新時(shí)代檔案管理工作的變革與創(chuàng)新探究

張曉佳

摘要：檔案管理工作是企事業(yè)管理中的重要結(jié)構(gòu)，檔案管理效率以及水平與企事業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，因此，加強(qiáng)檔案管理工作、改善傳統(tǒng)的檔案管理模式是企事業(yè)當(dāng)前重要的決策和任務(wù)。在新時(shí)期下，科學(xué)技術(shù)的研發(fā)與廣泛應(yīng)用使我國的檔案管理工作內(nèi)容以及模式有了翻天動地的變化，利用現(xiàn)代技術(shù)的功能，可以有效地彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中的不足，對于當(dāng)下檔案管理工作的創(chuàng)新，本文將會進(jìn)行詳細(xì)介紹。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代、管理理念、管理模式、人員素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人們進(jìn)入了信息化的新時(shí)代，而且人們對于信息技術(shù)的運(yùn)用也越來越廣泛。其中檔案管理的工作中就大量運(yùn)用了信息技術(shù)，檔案管理是一個復(fù)雜而工作量龐大的工作。在沒有計(jì)算機(jī)的年代，檔案都是記錄在紙上，工作可謂是十分的繁瑣。而科技的不斷進(jìn)步和發(fā)展，使得檔案管理的工作中有了計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，這使得檔案管理的工作內(nèi)容與模式有了很大的轉(zhuǎn)變，將紙質(zhì)的檔案變?yōu)榱穗娮訖n案，這大大的減小了工作量。這也讓檔案管理者的管理工作有了一個新的平臺，應(yīng)該積極跟隨時(shí)代的發(fā)展要求，使得更夠高效率的完成管理工作。

一、新形勢下機(jī)關(guān)檔案管理工作面臨的阻礙分析

1、監(jiān)管的思想意識不夠濃厚

通常情況下，思想意識會對人們的行為產(chǎn)生極大的影響，甚至?xí)拗茖?shí)踐操作事宜。目前有些部門檔案管理事宜難以得到各方的高度重視，因此常常會導(dǎo)致工作不被重視。造成這一現(xiàn)象的主要原因在于相關(guān)人員無法切實(shí)感受到檔案管理的重要意義，即忽視了其實(shí)效性。據(jù)調(diào)查可知，部分地區(qū)甚至缺乏專業(yè)化的檔案管理部門。尤其是將檔案室移作他用，使得檔案管理事宜遭到阻擋。檔案管理的相關(guān)設(shè)備也不夠齊全。久而久之，檔案材料的污損現(xiàn)象極為常見。部分資歷較深的員工無法接受機(jī)械化的檔案管理方式，故而阻礙著檔案管理信息化水平的提升。可想而知，部分員工會采用敷衍的態(tài)度實(shí)施日常的管理工作。

2、檔案管理?xiàng)l件不足

檔案資料的大量性要求其必須具備充足的檔案管理空間，因此檔案管理的硬件設(shè)施必須達(dá)標(biāo)。但實(shí)際情況卻是大部分機(jī)關(guān)單位的檔案室體積非常小，用于存放檔案的空間根本不夠，再者，檔案柜樣式雜亂，不具有統(tǒng)一性，對于某些具有機(jī)密性質(zhì)的文檔，沒有一個安全的保存條件，很容易發(fā)生信息泄露。

3、技術(shù)指導(dǎo)工作難以及時(shí)落實(shí)

以往的檔案主要是紙質(zhì)的，如今隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的形式逐漸得以呈現(xiàn)。手動操作方式仍舊是目前常見的管理手段，例如手工收集信息、信息標(biāo)記以及分類，還有手工儲存的環(huán)節(jié)。在經(jīng)濟(jì)因素以及內(nèi)在因素的影響下，計(jì)算機(jī)管理方式遲遲不能落實(shí)，即便是已經(jīng)配備了先進(jìn)的設(shè)備，但是依舊存在人員素質(zhì)不夠以及技術(shù)滯后等問題。

4、檔案管理人員水平不足

檔案管理人員具備強(qiáng)大的專業(yè)技能是做好檔案管理工作的關(guān)鍵所在。目前大部分檔案管理人員缺乏檔案管理意識，對其重視度嚴(yán)重缺失，不能夠打破傳統(tǒng)管理模式的束縛，做不到與時(shí)俱進(jìn)，不具備科學(xué)觀念及創(chuàng)新能力。有些檔案管理人員對和檔案有關(guān)的法律法規(guī)沒有一個正確的認(rèn)知與了解，對檔案歸檔管理的范圍以及檔案管理的時(shí)限認(rèn)識不全，導(dǎo)致其專業(yè)技能水平低下，無法做好檔案管理工作。

二、新時(shí)代，創(chuàng)新檔案管理方式的高效途徑

1、更新檔案管理的理念

首先，要將檔案管理者的觀念由傳統(tǒng)、保守轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放創(chuàng)新、開拓進(jìn)取，將檔案工作業(yè)務(wù)觀轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案工作服務(wù)觀，培養(yǎng)主動創(chuàng)造條件解決問題的觀念。其次，必須緊跟時(shí)代，了解檔案工作數(shù)字化是當(dāng)前社會的發(fā)展必然結(jié)果，從觀念上轉(zhuǎn)變對數(shù)字化的認(rèn)識，了解數(shù)字時(shí)代檔案管理工作的變化及內(nèi)涵。最后，自身的行為也必須跟上數(shù)字時(shí)代的步伐，明確數(shù)字時(shí)代檔案管理工作的職責(zé)已不再是單純的管理，而是要做出風(fēng)采，令用戶滿意。

2、檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

（1）在傳統(tǒng)模式上進(jìn)行提升

傳統(tǒng)管理模式在很多方面都不夠完善，所以應(yīng)該在全方位保證檔案的全面性，對檔案進(jìn)行全面的控制，并且在檔案中錄入豐富的資源。檔案管理必須做好安全保障，建立嚴(yán)密的信息屏障，不僅方便信息查閱，而且對于機(jī)密的檔案，也能做好全面的保障，防止泄密事件的發(fā)生。而在保障信息的安全性的過程中，我們應(yīng)采取科學(xué)的管理方式，全面提高管理工作的效率，能夠更好的滿足對社會各階層的要求。

（2）分類方式的轉(zhuǎn)變

檔案的管理中，分類方式是非常關(guān)鍵的一步，而分類與檢索又密不可分，分類是為了更高效率的檢索。電子管理模式上，在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞對檔案進(jìn)行檢索，然后與之相關(guān)的檔案信息就可以被調(diào)用出，理論上也可以不分類。但為了更迅速的讓人們進(jìn)行調(diào)用，所以還是進(jìn)行了詳細(xì)的分類。總而言之，檔案的管理工作應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，滿足人們的需求，不斷進(jìn)行改善和創(chuàng)新，能夠不斷的提高檔案管理工作的效率和完成質(zhì)量，能夠更好的讓檔案為人們、為社會所用。

3、定期培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)

隨著科技的進(jìn)步和群眾需求的提高，檔案管理人員技術(shù)操作技能還不夠強(qiáng)，綜合能力還有待提升。因此，相關(guān)部門應(yīng)積極了解先進(jìn)的管理方式，并且對現(xiàn)有的人員能力進(jìn)行調(diào)查，從而為其提供相應(yīng)的培訓(xùn)。這樣一來，便可更具針對性地提升管理人員的能力水平。高端先進(jìn)的信息技術(shù)以及創(chuàng)新思維的培養(yǎng)等，均是重點(diǎn)的培訓(xùn)內(nèi)容，借此可將檔案管理的效率提升。為將人員的綜合素養(yǎng)提升，還可積極邀請相關(guān)專家來完成再教育的工作。如有必要，還可及時(shí)吸納更具先進(jìn)理念以及較高水平的管理人員，為原有的員工隊(duì)伍注入新鮮的活力。

綜上所述，做好企事業(yè)的檔案管理工作能夠有效提高檔案管理的工作效率，提升檔案管理工作的質(zhì)量。因此，相應(yīng)部門必須重視機(jī)關(guān)檔案改革，不斷創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理方法，加強(qiáng)檔案管理意識，不斷提升管理人員的綜合素質(zhì)，積極解決檔案中存在的障礙，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序性與穩(wěn)定性。

（作者單位：河北省石家莊市靈壽縣消費(fèi)者協(xié)會）