淺談旅行社財務信息化建設

周曉麗

一、財務信息化建設的意義

（一）提高管理水平，有效控制風險

信息化建設是促進企業管理創新和項管理水平提高的重要手段。企業信息化是用計算機硬件系統和軟件系統對工作所需的信息進行管理、整合，及時為管理人員提供準確的信息。同時，在信息化建設的過程中不僅是引進信息技術，而更多的是通過轉變傳統的管理觀念，把先進的管理理念、管理制度和方法引入到管理流程中，進行管理創新。使企業建立良好的管理規范和管理流程，并將這些制度和流程進行了固化，有效的防控了人工操作的各項風險，促使企業管理基礎更為扎實，管理方法更為科學，整體的管理水平進一步提高。

（二）信息傳遞暢通，實現信息共享

傳統企業的管理模式存在著信息閉塞，信息不對稱等弊端，致使企業的管理者很難全面掌握信息，造成決策偏差和失誤。利用信息系統，可以將企業的各類信息進行綜合平衡和優化管理，有利于企業各部門工作開展，提高企業各部門間有效溝通，并能夠避免一些重復勞動。建立了信息系統，使各部門信息可以互通，從而達到信息共享的目的。同時，財務信息與業務信息相結合，可把眾多單一的信息整合成一個綜合的信息體系，綜合的、系統的、完整的信息為管理者的科學決策提供強有力的基礎保障。

（三）規范財務核算、促進財務管理

具有一定規模的旅行社，一般都擁有多家子公司或分支機構。由于核算單位數量較多，若利用手工核算方式就會造成核算紊亂、報表合并工作量大、財務信息利用率差等弊端。如果企業建立了財務信息核算系統，就可以統一核算科目，包括科目明細及輔助項目等，從而規范了核算基礎，使財務數據更加準確。通過財務信息系統，不僅大大減少了合并報表的工作量，而且可以根據公司經營層管理需要設置各類管理報表，提高財務數據和財務報表的效用性。

（四）提高工作效率、降低人工成本

由于旅行社行業業務量非常大，又基本上都是按單團進行財務核算，核算時輔助項目也較多，因此，財務人員的核算任務相當繁重。另外，由于旅行社對操作人員或銷售人員的考核都是按其所操作或銷售的團隊的利潤進行考核，因此，財務部需提供每個操作人員或銷售人員營收、利潤等基礎數據，這些基礎數據的統計、整理將花費財務人員較大的精力。若通過信息化管理，可以大大減輕財務人員的勞動強度，提高財務人員的工作效率，節約財務人員成本，使財務人員從繁重的基礎核算、數據統計等工作中解脫出來，從而向財務管理方向轉型。

二、旅行社財務信息化建設的內容

一個好的、有效的財務信息化系統，離不開業務信息系統的支撐。旅行社的財務信息系統也一樣，它包含業務系統財務信息化和財務核算系統信息化。

（一）業務系統財務信息化

旅行社的業務信息包含每個客人的基本信息（客人名字、身份證號碼、護照號碼、聯系電話等）、供應商的基本信息（名稱、地址、電話、社會統一信用代碼證號等）、訂單信息、收款信息、團隊的成本信息、付款信息等。由于旅行社業務信息量非常龐大，因此只有通過信息系統才能進行高效、系統地管理。由于旅行社的信息系統較為完善，因此財務管理部門應盡量利用信息系統中有效的財務信息進行財務相關的管理。一般，財務部門根據公司和業務的實際情況，可在業務信息系統中植入賬單模塊、收款認領模塊、付款模塊、應收賬款模塊等。

1.賬單模塊。為了管理的需要，通常情況下，旅行社的核算都以團隊為單位，即每個團隊生成一張賬單，賬單中反映該團隊和線路的收入、成本、利潤，同時也反映了應收、應付的詳細情況，使團隊的盈利情況和客商往來情況都在賬單中得到了體現。促使我們能一目了然的掌握團隊的盈利能力，以便對團隊和線路進行更精準地分析，加強對盈利能力較高的線路的宣傳和推廣，對盈利水平極差或虧損的團隊及時采取措施。

在賬單模塊中，可以根據管理的需要，設置各類管理報表，如線路報表、部門報表、銷售報表等。為了掌握每條線路的收入、成本、利潤等盈利情況，我們以線路為單元進行統計，生成線路報表;為了掌握各部門的經營情況，我們可以將該部門操作的所有團隊進行歸總;為了統計各銷售員的銷售業績情況，我們可以設置一張銷售管理報表，以統計每個銷售員某一時間段的銷售收入、利潤情況。

2.收款認領模塊。旅行社的客戶有同業代理商、企業單位、散客等，收款存在單筆金額小、收款筆數多的特征。如何將客人支付的款項對應到其參加的旅游團隊中，對旅行社來說是一個重要而又繁瑣的工作。為了減輕工作量，我們需在業務信息系統中嵌入收款認領模塊。

在收款認領模塊中，首先，建立一個導入功能，出納人員每天將銀行賬戶、支付寶、微信等收款明細導入收款模塊數據庫中。銷售員在向客戶收取款項后，在收款認領模塊中發起認款流程，在收款模塊數據庫中找收款的信息，并將已收到的款項與銷售訂單進行對應。財務人員對銷售員的認款進行核對并確認，收款確認后向客戶開具發票。

3.付款模塊。由于旅行社涉及的供應商數量較多，有酒店、航空公司、地接等，每次付款的金額不會太大，但付款的次數非常頻繁，若手工填寫付款單、進行線下審批，則會大大增加工作量，工作效率極其低下。若在業務模塊中設置了付款模塊，則操作可直接發起付款申請，按照流程自動逐級審批，大大縮短了審批時間。同時，由于信息系統對流程進行了固化，也規范了財務管理，提高了對財務制度的執行力。

4.應收賬款模塊。應收賬款是旅行社最為重要的流動資產之一。由于旅行社一般會給同業代理社1-3個月的掛賬期，因此應收賬款的金額一般都較大。另外，旅行社業務的毛利率非常低，隨著競爭的加劇，逐年呈下降趨勢，一旦應收賬款無法收回，產生的壞賬損失對旅行社的影響較大，因此，在旅行社中，應收賬款的管理顯得尤為重要。

（二）財務核算系統信息化

1.憑證模塊。目前，大部分企業都已實施會計電算化，憑證模塊是會計電算化的基本模塊之一，可實現會計憑證的制單、審核、記賬、帳薄查詢等功能。在旅行社的財務信息化系統中，除了會計電算化中基本功能，最重要的是應將旅行社的業務信息系統和會計電算化系統進行對接，實現憑證信息自動傳遞、憑證自動編制的功能。

由于旅行社實行單團核算，核算輔助項目非常詳細，致使財務人員的手工核算工作量繁重。業財對接后，業務系統賬單模塊的信息可直接傳遞到電算化系統的憑證模塊，并自動生成相應的憑證。這不僅提高了財務人員的工作效率，還增加了憑證數據的準確性、及時性。

2.報表模塊。在報表模塊中，不僅設置企業財務報表（包含資產負債表、損益表、現金流量表等），同時還應根據經營管理者的管控需要設置各類管理報表。如：為了反映及考核各部門的經營情況，需設置部門經營情況表;為了加強部門各項費用的管理和控制，需設置部門費用情況表;為了考核和管理各部門的資金使用情況，需設置部門資金使用情況表。通過各類報表的設置，大大提高了報表編制的效率，為企業管理者提供了更準確的決策依據。

三、結語

在業務量大、核算精細的旅游行業，財務信息化的建設迫在眉睫。通過財務信息化的建設，不僅有效提高工作效率、節約人工成本，也使企業的管理水平得到進一步提升。（作者單位：浙江省中國旅行社集團有限公司）