軍隊醫院合同精細化管理研究

王茵

摘 要 在新醫改環境下，傳統的經濟管理模式已經不再適用于現代化醫院的管理，現代化醫院需要思考如何通過改革傳統的財務管理模式來推動醫院財務管理水平有效提升。合同管理是醫院財務管理的重要內容，首先，醫院需要依靠正規的合同來保證經濟活動順利開展;其次，在合同履行過程中，可以通過不斷地完善合同財務管理制度和流程，對合同實施精細化管理，為醫院的經營管理提供有價值的決策支持。同時，隨著社會經濟水平不斷提升，在醫療改革和軍隊改革雙重背景下，軍隊醫院的改革工作持續有效地同步推進，經濟活動日益增多。為促進軍隊醫院實現可持續發展，確保軍隊醫院的資金得到安全、合理的利用，關鍵措施就是加強合同精細化管理。本文以A醫院為典型案例，在分析軍隊醫院合同精細化管理重要性的基礎上，深入探討A醫院在合同財務管理方面存在的問題，并分析A醫院通過健全合同管理制度、建立合同管理系統、與預算和采購流程相結合等措施，充分利用信息化管理手段，實施合同精細化管理的具體實踐。

關鍵詞 軍隊醫院 合同管理 精細化管理

一、引言

軍隊醫院既要完成部隊的醫療衛勤保障任務，又要承擔起對地方民眾救死扶傷的社會負責，因此要求軍隊醫院做到與時俱進，在堅持軍隊特殊性的原則下，不斷適應市場經濟的變化。只有通過加強財務管理、完善內控制度，才能維持軍隊醫院的可持續健康發展。

財務管理是醫院經濟管理的核心環節，其中，隨著與地方經濟體建立了越來越多的經濟往來，合同管理在財務工作中慢慢突顯其重要性。合同作為保障當事人雙方權利和義務的載體，具有法律約束力，對當事人雙方來說，是一把“雙刃劍”。醫院管理者和財務負責人必須高度重視合同管理，認識到只有通過科學管理日常活動中涉及的各種合同、嚴格規范各種合同行為，才能有效防范舞弊和腐敗行為，減少經濟糾紛，維護醫院合法權益，促進醫院對外經濟、技術、醫療、科學研究等活動的開展。

二、A醫院合同管理存在的問題

目前，大部分醫院重醫療、輕管理，沒有意識到經濟管理對醫院長期可持續發展有重要的保駕護航作用。而近20多年來才頻繁參與市場經濟活動的軍隊醫院，因為缺乏財務經驗，所以管理不完善，操作不規范，合同管理更是運用粗放式管理模式，沒有建立完整可行的合同管理制度。

A醫院在合同管理方面沒有給予足夠的重視，產生了巨大的經濟風險。以2014年A醫院的一起經濟犯罪案件為例，事情發生在醫院更改名稱番號之際，醫院黨委會通過了一項相關預算支出計劃，之后相關部門執一份只蓋了醫院公章而無法人簽字的合同，要求財務科按合同約定支付了全款。后經巡視組查明，第一，醫院的上級管理機關在該筆預算列支后第2個月便通知了預算組取消該筆預算計劃，但預算組未及時告知財務審核組，造成財務審核組在不知情的情況下支付了全款;第二，此合同為偽造合同;第三，合同對方單位與該部門的負責人存在關聯關系;第四，合同標的物入庫量只占合同約定的20%;第五，入庫商品的質量與合同約定嚴重不符。本文以此案件為例，分析A醫院在合同管理各環節中存在的問題：

（一）缺乏有效的合同管理制度，合同管理流程不規范

合同管理制度是合同洽談—簽訂—履行—終止行為的重要依據。而A醫院一直以來對合同管理的重視程度不夠，缺乏合同管理意識，合同管理只是暫時由成本核算人員兼職處理，在2018年以前都沒有出臺一整套有針對性、操作性強的管理制度，造成采購部門、管理部門及執行科室各自為政，內控風險較大。

首先，涉案合同項目未經采購部門公開招標及會簽審批流程，也未經法律顧問把關，缺乏法律支持，從源頭上給不法分子提供了可乘之機。醫院與合作方簽訂的合同是具有法律效應的，受合同法、經濟法、刑法等法律約束。但A醫院的法務顧問多是在面臨訴訟時出面解決問題，而沒有在合同訂立環節給予全面的把關，導致合同內容不嚴謹、條款不全面、違約責任不清晰，甚至產生虛假偽造合同，增加了醫院的運營風險。

其次，合同管理未參與醫院整體預算規劃及財務審核的流程，造成無預算或超預算的合同款項支出。如果A醫院的經濟活動從預算控制到合同管理再到財務審核付款，整個操作流程是一個閉環狀態，那么涉案的合同款項就不會在預算已被取消的前提下仍然被支付，繼而給A醫院帶來不可挽回的經濟損失。

（二）缺乏科學的組織機構框架，歸口管理部門不明確

A醫院沒有具體可依照執行的合同管理制度，缺乏有力的合同監督管理。在合同簽訂、履行等階段，存在“誰需要，誰采購，誰監督，誰報銷”的混亂狀態，職責分工不明確，不僅導致合同相關原始資料零散分布，同時也給合同日常查詢、統計及監察帶來了極大的不便。合同的歸口管理部門不明確，還會造成需求科室私自簽訂合同、修改實質性合同條款，或者先執行、事后再補簽合同，或者事中不跟蹤不監督、事后不審計不驗收，出現問題無人追責，財務被動付款等情況頻繁發生。

（三）缺乏信息化、全過程、動態化合同管理

A醫院的財務信息化僅依賴于“軍衛一號”及“軍財”兩個系統，預算及固定資產管理系統還處于開發階段，合同管理系統更是沒有提上日程。日常的合同管理僅停留在手工登記及簡單的EXCEL表格記錄上。隨著網絡時代的高速發展，經濟活動越來越頻繁，只依靠紙質合同進行信息傳遞的弊端越來越明顯，不僅查詢速度較慢、合同修改或進度調整的信息傳遞不對等，而且人為統計不精準，出錯率較高。

三、A醫院實施精細化合同管理的具體實踐

A醫院作為大型三甲綜合醫院，日常經濟業務較多，僅2019年簽訂的合同就多達上千份，交易金額高達8000多萬元，業務范圍較廣，主要涉及物資采購、工程、服務三大類型的合同。A醫院通過采取精細化管理措施，完善合同管理，具體措施如下：

（一）構建合同管理組織架構，明確合同管理崗位職責

由醫院黨委會研究通過，在財務科下設合同管理辦公室（以下簡稱“合同辦”），明確合同辦為合同管理的歸口部門，并確定了合同辦的崗位職責。

合同辦的主要職責包括：第一，建立合同管理體系，健全中心合同管理制度，規范優化合同業務流程;第二，審核合同內容，包括合同金額、履行期限、公章等主要合同要素;第三，審核合同管理數據庫，做好更新及維護管理工作;第四，制作、審核合同臺賬，按期統計、匯總合同簽訂、履行情況并編制報表;第五，監督醫院合同的履行情況，執行合同結算及存檔風險防范措施;第六，嚴格遵守保密原則，科學、規范地管理合同檔案，確保合同查閱快速方便;第七，協助配合處理合同履行過程中出現的糾紛;第八，組織開展合同履行完畢后的總結、評價工作。

簡單來說，A醫院設立了合同辦，主要是對合同管理的財務環節進行全方位的審核把關，合同其他專業方面的條款則應由業務科室及采購部門協同審核，合同辦只針對結算條款進行審核。比如在簽訂環節，需要審核合同時效、合同金額、付款條件及期限是否清晰，公章及法人簽字是否齊備等;在支付環節，需要審核合同款項是否在預算內列支、是否嚴格按合同約定的期限支付、審核支付相關款項所需的單據是否完整等，協同相關部門保質保量地完成合同項目。

（二）建立合同管理制度，完善預算制度

合同管理制度是財務內控制度的重要組成部分，貫穿了合同項目的整個執行過程。2019年7月，A醫院由合同辦負責編制，報黨委會通過并發布了《中心合同管理暫行辦法》。《中心合同管理暫行辦法》從“合同簽訂”“合同履行”“合同變更、違約、解除、終止”“崗位職責”“合同財務管理”“檔案管理”“獎勵與懲罰”7個方面制定了共計48條規定，為合同管理提供了詳細具體的操作指南。合同條約的履行，是經濟活動的關鍵環節，因此該暫行辦法主要就合同的履行監督流程方面進行管理，將財務管理手段合理地分布于合同管理的事中及事后環節，從而保證醫院經濟活動的順利開展。

預算管理是醫院減少開支、提升經濟效益的重要渠道，同時也是經濟管理的重要內容。預算是合同管理的起點，醫院在科學的戰略規劃、決策以預測的基礎上，通過過往數據以及財務報表，能夠反映醫院資金的預計配置情況和醫院整體經營活動的具體安排。編制一套可執行性強的預算，既能加強預算的執行及其與合同管理的無縫銜接，又可以最大限度地保證合同的合理性、合法性，從而達到有效管理控制合同資金的目的。

（三）擴大采購部門的職能范圍，將法律顧問歸于采購部管理

A醫院重新整理了采購制度，按照軍隊要求，將達到預算采購金額的項目由采購部門全權管理。而未達預算采購金額的項目，采購制度規定交由醫院各職能部門采購，如醫療用品及醫療機械維修等由醫研部計劃科及器械科共同采辦，辦公用品及信息化設備由信息科統一采辦，院內日常維修及應急搶救工程等零星工程由保障部營房辦處理。A醫院2019年90%以上的合同金額達到了預算采購金額，并全部交由采購部門順利完成合同簽訂工作，這樣大部分經濟活動就可以在招標、談判及合同簽訂的環節得到專業的法律保障，在合同簽訂事前階段大大減少風險。

（四）建立合同管理平臺，健全財務信息化系統

合同管理涉及醫院的各個部門，且合同管理是一項動態性很強的管理工作，對各部門的協同要求很高，完善信息管理系統、加強對合同履行情況的監控就成了不可忽視的需求。

目前A醫院的財務信息化系統由預算管理平臺、合同管理平臺、財務審核綜合平臺等部分組成。根據合同管理制度的要求，將預算控制系統、合同管理系統、財務審核綜合對接，其作用體現為：

第一，在合同立項環節就可以確定該項目的預算合法性。第二，在合同款項支付流程中，一旦科室在預算控制和合同管理系統中對應合同條目、申請相關合同款項，預算控制和合同管理系統就會同步動態顯示預算總額、已支付金額、未支付金額等信息，使預算工作更透明、更規范，也使業務科室可以及時了解預算執行及合同履行的情況，及時掌握經濟活動進度，不僅可以為下一年度預算編制提供依據和參考，也可以方便科室實施財務管理。

A醫院與地方軟件公司合作開發了一系列財經平臺軟件，對財務工作中的預算、合同、固定資產管理起到了巨大的提升和完善作用，特別是在合同管理系統中，對流程的細節把控處理很嚴謹。比如按合同類型或合同約定，設定在支付某一期款項時，必須提供入庫單、驗收單等合法手續;根據軍隊最新財務要求，設定在支付工程類合同款項尾款時，必須提供具有合法資質的審計報告;設定按實際發生額支付貨款時，必須提供參與科室簽字確認的明細單等，保證財務工作的規范化，使醫院在各個層面進行風險把控。

（五）規范合同管理流程

首先，從采購項目申請環節入手，經預算管理平臺審批后，才可以報采購部門進行招標、洽談，并由采購部門牽頭開展合同會簽流程。其次，將會簽完畢的合同原件在合同管理平臺上進行數據錄入，由合同辦審核備案。最后，經預算管理平臺、合同管理平臺審核后，進入財務綜合平臺進行報銷，以加強對合同履行情況的監督，為精細化管理打下堅實的基礎。

A醫院正處于整體擴建階段，經濟活動頻繁，合同數量巨大。這就需要合同管理的流程暢通，才能保證合同的順利履行，促進醫院經濟建設迅猛發展。

A醫院根據實際情況，合理設計了合同財務管理流程，主要分成3個部分：

第一，新簽、變更、解除合同流程。一是由機關、科室在合同管理系統中錄入相關合同信息;二是合同辦按機關、科室移交的合同原件，對合同管理系統中的合同信息進行審核;三是審核后的合同由合同辦建案，立卷歸檔。第二，續簽合同流程。一是合同管理系統會在合同到期前3個月對相關機關、科室發出續簽預警，合同辦跟進機關、科室續簽工作;二是合同簽訂后，按新簽合同流程辦理相關手續。第三，合同款項報銷流程。一是機關、科室按合同約定在預算控制管理系統中錄入合同付款相關信息;二是合同款項經預算綜合辦審核后，交合同辦付款登記，再轉財務會計組審核。

（六）合同的歸檔管理

合同檔案管理包括電子檔案管理和紙質檔案管理。合同簽訂完畢后，由經辦科室將合同原件掃描至合同管理系統中，形成電子版進行存儲。同時，將合同原件移交合同辦，合同辦根據編號規則進行排序，以便備案及查詢。需要注意的是，第一，合同如果出現補充、中止、解除等重大情況，應將原始單據掃描并附于合同正本之后，保證一個項目的合同資料完整無缺;第二，合同辦只針對需要對供應商支付款項的經濟合同進行歸檔管理，不包含人事勞務合同、體檢合同、借款合同等專項合同，經濟合同管理范圍小于醫院全口徑合同范圍。

四、結語

實踐證明，通過建立健全合同管理制度及信息化平臺，加強與預算控制和采購流程的對接管理，A醫院的財務管理質量整體得到了大幅度提升，規避了醫院經濟風險。合同管理作為經濟管理和內控制度的一個重要部分，為醫院實現可持續發展的戰略目標提供了有效的依據。

（作者單位為戰略支援部隊特色醫學中心）

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