新時代加強建筑企業辦公設備精細化管理的思考

丁鈺鳳

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）01- 099- 02

摘 要 當前隨著市場經濟下企業管理模式的轉變和社會分工的不斷細化，走精細化管理道路已經成為建筑企業提升質量、凸顯效益、實現高品質發展的必然所在。企業辦公設備精細化管理作為企業管理的重要內容，對成本管控有著至關重要的作用。本文就新時代如何加強建筑企業辦公設備精細化管理進行思考。

關鍵詞 建筑企業 辦公設備 精細化管理 思考

由于當前建筑企業存在項目工點分散、流動性強等特殊性，造成和項目高效運轉息息相關的辦公設備耗材多、損耗大、管理難度大，間接造成了資源浪費，影響了項目管理成本。為進一步規范建筑企業辦公設備精細化管理，減少浪費，降低成本，筆者結合所在建筑企業辦公設備管理的實際情況，試就新時代如何對辦公設備進行精細化管理談點認識和思考。

一、辦公設備管理存在的問題

筆者所在的建筑企業辦公設備主要包括計算機及網絡設備、打印機、復印機、掃描儀、傳真機、照相機、攝像機、投影儀、錄音筆、碎紙機、音響設備、監控設備、無人航拍機、辦公區域空調等。通過實地摸底、座談交流等方式調研了解到該企業辦公設備有效管理過程中主要存在以下問題：

1.企業自身重視不夠。眾所周知，建筑企業承攬的工程合同額都比較大，動輒幾億元，甚至幾十、上百億元，而幾百、幾千元的辦公設備在管理者眼中就是九牛一毛。大部分建筑企業自上而下都將注意力集中在工程進度、物資設備、標后經營、人力資源等影響較大、成效明顯的直接成本上，而忽視了辦公設備的成本管控。尤其是建筑企業下屬的部分基層項目部甚至認為辦公設備越多越好，配置標準越高越好，存在隨意采購、超標準采購、粗暴使用辦公設備等現象，浪費嚴重。

2.多址辦公管理難。建筑企業多從事土木工程、建筑工程、設備安裝工程的新建、擴建、改建等工作，工程項目分散在全國各地，且流動性強。因建筑行業的特殊性，造成辦公設備無法集中管理，調整調配難度大。筆者所在的建筑企業2019年就有40多個項目，分布在全國20多個省市，每個項目為滿足辦公要求，都配備了計算機及網絡設備、打印機、復印機等全套辦公設備。然而企業本部因為與項目部均屬不同城市，根本無法準確掌握基層項目部辦公設備使用情況，各基層項目部也因疏于管理導致辦公設備管理維護狀況參差不齊，公共使用類辦公設備共享度較低。

3.基層項目管理混亂。基層項目部在辦公設備的使用維護過程中，也存在三個方面的原因：一是由于項目部自主采購辦公設備，導致辦公設備功能單一、品牌雜亂，不僅難以維護，且使用年限也是五花八門，耗材也難以管理；二是項目部辦公設備基礎臺賬不完善，部分辦公設備有臺賬無實物，且部分收尾項目部因人員調離，導致辦公設備無人管理，出現破損、提前報廢、遺失等問題；三是項目部管理打印機、復印機等共享辦公設備的人員責任意識不強，粗放使用辦公設備，大部分辦公設備全天候待機，不僅影響使用年限，還造成了資源的大量浪費。

二、辦公設備精細化管理的主要對策

加強辦公設備的精細化管理，對滿足辦公需要、提高辦公效率、節約辦公成本有著重要意義。建筑企業必須樹立科學管理理念，明確管理層級，明確配備標準，明確采購方式，明確管理職責，明確監督考核，提高辦公設備使用效率，杜絕企業資產的浪費和流失。

1.明確管理層級。根據建筑企業項目分散、流動性強、設備采購量大、使用頻率高等特點，企業本部難以對基層項目部辦公設備進行實地管控，因此必須實行企業本部、區域、基層項目部三級管理。企業本部一般指定辦公室作為辦公設備管理主責部門，主要負責開展宣傳教育工作，解讀辦公設備管理的規章制度和操作流程，讓企業全體職工從思想上意識到辦公設備精細化管理的重要性，自覺執行規章制度，共同用好管好辦公設備，牢固樹立成本意識；負責辦公設備年度預算申報、審批、采購、調配、盤查、報廢處置、監督考核等一系列管理工作，確保企業辦公設備發揮最大效能。企業本部根據生產經營片區分布，在每個片區設立片區負責人。片區負責人一般指定片區綜合辦公室負責人擔任，負責本片區內各項目部辦公設備的調配，做好片區內辦公設備臺賬的建立及更新，協助企業本部辦公室做好辦公設備管理工作。基層項目部根據實際需要申報辦公設備配置計劃，建立辦公設備登記臺賬，登記臺賬要做到認真、及時、準確，全面做到賬物相符；負責項目部辦公設備的管理、保養、維修、報廢等日常維護工作，保證辦公設備始終處于高效運行狀態；負責監督項目部職工正確使用、管理辦公設備。

2.明確配備標準。建筑企業本部難以全面掌握企業辦公設備基本情況，關鍵在于基層項目部各行其是，因此制定辦公設備配備標準是規范辦公設備管理的一個重要環節。一是明確配置類型。建筑企業要針對既有辦公設備的現狀和需求進行市場調研分析，確定滿足需求的辦公設備的種類、品牌、規格型號、性能指標、使用年限、耗材量，解決配置標準不統一、不規范，辦公設備品牌型號雜亂而導致的維護維修難度增加、費用增高，以及崗位間配置不均衡的問題。二是明確配置數量。建筑企業要根據項目合同額大小分檔設定每檔最高配置數量，小型項目要盡量減少辦公設備配置數量。三是明確最高限價。建筑企業要結合《中央行政單位通用辦公設備配置標準》，并綜合考慮企業成本問題，對所選的設備設定最高限價。辦公設備配置類型、數量和最高限價定期根據企業需要和市場行情進行更新和完善，若因工作需要必須超數量配備和超限價配備辦公設備，均需要上報公司領導審核批復后方可配置。

3.明確采購方式。采購是辦公設備管理的關鍵環節，做好辦公設備的采購管理，管控好這個入口關，才能從根源上控制辦公設備成本。建筑企業進行辦公設備采購不是毫無計劃，而是根據辦公需要統籌考慮。首先，一個工程項目中標后，新成立的基層項目部要根據項目實際需要列出辦公設備配置清單，在管理制度規定外的低值易耗品可自行配置，在管理制度規定內的辦公設備要向區域負責人申報配置計劃，區域負責人要秉著“合理使用、節約成本”的原則，優先從區域既有辦公設備中調配，確實無法調配的才上報企業本部進行采購。企業本部接收申請后，查看臨近其他區域是否有辦公設備調配，若實在無辦公設備調配，則作出辦公設備采購批復。經審核同意采購的辦公設備主要通過兩種方式進行采購：一是離企業本部較近、快遞運輸便利的基層項目部，可由建筑企業本部進行物資集采，統一招標采購，貨比三家，選擇物美價廉的辦公設備，直接由商家發至項目部使用。二是地處偏遠山區、快遞運輸難、維修不方便的基層項目部，可由企業本部授權項目部與所在地商家進行洽談，然后由項目部進行屬地采購。同時，針對體積龐大、耗材費用高昂、使用完調配到下一個項目運輸費用較高的大型復印機等辦公設備，可以結合市場行情進行采購和屬地租賃方案比選，如果屬地租賃性價比較高，則可以進行屬地租賃。基層項目部直接租賃商家的大型辦公設備，可以很好地解決耗材和維修的問題。

4.明確管理職責。建筑企業將采購或調配的辦公設備發至基層項目部后，基層項目部應建立責任人制度，每臺設備都需要指定相應的責任人，負責設備的日常使用、保養、維護等工作。基層項目部的辦公設備主要分為三類，即獨享型辦公設備、共享型辦公設備、辦公設備配套耗材。獨享型辦公設備主要包括臺式電腦、筆記本電腦、移動硬盤、照相機、攝像機等，由個人進行操作使用，使用人、領用人、保管責任人三人合一，具有愛護設備、保持設備清潔、嚴格按照操作規程正確使用的義務。共享型辦公設備主要包括打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀等，由同一個部門或項目部所有成員共同使用，一般由項目部指定責任人負責辦公設備使用的管理維護工作。辦公設備配套耗材是指與打印機、復印機相匹配的耗材，由基層項目部綜合辦公室統一負責購買、統一負責保管，并做好日常使用登記和管理。同時，當基層項目部存在工程未完工、設備使用人和責任人因工作調動需要進行設備移交，或是因工作需要辦公設備需要在項目各工點進行調動等情況時，基層項目部辦公室主要負責做好設備交接工作，填寫移交清單，檢查設備狀況，做好設備流轉登記等，保證下一任責任人明晰責任。建筑企業建立辦公設備責任人制度，能使責任明確、措施落實、手續齊全，提高了責任人主動愛惜辦公設備意識，避免了粗暴使用、故意破壞等現象，有效延長了辦公設備的使用效率，最大限度地節約了企業成本。

5.明確監督考核。“不以規矩，無以成方圓。”為加強辦公設備精細化管理，建筑企業往往都出臺了《固定資產管理制度》《辦公設備管理崗位責任》《辦公設備采購審批制度》等系列管理辦法，明確了責權利關系。但是在實際管理過程中，出現了職工選擇執行、不執行制度，甚至無視制度的現象。因此，為了強化辦公設備管理制度的有效執行，建筑企業也必須建立相對應的監督、考核和獎懲機制，約束辦公設備使用者和管理者的行為，否則管得好與管得壞一個樣，就必然影響其他使用者、管理者的積極性。建筑企業要將辦公設備管理納入基層項目部效能督導和成本考核，對超數量、超限價配備辦公設備以及粗放使用導致辦公設備提前報廢的項目進行責任追究；對未遵照正確使用方法進行操作，因個人主觀原因造成辦公設備損壞的，由使用者自行負責維修，承擔相應的費用；對發生辦公設備損壞、遺失隱瞞不報、推卸責任的管理者，要給予一定的處罰。企業也要對使用、管理辦公設備較好，達到使用年限依舊能滿足辦公需求的使用者、管理者給予獎勵。同時，作為肩負建筑企業辦公設備管理主責的辦公室，也要經常到項目部進行實地檢查，對各項目辦公設備管理現狀進行客觀公正地評價，對管理中存在的問題，要認真分析原因，及時指出，并責令限期整改；對在辦公設備管理中好的經驗和做法，要認真總結，積極推廣，全面提升企業辦公設備整體管理水平。

綜上所述，盡管建筑企業因其特殊性和管理缺失，存在多方面不利于辦公設備精細化管理的問題，但是只要企業有健全的管理制度，職工有良好的執行力，完善管理層級，落實責任人制度，構建高效的采購—配置—管理—流轉流程，就一定能有效解決辦公設備損耗大、成本高的問題，就一定能實現精細化管理目標。