試析疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設

唐亞梅

[摘要] 現代社會中，工作人員要想做好疾控中心檔案管理工作，就要積極轉變傳統檔案管理理念，創新檔案管理工作方法，從多個角度出發，開展檔案管理的信息化與科學化建設，帶動我國醫療衛生事業發展。該文簡要闡述了疾控中心檔案管理工作，進一步探究了疾控中心檔案管理的信息化建設與疾控中心檔案管理的科學化建設，以期為我國醫療衛生事業提供穩定的檔案管理工作基礎。

[關鍵詞] 疾控中心;檔案管理;信息化;科學化

[中圖分類號] G270 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）02（b）-0100-03

[Abstract] In modern society， if staff members want to do a good job in the CDC's archives management， they must actively change the traditional archives management concepts， innovate archives management methods， and carry out the informationization and scientific construction of archives management from multiple perspectives to drive Development of China's medical and health undertakings. This article briefly explains the work of CDC file management， further explores the information management of CDC file management and the scientific construction of CDC file management， with a view to providing a stable file management foundation for China's medical and health undertakings.

[Key words] CDC; Archives management; Informatization; Scientific

隨著我國社會水平的不斷提升，檔案管理工作模式隨之發展，檔案管理學理論基礎不斷完善，人們對檔案資源的作用產生新的認知。想要建設疾控中心檔案管理的信息化和科學化，工作人員首先就要明確認知疾控中心檔案管理的兩級管理，明確疾控中心檔案管理的資源范圍。在此基礎上，檔案管理工作人員要建立疾控中心檔案資料信息化電子采集系統、建立疾控中心檔案文件信息化電子儲存平臺、建立疾控中心檔案資源信息化共享平臺、建立疾控中心檔案信息化管理機制，全面建設疾控中心信息化檔案管理體系。

1? 疾控中心檔案管理工作探析

1.1? 疾控中心檔案管理的兩級管理

現階段，疾控中心檔案資源愈發復雜，檔案管理內容增多，基于此種情況，檔案工作人員要積極提升自身檔案管理專業素養，學習檔案管理的兩級化管理，在疾控中心綜合檔案科室的監督下，對疾控中心的技術檔案施行中心管理與疾控所兩級化管理[1]。

1.2? 疾控中心檔案管理的資源范圍

在疾控中心檔案資源愈發復雜的背景條件下，工作人員要對檔案管理的資源范圍進行劃分及確定，確保疾控中心檔案資源的可參考性與可利用性。檔案管理工作人員可以將疾控中心的檔案資源進行范圍劃分，其中包括：常規型衛生監測資料、疾病情況調查處理及結果資料、健康危害因素資料及病理檢驗資料;其中常規型衛生監測資料包括監測小結及記錄、監測報告、控制分析、衛生檢查及抽查材料等;疾病情況調查處理及結果資料包括一般疫情處理材料、食物中毒病情處理資料及報告、污染事故檢驗結果及處理報告[2]。

1.3? 疾控中心檔案信息化管理背景

現階段，我國各地區的基層疾控中心檔案管理部門的管理工作模式仍處于行業發展的初級階段，檔案管理模式相對落后，管理方法較為單一，大多數的疾控中心仍然在使用紙質管理方法，其管理水平無法滿足現階段日益提升的檔案管理需求。這種情況主要由兩點原因共同造成，其一是一些疾控中心管理人員缺乏正確的檔案管理思想，忽視了檔案管理工作對疾控中心整體發展的重要價值，忽略了檔案管理工作在疾控中心整體工作體系中的必要性，從而縮小對檔案管理的投入比例，促使檔案管理工作模式發展緩慢;其二是大部分在職檔案管理工作人員的信息技術水平較低，且不具備終身學習思想，無法熟練掌握檔案管理信息系統的操作方法，造成檔案管理工作信息化水平較低，影響檔案管理工作的信息化、科學化建設。

現代社會背景下，政治、經濟、文化的全球化發展加快了信息技術的推廣與應用，我國已經全面進入“互聯網+”時代，我國網絡環境主要有信息技術、通信技術、多媒體技術及網絡平臺技術共同構成，疾控中心的檔案資源也日益豐富，其逐漸由傳統的文字、聲像、圖片資料轉化為數字化資料，疾控中心各部門調取資料的方式也逐漸由原本的檔案室調取實物資料轉變為內部網絡調取閱讀網絡文本信息。基于此，疾控中心檔案管理人員要及時轉變自身工作思想，與時俱進，順應時代發展趨勢，積極主動融入信息化社會環境，配合疾控中心檔案管理模式的信息化建設，盡快實現疾控中心的檔案資源共享，促進現代社會疾控中心檔案資源管理與利用發展。

2? 疾控中心檔案管理的信息化建設

2.1? 建立疾控中心檔案資料信息化電子采集系統

要建設疾控中心檔案信息化管理模式，首先就要建立疾控中心檔案資料信息化電子采集系統，實現檔案資源采集信息化。近年來，信息技術被廣泛應用于各個領域，資源文件的存在形式逐漸由傳統紙質形式轉變為電子文件形式。基于此種情況，檔案管理工作人員要充分了解電子文件的特性，認清電子文件在信息系統中的數字編碼形式，并以此為基礎引入管理技術。檔案管理工作人員要完善現有檔案電子文件的采集體系，積極引進多媒體技術與信息數據庫，從而提升疾控中心檔案管理的信息化水平[3]。

2.2? 建立疾控中心檔案文件信息化電子儲存平臺

要建設疾控中心檔案信息化管理模式，就要建立一套健全的疾控中心檔案文件信息化電子儲存平臺。隨著電子文件數量的不斷增多，計算機的存儲壓力逐漸增大，存儲空間緊張，容易發生由于存儲空間不足而引發的系統崩潰，導致電子文件丟失，影響了疾控中心檔案管理工作。因此，工作人員要重視電子文件的儲存問題，從安全、穩定的角度出發，積極引進先進的網絡存儲技術，在條件允許的基礎上，疾控中心可以考慮自身檔案管理的實際情況，定制具有針對性的網絡電子儲存平臺，優化網絡儲存設備，建立網絡儲存系統。

2.3? 建立疾控中心檔案資源信息化共享平臺

要建設疾控中心檔案信息化管理模式，還要順應時代發展趨勢，在現存檔案管理模式中融入“共享原則”，建立疾控中心檔案資源信息化共享平臺，提高疾控中心檔案資源利用率，充分實現檔案管理工作的價值。首先，疾控中心檔案管理工作人員要將紙質檔案轉化為數字化檔案，將傳統的紙質文件統一輸入到電子系統中，并配套安裝檔案信息的全文數字化信息查詢系統、內部檔案信息共享系統、檔案保密系統與檔案資源調取系統，改善現階段檔案資源電子化管理的漏洞，提高疾控中心檔案辦公室的資料服務質量。然后，疾控中心檔案管理工作人員要積極利用網絡優勢，建立一個高水平的檔案共享平臺，在共享平臺中實現疾控中心各部門之間檔案信息的互相借閱、參考，并充分推廣電子檔案查詢系統，帶動疾控中心各部門人員共同推動檔案資源信息化共享建設[4]。

2.4? 建立疾控中心檔案信息化管理機制

要建設疾控中心檔案信息化管理模式，就要重視檔案資源文件管理的作用，保證疾控中心檔案資源信息的真實、準確、完整，強化對檔案資源信息的分析、整合、著錄、分類及歸納等工作，并提高檔案管理工作的監督程度，建立健全完善的疾控中心檔案信息化管理機制。首先，疾控中心檔案管理工作人員要控制檔案信息的電子文件轉化過程，加強對電子文件從錄入到歸檔各個環節的管理。然后，要強化檔案信息資源的借閱監督，在借閱時采取只讀形式，避免檔案信息發生丟失、錯誤、殘缺的現象，提高檔案資源管理效用。最后，工作人員要建立電子文件的預歸檔機制，避免檔案資源在分散的情況下產生變化和損失，并保證已形成電子檔案的穩定性，避免部分工作人員任意篡改檔案信息。

3? 疾控中心檔案管理的科學化

3.1? 開展內部繼續教育，打造科學化檔案管理人才隊伍

首先，疾控中心管理人員要重視現代社會經濟發展趨勢對檔案管理模式的改變，提高疾控中心檔案管理工作人員專業技能與職業素養，開展疾控中心檔案管理工作人員繼續教育，打造一支科學化檔案管理人才隊伍。疾控中心領導要正確面對現階段疾控中心檔案管理人員非專業人士的情況，為檔案管理人員提供檔案管理專項培訓，提升在職檔案管理人員的基本職業素養;還要定期開展檔案管理模式發展的專項培訓，進行新興檔案管理工作理念的培訓，帶動在職檔案管理工作人員共同進步，為疾控中心檔案管理模式的科學化建設奠定基礎[5]。

3.2? 營造良好影音檔案保存環境，提升檔案管理科學性

其次，疾控中心領導要認清檔案管理發展形勢，認真分析近兩年疾控中心檔案資源的組成結構，對現階段大量產生的影音檔案資源形成正確認知。相較于傳統紙質檔案，影音檔案的保存條件更加苛刻，更容易受到潮濕、高溫等外界因素的影響，雖然很多影音資料均是通過電腦系統進行保存，但是仍然存在電腦病毒影響電子檔案資源管理的情況。基于此種情況，疾控中心要進一步完善影音檔案保管環境，促使影音檔案資源保存手段的科學化發展，提高檔案管理科學性。

3.3? 建立科學化檔案管理機制，促進疾控中心檔案管理發展

再次，疾控中心要實現檔案管理的科學化，還要建立健全的科學化檔案管理機制，明確提出檔案資源的相關管理制度，提高疾控中心檔案資源管理的科學性。疾控中心可以從檔案資源歸檔的角度考慮，建立相對健全的歸檔制度，并在檔案資源歸檔時對其文件信息進行全面、細致的檢查與復核，確保檔案資源信息的完整、準確與有效，還要保證其與紙質版文件保持一致，保證檔案資源的唯一性。另外，疾控中心檔案管理部門還要對檔案資源進行文件利用管理，在借出檔案時提供電子版的拷貝文件，禁止提供原版文件或紙質文件，提高檔案資源的安全性，避免發生檔案泄露或損傷的情況發生[6]。

3.4? 創建科學化考評機制，激發檔案管理人員工作熱情

最后，疾控中心要創建科學化的檔案管理工作考評機制，細化檔案管理部門激勵制度，通過獎勵與懲罰激勵工作人員，激發疾控中心檔案管理工作人員的工作熱情，充分調動其積極性，全面實現檔案管理工作的科學化發展。疾控中心可以針對檔案管理部門的工作性質，針對檔案的信息搜集、檔案利用率、檔案整理效果、檔案價值鑒定、檔案統計及檔案編輯等多個工作環節進行考評，并提出相對完善的考評細則。

4? 結語

綜上所述，檔案資源管理對疾控中心醫療服務的發展具有重要促進意義，其不僅能夠有效調節疾控中心內部人力資源配置，還能夠提升疾控中心醫療資源的管理水平，為疾控中心的可持續運行奠定基礎。要想推動疾控中心檔案管理工作信息化與科學化建設，就要從制度與管理兩方面入手，建立健全的信息化檔案管理機制，提升檔案管理水平，從而實現檔案管理的科學化發展。

[參考文獻]

[1]? 方泉.淺議基層疾控機構檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2018（24）：89.

[2]? 李晶.基層疾控檔案管理信息化建設研究[J].辦公自動化，2018，23（16）：56-57，64.

[3]? 劉燕.探析疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設[J].辦公室業務，2018（11）：49.

[4]? 徐國梁.疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設分析[J].辦公室業務，2017（6）：83.

[5]? 胡海.淺談疾病預防控制中心檔案信息化建設[J].辦公室業務，2017（4）：85.

[6]? 鄧婉麗.疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設[J].辦公室業務，2015（24）：76.

（收稿日期：2019-11-11）