大數據背景下行政單位電子檔案信息化管理探討

摘 要：隨著電子技術迅速發展，人們邁入了信息時代，信息化水平得到了空前的提升，大數據在信息時代則扮演十分重要的角色，它能夠對事物進行信息統計，更重要的是以電子版的形式對信息資料可以進行長期的儲存，所以也被廣泛的應用到了各行各業中。本文通過探討行政單位電子檔案信息化，結合時代背景分析其中存在的問題，其出相應的對策，為檔案管理工作提供幫助。

關鍵詞：大數據;電子檔案;信息化;管理

大數據時代的到來，可以使人們更加輕易地獲取信息，降低了信息獲取費用，與此同時，電子檔案的安全管理也顯得十分重要。本人于2000年開始從事檔案管理工作，從事行政管理工作至今見證了大數據在電子檔案上一步步的發展，在2012年時，紙質檔案和電子檔案進行同步歸檔，到如今的檔案數字化、信息化時代，在工作中出現不少問題，比如大家對電子檔案管理意識都比較薄弱，管理上比較繁雜，針對這些問題進行分析，總結出解決方案，進一步完善行政單位檔案管理信息化建設。

1 大數據下行政單位實施電子檔案信息化管理的背景

本單位作為國家和政府的行政機構，在行政過程中，會有大量的文件資料產生，做好檔案規劃有著很大的意義。為了更好的管理單位各類檔案，大數據能夠有效地對接和支撐電子檔案信息化建設，迎合了需求，為早日實現信息化管理確定基礎。電子檔案資料涵蓋諸多方面，以許多形式進行檔案存儲，比如有文件資料照片，實物，聲像，這些都可作為信息化資料檔案，需要移交給局綜合檔案室統一實行檔案整理歸檔。形式的多樣化也使得行政單位在整理檔案過程中有著許多的問題，整合速度相對而言比較緩慢，也對行政單位的硬件和軟件系統提出了挑戰。雖然在發展過程中受限于多種因素，但檔案信息化管理仍是主要發展方向，采用該種模式，對其進行優化后能夠大大提高檔案綜合管理能力、檔案整理歸檔質量和更為便利地提供借閱查閱服務。

2 電子檔案信息化管理中存在的問題

2.1 相關人員對于檔案管理工作意識薄弱

檔案管理工作發展的基礎內容，由于隨著時間的推進，需要對單位不斷的進行檔案規劃，所以是一項長期且需要持續投入的工作，而許多管理層人員并不重視這一工作，對檔案管理的認識不足，所以覺得檔案管理工作毫無技術，不值得花人力和大量的時間去進行投入。檔案管理工作意識薄弱也體現在單位對檔案管理人員沒有培訓，要求降低。檔案管理者在日常管理時也沒有主動的意識，導致大量的檔案資料進行了累積，回頭再進行規劃就發現工作量巨大，而且資料的時效性也受到了現實因素的影響，大數據時代，使得電子檔案信息化十分便捷，但是也要科學地進行統籌和持續的投入，這就需要相關人員加強檔案管理工作管理意識。

2.2 宏觀上沒有對電子檔案管理進行指導和規劃

行政單位作為國企單位在體制內一般很少出現下崗和失業問題，所以受到的競爭壓力并不是很大，這也就造成了行政單位獎懲制度不完善，行政單位人員思想松散，在電子檔案信息化管理時，缺乏統籌規劃能力，管理人員沒有業績壓力從而不用心投入工作，管理層的領導責任意識也比較差，他們對于大數據帶來的新理念，并不愿意及時學習，對檔案管理工作又比較輕視，因此，在選聘人才時，也沒有根據相關專業對人才進行選拔，缺乏指導和規劃的電子檔案管理工作，許多領導由于對電子檔案管理工作不重視，在上級需要原儲備資料時，由于沒有科學規劃的電子檔案，導致查找起來比較困難，這樣不僅效率上比較低，電子檔案的質量也不能夠得到有效的保障。

2.3 檔案管理人員的綜合素質有待提升

高素質的管理人才的引入，才能夠為電子檔案信息化管理工作更好的服務，信息化管理系統的良好運行，需要管理人員具備較扎實的專業基礎，還要有大量豐富的實踐經驗，但是從現階段調查的人員比例來看，從事檔案管理工作人員多是即將退休的人員，年齡結構上偏向老齡化，對于計算機的使用仍然不夠熟悉，對于檔案信息的錄入，也只能進行簡單的分類保存，并不能夠完全勝任檔案管理工作崗位，在現如今信息化迅速發展，對人員綜合能力也就要求越來越高，電子檔案管理工作需要具備較好的計算機技術，各方面管理能力要求也就更加高，所以要加強答案管理人員的綜合素質。

2.4 檔案收集困難導致信息庫不完整

大數據背景下的電子檔案信息化需要收集各類資料，然而，單位內其他人員如果對資料保存意識比較薄弱的，就會因為保存不得當或者未保存有很多的資料發生遺失，使檔案信息庫變得不完整。隨著時代的進步，對于檔案管理工作也提出了更高的要求，對于檔案信息庫不僅在錄入上要嚴格抓起，還要對檔案后期的管理工作進一步重視。由于人為操作，對電子檔案錯誤錄入，丟失錄入，檔案前期后期管理工作上的疏忽的情況都會導致檔案信息庫不完整。

3 促進行政單位檔案管理信息化建設的對策

3.1 開展檔案管理工作用文化知識科學的進行布置

為進一步提高行政單位的檔案管理水平，需要綜合運用多種知識對檔案進行管理，由于大數據在不斷的更新發展，新的知識也就隨之產生，為了確保檔案的完整性，行政單位需要對檔案管理人員進行不斷的培訓，要求他們學習關于大數據的科學文化知識，檔案管理工作才能夠科學有效的統籌規劃。運用文化知識建設電子檔案是一條有效的途徑，也需要進一步健全完善體系和制度，吸收和借鑒國內外優秀的工作經驗和典型例子，進一步有效優化電子檔案信息化建設體系。

3.2 建設培養一批優秀的人才隊伍

為了能夠讓電子檔案信息化得到新鮮的血液，就要對檔案管理人員的結構進行調整，不能總是任用即將退休的老干部，也要利用自身優勢吸納到更多的年輕人來從事這項工作。其次，還要對檔案管理人員的專業素質進行培訓，由于大數據需要管理人員具備一定的計算機技術，對互聯網一有一定的認識，為防止數據泄露造成檔案信息管理安全收到威脅，如果這就需要管理檔案的人員，有良好的信息安全意識，為了能夠更好的適應檔案管理工作崗位，行政單位也要加強檔案管理工作方面知識的宣傳。只有加速人才的培養和引進，才能夠使檔案管理工作正常的開展和進行，一批優秀的人才隊伍也是檔案管理工作的重要保障。

3.3 強化檔案管理者的信息化意識

行政單位電子檔案管理過程中時常會因為人為因素導致工作不能有效推進，所以需要強調人對于檔案工作管理的重視，要求行政單位的人員對文件進行保存，如果發生了丟失，應當問責，這樣才會確保檔案信息由保真性，全面性。檔案信息在大數據背景下，內容十分的繁雜，檔案管理者需要有信息化意識，更要有信息化手段對其進行處理，通過對檔案進行不同的分類，在查找時也會比較容易查找，也能夠有效節省資源浪費，使管理效率大大提升，所以要進一步強化行政單位人員的信息化意識。

4 結束語

通過上文，我們可以看到檔案管理信息化建設過程中存在著的問題，有人為導致的，也有行政單位自身的管理紕漏，體系不健全的問題，雖然存在著許多弊端，但是在大數據時代的背景下，通過電子檔案信息化管理仍然是行政單位的首選，因為以電子化的形式，可以對文件更流暢的流轉，能夠有效的解決一系列問題，本文提出的有關建議，希望能夠為行政單位進一步發展提供幫助。

參考文獻

[1]劉明陽.大數據時代背景下行政單位檔案信息化管理分析[J].黑龍江檔案，2019（03）：68.

[2]呂焱.大數據背景下行政單位電子檔案信息化管理探討[J].辦公室業務，2019（07）：49.

[3]李霞.大數據背景下行政單位電子檔案信息化管理探討[J].中國管理信息化，2018，21（04）：161-162.

作者簡介

羅小玲（1981-），女，漢族，廣東東莞，本科，東莞市厚街中學，研究方向：行政管理專業。