基于“智慧校園”的嵌入式檔案信息服務(wù)模式探討

徐健

摘 要本文從國(guó)內(nèi)“智慧校園”建設(shè)發(fā)展情況引入，分析高校檔案信息服務(wù)平臺(tái)的發(fā)展現(xiàn)狀，探索在“智慧校園”平臺(tái)進(jìn)行嵌入式檔案信息服務(wù)模式開(kāi)發(fā)利用的可行性研究，并針對(duì)新模式設(shè)計(jì)及開(kāi)發(fā)過(guò)程中遇到的難題嘗試給出可行的解決辦法，以期加快現(xiàn)代化檔案信息服務(wù)的建設(shè)發(fā)展速度。

關(guān)鍵詞智慧校園 檔案 信息化 APP

一、前言

從1968年美國(guó)誕生了世界上第一個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)ARPANET（簡(jiǎn)稱“阿帕”網(wǎng)），到1987年互聯(lián)網(wǎng)正式進(jìn)入中國(guó)，再到21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)蓬勃發(fā)展，尤其我國(guó)4G無(wú)線通信技術(shù)的普及（5G已經(jīng)開(kāi)始投入使用）和智能手機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)深刻改變了全社會(huì)的生產(chǎn)生活方式[1]13。由政府主導(dǎo)的“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略，將各行各業(yè)融入互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)新家園。“智慧校園”就是在這個(gè)大背景下誕生的基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的校園“一站式”服務(wù)平臺(tái)。

作為一名高校檔案工作者，筆者一直關(guān)注高校檔案信息服務(wù)APP的建設(shè)發(fā)展動(dòng)態(tài)。通過(guò)對(duì)各類(lèi)高校普遍采用的“微信公眾號(hào)”檔案信息服務(wù)平臺(tái)的跟蹤調(diào)查，發(fā)現(xiàn)各校的檔案信息服務(wù)平臺(tái)存在關(guān)注度低、協(xié)調(diào)性差、技術(shù)能力不足等問(wèn)題。筆者認(rèn)為，高校檔案信息服務(wù)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)融入“智慧校園”，統(tǒng)一協(xié)調(diào)開(kāi)發(fā)利用，才能主動(dòng)化解自身不足，更好地發(fā)揮檔案信息在學(xué)校教學(xué)、科研及服務(wù)社會(huì)發(fā)展等方面的更大作用。

二、高校檔案信息服務(wù)平臺(tái)的發(fā)展現(xiàn)狀概述

筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前國(guó)內(nèi)的各類(lèi)高校都在積極開(kāi)發(fā)基于本校檔案資源的信息服務(wù)平臺(tái)。以江蘇省為例，已經(jīng)建成使用檔案APP的高校有南京大學(xué)、東南大學(xué)、蘇州大學(xué)等7所;正在或規(guī)劃建設(shè)的有11所[2]15。前文提到的7所高校均采用“微信公眾號(hào)”平臺(tái)來(lái)開(kāi)發(fā)本校的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，雖然各個(gè)平臺(tái)均可正常訪問(wèn)，但不難發(fā)現(xiàn)其中存在的不足。

1.檔案APP的關(guān)注度低，訪問(wèn)人數(shù)少，不利于檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。過(guò)去傳統(tǒng)的檔案觀念將檔案信息視為秘密，只限于少部分人可以查閱和知曉，過(guò)于強(qiáng)調(diào)檔案工作的行政職能。而現(xiàn)代檔案觀秉承服務(wù)大眾的宗旨，更多地將檔案視為信息和知識(shí)的載體，在《檔案法》的框架內(nèi)，最大限度地向社會(huì)公眾推薦檔案信息，提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。但是，固有的觀念短期內(nèi)難以徹底扭轉(zhuǎn)，包括一部分檔案人員以及社會(huì)公眾，主動(dòng)接觸檔案、主動(dòng)利用檔案的意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案的關(guān)注度不夠。這就造成了雖然我們的檔案機(jī)構(gòu)為推廣檔案信息做了許多工作，但是收到的效果卻不盡如人意，遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到我們大量投入所期望的回報(bào)。就高校而言，師生是高校的主體，師生關(guān)注的重點(diǎn)永遠(yuǎn)放在教學(xué)、學(xué)習(xí)、科研、生活服務(wù)等與之息息相關(guān)的方面[3]?！爸腔坌@”平臺(tái)統(tǒng)合了各項(xiàng)功能以后，成為師生網(wǎng)絡(luò)生活的主要集聚地。如果將檔案服務(wù)也融入“智慧校園”平臺(tái)，相當(dāng)于直接在師生最密集的地方宣傳檔案，起到的效果肯定是單獨(dú)建立的檔案APP無(wú)法相比的。

2.獨(dú)立的檔案APP，與學(xué)校其他工作系統(tǒng)無(wú)法兼容，不利于檔案信息的采集。現(xiàn)在，國(guó)家正在推行“大數(shù)據(jù)”戰(zhàn)略?？梢哉f(shuō)，誰(shuí)掌握了大數(shù)據(jù)，誰(shuí)就贏得了主導(dǎo)權(quán)。筆者認(rèn)為，高校檔案部門(mén)應(yīng)該當(dāng)仁不讓地成為學(xué)校大數(shù)據(jù)的掌握者，但是現(xiàn)實(shí)卻是檔案部門(mén)長(zhǎng)期游離于學(xué)校中心工作之外，成為“故紙堆”“養(yǎng)老院”?！爸腔坌@”建設(shè)的中心任務(wù)就是將教學(xué)、學(xué)工、人事、財(cái)務(wù)、后勤服務(wù)等系統(tǒng)融合進(jìn)“智慧校園”平臺(tái)，為師生提供一站式服務(wù)。檔案管理系統(tǒng)必須接入“智慧校園”平臺(tái)，才能實(shí)現(xiàn)與其他工作系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，無(wú)論是信息收集，還是檔案在線歸檔，才能不成為一句空話。

3.獨(dú)立開(kāi)發(fā)檔案APP，對(duì)于許多普通高校、民辦高校、大中專院校乃至中小學(xué)校，既缺乏經(jīng)費(fèi)支持，又缺少懂技術(shù)能勝任的專業(yè)人才。開(kāi)發(fā)、運(yùn)行一款檔案APP，需要用到電腦技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、文字、美工及攝影等多方面技術(shù)。在當(dāng)前檔案專業(yè)復(fù)合型人才數(shù)量少、學(xué)校編制緊張、兼職檔案人員還大量存在的現(xiàn)實(shí)情況下，即使耗費(fèi)大量經(jīng)費(fèi)做出了檔案APP，很難說(shuō)后期的運(yùn)營(yíng)效果到底有多好。所以，筆者認(rèn)為，高校檔案部門(mén)一定要抓住本?！爸腔坌@”建設(shè)的東風(fēng)，積極爭(zhēng)取融入“智慧校園”統(tǒng)一平臺(tái)，從而節(jié)省巨大的人力、物力。

三、“智慧校園”平臺(tái)嵌入式檔案信息服務(wù)模塊建設(shè)的難點(diǎn)及解決策略

1.學(xué)校在“智慧校園”平臺(tái)開(kāi)發(fā)時(shí)，應(yīng)考慮到檔案模塊的融入問(wèn)題。檔案管理部門(mén)一定要主動(dòng)匯報(bào)，力求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在“智慧校園”平臺(tái)規(guī)劃設(shè)計(jì)之初，把檔案服務(wù)模塊與學(xué)校其他管理模塊同步設(shè)計(jì)，至少應(yīng)預(yù)留好相應(yīng)的接口，方便以后的無(wú)縫對(duì)接[4]31。

2.做好學(xué)校原有的檔案信息管理系統(tǒng)與“智慧校園”平臺(tái)對(duì)接。目前，各校都已經(jīng)使用了各類(lèi)檔案管理系統(tǒng)來(lái)管理學(xué)校檔案。筆者認(rèn)為，既然要把檔案管理模塊融入“智慧校園”平臺(tái)，就不能只做表面功夫，而應(yīng)該進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的徹底融入，特別要解決好原有的檔案信息管理系統(tǒng)與平臺(tái)對(duì)接的技術(shù)難題，不能如一些學(xué)校的檔案公眾號(hào)，只能做簡(jiǎn)單的消息推送，其他功能皆無(wú)。我們的最終目標(biāo)是，實(shí)現(xiàn)檔案在“智慧校園”平臺(tái)上的“全程管理”。

3.檔案管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平不足是制約檔案管理現(xiàn)代化的主要因素。建設(shè)一個(gè)依托于“智慧校園”的先進(jìn)的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，乃至為各類(lèi)用戶提供符合現(xiàn)代技術(shù)水平的高質(zhì)量服務(wù)，最終都要依靠檔案管理人員來(lái)完成。而新時(shí)代的檔案管理工作，涉及的專業(yè)技能已經(jīng)不再局限于檔案學(xué)專業(yè)，越來(lái)越多地依賴信息與情報(bào)學(xué)、計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)科學(xué)、美術(shù)學(xué)等各學(xué)科綜合交叉運(yùn)用。以目前參差不齊的檔案人員素質(zhì)水平，恐難以完成上述的“高精尖”工作任務(wù)。所以，我們一定要利用好大學(xué)校園豐富的人才和教育資源：一方面，依托學(xué)校信息化管理中心的技術(shù)力量，爭(zhēng)取相關(guān)專業(yè)師生隊(duì)伍的幫助;另一方面，檔案人員也要努力學(xué)習(xí)基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，盡量彌補(bǔ)自身知識(shí)短板，雙管齊下解決技術(shù)人才不足的問(wèn)題。

四、結(jié)語(yǔ)

“智慧校園”建設(shè)已經(jīng)在國(guó)內(nèi)各類(lèi)學(xué)校遍地開(kāi)花，檔案管理的“智慧化”才開(kāi)始起步。我們已經(jīng)晚了一步，如果不能抓住最后機(jī)遇借勢(shì)而起、迎頭趕上，檔案工作“服務(wù)社會(huì)發(fā)展”的口號(hào)就難以實(shí)現(xiàn)。在軟硬件實(shí)力均有所欠缺的條件下，依托“智慧校園”平臺(tái)構(gòu)建檔案信息服務(wù)新模式，將是檔案信息化服務(wù)工作的一劑良方。