論太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

摘 要：本論文就太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的現(xiàn)狀進(jìn)行了收集、分析以及如何應(yīng)對(duì)的策略性、意見性措施;進(jìn)一步闡述太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理的發(fā)展趨勢是信息化及信息化管理，并論述了其發(fā)展趨勢的優(yōu)勢及前景。這些將對(duì)今后太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案信息化管理提供重要參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;發(fā)展趨勢;現(xiàn)狀;措施

1 太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的重要性

1）隨著信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)的發(fā)展及其在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，為檔案信息資源整合、信息管理、資源開發(fā)創(chuàng)造了得天獨(dú)厚的條件，信息就是資源就是效率。當(dāng)前，檔案信息化成為檔案管理的大趨勢，其優(yōu)勢已經(jīng)顯著顯示并被人們認(rèn)可。檔案管理也不例外，太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案對(duì)太和縣自然資源和規(guī)劃局管理活動(dòng)進(jìn)行記錄，其中包括了，土地征用以及征收的各種數(shù)據(jù)資料，土地登記的原始資料等等。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理工作量開始變得越來越繁重、數(shù)據(jù)也日漸龐大，紙質(zhì)資料存放、尋找、調(diào)用方面的管理也越來越具有難度。傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)發(fā)展的需要。太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化具有管理規(guī)范化，能方便收集、歸檔、整理、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)等優(yōu)勢。因此，檔案管理信息化成為太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案工作的一大趨勢。為更好地利用信息化管理成為的這種優(yōu)勢，如何更好地完善太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理值得我們深思。

2）信息化是現(xiàn)代社會(huì)革命性的技術(shù)突破，其主要載體計(jì)算機(jī)計(jì)算速度非常快、計(jì)算精度也具有高度的準(zhǔn)確性、同時(shí)其具備存儲(chǔ)信息以及邏輯判斷、自動(dòng)批處理等特點(diǎn)。人們通常運(yùn)用計(jì)算機(jī)的這些特性進(jìn)行傳輸文件、接收文件以及查找特定的文件，還能識(shí)別特殊要求的文件，比如到期銷毀文件等，大大提升檔案、文檔的管理和利用。在太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理中，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)歸納、整理、收集、檢索各種檔案資料，比如土地利用情況、耕地保護(hù)情況、建設(shè)用地的登記、不動(dòng)產(chǎn)登記發(fā)證等，并且可以為其編制目錄便于檢索。

3）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案信息處理系統(tǒng)具有判別、篩選等功能，另外也具有輸入信息、輸出信息、修改信息、打印信息、統(tǒng)計(jì)信息、檢索信息、刪除信息以及匯總信息等。太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案信息化的管理不會(huì)像傳統(tǒng)保存紙質(zhì)檔案那樣占用大量的空間，其具有占用較小的空間、較大的信息量、較強(qiáng)的應(yīng)用能力、較快的信息傳送。并且能夠?qū)崟r(shí)的提取所需的檔案信息資源，大大提高了工作效率，是太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理的質(zhì)的飛躍。電子文件是以新的信息載體，通常以磁性材料以及光學(xué)材料來作為檔案的載體，必將慢慢占據(jù)主體地位而替代紙質(zhì)檔案。使太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理工作效率產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的飛躍。因此，我們要轉(zhuǎn)變原有的觀念、更新知識(shí)、不斷學(xué)習(xí)新的事物以及經(jīng)驗(yàn)，摸索太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的科學(xué)方法，進(jìn)而形成高效率以及合理的太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理制度。

2 太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化現(xiàn)狀

太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案的類別很多，有三大類分別為土地管理檔案、測繪管理檔案以及礦產(chǎn)管理檔案包含十三小類。因此類別很多，資料也相對(duì)豐富，雖然各部門也在推行檔案信息化，但是由于體制、利益、軟件限制等各方面的因素使得檔案信息共享化還不夠充分，影響工作效率。

1）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的規(guī)范化工作有待提高。由于各種原因，太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理部門存在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱，不同檔案的差別性很大、系統(tǒng)軟件移植性較差;檔案電子化、自動(dòng)化尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。不能夠較全面的推廣、實(shí)施，延遲了太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的發(fā)展。

2）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理歸檔程序混亂，存儲(chǔ)不安全。電子信息文檔的歸檔是使用計(jì)算機(jī)對(duì)存檔完畢的有保存價(jià)值的電子信息進(jìn)行整理、分類并轉(zhuǎn)化成為統(tǒng)一的電子文檔的工作。而太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理部門并未就電子信息的歸檔做出統(tǒng)一的規(guī)定及要求。電子信息的存儲(chǔ)載體有的是電腦硬盤，有的是光盤等，形式不一，不利于資料的安全存放。

3）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案室以及設(shè)備配置較低，設(shè)備更新不及時(shí)，對(duì)錄入后的資料保管不夠重視。電子信息檔案有優(yōu)點(diǎn)，也有缺點(diǎn)，對(duì)于存儲(chǔ)的電子信息資料，如果發(fā)生病毒攻擊、存放載體損壞，會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失。因此，必須加強(qiáng)對(duì)后期的電子信息數(shù)據(jù)的維護(hù)工作，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的管理、設(shè)備的投入及維護(hù)，加強(qiáng)防病毒工作，以及定期對(duì)數(shù)據(jù)庫異地備份、加密工作，確保數(shù)據(jù)的安全。

4）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案缺少復(fù)合型人才。電子信息的歸檔不僅需要太和縣自然資源和規(guī)劃局工作人員具備相關(guān)檔案專業(yè)的知識(shí)，而且還要求具備計(jì)算機(jī)的操作能力。這樣的信息高技術(shù)人才缺乏，特別是檔案管理以及信息處理的復(fù)合型人才，需要著力培養(yǎng)或者引進(jìn)。把太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化推向?qū)嵸|(zhì)化的工作中去。

5）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息的開發(fā)利用以及資源共享不夠。為社會(huì)服務(wù)是檔案功能的初衷和目的，電子信息化為這一目的的實(shí)現(xiàn)提供了新的載體，提高了檔案的使用效率。但是，由于各種因素，其開放及共享程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，資料共享有限。

3 太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案信息化管理發(fā)展趨勢

1）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的主要特征。（1）信息化文件可以在太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案信息化管理的日常工作中隨時(shí)歸檔，以及在某一工作時(shí)間段歸納歸檔。另外，文件還可以把相關(guān)文檔、信息放到服務(wù)器上，供相關(guān)人員調(diào)閱、索引、查找，實(shí)現(xiàn)文檔信息的便捷傳遞性。這樣就保證了文檔的及時(shí)傳輸、便捷保管及其效率和完整性。（2）信息化檔案可以隨時(shí)編輯和修改并且不留痕跡，因此，作為檔案固定文件資料，在管理過程中，要對(duì)電子信息文件進(jìn)行加密處理、身份信息真?zhèn)我约皵?shù)字簽名等等，這樣才能保證信息數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，不至于在信息傳輸、調(diào)用過程中出現(xiàn)信息的錯(cuò)誤。（3）為了在以后方便查詢、檢索，在對(duì)信息化文檔進(jìn)行新建、歸檔的時(shí)候可以根據(jù)分類、檢索給予其文件相應(yīng)的檔案號(hào)、分類號(hào)并且對(duì)應(yīng)其唯一的文件編號(hào)，另外應(yīng)該在歸檔的時(shí)候給予其關(guān)鍵詞、標(biāo)題以及備注說明等。（4）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案系統(tǒng)在日常工作中必然會(huì)使用多種軟件，這種狀況也形成不同的文件格式，這也就需要文件檔案歸檔的時(shí)候?qū)ξ募褂猛ㄓ玫摹⒔y(tǒng)一的文件格式，這樣以便于文檔的傳輸、存儲(chǔ)，更有利于便捷的閱讀文檔信息。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前檔案信息化工作的要求。

2）實(shí)現(xiàn)太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)。（1）實(shí)時(shí)的記錄、收集資料并歸檔。在檔案信息處理過程中，能夠有意識(shí)地收集、整合資料，不易造成資料的存放遺失及存放空間的龐大，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的資料整理方式。（2）電子信息能做到按要求規(guī)范、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在處理檔案管理信息的過程中，使用電子化的方式在對(duì)其信息進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔過程中很容易做到統(tǒng)一的格式、規(guī)范的要求。（3）管理信息化能做到管理規(guī)范，信息傳遞、調(diào)閱方便快捷。電子信息往往以數(shù)據(jù)方式存儲(chǔ)，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)千張的龐大的體積甚至一個(gè)小小的U盤都完全可以容納，很方便日常的調(diào)閱、管理。同時(shí)，系統(tǒng)各部門也可以實(shí)現(xiàn)同時(shí)調(diào)閱、共享、復(fù)制同一份文件。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，可以為太和縣自然資源和規(guī)劃局系統(tǒng)提供一個(gè)開放的資源共享平臺(tái)，極大地提高其工作效率。

作者簡介

朱梅（1973-），女，漢族，安徽省太和縣人，本科，安徽省不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案室主任，主要從事檔案管理方面的研究。