干部人事檔案管理信息化建設研究

孫寧寧

摘要：進入現代社會之后，信息化建設成為各行各業面臨的事情。干部檔案工作的信息化建設對黨和國家而言都是信息建設重要的部分，在新時期，從干部人事檔案工作的出發點與落腳點考慮，建立干部人事檔案管理有很現實的意義。筆者針對新形勢下干部人事檔案的科學化、規范化、合理化進行探討，力求提高現代人事檔案工作的服務質量，為干部人事檔案管理信息化建設提供科學的理論參考。

關鍵詞：干部人事;檔案管理;信息化建設

干部人事檔案管理信息化建設在現代信息社會中具有很重要的作用，在記錄個人從事社會活動的過程，也有利于單位選拔優秀的人才，對于干部隊伍的建設有很重要的意義。在建設現代機關單位干部隊伍的過程中，運用信息化建設和管理，可以對干部人事工作規范化管理起到很重要的作用。

1.干部人事檔案管理

干部人事檔案管理信息化建設是運用計算機的軟件管理分類檔案信息，對檔案信息提取分析以及加工，方便檔案管理人員與領導可以直接掌握干部的基礎資料，提高單位的工作效率。與傳統檔案資料管理方式相比，信息化檔案管理運用數字化的方式方便查詢和修改，運用移動終端快速傳遞提高檔案的運用效率，有利于降低檔案管理成本。干部人事檔案具有一定的特點，如統一性，干部人事檔案在分類上基本一致;其次是分散性，干部人事檔案的分散性是由干部人事檔案材料的收集來決定的，形成檔案的材料內部來源地多樣，也就造成了檔案的分散性;檔案實體還存在流動性，干部的流動造成檔案的流動性，干部身份的終身制被打破之后檔案的管理的難度也不斷提升，造成了干部人事檔案傳遞工作的復雜性。

2.干部人事檔案管理信息化建設的優勢

針對于當前的實際情況，從現實的工作需求出發，信息化干部人事檔案管理的優勢在于：①可以降低干部人事檔案工作人員的勞動強度，干部人事檔案的管理形式是動態的管理，對于存在變動的個人，檔案管理人員需要及時記錄并且存檔[1]。建設信息化管理之后，當個人出現變動情況下，檔案管理工會工作人員只需要登陸搜尋信息，記錄變動個人信息即可，對于人事檔案管理而言，方便了很多。②檔案管理工作冗雜且繁瑣，在相關的檔案管理工作中，運用信息化建設人事檔案，就可以保證干部人事檔案之間的動態性和連續性。數字化的處理功能，大大降低了人事檔案管理的難度，建設信息化檔案管理之后干部人事信息的數據處理都可以在終端自動完成，大大提升了效率。③滿足檔案工作的保密性，人事檔案管理工作是一項保密性非常高的工作，在傳統的管理中人們需要考慮到干部人事檔案信息的安全性和保密性，即便信息化建設完成之后也需要考慮到檔案信息的安全性保密性。在完成信息化建設之后，在保證干部人事管理工作人員具備高度的政治覺悟以及優良的道德觀念的情況下，人事檔案信息泄露的可能性非常低。

3.干部人事檔案信息化管理

3.1 ?保證干部人事檔案信息化管理人員的現代意識

在傳統人事檔案管理工作中，工作人員一般很少和外界人員接觸，因此封閉性比較強。要改變這種情況就需要不斷更新管理人員的觀念，不斷進取努力接受現代的信息和知識，接觸社會主義理論踐行社會主義發展觀，在發展的過程中關注改革開放的新形勢和新理論，將社會活動和干部人事檔案管理工作結合在一起，改善原本封閉式檔案管理的情況。進入信息化時代之后檔案管理人員的現代化意識也需要不斷加強，因此要求檔案管理人員需要不斷接觸現代理論，學習計算機知識，充分運用檔案管理工作的便利，了解檔案管理工作對現代機關單位起到的作用，并且為相關的單位提供優良的服務。

3.2 ?強化干部人事檔案管理的安全性與保密性

信息技術的發展為干部人事檔案的管理提供了直接的渠道，運用檔案的渠道更加直接方便，隨之也給檔案信息的正確運用帶來了一定的隱患。運用信息化將會給信息安全帶來一定的隱患，在當前的發展中一些單位在建設檔案信息管理的過程中安全意識往往還不夠高，信息的泄露對機關單位將會造成難以估量的損失，再加上信息化建設的完成對計算機的依賴性明顯提升，這就需要對電子文件的保存方式、存儲材料、載體等有一定的了解。在管理工作進行的過程中還需要干部人事檔案管理工作人員認真研究相關的政策和指導意見，對于計算機嚴格加密，保證信息的安全[2]。如對數據庫加密，使用分類加密的方式，檔案的保密性和使用性在內部一定要得到合理的貫徹。在進行的工作的過程中既要貫徹一直以來的開放性理念，同時也需要警惕不設限制的開放思想。在實際運用的過程中電子檔案的存儲環境、保存方式都有特別的要求，進行管理的工作人員也需要對存儲環境進行研究，做好電子檔案的管理和保護。

3.3 ?強化法律保護

干部人事檔案管理工作需要相對應的法律環境，相關工作的進行需要一法律作為保護。個人檔案形成之后，往往會存在一系列非常復雜的關系以及法律層面的很多問題，在進行管理的過程中就需要采取法律的方式對其進行保護。干部人事檔案工作要正常進行就需要利用法律法規進行，因此采取依法治檔的手段。在單位內部需要強調法律意識，除了檔案管理工作人員之外還需要了解《檔案法》，組織內部員工熟悉法律對檔案管理的規定，保證檔案管理工作有法律作為支撐。對于檔案管理工作人員的相關需求，都需要盡力滿足。在現代化發展快速的情況下，立法也需要與時俱進，不斷創新發展，可以從立法的角度出發，建設起具有現代信息的干部人事檔案管理，促進檔案管理的現代化發展和進步。

結語：干部人事檔案管理信息化發展有利于現代檔案管理的建設，能夠提升檔案運用的效率，實現機關單位干部人事信息管理的社會化發展，對于干部檔案的信息化管理有非常現實的意義。在這種情況下需要為機關單位人事檔案管理人員創造出一定的條件，實現檔案信息化管理的現代化發展和進步，實現干部人事檔案管理的信息化變革。

參考文獻：

[1]王梅. 探究新形勢下人事檔案管理信息化建設[J]. 人力資源管理， 2018（1）：190-191.

[2]李旭紅. 干部人事檔案數字化外包風險及對策探析[J]. 中國檔案， 2018（1）：42-43.