淺談高校檔案管理信息化建設(shè)

殷承泰 王春暉

摘 要：檔案是高校發(fā)展和教學(xué)的真實歷史記錄，是總結(jié)經(jīng)驗、制定計劃、完善管理的基礎(chǔ)。因此，提高檔案管理的完善性和工作效率是目前高校檔案管理工作的第一要務(wù)。互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展與應(yīng)用，為高校檔案管理信息化建設(shè)搭建了必要的技術(shù)平臺與發(fā)展方向。本文建設(shè)性的分析了目前高校檔案管理工作存在的問題及檔案管理信息化建設(shè)面臨的困難。綜合現(xiàn)實案例，提出對策及研討對策的合理性，希望為高校檔案管理信息化建設(shè)的順利進行提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);檔案管理;高校

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

高校檔案是校史的記錄者與傳承者。高校檔案工作有其自身的發(fā)展特點，具有多種專業(yè)背景的高校人才，在信息技術(shù)和創(chuàng)新服務(wù)理念上具有獨特的優(yōu)勢，更容易跟上時代的步伐。高校檔案管理信息化建設(shè)是證明大學(xué)檔案工作能力的重要途徑，它的建設(shè)是一個巨大的數(shù)據(jù)項目。它旨在數(shù)字化檔案資源，智能化管理流程以及使檔案服務(wù)信息化，完成各種構(gòu)造。

二、高校檔案管理信息化問題所在

1.基礎(chǔ)設(shè)施落后，管理意識淡薄

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是高校檔案管理信息化建設(shè)重要的兩項建設(shè)，是需要投入大量資金的建設(shè)。當(dāng)前高校多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的建設(shè)重視不夠，直接會阻礙檔案管理信息化建設(shè)步伐。高校沒有在檔案管理上投入足夠的資金，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)無法建立，就不能將原始檔案數(shù)字化、信息化，從而影響了高校其它工作的工作效率。高校即使重視檔案管理工作，如果沒有投入信息化設(shè)備，仍使用原始的檔案管理方式，這樣的工作模式需要付出大量的人力、精力，效率低下，耗時較長。同時，原始的檔案管理方式出錯率高，遺漏情況比比皆是。因此，信息資源得不到有效的利用，就會造成高校管理者、廣大師生員工對以往所發(fā)生的工作經(jīng)驗與成果、數(shù)據(jù)信息等無法進行有效利用。

2.管理方式不規(guī)范，人員專業(yè)素質(zhì)不高

高校對檔案管理工作不重視，檔案管理人員非專業(yè)化嚴(yán)重，有的高校檔案部門成為安置家屬工作的崗位，嚴(yán)重地影響檔案管理信息化的推進。對于管理人員的不重視，消極的管理方式，導(dǎo)致管理人員的整體素質(zhì)低下、年齡老化、甚至極其缺乏計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。他們只懂得使用最原始的檔案管理技術(shù)，使用落后的方式進行管理，從而無法使檔案管理步入信息化。高校檔案資源信息量十分龐大，加上原始落后的管理方式使其成為一個龐大的工程量。再者，檔案管理人員經(jīng)過長期的、重復(fù)性工作，工作謹(jǐn)慎性及工作態(tài)度也隨之潛移默化的改變，其弊端顯現(xiàn)一覽無遺。

3.檔案管理數(shù)據(jù)量龐大，管理效率低下

高校的檔案管理涉及的數(shù)量龐大而又種類繁多。以我校為例，自學(xué)校成立以來，擁有超過200，000冊紙質(zhì)檔案，相關(guān)資料、視聽、實物和其他文件，已有60多年的歷史。共處理文件檢查、財務(wù)憑證和績效證明14，000多人次。但是，工作人員并沒有增加反而減少，人均工作量繼續(xù)增加。不可避免的是在一年中的某些特殊時間，如畢業(yè)季、年底課題組經(jīng)費審計等，形成業(yè)務(wù)量堆積現(xiàn)象。高校檔案管理的信息化建設(shè)是需要長期而又持久的工作，檔案管理人員在長期的枯燥繁重的工作條件下，管理效率低下，工作認真的程度將面臨著巨大考驗。

三、高校檔案管理信息化發(fā)展的條件

建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)資源整理與利用的方式，是高校對推進檔案管理信息化的態(tài)度。因此，如何建設(shè)好高校檔案管理信息化，促進檔案管理信息化建設(shè)更好的利用和發(fā)展是當(dāng)前高校的重點工作。

1. 配置信息化硬件設(shè)施，加強管理意識

高校檔案歸檔立卷種類多，信息量巨大，如我館每年歸檔的就有黨群檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、財會檔案、基建檔案、聲像檔案、實物檔案、出版類檔案、產(chǎn)品類檔案等等，這些檔案信息需要相同的方式，相同的數(shù)據(jù)儲存方式進行數(shù)據(jù)庫錄入。而高校網(wǎng)絡(luò)信息一體化建設(shè)需要從基礎(chǔ)設(shè)施入手，需要加大投入相應(yīng)的計算機、掃描儀、刻錄機等數(shù)字設(shè)備促進檔案管理信息化發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化，檔案計算機管理全面推進，逐步將計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)裝備到各類檔案館。加大投入檔案管理軟件的開發(fā)與利用，普及電子檔案的利用率及使用權(quán)限，加快檔案管理信息化的步伐。這體現(xiàn)了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的重要性，投入相應(yīng)的建設(shè)，建立良好的使用機制，高校在檔案的查找與利用、文獻的檢索、現(xiàn)況對比等等工作將簡單、準(zhǔn)確、無誤的呈現(xiàn)出來。提高了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)同時也提高了信息資源錄入的準(zhǔn)確性，掃描、拍照等手段加強了檔案的準(zhǔn)確性和具體形式轉(zhuǎn)變。

目前，我館按照工業(yè)和信息化部的有關(guān)要求，以信息化帶動工業(yè)化、以檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展為重點，加快檔案信息技術(shù)應(yīng)用步伐，全面推進數(shù)字檔案資源存量。

在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視和支持下，投資百萬元的300萬頁館存檔案數(shù)字化項目正加緊執(zhí)行。在學(xué)校信息化處等部門的密切配合下，作為學(xué)校九大信息系統(tǒng)之一，著眼于管理和利用網(wǎng)絡(luò)化、便捷化的檔案信息系統(tǒng)前期工作已經(jīng)完成，現(xiàn)投入試運行階段，工作效果明顯。

部門歸檔是指檔案材料形成部門的所有工作，從篩選、分類、歸檔進入管理系統(tǒng)，分類到系統(tǒng)，以及在歸檔管理部門的指導(dǎo)下定期轉(zhuǎn)移到檔案館進行歸檔。目前，我們的管理系統(tǒng)使用瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)。所有部門的兼職檔案管理員只要擁有網(wǎng)絡(luò)計算機，便可以登錄系統(tǒng)，使用各種功能。

2.革新檔案管理模式，提高管理人員專業(yè)能力

在高校的檔案形成過程中，會產(chǎn)生很多的電子公文等數(shù)字檔案。目前我校各部門的請示簽報申請、學(xué)校發(fā)文處理、外來文件處理等涉及公文、財務(wù)、教學(xué)、科研、資產(chǎn)等領(lǐng)域90余項事務(wù)均已實現(xiàn)OA網(wǎng)上處理，這些標(biāo)準(zhǔn)化格式的電子數(shù)據(jù)對學(xué)校和社會具有極大的保存價值。在電子文件等文件歸檔的實際操作中，我校提出在文件編號規(guī)則中增加每個部門的代碼，以使同一部門的文件相對集中，便于查找和使用。歸檔過程采用電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案‘雙套制歸檔模式，即電子公文等數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)歸檔，同時還將己辦結(jié)的電子公文等制成紙質(zhì)形式等進行歸檔，兩者互為鏡像，實現(xiàn)了文檔一體化。通過實際操作，優(yōu)秀的管理隊伍足以證明對檔案管理信息化建設(shè)的重要性。

檔案管理水平在一定程度上反映了高校各個方面的管理能力。如今，信息時代的數(shù)字信息管理模式已經(jīng)開始深刻影響檔案管理的全過程。為了快速、方便、準(zhǔn)確提供檔案，共享開放的檔案信息資源，更好地滿足師生使用檔案的需求，檔案管理隊伍建設(shè)及檔案管理人才的培養(yǎng)在其中的作用已是不言而喻。

3.實現(xiàn)檔案服務(wù)信息化，優(yōu)化服務(wù)效率

在實現(xiàn)檔案服務(wù)信息化的過程中，主要完成兩部分：在線檔案信息認證和遠程檔案認證。

在線提供檔案信息：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞯闹匾M成部分。數(shù)字校園環(huán)境下的高校，在線提供檔案信息，不僅可以為大多數(shù)檔案用戶提供便利，還可以提高文件利用效率。例如，向海外發(fā)送中文（英文）成績單、學(xué)歷證明等，為老師和學(xué)生節(jié)省了時間。

遠程辦理檔案證明：是指檔案利用人在局域網(wǎng)以外的全國各地，使用任何一臺電腦登錄檔案管理系統(tǒng)來獲取檔案信息資源的一種形式，但檔案管理系統(tǒng)在后臺需要驗證檔案利用人的身份，這增加了系統(tǒng)管理員的工作負載和難度。目前，只有同濟大學(xué)檔案館開放了“檔案服務(wù)利用系統(tǒng)”。

四、結(jié)語

高校檔案管理信息化建設(shè)是網(wǎng)絡(luò)時代的管理方式，是跟隨現(xiàn)代化發(fā)展的必須形式，其最終成效就是淘汰傳統(tǒng)的檔案管理模式。同時，也提高了檔案管理人員的工作效率，避免了“翻查”導(dǎo)致的時間與空間的浪費。檔案管理信息化建設(shè)之后，管理人員對檔案資料進行收集、整理、保存就變得非常便捷，歸檔數(shù)據(jù)信息一次錄入就可以長期保存，查找利用更加便捷，節(jié)省檔案庫房面積等相關(guān)資源，通過不定期進行歸檔數(shù)據(jù)信息的備份，使其保存更加長久安全。

信息化建設(shè)的推進是各大高校檔案管理迫在眉睫的工作任務(wù)，積極推進信息化建設(shè)，高校才能跟上時代發(fā)展步伐，才能對國家的經(jīng)濟發(fā)展和社會科技建設(shè)起到重要的推動作用。

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（作者單位：哈爾濱工程大學(xué)檔案館）