高校檔案管理工作的保密與安全措施探究

摘要：檔案管理工作關(guān)系到高校的核心利益，是保護校園信息、資產(chǎn)安全和師生權(quán)益的重要舉措，尤其是包含校企合作、科研資料等機密內(nèi)容的檔案更需要做好保密與安全措施。部分高校在檔案管理工作中存在管理意識薄弱、遺失混檔和管理資源匱乏的問題，不利于我國高校的信息建設(shè)。通過人才培養(yǎng)、場地優(yōu)化與制度設(shè)立等多個角度，對高校檔案管理工作的保密與安全措施進行詳細探究，以期改變當前檔案管理現(xiàn)狀。

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 檔案保密與安全

中圖分類號：G647? 文獻標識碼：A? 文章編號：1009-5349（2020）08-0121-02

高校檔案的管理工作是學(xué)校行政、教學(xué)任務(wù)的基礎(chǔ)，是學(xué)校、在校師生與職工的共同財產(chǎn)。涉及重要信息的檔案需要做好周全的保密與安全措施，從而保證學(xué)校信息的安全與師生職工的利益。

一、高校檔案管理工作的保密與安全措施概況

（一）高校檔案管理工作的保密與安全措施的價值

高校檔案工作是高校行政、教學(xué)、管理的基礎(chǔ)，是學(xué)校各種工作、活動的信息記錄背書，具有極其重要的價值。檔案的完整與否，關(guān)系到學(xué)校行政管理的實施，教職工的工作考評和學(xué)生的學(xué)業(yè)記錄。如果沒有檔案管理工作，這些重要信息就可能丟失、殘缺、散佚甚至泄露。因此，對重要檔案的保密、保護工作就成了檔案管理必需的保險措施。

高校本身作為國家與社會的公有資產(chǎn)，其核心利益也與國家息息相關(guān)。很多高校所掌握的機密檔案也關(guān)系國家的信息安全、技術(shù)安全甚至是國防安全。例如機密的歷史文檔、絕密的技術(shù)資料和保密的國防咨詢，對內(nèi)是高精尖專業(yè)的研究課題，對外則是需要高度保密的國家機密。對此，各高校必須加強檔案管理工作的保密與安全措施。

此外，學(xué)生、教師檔案中也包含很多隱私信息，如家庭住址、聯(lián)系方式、直系親屬、學(xué)業(yè)成績等，這些資料都是學(xué)校為了緊急情況和校內(nèi)管理而預(yù)先采集的信息備案，但如果這些信息泄露，會給學(xué)生、教師帶來很多社會干擾，甚至是安全隱患。為保護師生的個人隱私和信息安全，這些內(nèi)容也被納入高校檔案管理的保密范疇。

（二）高校檔案管理工作的保密與安全措施的內(nèi)容

1.加密檔案的存儲場地與設(shè)備

檔案室是存放檔案的重要場地，其定位選址、室內(nèi)布置、配套器材都應(yīng)事先設(shè)計、討論和優(yōu)化。電子檔案則可以存儲在U盤或加密文件夾中妥善保管。但存儲在電腦主機和網(wǎng)絡(luò)上的信息，如學(xué)生的學(xué)業(yè)成績、學(xué)籍信息和科研工作者的機密項目內(nèi)容，仍然可能被黑客盜取，從而導(dǎo)致重要信息的泄露，這需要專門的信息部門和技術(shù)人員來防護與定期維護電腦主機與校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)的安全。

2.對泄密檔案的銷毀與排查

雖然機密檔案在多數(shù)時候可以保證安全存儲，可一旦泄密，必將產(chǎn)生不可挽回的損失。對此，雖然無法找回已經(jīng)泄密的資料，但“亡羊補牢”還是可以的。

保密安全人員需要對丟失檔案進行存儲場地、存儲設(shè)備、存儲方法的檢查，查明檔案泄密原因，并消除再次泄密的可能性，防患于未然。對于泄密檔案，也要及時進行記錄備案，以便后續(xù)的銷毀、追責工作的開展。

3.檔案保密與安全管理體系

檔案的管理、保密工作，都會由專門的檔案管理人員、科室依照相關(guān)管理辦法、處理辦法實施。檔案管理人員必須經(jīng)過專門的技術(shù)與素養(yǎng)培訓(xùn)，了解各項保密工作開展的流程、要點和相關(guān)技術(shù)，還要經(jīng)過思想道德教育，了解相關(guān)檔案對學(xué)校、社會以至對國家的重要意義，也需要成體系的安全管理辦法維護日常工作的運行展開。

二、高校檔案管理工作的保密與安全措施現(xiàn)狀

高校檔案的管理涉及存儲分類、抽調(diào)回檔、安全存儲等多方面，其中任何環(huán)節(jié)的缺失都會導(dǎo)致機密檔案的泄露與損毀。以下是目前高校檔案管理現(xiàn)狀中的常見問題。

（一）檔案管理意識薄弱，保密安全措施不完備

很多檔案管理員的工作態(tài)度較為懈怠，有待提升。很多檔案管理人員缺乏對檔案保護應(yīng)有的警惕意識，對檔案的內(nèi)容、存儲地點、保密方式存在有意、無意的泄露，導(dǎo)致校園機密的流失。此外，對管理方式的不重視，也導(dǎo)致檔案保密措施的滯后。很多高校針對檔案管理人員的招聘手段較為簡單，入職門檻低，入職后也缺少相應(yīng)培訓(xùn)，工作人員業(yè)務(wù)能力的缺失加劇了機密流失情況。

(二)機密檔案與非機密檔案混檔現(xiàn)象嚴重

除了工作人員管理意識的薄弱，工作人員對機密與非機密檔案分類的不明確、不謹慎，以及歸檔工作的低效，導(dǎo)致目前高校檔案的混檔現(xiàn)象嚴重。一方面，混檔影響了檔案抽調(diào)、管理的工作效率；另一方面也極大影響了檔案的安全，使機密檔案泄露、丟失的可能性加大。尤其是在二級單位抽調(diào)歸檔后，由于歸檔過程中缺少分類、監(jiān)督意識，文檔在二級單位被隨意處理甚至丟棄，從而產(chǎn)生機密檔案的丟失與泄密。

（三）檔案管理場地、設(shè)備的缺失

“工欲善其事，必先利其器。”很多高校的檔案存儲場地及其設(shè)備還存在物資匱乏、分配不規(guī)范的情況。例如檔案室，本來應(yīng)該是防火、防盜性能較強的場地，但很多學(xué)校只是將文件存儲在普通教室內(nèi)，有時甚至沒有上鎖，這給不法之徒竊取學(xué)校檔案提供了可趁之機。很多學(xué)校檔案室的木質(zhì)門，不僅不夠堅實，在發(fā)生火災(zāi)時還會被點燃，形成二次火災(zāi)。

三、高校檔案管理工作的保密與安全措施對策

高校檔案管理工作的保密與安全措施是整體、有機的系統(tǒng)，高校應(yīng)該在人事、場地設(shè)備、管理制度三個方面進行相應(yīng)創(chuàng)新。

（一）加強培養(yǎng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案管理的承擔者和檔案保密安全的維護者。提升檔案保密安全工作需要先從相關(guān)工作人員的綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)提升開始。針對管理人員認識滯后、重視度不高的問題，應(yīng)該培養(yǎng)檔案管理者對檔案保密重要性的正確認識和對機密檔案的管理、保密能力的提升。此外，還要對工作人員進行職業(yè)道德觀念培養(yǎng)，使其能夠拒絕金錢的誘惑，捍衛(wèi)學(xué)校信息的安全，從人力配置、職員素質(zhì)方面減少泄密問題。

（二）升級優(yōu)化檔案存放場地與存放設(shè)備

作為存放重要資料的場所，檔案的儲存場地要具有保密性、安全性和功能性。保密性指檔案室需要進行獨立的室內(nèi)布置和設(shè)施配套，如保險系數(shù)高、防盜性能好的防盜門，窗戶也應(yīng)在外部安裝鐵柵欄，防止竊賊破窗而入，玻璃也應(yīng)該選擇不透明的，防止內(nèi)部布置曝光。檔案室的安全性指防盜門、窗應(yīng)具有較高的防盜能力，并配置防盜監(jiān)控設(shè)備。門窗及室內(nèi)文件柜也應(yīng)具有一定的防火、隔火功能，并配置滅火裝置，防止火災(zāi)導(dǎo)致的文檔損毀。功能性指檔案室應(yīng)根據(jù)不同文件內(nèi)容分布、分配，室內(nèi)設(shè)施也應(yīng)該有一定的分類能力和針對各種檔案形態(tài)的儲藏能力，文件柜上還應(yīng)做好分類、編號工作，方便隨時取用、歸檔。此外，作為電子檔案存放設(shè)備的計算機、U盤也應(yīng)該得到妥善保護，相關(guān)網(wǎng)站、文件夾也需要專業(yè)技術(shù)人員進行日常的運行維護。

（三）完善檔案保密安全管理制度

為保障機密檔案保護工作，學(xué)校應(yīng)完善相應(yīng)的管理制度和獎懲手段，通過制度化、法律化手段保障、規(guī)范檔案保密、管理工作的有序展開，實現(xiàn)對檔案進行有效的制度保護。通過規(guī)定各部門的職責與工作范圍，工作人員能夠各司其職，嚴陣以待。即使出現(xiàn)泄密問題，管理人員也可在善后時有所依據(jù)、有所參考，減少后續(xù)損失。

四、結(jié)語

高校的檔案管理工作需要面對日益嚴峻的保密任務(wù)，檔案的信息安全需要校方進行人事、設(shè)備和相關(guān)制度的優(yōu)化升級，才能針對日益多樣、復(fù)雜、信息化的發(fā)展趨勢制定出高效穩(wěn)定的檔案保密與安全措施。

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責任編輯：趙世鵬

[作者簡介]李瑩，魯迅美術(shù)學(xué)院副研究員，本科，研究方向：檔案管理。