淺談一體化電子檔案資源庫在中職學校開展的可行性

朱峻宏

摘 要 在中職學校中，涉及管理的部門很多，教育教學管理工作繁雜，按部門分類有行政辦公室工作管理、教育教學管理（含課務管理、教材管理、考試管理、學生成績管理），學生學籍管理、圖書館電子圖書、畢業生檔案管理、繳費管理等。由于工作繁雜，資料繁多，儲存檔案方式傳統、落后，跨部門之間不能更好銜接等原因，導致擔任相關工作的人員無法快速、便捷、有效的利用各類檔案信息等功能。所以建設一體化的電子檔案資源庫，配置電子檔案管理硬件設備在中職學校中顯得尤其重要。

關鍵詞 中職學校 檔案管理 一體化的電子檔案資源庫

中圖分類號：G647.24文獻標識碼：A

1為何要建立并健全中職學校電子檔案

（1）電子檔案的優點：①信息保存的可靠性，電子檔案的保存流程較為復雜，需要經過系統的計算機處理，學校電子檔案的信息搜集、整理與保存等環節，尤其是在保存過程中必須注重信息的可靠性。②傳播的開放性，中職學校電子檔案的創建，其根本目的是服務于廣大在校師生進行各類信息的查詢和下載，進而滿足教學工作和學習的基本需求。在中職學校電子檔案的傳播中，首先要保證其開放性，而且要保證信息傳播過程的安全性。③使用的便捷性，在傳統的中職學校中，在校師生進行各類資料的查閱和瀏覽普遍需要進過較為繁瑣的程序，而電子檔案的形成而客觀提高了相關資料、文獻使用的便捷性，在校師生只需使用相應的賬號和密碼登陸學校圖書館網站，盡可以隨時進行各類信息的查詢，以方便在日常工作、學習中的使用，進一步提升教學和學習的效率。④資料的共享性：在現代經濟信息時代，加強對于各類資料的共享性是極為重要的。學校各類資料的收集和使用普遍受到時間和地域的限制，必然會導致資料傳播的封閉性，因此，中職學校的電子檔案體系構建中，必須注重資料的共享性，以達到促進知識和文化傳播的目標。

（2）電子檔案的與傳統檔案對比的優越性：①在閱讀方面：傳統檔案的閱讀方式易于被接受。②在使用方面，傳統檔案受時間，地點的影響，而電子檔案可以通過計算機網絡的傳播隨時隨地查閱，提高了檔案的利用率。③多次使用方面：傳統檔案的介質是紙張，每次翻閱都有磨損，而電子檔案在頻繁使用中不容易受外界因素的影響。④使用的效率方面：傳統檔案在查閱前，都需要大量查、調檔案，才可以找到用戶所需要的檔案，而電子檔案在使用時，只需要輸入相關的檢索詞就可以準確的調出用戶所需的檔案。⑤在存儲方面：電子檔案的存儲介質是光盤等新型材料，所占空間面積小。

2目前我校各類檔案存儲現狀

（1）學籍管理。手工檔案模式占主導，電子檔案不完善。目前學生學籍檔案由班主任指導學生填寫紙質版檔案，填寫時間較長，信息過于冗贅，收集過程較長。不僅僅占用了學生日常學習時間，也增加了班主任的工作量。學籍管理部門回收檔案資料后，由于日常工作繁重，不能按時，按量，按質完成學生學籍管理工作，從而導致學生學籍信息延后，電子檔案信息不完善，查閱起來非常麻煩。

（2）成績管理。層次多樣化，管理參差不齊。我校目前有全日制本科、全日制高職大專、全日制普通中專、全日制2+3高職護理、自考銜接、成人本科（大專）等多層次性質教育。在成績管理方面，每個層次培養方案管理不同、教學要求不同、上報形式不同，而學校目前并沒有全面的教務管理上報系統的，從而導致管理人員日常工作量加重，加班加點已成家常便飯。

（3）學生信息檔案管理。學生信息檔案分為學生在校檔案、學生畢業信息檔案。學生在校檔案是記錄學生在校期間政治面貌、品德作風、學習表現等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報以及開具考研等相關證明時，需要使用到，是以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。而學生畢業信息檔案是學生的一種學歷認定，在個人未來找工作，評職稱，落戶等方面時都需要用到。學生信息檔案管理目前并沒有獨立完整配套的存儲地點，管理隨意性強，做不到更好的保護。電子文檔幾乎為零，往回歷史查閱相當繁瑣，長期的查閱會對紙質文件有不同的磨損，也存在丟失的風險。

3目前我校電子檔案管理存在問題

（1）認識落后，管理不規范。某些中職學校的領導層和管理檔案的人員在認識方面比較落后，不能接受新事物，依舊停留在手工傳統的檔案模式;在檔案管理的日常工作中，往往不夠重視，隨意放置檔案或不按時、按量、按質完成相關的檔案管理工作。

（2）歸檔程序不明確，存儲載體不安全。目前很多中職學校對電子文件的歸檔程序制度建設不健全，要求不夠明確，存儲過于分散，未實現集中脫機保管。計算機系統如出現問題，電子文件可能丟失。一些學校的電子文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，或以軟磁盤作為電子文件存儲的介質，一旦系統出現問題或軟磁盤遭到損壞，極有可能造成電子文件損壞，甚至全部丟失的嚴重后果。

（3）制度不完善，管理隨意性強。中職學校有其自身的辦學特點，部門多，教育教學管理工作繁雜，如涉及到教務方面的工作有：教學計劃管理、課務管理、教材管理、考試管理、學生成績管理、學籍管理等。由于工作繁雜，資料繁多，有些部門在計算機上起草制作的文件，經常被忽視，沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使其與當初打印出來的紙質文件不盡相同，從而失去了歸檔保存的意義。

（4）歸檔不鑒定，真偽不辨別。查閱難度大歸檔電子文件的真假與價值，需要做辨別及鑒定，如果電子存檔只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，這樣歸檔，一方面達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面使大量珍貴的文件淹沒在價值不大的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來諸多不便。

（5）設備落后，專業人才缺乏。在紙質檔案向電子檔案轉化的過程中，由于轉化速度快，中職學校往往在人才和設備上都出現了短缺現象。電子文件的歸檔工作，要求檔案工作者不僅必須具備專業的檔案管理知識，還必須擁有較好的計算機操作技能。與此同時，學校還要引進先進的（下轉第74頁）（上接第72頁）計算機設備及相應的管理軟件，這樣才能充分發揮專業人才的作用。