集團內檔案管理堅持統一領導，分級管理的原則

我國檔案法規定檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，此原則亦適用于集團企業檔案管理。目前集團企業檔案管理普遍存在檔案形成主體多，檔案數量多、種類多樣，檔案管理層級多、管理水平參差不齊等各種問題。為解決這些問題，就必須實行統一領導、分級管理的原則。

首先由集團層面統籌規劃、統一管理方法、統一檔案業務標準，以減少低水平重復，促進信息共享和交換;其次各分子公司可根據集團的要求，結合本公司實際情況，制定個性化的檔案管理辦法和方案;再次，在檔案實體管理方面，在集團設立綜合性檔案室，統籌集團檔案工作的開展。在分子公司設立檔案分室，管理本單位的檔案，并接受企業集團檔案室的監督、指導和檢查。設立檔案分室，建立二到三級的檔案管理模式，是檔案分級管理的重要體現，不僅便于檔案的收集、整理、保管，更便于日后的查找利用。

2 建立健全檔案管理制度

無規矩不成方圓，要做好檔案管理，離不開各項檔案制度的支持。首先集團總部要制定發布宏觀性、綱領性的、指導性的檔案制度及嚴格的考核和獎懲辦法，充分發揮制度的指導性、規范性作用，以保障集團檔案工作的順利開展。主要包括綜合性檔案管理辦法、各門類檔案管理指引，如文書檔案、工程檔案、招采檔案、銷售檔案、訴訟檔案、會計檔案等管理規定，實現集團內檔案整理標準的統一。其次，各分子公司制定符合本單位實際情況相符的檔案管理制度，主要是對檔案管理各環節的詳細規定，如明確各類檔案的收集、整理、歸檔的責任部門和流程。再次，提高檔案制度的執行力。檔案管理是一項內容多、涉及面廣的工作，要做好集團企業檔案管理，必須貫徹執行各項檔案制度。如果執行力弱，檔案制度勢必會成為一紙空文，檔案各項建設也將無從談起。

3 檔案系統建設

以計算機技術和現代通訊技術為代表的技術革命變革了現代社會的信息環境，也促使檔案管理模式發生了革命性的變化，從注重紙質檔案管理轉向檔案信息化建設。工欲善其事必先利其器。要做好企業檔案的信息化，必須選擇專業的檔案管理軟件及檔案管理系統。檔案管理系統，是實現電子文件管理、室藏檔案數字化、檔案信息網絡服務的重要工具，助力于建設企業數字檔案館。集團企業通過檔案系統，可以在局域網內實現信息集中，在企業內部實現信息共享。

在檔案系統建設方面，要注意以下幾點。首先，選擇適宜的檔案系統。目前市場上，檔案管理軟件多樣，選擇難度較大。企業要根據自身行業的特點和組織架構，選擇適合本企業的檔案系統，或者委托軟件公司根據本公司的實際情況進行研發設計。其次，處理好人與檔案系統的關系。檔案系統作為檔案管理的輔助工具，它雖然實現了檔案管理的自動化和檔案實體管理的簡化，但它不可能完全代替人，完成檔案信息的加工、處理、著錄等各項工作。這就要求我們不可過度依賴系統，在利用檔案系統的同時，不斷查找系統漏洞，進行系統升級。再次，做好系統維護。檔案系統投入日常使用后，要保證其持續、安全運行。一旦發生災難，應在盡可能短的時間內恢復。為維護系統數據安全，需對系統信息進行多套備份，有條件的企業開展異地備份。

4 合理配置檔案人員及加強檔案隊伍建設

1）集團企業實行、兼職檔案員制度，檔案部門配備專職檔案員，統籌管理檔案工作。專兼職檔案員的設立，在集團內形成了專兼結合、縱橫聯系的檔案管理網絡，通過強化管理，保證了不同時期的各類檔案的完整性、準確性、系統性。

2）加強檔案隊伍建設，提升檔案人員綜合素質。隨著檔案信息化的發展，知識的快速更新，檔案工作所需的人才并不僅限于復合型人才，也需要更為專業的檔案人才、技術人才、管理人才。很多檔案部門都有這樣一個慨嘆：“既懂信息技術又懂檔案專業的人才太少了”。故要做好集團企業檔案工作，必須提升檔案工作隊伍整體素質，建設一支復合型、高素質、創新型的檔案人員隊伍。一方面通過招聘，引進一批有專業知識、有專業技能的人才，為集團檔案工作隊伍注人新鮮的血液。另一方面定期對現有檔案人員進行繼續教育和培訓，提高大家的專業技能，探索新的檔案管理模式，主動應對信息化帶來的檔案管理變革。

5 加強檔案宣傳，提高全員檔案意識

集團企業具有規模龐大、管理層級多、分子公司遍布各地、從業人員眾多的特點，要提升集團檔案管理水平，必須要依靠全體員工，增強全員的檔案意識，貫徹全員歸檔的理念。通過采取檔案制度宣貫、檔案知識培訓、檔案信息編纂開發、檔案信息網絡化利用等方式，企業人員從上至下認識到檔案管理對企業發展和員工個人的重要性，從而增強全員歸檔的積極性和主動性。

參考文獻

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[2]胡虹.加強企業檔案工作，促進企業文化建設[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2015.

[3]鄭少君.新形勢下企業檔案管理信息化的問題與對策[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2017.