企業(yè)工程類物資采購存在的問題及改進(jìn)措施

吳紅香

【摘 要】 工程項目的采購管理是項目建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求、及相關(guān)強制性標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。在管理中，工程物資類采購存在金額大、專業(yè)性強、風(fēng)險廉潔點多、管控難的問題。審計從宏觀的角度通過審核招投標(biāo)/競爭性談判等采購文件的編制、采購過程的合法合規(guī)性、合同條款的規(guī)范性等，揭示采購管理中存在問題，并將事后審計轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑啊⑹轮袑徲?，防范于未然，幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險，挽回?fù)p失，提質(zhì)增效。同時，還深入挖掘問題產(chǎn)生的根源，為完善項目管理，提出合理化的改進(jìn)意見和建議。

【關(guān)鍵詞】 工程物資 采購 問題 改進(jìn)

一、采購管理存在問題

對于生產(chǎn)型企業(yè)來說，采購總額占比前三的往往是生產(chǎn)主料（包括原料及大宗輔助材料），其次是工程項目類（包括改擴(kuò)建項目、及工程相關(guān)的設(shè)備及材料），最后是生產(chǎn)所需的服務(wù)類項目（包括物流運輸、維修等）。由于工程項目采購金額大、專業(yè)性強，往往是違章操作的高發(fā)地，同時也是審計關(guān)注的重點，審計從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)模式分析等方面入手，揭示采購管理中的核心問題和潛在風(fēng)險。并以問題、風(fēng)險為導(dǎo)向，對關(guān)鍵流程管控問題進(jìn)行深層次檢查和剖析;通過穿行測試、對比分析、訪談等一系列審計方法深入挖掘本質(zhì)原因。通過梳理發(fā)現(xiàn)，工程類物資采購中存在的問題，主要集中在以下幾點：

1.設(shè)計圖紙不充分就進(jìn)行工程招標(biāo)。由于為了趕工程進(jìn)度等原因，應(yīng)建設(shè)方要求，設(shè)計單位組織設(shè)計人員在項目現(xiàn)場集中辦公，“邊論證、邊設(shè)計、邊施工、邊修改、邊優(yōu)化“，前期施工主要依據(jù)白圖或電子版圖紙，圖紙會簽和施工圖會審環(huán)節(jié)未能得到有效控制。企業(yè)按圖采購，即使是采購程序正確，也必將導(dǎo)致大量的設(shè)計變更，甚至形成低價中標(biāo)，高價結(jié)算的局面。同時，還存在設(shè)備采購后，發(fā)現(xiàn)與工藝流程不匹配，為確保正常生產(chǎn)，企業(yè)不得不與供應(yīng)商協(xié)商進(jìn)行更換，或重新采購、重新安裝調(diào)試，不但影響了生產(chǎn)，還造成設(shè)備的閑置和投資的增加。所以設(shè)計圖紙不充分就貿(mào)然采購，必將導(dǎo)致采購失敗。

2. 規(guī)避工程招標(biāo)、虛假招標(biāo)。根據(jù)國務(wù)院關(guān)于《必須招標(biāo)的工程項目規(guī)定》的批復(fù)，施工單項合同、與工程建設(shè)密不可分的重要設(shè)備、材料等貨物達(dá)到一定金額時必須公開采購，企業(yè)出于種種原因，往往肢解項目后，通過競爭性談判、比價等方式進(jìn)行采購。甚至招標(biāo)人，招標(biāo)代理單位、投標(biāo)人惡意串通，進(jìn)行虛假招標(biāo)。

3. 對招標(biāo)代理單位監(jiān)督力度不夠。由于在合同中對招標(biāo)代理單位的權(quán)力和義務(wù)約定的不詳細(xì)，當(dāng)招標(biāo)代理單位在招標(biāo)現(xiàn)場的人員專業(yè)能力不足時，容易造成流標(biāo)，或者招標(biāo)成功后，中標(biāo)單位的專業(yè)能力、經(jīng)驗達(dá)不到要求等，造成項目返工或延遲交付使用等問題。

4.涉嫌圍標(biāo)、串標(biāo)。圍標(biāo)和串標(biāo)的方式多種多樣，在審計過程中難以查實。如，投標(biāo)方的IP地址一致、手機號一致，投標(biāo)單位投標(biāo)文件異常一致，多項招標(biāo)項目各投標(biāo)單位報價呈規(guī)律性變化，等等。

5.招標(biāo)條款與合同約定不一致，使采購方受損。某發(fā)電項目，廠前區(qū)工程為綜合費率招標(biāo)，招標(biāo)文件要求“報價方式為綜合費率下浮，投標(biāo)人價格在合同實施期間不因市場因素變化而變動”，而在實際簽訂的合同中，依據(jù)其附件表明材料價格據(jù)實調(diào)整。在招標(biāo)文件中，承包方完全承擔(dān)市場價格風(fēng)險，而實際簽訂的合同中，承包方無任何市場風(fēng)險，合同簽訂與招標(biāo)文件不相符，使本次招標(biāo)失去了實質(zhì)性意義，既違反《招投標(biāo)法》的相關(guān)規(guī)定，也未能充分維護(hù)企業(yè)自身利益，不利于項目投資控制。

二、改進(jìn)措施

1.采購管理體系做保障。成立采購領(lǐng)導(dǎo)小組和項目小組，明確管理職責(zé);配套出臺相應(yīng)的監(jiān)督和追責(zé)機制，簽訂項目責(zé)任狀。以領(lǐng)導(dǎo)小組為核心，推動和落實企業(yè)采購管理與執(zhí)行體系的運轉(zhuǎn)與完善，同時，為項目工作小組提供決策、支持和幫助。統(tǒng)籌兼顧采購的事前規(guī)劃，事中的執(zhí)行，事后的控制維護(hù)，以達(dá)到降低項目成本，保障項目質(zhì)量的目標(biāo)。項目小組主要負(fù)責(zé)采購的實施與具體管理。

2.推進(jìn)廉潔、務(wù)實的文化建設(shè)。一是集體決策，提升決策的透明度，減少暗箱操作;二是嚴(yán)要求，靠制度和廉潔文化共同保證采購環(huán)境的公平、公正;三是公布廉潔電話和管理指引;四是引入效能監(jiān)察，對所有采購活動進(jìn)行全過程監(jiān)督，包括采購現(xiàn)場監(jiān)標(biāo)、采購執(zhí)行監(jiān)督等;五是培養(yǎng)積極健康的合作關(guān)系，從全方位、多角度對承包方進(jìn)行評價，引導(dǎo)承包方以專業(yè)技術(shù)能力和良好的服務(wù)取勝。

3.引入全程跟蹤審計，全過程參與項目建設(shè)管控。在項目啟動前，選定審計機構(gòu)。施工圖出來后，委托專業(yè)機構(gòu)編制工程量清單，然后由審計機構(gòu)審核。以最終審定價為依據(jù)確定招標(biāo)項目的控制價。此做法即控制了工程造價，又防止投標(biāo)單位高估冒算或不平衡報價。在項目建設(shè)中，全程跟蹤審計單位全過程參與了項目建設(shè)管理，為建設(shè)方提供了較好技術(shù)咨詢服務(wù)，也為項目建設(shè)投資把控起到關(guān)鍵性作用。

4.推行集中采購。依托集采的規(guī)模優(yōu)勢，優(yōu)化資源，通過戰(zhàn)術(shù)采購與戰(zhàn)略采購相結(jié)合，實現(xiàn)采購資源共享、統(tǒng)一管理，利于提高采購成本的控制能力。

5.建設(shè)信息化采購平臺。通過采購信息化建設(shè)，使采購制度、流程嵌入到系統(tǒng)中進(jìn)行管理。通過制度管人、平臺管事，達(dá)到“采購業(yè)務(wù)合規(guī)可控，實現(xiàn)采購管理價值增值”的管理目標(biāo)。

從采購需求，到采購定價，再到合同簽訂，實現(xiàn)全程在線操作，采購過程記錄歸檔;結(jié)合采購管理制度達(dá)到陽光采購、規(guī)范內(nèi)控、提高效率、統(tǒng)一管理、降低采購成本的項目目標(biāo)。優(yōu)化采購流程，實現(xiàn)采購部門與供應(yīng)商在線協(xié)同，保證溝通的高效、準(zhǔn)確，減少事務(wù)性工作，減 少人為差錯，實現(xiàn)文檔標(biāo)準(zhǔn)化。同時，采用大數(shù)據(jù)分析方法，采購平臺自動鎖定IP地址相同的投標(biāo)方，并提出警示信號，提前防范串標(biāo)、圍標(biāo)的不合規(guī)行為發(fā)生。

總 結(jié)

工程物資采購是項目成本控制的重要環(huán)節(jié)，采購環(huán)節(jié)節(jié)約1%，項目成本將降低5%-10%。采購也是項目質(zhì)量控制的第一關(guān)，一旦放松，即使投入使用后，再投入數(shù)倍的精力與成本都難以彌補。對采購風(fēng)險的管控程度，往往決定了項目的成功度。企業(yè)若想降低采購成本，增加企業(yè)利潤，應(yīng)認(rèn)真分析采購成本影響因素，選擇適合本企業(yè)的采購成本控制策略與方法，扎實做好企業(yè)的采購管理工作，提升企業(yè)采購人員的采購管理水平，才能有效解決企業(yè)采購中出現(xiàn)的各種問題。