企業(yè)文秘職業(yè)素養(yǎng)的養(yǎng)成

何曉莉 付婭莉

摘要：文秘工作是辦公室工作中不可缺少的一環(huán)，石油企業(yè)特殊的工作性要求文秘人員具備較強的溝通能力、熟練的操作能力來提升工作效率。本文將簡要闡述石油企業(yè)文秘工作人員的工作特點，提供一些文秘工作遇到的問題及培養(yǎng)企業(yè)文秘職業(yè)素養(yǎng)的方法。

關鍵詞：企業(yè)文秘;職業(yè)素養(yǎng);工作特點;培養(yǎng)措施

前言：

文秘工作是企業(yè)工作中承上啟下的一環(huán)，主要服務于企業(yè)領導，傳達領導指令，協(xié)調各部門展開工作，將工作中的問題和信息整合后匯報給領導。文秘的工作比較繁瑣，因此需要較高的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力、溝通技巧，文秘人員的素質和能力是做好企業(yè)文秘工作的關鍵，因此，企業(yè)做好對文秘工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)十分重要。

一、石油企業(yè)文秘的工作特點

作為大型國企，石油企業(yè)的利益糾紛較多，更加需要文秘人員行之有效的工作能力。文秘工作最基本的是文字撰寫能力、語言表達能力和規(guī)范熟練的動手操作能力。文字表述應是秘書人員的基本工作能力和看家本領，在一定程度上文字表述能力決定著秘書的工作能力。在公文的撰寫方面，要求篇幅短小精悍，言簡意賅;行文行云流水，一目了然。在語言表達上要求觀點鮮明，言之有理，內容集中。對領導，當員工對上層提出意見或訴求時，秘書應及時傳遞這種訴求，以便領導在下達指令或制定政策是考慮周全，使之決策更加合理化;對員工，秘書應及時主動解釋清楚領導的意圖，傳達領導的精神，但對于不能確定的絕不能含糊其辭或推諉敷衍。隨著網絡的普及，科技化程度越來越高，電子辦公設備也進入到企業(yè)工作的環(huán)節(jié)中，辦公室中常常用到的計算機、傳真機、復印機等設備，文秘工作人員都應該學會使用并熟練操作，此外，網絡世界日新月異，更新?lián)Q代速度極快，文秘工作人員還應發(fā)展自身，努力適應電子辦公設備的新技術。

二、文秘工作人員的工作問題

（一）自身業(yè)務能力較低

一方面是文秘工作人員對自身的要求較低，工作能力僅僅能應付工作，就安于現(xiàn)狀、止步不前，放棄對自身能力的探索挖掘，放棄在工作上更高水平的能力提升;另一方面是企業(yè)在招聘時沒有建立起完善的招聘制度，對招聘的文秘工作人員設置的標準不高，或是對其學歷、經驗、素質、工作能力考察的不夠詳細，導致招聘的人員能力沒有達到工作崗位的要求，這就容易在工作時影響工作效率、企業(yè)形象，損害企業(yè)的利益;最后是企業(yè)沒有對文秘工作人員進行有效的上崗前的培訓及工作時及時的學，因此，對自身要求較低的文秘人員放松了學習，逐漸跟不上企業(yè)快速發(fā)展的步伐。

（二）對工作崗位認識不足

文秘工作人員沒有及時充分的了解工作崗位的職能及需要具備的能力與素質。在實際工作中，秘書所處的部門不同，所從事的工作對具體要求也不盡相同，但大多數人對文秘工作存在同一種看法：文秘工作是跑腿和打雜的，難度不高，不需要太高的能力，領導怎么說，工作就怎么做。這種看法致使文秘工作人員對待工作的積極性不高，自身工作能力停滯不前，做了幾年工作，能力和剛入職時一個水平，這會導致自身在工作中沒有獨特的優(yōu)勢，極易被工作淘汰。

（三）對待工作積極性較差

文秘工作人員對待工作積極性差既有人員自身的因素，也是企業(yè)不夠合理完善的弊端。文秘工作人員自身素質不過關，導致沒有上進心，對待工作敷衍了事、興趣不強，長此以往，工作徹底淪為打雜跑腿，影響工作能力的提升、團隊的建設和企業(yè)對外的形象;企業(yè)對文秘崗位的管理制度不夠完善或脫離實際，認為秘書工作就是寫寫材料，對團隊建設、企業(yè)發(fā)展貢獻不大，因此對文秘工作崗位約束力不強，導致文秘工作人員不被企業(yè)重視，大大的影響了文秘團隊的工作積極性。

三、培養(yǎng)文秘工作人員職業(yè)素養(yǎng)的措施

（一）文秘工作人員要提高自身能力

文秘人員需要積極的提升自己的知識素養(yǎng)和專業(yè)水平，現(xiàn)代社會，對知識性人才十分看重，因此要把學習作為一種長期的追求。從自身做起，可以先拿起一本書，從書中的知識學起，加強自己的知識儲備，建立自己的資料庫，提高思想道德修養(yǎng)，積極學習新知識，了解新時事、適應新時代;向優(yōu)秀的人或事學習，明確每一次的學習目標以及完成的時間和措施，注重質量、提升效率，在此基礎上，追求更高標準的完成任務，讓領導放心。

（二）企業(yè)要重視崗前培訓及后續(xù)教育

首先要重視選拔人才這一關，對招聘人員的學歷、能力、素質、經驗嚴格要求、詳細考核，使招聘人員具備企業(yè)工作所要求的基本能力;后續(xù)進行崗前培訓，讓文秘人員快速融入新環(huán)境，了解全面的文秘崗位，對文秘工作有著足夠的認知，在正式工作前擁有著更多的實踐機會，更容易快速的上手工作;上崗后也要繼續(xù)加強學習自覺性，提升文秘人員的綜合素質和工作能力，符合團隊發(fā)展的需要。

（三）企業(yè)要建立完善的考核激勵制度

文秘工作人員普遍存在積極性不高等情況，工作效率受到影響，為了改善這種情況，企業(yè)應建立起合理的考核激勵制度，調動工作積極性。第一，建立全面考核制度、獎懲制度，規(guī)范工作要求，對工作全面考核，將薪資待遇與考核結果結合，表現(xiàn)優(yōu)秀的文秘工作人員將升職加薪，反之，則會受到一定的處罰，使員工學會積極主動提升自己;第二，營造包容溫暖的工作氛圍，對文秘工作員工進行人文關懷，適當給予精神上的鼓勵，讓員工對企業(yè)有歸屬感;第三，加強文秘崗位之間的溝通，讓不同部門的文秘交流工作，激發(fā)文秘工作人員的愛崗敬業(yè)精神和工作的熱情。

結語：

文秘工作人員上承領導、下接員工，對內協(xié)調團隊工作的建設與發(fā)展，對外彰顯企業(yè)良好的形象，工作還需要具備較強的實踐性、良好的溝通能力、不斷攀升的綜合素質，實乃企業(yè)工作中至關重要的一環(huán)，因此，文秘工作人員應加強自身的專業(yè)素養(yǎng)，業(yè)務能力，企業(yè)更應該要加強對文秘工作人員的培養(yǎng)，提高實踐的機會，在實踐中提升能力，培育綜合能力水平突出的文秘工作人員，發(fā)揮出文秘工作人員的重要作用，從而提升團隊的建設、企業(yè)的發(fā)展。

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