ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究

楊架英

摘 要 隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，為了適應(yīng)現(xiàn)代市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展、企業(yè)管理理念的不斷創(chuàng)新，以ERP系統(tǒng)為主的信息管理系統(tǒng)在企業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用。ERP系統(tǒng)的專業(yè)、高效、便捷給企業(yè)內(nèi)部管理帶來了巨大的改變，大大提高了企業(yè)運行效率，同時也使企業(yè)的內(nèi)部會計信息系統(tǒng)面臨新的挑戰(zhàn)，如企業(yè)內(nèi)部控制難度增加等。現(xiàn)代財務(wù)領(lǐng)域中利用信息技術(shù)進(jìn)行處理勢在必行，企業(yè)內(nèi)部控制如何適應(yīng)ERP系統(tǒng)環(huán)境下的信息管理要求，是迫切需要解決的重要問題。本文通過闡述ERP系統(tǒng)概念、內(nèi)部控制概念以及比較分析ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)系，討論ERP系統(tǒng)環(huán)境對企業(yè)內(nèi)部控制的主要影響，特別是ERP信息系統(tǒng)在會計信息處理方面的應(yīng)用，使企業(yè)內(nèi)部控制得到全面管控與優(yōu)化，并針對性提出ERP系統(tǒng)環(huán)境下解決企業(yè)內(nèi)部控制問題的建議：加強團(tuán)隊建設(shè)，完善崗位職責(zé)、權(quán)限設(shè)置，細(xì)化內(nèi)部控制各環(huán)節(jié);加強操作人員ERP系統(tǒng)培訓(xùn)，并與ERP系統(tǒng)開發(fā)商充分溝通;必須從ERP系統(tǒng)財務(wù)模塊入手，保證初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性;維護(hù)ERP系統(tǒng)軟硬件安全，確保ERP系統(tǒng)不受攻擊等，推進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制得到進(jìn)一步完善，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟效益全面提升，保證企業(yè)的健康長遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞 ERP系統(tǒng) 內(nèi)部控制 風(fēng)險防范

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

建立在高速發(fā)展的信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，集先進(jìn)的管理思想與信息技術(shù)于一身，以系統(tǒng)化的管理理念，為企業(yè)員工及決策層提供決策手段的管理平臺稱為企業(yè)資源計劃，簡稱ERP系統(tǒng)。其是以財務(wù)會計為核心，集成本管理、供應(yīng)鏈管理、資產(chǎn)管理、客戶關(guān)系管理等于一體，貫穿企業(yè)的整個計劃、實施、決策相關(guān)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)層面體系。內(nèi)部控制是企業(yè)為了實現(xiàn)更合法、合規(guī)的經(jīng)營，維護(hù)資產(chǎn)的完整，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，保證企業(yè)經(jīng)營方針順利落實，而在企業(yè)內(nèi)部采取的自我規(guī)劃、評價及控制的一系列手段、方法與措施的統(tǒng)稱，是會計領(lǐng)域應(yīng)用最廣泛的方法。ERP系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部控制的對象，通過內(nèi)控使ERP系統(tǒng)能夠高質(zhì)量運行，同時在ERP環(huán)境下，內(nèi)部控制也能得到提升和改進(jìn)。ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制相互促進(jìn)、相互支持。ERP系統(tǒng)是企業(yè)經(jīng)濟運行管理的重要操作工具，在內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的制約下，能夠更精準(zhǔn)、高效地運行，以滿足企業(yè)實際經(jīng)濟需要。

二、ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)部控制不嚴(yán)謹(jǐn)、操作不規(guī)范會導(dǎo)致ERP系統(tǒng)的使用效果達(dá)不到預(yù)期，甚至建賬失敗

一套規(guī)范的企業(yè)制度和公司組織架構(gòu)是企業(yè)發(fā)展的基本前提，對企業(yè)內(nèi)部控制制度及內(nèi)部的環(huán)境建設(shè)具有舉足輕重的作用。ERP系統(tǒng)內(nèi)權(quán)限設(shè)置依賴于企業(yè)組織架構(gòu)。ERP系統(tǒng)運行以后，企業(yè)流程會發(fā)生很多變化，企業(yè)手工作業(yè)會大大減少，甚至全部被系統(tǒng)代替，改由ERP系統(tǒng)進(jìn)行管控。如果沒有熟練掌握系統(tǒng)操作流程，不能直觀地反映出數(shù)據(jù)的正確性以及風(fēng)險管控的有效性，并且不能及時在控制環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行了錯誤操作，可能導(dǎo)致連鎖反應(yīng)，各環(huán)節(jié)的控制失效，如果一段時間內(nèi)都無法監(jiān)測到錯誤信息，會造成嚴(yán)重后果，增加ERP系統(tǒng)建設(shè)的難度，使ERP系統(tǒng)的實施達(dá)不到預(yù)期效果，甚至建賬失敗。

（二）ERP系統(tǒng)操作不當(dāng)、達(dá)不到預(yù)期將浪費財力、人力、物力，造成嚴(yán)重后果

企業(yè)建立一套完整的ERP系統(tǒng)通常需要耗費大量的財力、人力和物力。從準(zhǔn)備ERP系統(tǒng)上線到ERP系統(tǒng)順暢使用不是一朝一夕的事情，前期的準(zhǔn)備工作尤其重要。企業(yè)需要與軟件供應(yīng)商逐一商討需要實現(xiàn)的功能，特別是通用ERP系統(tǒng)無法直接實現(xiàn)的功能，需要與軟件供應(yīng)商充分溝通后來開發(fā)和實現(xiàn);企業(yè)內(nèi)部職責(zé)操作權(quán)限、授權(quán)審批流程等也需要在系統(tǒng)上線前逐一設(shè)置，指定專崗專人負(fù)責(zé);系統(tǒng)上線后的維護(hù)服務(wù)工作也是需要討論確認(rèn)的事情，諸如此類如不能在ERP系統(tǒng)運行前充分準(zhǔn)備好，即使系統(tǒng)暫時得到企業(yè)認(rèn)可，開始運行使用，最終也會因為達(dá)不到預(yù)期的效果、滿足不了企業(yè)的基本需要、企業(yè)得不到必要的價值回報和管理提升，最終導(dǎo)致企業(yè)放棄ERP系統(tǒng)，宣告實施失敗，浪費財力、人力、物力，給企業(yè)帶來不必要的浪費和經(jīng)濟損失。

（三）ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程不健全，內(nèi)部控制環(huán)境不佳

企業(yè)運用ERP系統(tǒng)后，原有的許多業(yè)務(wù)流程由手工流程變?yōu)镋RP系統(tǒng)流程，企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出扁平化、流程化的趨勢，內(nèi)控層次減少，操作流程、審批流程、數(shù)據(jù)管理方式都發(fā)生變化。ERP管理系統(tǒng)影響著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的同時，也影響著內(nèi)部控制制度的設(shè)計與執(zhí)行。如果企業(yè)管理人員對內(nèi)部控制理論不熟悉，并且沒有一定的內(nèi)部控制實踐經(jīng)驗，就很難建立一套完整的內(nèi)部控制制度。企業(yè)雖然已經(jīng)構(gòu)建了一套完整的內(nèi)部控制制度，但管理層的能力不足，或是未與ERP系統(tǒng)開發(fā)商充分溝通，也無法準(zhǔn)確靈活地運用制度，制度不能發(fā)揮其本身的效用，未及時利用ERP系統(tǒng)對內(nèi)部控制加以改進(jìn)，繼續(xù)使用以前的內(nèi)部控制制度，造成很多漏洞，給企業(yè)帶來不可估量的損失。

（四）權(quán)限設(shè)置不規(guī)范、信息傳遞風(fēng)險管理與監(jiān)督制度不健全

1.權(quán)限設(shè)置不規(guī)范風(fēng)險。很多企業(yè)為了節(jié)省人力成本，沒有進(jìn)行合理的崗位分工，如在會計崗位與審核崗位安排同一人工作，很容易出現(xiàn)錯誤與舞弊行為。ERP系統(tǒng)中權(quán)限管控不嚴(yán)密，不遵循職責(zé)分離原則，也會形成內(nèi)部控制的漏洞。此外，員工的能力與素質(zhì)也在很大程度上制約著內(nèi)部控制的執(zhí)行。員工主要分為企業(yè)員工和ERP系統(tǒng)的專職管理人員，他們都存在著能力不足的問題。一方面，信息技術(shù)發(fā)展迅速，ERP系統(tǒng)時常更新，許多財務(wù)人員不能跟上系統(tǒng)更新的步伐，無法充分利用ERP系統(tǒng)的強大功能;另一方面，大部分企業(yè)員工都認(rèn)為ERP系統(tǒng)只是財務(wù)人員與管理人員的事情，與自己無關(guān)，對企業(yè)的信息化過程漠不關(guān)心，不了解ERP系統(tǒng)，因此內(nèi)部控制制度無法得到貫徹落實并充分發(fā)揮作用。

2.信息傳遞風(fēng)險。ERP系統(tǒng)有強大的信息傳遞功能，借助ERP系統(tǒng)，可以實現(xiàn)網(wǎng)上采購、銷售、價格變更、庫存調(diào)讓及財務(wù)數(shù)據(jù)歸納匯總等的順暢溝通，由相關(guān)負(fù)責(zé)人傳遞相關(guān)數(shù)據(jù)到ERP管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)將相關(guān)操作人的指令傳達(dá)給下一個操作員，實現(xiàn)物資采購、商品銷售等管理一體化發(fā)展，由ERP系統(tǒng)處理后將轉(zhuǎn)換成所需要的文件形式。但在此過程中，可能會出現(xiàn)各種風(fēng)險因素，例如輸入數(shù)據(jù)時可能出錯，導(dǎo)致整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)都受到不同程度的影響，如果重新輸入，不僅會浪費輸入者的時間，還會影響下一個操作人的判斷與處理決定，大幅降低整個企業(yè)的工作效率。除此以外，在各個模塊的連接中，也會或多或少出現(xiàn)一些問題，使得ERP系統(tǒng)的應(yīng)用效率降低。

3.監(jiān)督制度不健全風(fēng)險。在ERP系統(tǒng)實施的初步階段，大多企業(yè)都還未制定完善的、系統(tǒng)化的監(jiān)督與管理機制。對應(yīng)往常的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)風(fēng)險點，數(shù)字化系統(tǒng)的風(fēng)險點完全不同，系統(tǒng)項目流轉(zhuǎn)時經(jīng)常會遇到信息錯誤、相關(guān)工作人員失誤、項目流轉(zhuǎn)錯誤或者系統(tǒng)故障等若干問題，這樣一來就給系統(tǒng)管理人員和系統(tǒng)工作人員帶來了極大的挑戰(zhàn)。目前各企業(yè)未制定一套完整的、系統(tǒng)化的監(jiān)督與管理機制，形成系統(tǒng)監(jiān)督與風(fēng)險管理也只是停滯于操作、業(yè)務(wù)開展等方面，并未發(fā)揮出系統(tǒng)的真正作用

（五）ERP系統(tǒng)存在受攻擊的風(fēng)險

ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)都是通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)了跨部門、跨區(qū)域、跨單位的數(shù)據(jù)傳輸作業(yè)，增強了業(yè)務(wù)流程對ERP系統(tǒng)的依賴性，帶來新的業(yè)務(wù)風(fēng)險，這使得網(wǎng)絡(luò)黑客有了侵入機會，而黑客襲擊一直是網(wǎng)絡(luò)安全的頭等問題，從互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展至今從未間斷過。同時，ERP系統(tǒng)在轉(zhuǎn)換和傳遞過程中可能需要不同的接口，通常由不同的公司開發(fā)、維護(hù)，并且企業(yè)新接觸ERP系統(tǒng)，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)風(fēng)險不夠重視，缺乏足夠的風(fēng)險防范意識，常常會忽略對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份與維護(hù)，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)癱瘓，出現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。

三、ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)加強內(nèi)部控制的建議

（一）加強團(tuán)隊建設(shè)，完善崗位職責(zé)、權(quán)限設(shè)置，細(xì)化內(nèi)部控制各環(huán)節(jié)

合理分配崗位職責(zé)可以實現(xiàn)公司人力資源的科學(xué)配置，嚴(yán)格執(zhí)行不相容崗位相分離原則，依據(jù)各員工的崗位職責(zé)，合理分配ERP系統(tǒng)操作權(quán)限，針對專人建立科學(xué)合理的操作制度，未經(jīng)過授權(quán)不得隨意接觸和操作該系統(tǒng)，具體到每個員工的錄入、查看、修改、輸出、刪除及特定報表的查看權(quán)限，逐一指定，敏感的數(shù)據(jù)或報表還可以增加查看或?qū)С龅膶徍藱?quán)限，對不相容崗位和職務(wù)進(jìn)行合理的分離，使其能夠相互制約和監(jiān)督，從而形成有效的制衡機制。有效提高內(nèi)部競爭和活力，提高工作效率，加強工作環(huán)節(jié)的風(fēng)險管控和內(nèi)部控制。

（二）加強操作人員ERP系統(tǒng)培訓(xùn)，使其熟悉掌握各模塊的運用

ERP系統(tǒng)的運用，可以使員工更加輕松、準(zhǔn)確、高效地開展工作，但ERP系統(tǒng)涉及多環(huán)節(jié)多崗位，幾乎多數(shù)員工都要在崗位上運行ERP系統(tǒng)，這就對員工的個人綜合素質(zhì)尤其是對系統(tǒng)信息化的運用、理解能力提出了更高的要求，企業(yè)員工要具備大觀念和責(zé)任心，不僅要具備計算機基礎(chǔ)知識，還要將本專業(yè)知識和計算機知識有機結(jié)合。只有操作人員正確認(rèn)識系統(tǒng)，熟練掌握ERP系統(tǒng)各個功能模塊的操作技巧，熟悉了解ERP系統(tǒng)流程，并不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，并能運用自如，才能保證企業(yè)工作的順利開展和內(nèi)控建設(shè)的順利完善，以適應(yīng)系統(tǒng)更新?lián)Q代的需要，進(jìn)而促進(jìn)公司內(nèi)部控制建設(shè)。

ERP系統(tǒng)培訓(xùn)應(yīng)保證全員參與，并具有針對性，應(yīng)該定期或不定期，分層次、分部門、分項目開展系統(tǒng)培訓(xùn)。具體來說，企業(yè)的管理者應(yīng)熟悉掌握系統(tǒng)的操作并了解其原理和核心管理思想，而普通員工需要重點掌握基本的系統(tǒng)操作方法和系統(tǒng)運用等知識。

（三）與ERP系統(tǒng)開發(fā)商充分溝通

企業(yè)在ERP系統(tǒng)運行前，應(yīng)該明確內(nèi)部控制架構(gòu)與內(nèi)部控制制度，并向系統(tǒng)開發(fā)商明確地表述企業(yè)的內(nèi)部控制設(shè)計方案。各個企業(yè)的理念與發(fā)展目標(biāo)都是不同的，ERP系統(tǒng)所現(xiàn)出的價值與系統(tǒng)模式也是不同的，企業(yè)會根據(jù)自身需要，設(shè)計新增系統(tǒng)功能，以滿足企業(yè)的發(fā)展需求。

因此各企業(yè)需要就自身需要，如在產(chǎn)品、技術(shù)、采購、銷售、價格及未來發(fā)展目標(biāo)等方面與開發(fā)商詳細(xì)地溝通，并向開發(fā)商明確哪些流程的內(nèi)控必須通過信息系統(tǒng)監(jiān)控完成，而哪些流程不能完全依賴于信息系統(tǒng)，需要將傳統(tǒng)人工監(jiān)控與系統(tǒng)監(jiān)控完美結(jié)合，以確保內(nèi)部控制制度得到有效執(zhí)行。只有雙方不斷溝通、理解和努力，才能使需要實現(xiàn)的功能盡可能通過ERP系統(tǒng)體現(xiàn)，逐步建立與企業(yè)整個業(yè)務(wù)流程相一致、完善高效的內(nèi)部控制體系，并將企業(yè)的特殊需求完美融入ERP系統(tǒng)。

（四）從ERP系統(tǒng)財務(wù)模塊入手，保證初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

1.從財務(wù)模塊入手的重要性。ERP信息系統(tǒng)對財務(wù)核算與管理的影響最大，而財務(wù)模塊與其他應(yīng)收模塊、應(yīng)付模塊、庫存模塊等業(yè)務(wù)模塊有非常緊密的關(guān)系。企業(yè)日常經(jīng)營活動中各項業(yè)務(wù)都會匯總到財務(wù)模塊中，以財務(wù)數(shù)據(jù)的方式傳遞給企業(yè)，因此，從財務(wù)模塊著手最有利于ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制方案的實施。

2.實施最優(yōu)的資源管理，減少損失。在財務(wù)模塊成功建立后，通過對企業(yè)的資金、采購與付款、銷售與收款、庫存管控、費用預(yù)測與控制等一系列業(yè)務(wù)進(jìn)行合理、必然、最優(yōu)的資源管控，而這也要求系統(tǒng)建賬初始數(shù)據(jù)錄入必須準(zhǔn)確無誤，從財務(wù)的各項數(shù)據(jù)出發(fā)。計算機系統(tǒng)對錄入的期初數(shù)據(jù)，是無法識別其真實性和準(zhǔn)確性的，一旦初始數(shù)據(jù)錯誤，系統(tǒng)便會根據(jù)錄入的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行計算、分析，得出與企業(yè)實際不符的數(shù)據(jù)。不能建立嚴(yán)密的資金運行系統(tǒng)，從而導(dǎo)致資金管理失控、應(yīng)收賬款賬齡分析、逾期應(yīng)還未還情況等數(shù)據(jù)不準(zhǔn)、應(yīng)收賬款不能及時清賬等，一系列決策信息失真，后果不可估量。

3.對數(shù)據(jù)進(jìn)行多級核對，確保期初數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。企業(yè)必須對建賬期初數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性進(jìn)行層層核對，嚴(yán)格規(guī)范系統(tǒng)的操作流程，除基礎(chǔ)的人工檢查、傳統(tǒng)檢查、審批、校驗流程外，還應(yīng)特別注重利用ERP系統(tǒng)技術(shù)，合理地設(shè)計錄入數(shù)據(jù)的類型、范圍等，以便及時準(zhǔn)確地實現(xiàn)信息溝通、數(shù)據(jù)共享、風(fēng)險管控等。當(dāng)所有控制程序、流程、各項參數(shù)、指令完全設(shè)置到ERP系統(tǒng)中后，企業(yè)內(nèi)部控制也就完整地融入了一個成熟完善的ERP系統(tǒng)環(huán)境。

（五）維護(hù)ERP系統(tǒng)軟硬件安全，確保ERP系統(tǒng)不受攻擊

風(fēng)險防范意識是企業(yè)有效規(guī)避風(fēng)險和避免損失的前提。企業(yè)內(nèi)部要加強管理和自我監(jiān)督，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)嚴(yán)格劃分內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)的不同職能，做到內(nèi)外有別。企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專人負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)，定期備份系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)，由系統(tǒng)管理員設(shè)置共享數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限，并設(shè)置相關(guān)的密碼及口令，防止ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫被黑客攻擊、非法訪問、病毒侵害等，給企業(yè)經(jīng)濟和管理帶來不必要的損失。

四、結(jié)語

ERP系統(tǒng)是一種新興管理系統(tǒng)，能使企業(yè)內(nèi)部控制得到進(jìn)一步完善，但在實際工作中仍有一些局限和風(fēng)險。各企業(yè)應(yīng)有效預(yù)防風(fēng)險，全面提高管理水平和經(jīng)濟效益。

（作者單位為北京意同創(chuàng)科技有限公司）

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