探討高校檔案管理信息化中存在的問題及完善路徑

摘 要：高校檔案管理信息化對于推動檔案工作轉(zhuǎn)型升級、提升數(shù)字資源利用效率和輔助學校工作智能決策具有重要意義，但當前高校檔案信息化建設(shè)需解決歷史遺留檔案問題，信息化管理的安全問題及資源配置問題。結(jié)合高校檔案信息化建設(shè)的實際，可以從三個方面著手，一是循序漸進開展檔案信息化工作，二是多方發(fā)力保障信息安全，三是“軟硬”兼施完善資源配置。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;高校檔案;檔案管理

高校檔案真實記錄了高校各項活動，對于學校的長足發(fā)展具有重要作用，當前，檔案的數(shù)字化管理、信息化管理得到了各高校的普遍關(guān)注，各大高校在不同程度地推動檔案信息化建設(shè)并取得了一定的成效。此外，學者也對該主題進行了探究，為高校檔案信息化建設(shè)提供了一定的參考。

一、高校檔案信息化管理的作用分析

當前，各高校普遍開展智慧校園建設(shè)，隨著建設(shè)進程的向前推進，各類數(shù)據(jù)資源顯著增長，對這些數(shù)據(jù)進行有效管理能夠為高校各項工作的開展提供數(shù)據(jù)支撐，推動各項工作的升級發(fā)展。

1.推動檔案工作的轉(zhuǎn)型升級。傳統(tǒng)的檔案管理模式其管理對象主要為紙質(zhì)檔案，以手工操作為主，檔案利用以實地利用為主，檔案工作管理手段較為落后。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)大幅度增長，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以滿足工作發(fā)展的需求，這就需要對檔案進行智能化管理，而信息化管理就是目前最符合行業(yè)發(fā)展需求的管理模式。從檔案管理的各個流程分析，其優(yōu)勢明顯，如檔案的收集，傳統(tǒng)的為坐等上門，被動地等待學校各二級機構(gòu)兼職檔案員將檔案移交到檔案館（室），而信息化管理，通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)電子文件的在線歸檔，減輕了檔案工作人員的工作壓力;又如，檔案的利用，傳統(tǒng)的利用方式主要為檔案用戶到館利用，而信息化管理可以通過檔案管理系統(tǒng)的用戶平臺實現(xiàn)在線利用，減輕了檔案用戶的時間成本，提升了檔案工作的效率。總言之，信息化管理將推動檔案工作的轉(zhuǎn)型升級。

2.提升數(shù)據(jù)資源的利用效率。檔案利用是實現(xiàn)檔案價值的主要路徑，傳統(tǒng)的檔案利用需要用戶到館利用，還需經(jīng)過一系列審批手續(xù)，增加了檔案用戶的利用成本，而且檔案利用需要人工查找，花費時間長，檔案利用的效率低下。而檔案的信息化管理，首先，傳統(tǒng)載體檔案通過數(shù)字化加工能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的全文檢索功能，通過檔案系統(tǒng)能夠迅速定位檔案用戶所需的信息，檔案查找的時間大大縮短且通過關(guān)鍵詞或主題檢索能夠在系統(tǒng)中檢索出系列相關(guān)文件，能夠弄清某一事項的來龍去脈，有利于檔案用戶決策。其次，信息化管理的在線利用功能，在線提交、在線審核、在線利用，打破時間和空間的限制，利用效果顯著。再次，網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，通過檔案官網(wǎng)實時提供最新的檔案訊息，公開檔案用戶關(guān)注的相關(guān)信息（信息非保密信息，可公開）能夠有效地提升檔案工作的影響范圍。

3.輔助學校工作的智能決策。隨著智慧校園的建設(shè)，高校各項工作的信息化程度越來越高，如教務(wù)管理系統(tǒng)中就包括教師授課安排、學生課程安排、課程的教室安排，調(diào)課、停課及補課等各種手續(xù)均在系統(tǒng)中完成，由此產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息。高校建立數(shù)字檔案管理，就可以對學校各項工作的數(shù)據(jù)信息進行有效管理，在需要進行決策的時候提供輔助，譬如，在開展學生評優(yōu)環(huán)節(jié)中，除學生自評外，可以通過學生的數(shù)據(jù)資源庫，了解學生的表現(xiàn)情況，如課程出勤、技能競賽獲獎、學生社團活動等各種活動中的現(xiàn)實表現(xiàn)，輔助決策。又如，在教師職稱評定環(huán)節(jié)，可以從教師數(shù)據(jù)庫調(diào)取相關(guān)數(shù)據(jù)，教師的任課情況、學生對教師的滿意度、教師的教學成效、教師的科研成果，等等。利用客觀的數(shù)據(jù)來開展工作，能夠在一定程度保證公正性，提供決策的準確性。

二、高校檔案信息化管理的問題分析

1.歷史遺留檔案管理難度大。一般，高校均有較長時間的建校歷史，而信息化建設(shè)在近幾年才普遍開展，各高校檔案信息化建設(shè)進度不一，均留有大量的歷史遺留檔案。這部分檔案真實地記載著學校的發(fā)展歷程，意義重大，但由于年代久遠，部分檔案可能存在紙業(yè)泛黃、紙張脆化、字跡褪色等問題，這就各檔案的數(shù)字化工作帶來難題。如何確保在數(shù)字化過程中保證檔案不損壞，有破損的檔案如何修補，字跡褪色的檔案如何利用現(xiàn)代技術(shù)修復(fù)，等等，這些問題均是紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中需要注意的重要問題。而當前，很多高校的檔案數(shù)字化工作采取業(yè)務(wù)外包的形式開展，這也給歷史遺留檔案的數(shù)字化帶來了一定的風險。

2.檔案信息化管理的安全威脅。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以人工為主，檔案的安全威脅主要來源于人員管理，如人為的損害、有意的泄露信息、疏于管理而造成是火災(zāi)、失竊等問題，一般的安全問題是可控的。而檔案實現(xiàn)信息化管理，檔案管理的各個流程以信息化為主，主要通過檔案管理系統(tǒng)進行檔案管理，如OA系統(tǒng)中電子文件的在線歸檔、檔案網(wǎng)站建設(shè)、檔案在線利用等各項工作，對系統(tǒng)的依賴性大。此外，電子文件易更改性、數(shù)字化過程中的信息泄露、檔案系統(tǒng)易受病毒和黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定、設(shè)備不兼容等等因素均會對檔案信息造成危害，影響學校各項事業(yè)的政策開展。

3.檔案信息化管理的資源配置。檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，是一項過程性工作，需要充足的財力、物力和人力支撐，從啟動建設(shè)到后期的持續(xù)建設(shè)，是一個持續(xù)投入的過程。建設(shè)智能庫房，需完善硬件設(shè)施，如智能密集架、溫濕度監(jiān)測設(shè)備及系統(tǒng)、防磁柜、除塵設(shè)備等等，而數(shù)字化過程需要掃描儀、打印復(fù)印機、辦公電腦等常用設(shè)備，這是基礎(chǔ)設(shè)施的投入。信息化管理還需自行開發(fā)或購買檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的日常維護、數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)遷移等工作均需進行投入。此外，人才也是檔案信息化建設(shè)必不可少的因素，組建專業(yè)的人才隊伍十分必要，但當前，很多高校在專業(yè)人才引進和培養(yǎng)方面還存在較大的改善空間。

三、高校檔案信息化管理的完善路徑

1.循序漸進開展信息工作。高校檔案信息化管理工作可以總結(jié)為兩大項即“存量數(shù)字化，增量電子化”，前文提及的歷史遺留檔案數(shù)字化的問題可以從以下幾個方面著手，減少數(shù)字化過程中的損害。首先，制定科學合理的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作規(guī)劃，明確數(shù)字化的進程及每個階段的重點工作，對歷史遺留檔案進行分類管理，將其分為未受損檔案、輕度受損和重度受損檔案。首先開展對未受損檔案的數(shù)字化，輕度受損的檔案經(jīng)修復(fù)后再進行數(shù)字化。其次，如果采取業(yè)務(wù)外包的形式開展檔案數(shù)字化建設(shè)，一定要對外包公司的資質(zhì)和經(jīng)驗進行考察，明確提出數(shù)字化的要求，確保數(shù)字化過程中檔案實體和信息的安全。

2.多方發(fā)力保障信息安全。檔案信息化管理極大地提升了檔案的工作效率和利用效率，但網(wǎng)絡(luò)化的管理環(huán)境同樣給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，強化安全管理十分必要。高校在開展檔案信息化建設(shè)時應(yīng)參照相關(guān)的法律法規(guī)和標準，對檔案數(shù)據(jù)進行處理，實現(xiàn)信息管理的現(xiàn)代化、科學化。保障信息安全，一是要提升保密意識，包括檔案管理人員和檔案利用人員，在管理和利用檔案的過程中，要履行必要的審批手續(xù)，強化保密意識，不能隨意泄露檔案信息。二是要確保檔案實體安全。即做好庫房的日常管理工作，做好防火、防盜、防水、防塵等“八防”措施，做好庫房溫濕度控制確保實體檔案在適宜的溫濕度中保存，避免因人為因素造成的檔案實體損害。三是確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全。做好安全防范工作，確保網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境的穩(wěn)定性，對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行維護更新，做好檔案數(shù)據(jù)的遷移工作和異地備份工作。此外，強化檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理，定期對網(wǎng)絡(luò)進行殺毒和漏洞修復(fù)，還應(yīng)定期檢查檔案管理系統(tǒng)，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的漏洞并采取根本性的措施來保證檔案管理系統(tǒng)的正常使用，做好應(yīng)急預(yù)案，提高檔案管理系統(tǒng)對黑客、病毒等應(yīng)對能力，充分發(fā)揮密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)在提高電子檔案管理方面的積極作用。

3.“軟硬”兼施完善資源配置。“軟硬”兼職即完善檔案化建設(shè)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，而軟件設(shè)施又包括系統(tǒng)軟件和人力支撐。完善硬件設(shè)施包括辦公室常用辦公設(shè)備的配備，如辦公電腦、打印復(fù)印機、掃描儀等。還包括檔案庫房建設(shè)，需參照相關(guān)的標準建設(shè)符合選址要求和建筑要求的檔案庫房，配備可移動的智能密集架，安裝庫房溫濕度控制系統(tǒng)，此外，安裝電子顯示屏對庫房的溫濕度進行顯示，以便于檔案工作者密切監(jiān)測庫房溫濕度，做好溫濕度控制工作。而軟件方面，一方面需安裝符合學校檔案實際工作的檔案管理系統(tǒng)，有條件的高校可以自行設(shè)計，也可以向?qū)I(yè)的檔案公司購買軟件或者委托設(shè)計。另一方面則主要關(guān)注檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，在人才引進階段注重專業(yè)素養(yǎng)的考察，將專業(yè)素養(yǎng)作為一個重要的評價指標;在人才培養(yǎng)方面，鼓勵在職檔案管理者參加各種形式的繼續(xù)教育，學習新知識和新技能以適應(yīng)崗位不斷發(fā)展的新需求。此外，還可以建立良好的激勵機制，對檔案工作進行績效考核，提高檔案管理人員的工作積極性。

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[2]穆新參.高校檔案信息化服務(wù)的影響因素及策略探索[J].蘭臺內(nèi)外，2018

（作者單位：晉中師范高等專科學校）

作者簡介：王曉（1985-），女，漢族，本科，館員，晉中師范高等專科學校，研究方向：檔案管理。