基于“智慧校園”的嵌入式檔案信息服務模式探討

徐健

摘 要本文從國內“智慧校園”建設發展情況引入，分析高校檔案信息服務平臺的發展現狀，探索在“智慧校園”平臺進行嵌入式檔案信息服務模式開發利用的可行性研究，并針對新模式設計及開發過程中遇到的難題嘗試給出可行的解決辦法，以期加快現代化檔案信息服務的建設發展速度。

關鍵詞智慧校園 檔案 信息化 APP

一、前言

從1968年美國誕生了世界上第一個計算機網ARPANET（簡稱“阿帕”網），到1987年互聯網正式進入中國，再到21世紀互聯網技術蓬勃發展，尤其我國4G無線通信技術的普及（5G已經開始投入使用）和智能手機技術的不斷發展，互聯網深刻改變了全社會的生產生活方式[1]13。由政府主導的“互聯網+”戰略，將各行各業融入互聯網這個新家園。“智慧校園”就是在這個大背景下誕生的基于移動互聯網的校園“一站式”服務平臺。

作為一名高校檔案工作者，筆者一直關注高校檔案信息服務APP的建設發展動態。通過對各類高校普遍采用的“微信公眾號”檔案信息服務平臺的跟蹤調查，發現各校的檔案信息服務平臺存在關注度低、協調性差、技術能力不足等問題。筆者認為，高校檔案信息服務平臺應當融入“智慧校園”，統一協調開發利用，才能主動化解自身不足，更好地發揮檔案信息在學校教學、科研及服務社會發展等方面的更大作用。

二、高校檔案信息服務平臺的發展現狀概述

筆者調查發現，目前國內的各類高校都在積極開發基于本校檔案資源的信息服務平臺。以江蘇省為例，已經建成使用檔案APP的高校有南京大學、東南大學、蘇州大學等7所;正在或規劃建設的有11所[2]15。前文提到的7所高校均采用“微信公眾號”平臺來開發本校的檔案信息服務平臺，雖然各個平臺均可正常訪問，但不難發現其中存在的不足。

1.檔案APP的關注度低，訪問人數少，不利于檔案信息價值的發揮。過去傳統的檔案觀念將檔案信息視為秘密，只限于少部分人可以查閱和知曉，過于強調檔案工作的行政職能。而現代檔案觀秉承服務大眾的宗旨，更多地將檔案視為信息和知識的載體，在《檔案法》的框架內，最大限度地向社會公眾推薦檔案信息，提供優質的檔案服務。但是，固有的觀念短期內難以徹底扭轉，包括一部分檔案人員以及社會公眾，主動接觸檔案、主動利用檔案的意識不強，對檔案的關注度不夠。這就造成了雖然我們的檔案機構為推廣檔案信息做了許多工作，但是收到的效果卻不盡如人意，遠沒有達到我們大量投入所期望的回報。就高校而言，師生是高校的主體，師生關注的重點永遠放在教學、學習、科研、生活服務等與之息息相關的方面[3]。“智慧校園”平臺統合了各項功能以后，成為師生網絡生活的主要集聚地。如果將檔案服務也融入“智慧校園”平臺，相當于直接在師生最密集的地方宣傳檔案，起到的效果肯定是單獨建立的檔案APP無法相比的。

2.獨立的檔案APP，與學校其他工作系統無法兼容，不利于檔案信息的采集。現在，國家正在推行“大數據”戰略。可以說，誰掌握了大數據，誰就贏得了主導權。筆者認為，高校檔案部門應該當仁不讓地成為學校大數據的掌握者，但是現實卻是檔案部門長期游離于學校中心工作之外，成為“故紙堆”“養老院”。“智慧校園”建設的中心任務就是將教學、學工、人事、財務、后勤服務等系統融合進“智慧校園”平臺，為師生提供一站式服務。檔案管理系統必須接入“智慧校園”平臺，才能實現與其他工作系統的無縫對接，無論是信息收集，還是檔案在線歸檔，才能不成為一句空話。

3.獨立開發檔案APP，對于許多普通高校、民辦高校、大中專院校乃至中小學校，既缺乏經費支持，又缺少懂技術能勝任的專業人才。開發、運行一款檔案APP，需要用到電腦技術、網絡技術、文字、美工及攝影等多方面技術。在當前檔案專業復合型人才數量少、學校編制緊張、兼職檔案人員還大量存在的現實情況下，即使耗費大量經費做出了檔案APP，很難說后期的運營效果到底有多好。所以，筆者認為，高校檔案部門一定要抓住本校“智慧校園”建設的東風，積極爭取融入“智慧校園”統一平臺，從而節省巨大的人力、物力。

三、“智慧校園”平臺嵌入式檔案信息服務模塊建設的難點及解決策略

1.學校在“智慧校園”平臺開發時，應考慮到檔案模塊的融入問題。檔案管理部門一定要主動匯報，力求學校領導在“智慧校園”平臺規劃設計之初，把檔案服務模塊與學校其他管理模塊同步設計，至少應預留好相應的接口，方便以后的無縫對接[4]31。

2.做好學校原有的檔案信息管理系統與“智慧校園”平臺對接。目前，各校都已經使用了各類檔案管理系統來管理學校檔案。筆者認為，既然要把檔案管理模塊融入“智慧校園”平臺，就不能只做表面功夫，而應該進行實質性的徹底融入，特別要解決好原有的檔案信息管理系統與平臺對接的技術難題，不能如一些學校的檔案公眾號，只能做簡單的消息推送，其他功能皆無。我們的最終目標是，實現檔案在“智慧校園”平臺上的“全程管理”。

3.檔案管理人員的計算機網絡技術水平不足是制約檔案管理現代化的主要因素。建設一個依托于“智慧校園”的先進的檔案信息服務平臺，乃至為各類用戶提供符合現代技術水平的高質量服務，最終都要依靠檔案管理人員來完成。而新時代的檔案管理工作，涉及的專業技能已經不再局限于檔案學專業，越來越多地依賴信息與情報學、計算機信息網絡科學、美術學等各學科綜合交叉運用。以目前參差不齊的檔案人員素質水平，恐難以完成上述的“高精尖”工作任務。所以，我們一定要利用好大學校園豐富的人才和教育資源：一方面，依托學校信息化管理中心的技術力量，爭取相關專業師生隊伍的幫助;另一方面，檔案人員也要努力學習基礎的計算機網絡知識，盡量彌補自身知識短板，雙管齊下解決技術人才不足的問題。

四、結語

“智慧校園”建設已經在國內各類學校遍地開花，檔案管理的“智慧化”才開始起步。我們已經晚了一步，如果不能抓住最后機遇借勢而起、迎頭趕上，檔案工作“服務社會發展”的口號就難以實現。在軟硬件實力均有所欠缺的條件下，依托“智慧校園”平臺構建檔案信息服務新模式，將是檔案信息化服務工作的一劑良方。