國際貨運代理企業的內部控制

崔夢奇

摘要：我國國際貨運代理行業發展對于促進國內消費市場升級、助力對外投資合作、推動我國對外貿易和外向型經濟發展起到了不可磨滅的作用。然而，隨著國際貨運代理市場規模的不斷擴大以及行業競爭的加劇，貨運代理企業內部控制能力薄弱這一問題也逐漸顯現，并嚴重制約了企業的長期發展。面對我國國際貨運代理行業市場競爭的日趨激烈，企業只有不斷建立健全自身的內部控制體系，并在日常經營管理中嚴格執行內部控制制度，才能為其業務水平的長足發展提供根本支撐。

關鍵詞：國際貨運代理企業;內部控制;對策與建議

一、前言

國際貨運代理一詞在聯合國亞太經濟合作組織中是這樣被定義的：貨運代理本身并不起運輸的作用，而是代表客戶安排運輸。國際貨運代理業是指從事由進出口業務的收貨人、發貨人委托辦理的國際貨運及其他相關服務。國際貨運代理業務至今已經經歷了較長時間的發展，并且隨著國家經濟水平的提高，國際貨運代理這一行業逐漸顯現出蓬勃的生機。我國國際貨運代理行業的飛速進展得益于20世紀80年代國家對于國際貨運代理行業限制的大幅減少。根據《商業部：2017中國國際貨運代理行業發展報告》，我國已備案的國際貨運代理企業數量已達4.2萬余家，行業相關從業者達250萬人。隨著國際貨運代理行業從業主體的不斷增加，行業內部的競爭也日趨激烈。

當前我國國際貨運代理行業正處于重要的變革轉型期，如何依托企業的專有技術、專有設備、專有人才來強化企業流程管理、服務能力管理成了國際貨運代理企業面臨的重大問題。我國的國際貨運代理企業要想在全球貿易的大舞臺上始終屹立不倒，就要一步步加強并完善其內部控制體系建設。

二、我國國際貨運代理企業內部控制現狀

（一）內部組織結構分工混亂

企業合理的內部分工能夠使得每個部門各司其職并相互牽制，并推動各個業務流程高效運轉。但是國內大多數國際貨運代理企業都存在把重心放在不斷擴展業務領域，而忽視對于流程的管控問題。有些公司為了提高效益，認為全員都兼任銷售職能，這使得員工既要完成自己的工作任務，還要負責攬貨和出貨。員工既授權業務又執行業務，整個操作流程缺乏應有的管控，出現錯誤不能夠被及時發現。同時還會出現多人管理簡單的事務，卻無人管理復雜事務的混亂局面。

（二）缺少內部審計

企業的內部控制十分重要的一部分就是內部審計，它能夠影響內部管理的實施效果。企業的內部審計是一項相對獨立的活動，它并不影響企業其他經營活動，但是能有效監督審查各項活動的每一環節，起到加強管理、防止舞弊、提高效率等作用。

國際貨運代理企業往往有多個分支機構，那么對于分支機構的監督管理就成為國際貨運代理企業內部控制的重點工作。分支機構是受托總部而建立的，內部審計需要定期監督各個分支機構的經營目標是否與總部相一致。內部審計能夠確保受托責任的順利履行，確保各受托單位順利開展受托活動。

目前，一些國際貨運代理公司只注重經營目標的實現以及業務的擴展，但卻不注重對于分支機構的管理，這使得公司面臨無法持續健康發展的隱患，增加了其經營過程當中的風險。

（三）應收賬款管理漏洞

國際貨運代理行業的業務特性使得企業資產中很大一部分是應收賬款。企業應收賬款的內部控制不僅影響企業整體的資產水平，同時影響著企業最為重要的現金流。國際貨運代理企業的注冊資本最少要500萬元，但是大多數企業在成立以后把注冊資金用于投資別的項目，只留下經營周轉所必需的資本。企業因為流動資本的減少，使得經營風險增大。企業在經營過程中如果遇到失誤，需要支付大額賠償金和違約金，就有可能導致由于資金無法周轉而無法繼續經營。

（四）績效考評控制不足

相對于西方較為成熟的內部控制體系，我國的內部控制還存在許多不足之處。其中比較重要的一點就是績效考核與激勵機制不完善，沒有建立起有效的考評與獎懲機制。雖然國際貨運代理公司會設置有利的計劃，但是如果缺乏有效的管理考核與績效考評，就會導致計劃執行的效果不利。國際貨運代理公司的員工會因為公司沒有建立全面的績效考核與獎懲制度而缺乏工作的積極性，從而影響公司整體的盈利狀況和長遠發展。

（五）電子信息化水平較低

國際貨運代理業的健康發展依賴于強大的網絡支撐，良好的網絡環境能夠促進企業的快速發展。國際貨運代理公司的分支機構間的信息共享需要利用網絡信息技術，完備的電子信息系統能夠幫助企業了解最新的物流信息以及運輸信息，有助于企業合理了解市場行情而提供準確的報價，并掌握貨物的運輸狀態。如今大多數企業只注重業務網絡的建設，卻忽視了電子信息系統的建設。這導致了各個分支機構問的信息很難共享，無法掌握最新的市場狀況，公司的業務系統和財務系統沒有形成統一整體，企業的管理層對于企業的盈虧狀況了解滯后。不完善的電子信息系統制約了國際貨運代理企業的正常發展。

三、改善國際貨運代理企業內部控制的對策與建議

（一）組織結構控制

權責劃分對企業內部控制的實施、經過與結果以及企業的組織結構產生影響。國際貨代企業應根據自身業務特點采取扁平化的結構，以盡量加快決策響應速度，加強業務質量與水平。在企業里的不相容職務一定要分開，即在每個事項里要做到記錄者與管理者分離，實施者與授權者分離，記錄者與實施者分離。使得至少有一人或是多人來審批監察每項業務。在計算機信息系統中，要明確分離各個模塊的權限，并且要安排好每個部門的具體職責分工，例如客戶資料的審批和保管應當與客戶資料的錄入和使用分離開，數據統計分析與業務數據的輸入權限相分離。

（二）內部審計控制

內部控制中很關鍵的一步就是內部審計。內部審計的作用是提升企業的運行效率，從而優化企業的經營活動。內部審計的方法一般具有規范化和系統化的特點，在風險識別和管控以及優化治理的基礎上，大力推動了企業實現自身的目標。企業的內部審計控制可以加強企業的管理工作，通過企業的治理結構的優化加強企業對于風險的管控，完善企業的自身價值。

（三）資金控制

企業需要通過有不同的控制措施和各種各樣的資產類型來實現資產安全。合同的管理控制一般存在于無形資產的管理中;對于實物資產的控制依賴于盤查制度的建立，良好的績效考核與激勵機制能夠保障企業人力資產的整體水平。并且因為資金資產的流動性強、不易控制，成了資產安全需要控制的重點內容。企業為了加強資金的合理管控，要設計完善資金的循環控制。

（四）員工及績效考核控制

內部控制作為管理活動，人是其進行管控的主要目標。內部控制制度要靠公司人員來具體操作，其對于內部控制度的訂立和實施起到關鍵作用。對于國際貨運代理這種員工眾多的行業來說，加強人員控制理應是放在首位的。

首先，內部控制要想發揮應有的作用，就要提高員工的整體水平。在選擇和聘用員工時，不僅要看重他的個人專業能力，而且還要看他的團隊合作、交流水平以及個人品質，技術水平和道德品質都是選擇員工的關鍵。

其次，公司要加強培訓員工。通過培訓，公司可以向員工傳輸有用信息，員工會更加明確自己在公司中的職責，并且員工的專業技術水平也會大大提高，使得未來他們的工作質量上升，工作效率提高。通過對員工培訓，企業的文化和經營理念能很好地傳達給員工，員工在工作中的能力得到改善。通過培訓來激勵員工，員工將更加忠誠于公司，并且對于員工的個人發展也有益。

最后，建立完善員工的績效考核機制對于企業來說也是十分重要的。眾所周知，員工的個人目標一般不能完全符合于企業目標，因此可以通過績效考核機制來引導員工，使得員工的個人目標不斷向公司目標靠近。完整有效的考核機制既能夠讓員工完成企業既定的經營目標又能滿足自身需求，推動了企業和個人的進步。

（五）電子信息系統控制

在當代，國際貨運代理企業的經營也比較依賴于IT信息技術和網絡。由于信息是企業的重要資產之一，所以也越來越受到人們的重視。通過企業的業務部門，大量信息被IT系統迅速、精確地加工。處理過后的信息能夠被迅速利用，有利于企業的開放化，并且加深了各個部門問的聯系，改善了企業的內部控制環境，這一過程即企業資源規劃（ERP）的實施。ERP系統在內部控制中發揮著重要的作用，它通過高效的計算機程序，使得企業的各個部門隨時獲取分類信息。