信息化建設在現今檔案工作中的必要性

馮明哲

摘 要：隨著社會的快速發展，過去老舊的人事檔案管理方式，已經完全無法適應當下快節奏的工作模式。在人事管理的工作開展中，關于它的檔案管理是其中重要的關鍵部分，這會嚴重影響到整體的工作質量。憑借合理妥善的檔案管理方法，不僅能夠提升管理者的工作積極性，同時可以加快企業的建設與發展。本文主要闡述人事檔案管理的關鍵意義、人事檔案管理工作中存在的主要問題以及提升人事檔案管理自動化效率的有效途徑。

關鍵詞：信息化建設;檔案管理;必要性

在人事管理中，檔案管理占據著重要的一部分。隨著計算機技術的不斷高速發展，企業的數據量正在呈現暴漲形式增加。在各行各業中都需要通過大數據來加以分析。在人事檔案管理中，充分利用各種辦公信息，將有效提升人事的運行效率。

1 人事檔案管理的必要性

通過人事檔案管理工作能夠將企業經營發展過程中各種有意義的數據都記錄下來，形成檔案的重要組成部分。檔案資料對企業長遠的建設發展有著重要的價值和意義。日后在進行重大決策、經營管理工作方面都有著關鍵的指導意義。同時，人事檔案管理工作也是一種監督管理工作，對于企業工作質量及效率的提高也有著一定的積極意義。人事檔案管理基于真實完整的數據資料，可以清晰的展現人事自身的實際運行情況，有著重要的參考作用。基于人事檔案管理工作，能夠更加深層次的挖掘企業的精神文化，增強員工認可企業的發展歷史，顯著提升企業員工整體的凝聚力。

2 人事檔案管理工作中存在的主要問題

雖然人事檔案管理對于企業發展有著獨特的積極作用，然而其檔案管理的質量與效率存在著一些問題。以下針對人事檔案管理工作中存在的典型問題進行簡要闡述。

1）管理者缺乏重視。許多企業管理者對于人事檔案管理這項工作不夠重視，僅僅認為這只是公司業務中的一項附屬品。尤其在文書檔案工作最先明顯，大多是讓其他工作人員兼職帶過。調查結果顯示，多家企業中沒有專門的檔案管理人員。部分企業的內部檔案管理制度雖然有，但內容相對簡單，這不足以全面規范和限制企業的整體工作。從長遠看，人事內部檔案管理制度的不完整實施將直接影響人事信息質量，并導致企業長期發展的不可逆轉的損失。簡單的管理制度可以在短時間內應付人事相關工作，但隨著時間的推移，及其容易造成重要資料丟失，直接影響人事的正常運作。

2）檔案管理體系不完善。許多中小企業目前尚沒有一個相對完善的人事檔案管理制度，這使得檔案管理的各個環節顯得較為混亂。企業需要借鑒國內外檔案管理建設制度，最終建設屬于自身的管理標準。在制度建設過程中，基于專業的技術規范以及行業標準，避免人為誤失造成的經濟損失。人事檔案工作的資料收集、整理、保管歸檔等等，每個環節都可能由于工作人員的大意疏忽而產生遺漏的現象。在實際過程中，經常由于沒有科學的管理制度，或制度無法有效落實，最終造成檔案管理的質量與效率非常低。

3）信息化專業水平較低。檔案管理人員的整體信息化素質不足，缺乏專業的檔案管理意識。工作人員無法有效完成檔案管理工作的主要原因包括兩個方面。一方面是檔案管理人員自身的認識差錯。認為自身的工作意義性不大，在工作過程中馬虎了事，工作效率較低。另一方面是由于許多檔案管理人員年齡較大，專業的檔案管理專業出身。甚至對于公開性資料與保密資料之間的區別并不清楚。缺乏專業的信息化管理意識，對檔案管理的掌控能力相關較弱。工作中顯得過于被動，從而造成檔案管理的弱化。最終檔案管理整體效率和質量都沒能達到預期的效果。

4）檔案管理手段落后。目前，信息化的辦公方式更多體現在業務管理中。在檔案管理工作中依舊還是以大量人工的方式進行，及其容易發生錯誤。這種方式不僅需要耗費較大人力，同時無法及時發現相關問題，后期整理糾正比較困難。

3 提升人事檔案管理自動化效率的有效途徑

1）充分結合信息管理技術。企業應采取紙質與計算機兩者相結合的檔案管理方式，從而保證信息資源管理的科學規范。充分利用大數據以及云技術等先進的辦公技術，加強各類信息數據的分析判斷。大數據辦公技術是利用那些大量但是規律卻不明顯或無規律的數據中進行總結和分析以及最后的處理。通過各種計算方法來找出其中的特有規律來預測可能出現的問題，并以此來分析和解決相關問題。這項技術能從大量的數據中發現內在規律，再進行一系列的轉化。從這也可以體現出大數據的融合，極大的促進了人事檔案管理的發展。

2）完善檔案管理工作制度。要進一步加強企業的建設發展，必須加強和完善人事內部檔案管理的構成。建立科學的管理體系。從而確保人事正常運轉，提高工作效率。通過制定合理的工作制度，逐步形成科學的檔案管理體系。檔案管理工作需要進行不斷的完善，清晰認識到在實際管理過程中的不足之處，形成科學的評估管理制度。做好各項的準備工作，每個具體流程都要熟練掌握。企業在建設相對完善的檔案管理標準體系后，需要嚴格遵守規章制度，科學合理的開展檔案管理活動。充分利用檔案過程中所需要的各項信息資源，提高人事整體的工作效率。企業可以不斷發展檔案的信息技術，來提高整體的經濟價值，提升工作能力，從而使得企業能夠不斷立足于激烈的市場競爭中。

3）借鑒國內外先進的檔案管理理念。在我國現階段，人事檔案管理發展比起西方發達國家還有許多不足之處，仍有很長的一段路要走。通過借鑒國內外先進的檔案管理理念，來豐富自身對于各方面的知識，積極促進人事檔案管理自動化的建設發展。首先相關人事需要充分意識到檔案管理的重要意義，對于過去傳統思想理念不能墨守成規，需要積極發展創新。企業需要制定科學合理的管理制定，憑借專業的管理方式來提高人事的綜合能力。對于過去傳統的管理理念，要取其精華、去其糟粕，不可一味的接受或者摒棄。提高企業人事管理理念，做好前期的規劃方案，適應各個時期的市場情況。檔案管理的信息化發展需要一個持續性的過程，從紙質化發展成為無紙化管理。對于資料的收集以及貯存都將發生巨大變化。管理人員從最初的記錄、整理、歸類工作發展到了電子化、數字化的管理體系。建設化過程需要基于科學合理的原則，確保人事的檔案管理體系的建設。

4）加強員工培訓力度。對人事檔案管理工作，主體是工作人員，檔案管理工作對人才的培養就顯得尤為重要。相關人事可以聘用、培養或引進檔案管理的專業人才，進而提高工作效率。對于這些人才，可以采取考核的方式，定期安排考核，對于變現突出的工作人員給予一定的獎勵，對于表現不好的工作人員給予一定的懲罰，從而起到激勵的作用。在人事檔案管理的各項工作中，想要擁有較好的專業能力這不是一天兩天就能夠立刻能學會的。人事中的具體部門需要保持良好的學習氛圍，讓工作人員不斷開展學習先進的知識，建設成學習型的管理企業。企業需保證各個部門之間的聯動作用，讓各個部門之間充分溝通，展開積極的交流活動。

4 結語

人事檔案管理正在利用信息技術做新一輪的突破。信息技術有著同時處理數量信息龐大，且同時并行處理相關信息的完善技術。兩者的結合滿足檔案管理對于高效率、高質量標準的迫切需求。如今處于知識大爆發的時代，全球化的經濟時代已經悄無聲息的來臨。這種情況的外在表現為知識經濟的快速爆發。針對各人事的人事檔案管理，這也是質量化、信息化的競爭。要想在這場競爭中獲得勝利，急需要在創新發展和資源占據先機。

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