高校人事檔案管理信息化建設的價值

楊舒然

【摘要】隨著社會的快速發展，計算機信息技術已經逐漸普及，各行各業都開始實現信息化發展，高校人事檔案管理也應當緊跟時代步伐，積極開展信息化管理工作。本文針對高校人事檔案管理信息化建設方面的內容進行了分析與探究，在介紹人事檔案信息化管理含義的基礎上，對其運用價值進行了分析，并提出一系列信息化建設的策略，希望能夠為高校人事檔案管理工作的更好開展提供參考。

【關鍵詞】人事檔案;信息化建設;策略;信息技術

高校人事檔案管理工作是一項重要的工作，關系到高校內部人事變動、晉升等事項，所以高校應當提升這方面工作的重視度。在當前信息化發展水平不斷提升的背景下，高校應當在人事檔案管理工作中引入信息化技術，以提升工作的有效性，使人事檔案管理工作發揮更大的價值。總體來看，人事檔案管理工作具有較大的復雜性，其涉及高校每一位教職工的信息，包括個人業績、學歷信息、職稱信息、興趣愛好、特點等，在實際人事檔案管理中管理者的任務較多，工作壓力較大，且手工檔案管理容易出現差錯，不利于檔案信息的完整保存，也無法提升其運用價值。而將信息化設備引入進來，則能夠避免這些問題，從而促進人事檔案管理工作更好開展，因此高校開展人事檔案信息化管理意義重大。

一、高校人事檔案管理信息化建設的概述

（一）高校人事檔案管理信息化的含義。高校人事檔案是高校內部發展中的重要內容，其指的是教職工的個人信息，包括學歷信息、業績信息、職稱信息等，而人事檔案管理信息化建設是指對人事檔案管理的時候要借助于計算機以及相關的現代化設備，使檔案管理更為規范、科學，提升人事檔案管理的效果。傳統人事檔案管理過程中，相關人員往往將手工管理作為主要形式，這樣人事檔案管理的效率和質量都比較低，且校領導要想對人事檔案進行運用，往往需要花費較多的力氣進行手工查找。而將信息化技術引入進來則能夠借助于系統對檔案進行分類保存，并且在運用的時候只需要輸入對應的名稱即可調取出來，從而更能夠發揮人事檔案的價值。

（二）高校人事檔案管理信息化建設的價值和優勢。1.優化人事檔案管理模式。檔案管理模式影響檔案管理效果，通過對高校人事檔案管理模式進行優化，能夠不斷提升人事檔案管理的效果。在引入信息化設備之前，人事檔案管理者面臨著繁重的工作任務和壓力，其為了完成工作而無暇顧及太多，因此不注重對人事檔案管理的方法進行優化，也不注重管理過程的創新，這樣勢必會導致人事檔案管理工作較為被動，不利于整體管理效果的提升。而通過信息化建設的開展，合理引入信息化設備，則能夠借助于信息系統對人事檔案管理每一個環節的工作進行優化，使檔案管理者依據系統流程開展人事檔案管理工作，這樣就能夠降低工作中的盲目性和被動性，而且還能夠提升人事檔案管理的效率。2.增強人事檔案的運用價值。高校人事檔案信息是教職工發展情況的詳細記錄，能夠為教職工評定職稱、晉升等帶來有利作用，并且還可以為高校人力資源配置提供重要作用。由于手工管理人事檔案信息需要分類存放，且不同的信息會被放置在多個地方，這樣相關領導要想對教職工的信息進行了解，觀看其檔案信息，就需要花費長時間來翻動這些檔案書籍，甚至一些領導為了快速決定某位教職工的晉升情況而直接跳過檔案信息的查閱這一流程，這不僅會導致人事檔案信息利用價值的降低，還不利于教職工晉升。將信息化技術引入進來，則能夠使各位教職工的信息被上傳到高校相關的人事檔案系統中，這樣校領導就能夠及時對這些信息進行調取，節省時間的同時提升人事檔案信息的運用價值。

二、高校人事檔案管理信息化建設存在的問題

雖然近年來在信息技術快速發展的過程中，很多高校開始對信息化技術加大重視度，在人事檔案管理過程中引入了信息化設備，但是依然有很多高校對人事檔案管理的重視度較低，沒有進行信息化設備的引進，導致人事檔案管理工作依然處于被動落后的局面。總體來看，當前我國高校人事檔案管理信息化建設中存在的問題有如下幾個：1.信息化建設理念落后，缺乏先進的信息化設備。信息化建設的基礎是要具備較高的信息化建設理念，只有對信息化建設有一個全面而深刻的認識，才能夠更好地開展信息化建設工作。然而當前很多高校領導沒有對信息化建設進行詳細了解，認為人事檔案管理工作屬于后勤工作，不用開展信息化建設，因此不注重引進信息化設備和系統。2.安全問題嚴重。安全問題是信息化建設需要解決的重要問題，由于信息化設備是與互聯網以及計算機相關聯的，所以高校應當做好安全管理工作。當前很多高校雖然在人事檔案管理中引入了信息化設備，但是由于不注重安全管理工作，所以導致人事檔案管理面臨著嚴重的威脅，影響了高校長遠持續運行。3.人事檔案管理者的信息化技能有待提升。高校人事檔案信息化建設的開展離不開檔案管理者，但是很多高校人事檔案管理者的信息化技能較為欠缺，無法合理對信息化設備以及信息系統進行運用，導致人事檔案管理工作開展不力，無法發揮人事檔案信息化建設的價值。

三、高校人事檔案管理信息化建設的策略

高校人事檔案管理信息化建設是一項系統化的工作，需要不斷提升教職工的信息化理念，加強對信息化建設的認識，并做好安全問題，提升檔案管理者的信息化技能，如此才能夠使人事檔案管理信息化建設更穩定地開展。

（一）更新信息化管理理念，做好硬軟件建設。為了推動人事檔案管理信息化建設水平的提升，高校領導要對自身的教職工進行宣傳與教育，使其對信息化建設以及人事檔案管理工作加大重視度，明白人事檔案管理的價值和意義，并積極配合檔案管理人員開展工作，借助于相關的系統提供信息，推動人事檔案管理更為科學、全面。同時，還要對人事檔案管理者進行全面的教育，使其不斷轉變自身的思想觀念，摒棄傳統落后的思想觀念，明白信息化工作的價值和意義，更快速地適應信息化工作環境。

（二）做好信息化安全管理工作。高校人事檔案管理工作信息化建設雖然對于高校發展而言是十分有利的，但是假設不做好安全管理工作，也往往會為人事檔案信息帶來威脅和風險，從而影響這方面工作的穩定開展，對高校造成較大的損失，所以高校應當注重人事檔案信息化安全管理工作。第一，高校應當定期對自身的信息化系統進行維護和更新，找出系統中的漏洞和風險，及時進行處理。第二，要根據系統實際情況設立防火墻，對系統實時進行安全檢測，一旦發現威脅要及時進行解除。

（三）不斷提升人事檔案管理者的信息化技能。人事檔案管理者的信息化技能高低直接影響著人事檔案管理工作的效果，所以高校應當采取有效措施，不斷提升人事檔案管理者的信息化技能。第一，高校相關領導要定期對人事檔案管理者進行培訓，多為其灌輸一些信息化方面的知識，使其不斷提升信息化技能，提升工作的有效性。必要的話可以聘請經驗豐富的信息化專家到校為人事檔案管理者進行培訓，解答他們在工作中的疑問，并為其傳授信息化經驗和技能。第二，要鼓勵人事檔案管理者自主進行學習，利用業余時間多學習一些計算機知識，并定期對其進行考核，對于信息化技能高的人員進行獎勵，激發其他人員參與學習的積極性，形成良好的學習風氣。第三，要對人事檔案管理者開展網絡安全以及技術防護等方面的教育，提升其系統修復和升級能力，推動信息化系統的穩定運行。

四、結束語

在當前信息化快速發展的過程中，高校也應當與時俱進，積極開展信息化建設，推動人事檔案管理更為高效，不斷提升人事檔案管理的價值。本文認為高校人事檔案管理信息化建設的良好開展需要從三個方面出發，即思想觀念更新、安全管理、管理者技能。希望各大高校仔細對待這一方面的工作，嚴陣以待，不斷加大人事檔案管理信息化建設的重視度。

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