計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用

穆丹

摘? ?要：學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。在數(shù)字化時(shí)代背景下，應(yīng)當(dāng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用在學(xué)校檔案管理中，這樣能夠全面提升職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)學(xué)校檔案管理向現(xiàn)代化、信息化方向邁進(jìn)，使檔案管理工作發(fā)揮出實(shí)際價(jià)值。本文簡(jiǎn)要分析了計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中運(yùn)用的積極作用，探究了計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中運(yùn)用的策略。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)? 學(xué)校檔案管理? 運(yùn)用

中圖分類號(hào)：TP39? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-098X（2020）03（c）-0192-02

學(xué)校檔案覆蓋面非常廣泛，包含學(xué)生個(gè)人信息，也保存著學(xué)校的歷史、教學(xué)情況、科研情況、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等重要信息，因此學(xué)校檔案管理有著非常重要的地位。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足新時(shí)期職業(yè)技術(shù)院校檔案管理要求，需要相關(guān)人員積極尋求新的檔案管理技術(shù)，因此將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用在學(xué)校檔案管理中已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然要求。計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用方式已經(jīng)成為廣大檔案管理人員積極研究的課題。

1? 計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中運(yùn)用的積極作用

1.1 提升了檔案管理效率

職業(yè)技術(shù)院校的檔案數(shù)量總量比較多，涉及范圍比較廣，檔案管理對(duì)于學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展起到重要作用。傳統(tǒng)人工檔案管理模式效率比較低，在檔案管理整體系統(tǒng)工作中存在比較多的問題，檔案收集速度、整理速度、歸檔速度、調(diào)閱速度都比較慢，給學(xué)校檔案管理工作帶來比較多的負(fù)面影響。而將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用在檔案管理中，能夠全面提升檔案管理效率，使檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)工作效率有了明顯提升。例如在檔案調(diào)閱管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠縮短檔案查找時(shí)間，改變了傳統(tǒng)檔案管理人工查找的管理方式，節(jié)約了大量檔案查閱時(shí)間。

1.2 提升了檔案管理質(zhì)量

學(xué)校檔案比較重要，部分檔案具有唯一性和保密性。傳統(tǒng)檔案管理大多以紙質(zhì)卷宗形式為主，檔案管理難度比較大，檔案在長(zhǎng)時(shí)間管理和查閱過程中容易出現(xiàn)損毀、丟失等問題，而且保密性較差，一旦機(jī)密檔案出現(xiàn)丟失或被其他人員竊取，容易帶來比較大的損失和風(fēng)險(xiǎn)。將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用在院校檔案管理工作中，能夠提升檔案管理質(zhì)量。計(jì)算機(jī)信息化管理使檔案管理保密性明顯提升，管理人員可以在系統(tǒng)中將檔案進(jìn)行備份，這樣能降低檔案丟失帶來的影響。同時(shí)電子檔案更容易存儲(chǔ)，應(yīng)用效果更加明顯。

1.3 提升了檔案使用效率

傳統(tǒng)的檔案管理形式，檔案使用效率偏低。在檔案查閱時(shí)只能到檔案室進(jìn)行翻閱，查閱工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力。部分檔案信息缺乏有效交流，交流效率不高，對(duì)學(xué)校管理工作產(chǎn)生一定影響。而借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠明顯提升學(xué)校檔案使用效率。通過校園檔案管理網(wǎng)，學(xué)校各部門能夠在平臺(tái)中完成檔案信息交流和共享，相關(guān)人員想要調(diào)閱檔案只要提供個(gè)人權(quán)限信息就可以在管理系統(tǒng)中查閱檔案，極大的提升了信息使用效率。同時(shí)在系統(tǒng)中可以完成對(duì)檔案的及時(shí)修改和完善，檔案信息可以在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)快速交流，這樣也使檔案管理更具現(xiàn)代化、信息化特征。

1.4 節(jié)約了檔案管理成本

傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理形式，需要投入大量的人力、物力，占有了大量管理資源。學(xué)校要建設(shè)比較大的檔案管理室，還需要配置相應(yīng)的檔案管理人員，在檔案收集、整理、歸檔等管理環(huán)節(jié)要設(shè)置多名檔案分管人員，這樣就使檔案管理需要比較大的成本。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能降低管理成本，相關(guān)檔案工作可以在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中完成，檔案管理人員只需要2～3名即可完成，也不需要單獨(dú)建立面積較大的檔案管理室，縮減了檔案管理人力物力的投入資金，不僅為學(xué)校節(jié)約了檔案管理資金，還提升了檔案管理工作質(zhì)量。

2? 計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中運(yùn)用的策略

2.1 健全信息化檔案管理機(jī)制，提高建設(shè)力度

學(xué)校管理層需要根據(jù)實(shí)際情況，建立健全的信息化檔案管理機(jī)制，這樣才能提升學(xué)校檔案管理效果。傳統(tǒng)檔案管理形式效果不理想，主要是由于缺少健全的檔案管理機(jī)制，信息化程度明顯不足。因此在信息化背景下，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在學(xué)校檔案管理中有足夠高的認(rèn)識(shí)程度，認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的必要性。學(xué)校應(yīng)當(dāng)成立以相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)為帶頭人的管理小組，積極參與到信息化檔案的管理建設(shè)中，領(lǐng)導(dǎo)人員要起到監(jiān)督、組織、協(xié)調(diào)和帶頭作用。學(xué)校可以根據(jù)實(shí)際情況，建立信息化檔案管理建設(shè)的人員激勵(lì)政策。對(duì)于積極推動(dòng)計(jì)算機(jī)信息化檔案管理建設(shè)的人員可以進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)政策，這樣能提升建設(shè)效率，提高相關(guān)人員的積極性，有利于加快計(jì)算機(jī)技術(shù)在職業(yè)技術(shù)院校中檔案管理的運(yùn)用。

2.2 加大計(jì)算機(jī)信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)投入

計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施和相關(guān)配套設(shè)備，是計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用基礎(chǔ)。檔案管理計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作，在短期的收益較小，但長(zhǎng)期回報(bào)較高。部分院校對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投資力度偏少，存在一定程度的供需不平衡問題。而在有限資金條件下，想要完成信息化建設(shè)，只能被動(dòng)降低建設(shè)水平，硬件設(shè)施和相關(guān)配套設(shè)備穩(wěn)定性下降，反而會(huì)給檔案管理帶來風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)這一現(xiàn)狀，學(xué)校可以設(shè)立專項(xiàng)資金，專款專用，全面提升計(jì)算機(jī)硬件以及相關(guān)配套設(shè)施的質(zhì)量，確保計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用穩(wěn)定性。同時(shí)學(xué)校檔案管理部門還可以加強(qiáng)對(duì)部分機(jī)密檔案的合理運(yùn)用，產(chǎn)生的提供利用收益還能用于日常計(jì)算機(jī)信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和運(yùn)用，這樣能比較好地解決預(yù)算不足問題。

2.3 全面提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

學(xué)校應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)一批具有高水平計(jì)算機(jī)信息化能力的檔案管理人才。定期開展培訓(xùn)指導(dǎo)課程，不僅要培訓(xùn)檔案管理的理論課程，同時(shí)也要培訓(xùn)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)。還要不定期進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，將考核結(jié)果與個(gè)人薪資相掛鉤，對(duì)考核合格者進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)考核不合格者采取處罰措施。同時(shí)還要開展思想道德素質(zhì)教育，提升檔案管理人員的崗位責(zé)任意識(shí)，培養(yǎng)奉獻(xiàn)精神，提高技術(shù)創(chuàng)新能力，從而建立起強(qiáng)烈的使命感。學(xué)校還應(yīng)當(dāng)做好招募工作，提高檔案管理人員的招募門檻，這樣能全面提升檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)。同時(shí)還要優(yōu)化檔案管理人員組成結(jié)構(gòu)，優(yōu)勝劣汰，保證檔案管理隊(duì)伍的工作質(zhì)量。

2.4 提升計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的安全性

計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用質(zhì)量，與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全性存在密切關(guān)系。要建設(shè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度，采用登錄認(rèn)證系統(tǒng)對(duì)登錄人員身份進(jìn)行識(shí)別，同時(shí)根據(jù)不同的檔案類型和登錄人員的級(jí)別，要設(shè)定不同的登錄權(quán)限。低級(jí)別登錄人員無法調(diào)閱高級(jí)別檔案，越級(jí)調(diào)閱檔案時(shí)要進(jìn)行申報(bào)，獲得審批后方可進(jìn)入系統(tǒng)。登錄密碼可以采取固定密碼和動(dòng)態(tài)密碼相結(jié)合的技術(shù)，一旦登錄密碼輸入三次后，系統(tǒng)將自動(dòng)關(guān)閉。檔案管理系統(tǒng)要采取安全防火墻技術(shù)、病毒木馬監(jiān)測(cè)技術(shù)、數(shù)據(jù)加密保護(hù)技術(shù)等。系統(tǒng)一旦發(fā)現(xiàn)非法入侵或私自下載檔案等行為，能夠自動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施并發(fā)出預(yù)警信號(hào)，這樣能保障檔案安全性。

3? 結(jié)語

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在學(xué)校檔案管理中是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。學(xué)校檔案管理人員為了提升檔案管理水平、降低檔案管理成本、充分發(fā)揮出檔案管理的真正作用，必須要充分將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，建立完善的檔案管理機(jī)制，加快計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升檔案管理人員整體素質(zhì)。這樣才能為計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到學(xué)校檔案管理工作中打下基礎(chǔ)，提升學(xué)校檔案管理的數(shù)字化、信息化水平，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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