基于B/S架構的合同電子文檔審批系統設計

黃海 譚晗凌 黃桂燁

摘? 要：為實現業務合同的全周期動態化管理，避免因合同簽訂不及時或繁多無序影響項目執行期間的跟進和調用，基于B/S架構在Windows操作系統上設計了合同簽訂與審批系統，采用HTML PHP語言，MySQL數據庫，結合行業的特殊性，實現對合同的擬稿、簽批、統一歸檔及后期執行支付情況記錄等過程進行全周期動態化管理，提高了業務工作效率，方便業務互動交流，同時也有效地加強了內控管理。

關鍵詞：B/S;合同管理;全周期;動態管理;內控

中圖分類號：TP311.5;TP317.1 ? ? ?文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）03-0076-05

Abstract：In order to realize the full-cycle dynamic management of the business contract of the meteorological department，and to avoid the follow-up and invocation of the project during the execution of the project due to the inconsistency or excessive disorder of the contract signing，a contract signing and approval system was designed on the Windows operating system based on the B/S architecture. Using Html PHP language，MySQL database，combined with the specificity of the industry，to achieve full-cycle dynamic management of contract drafting，signing and approval，unified archiving，and later execution of payment records，improving business work efficiency and facilitating business interactive communication. At the same time，it also effectively strengthened internal control management.

Keywords：B/S;contract management;full cycle;dynamic management;internal control

0? 引? 言

近年來，隨著國家對氣象現代化建設越來越重視，業務建設項目不斷增加，對各種硬件和軟件的采購量不斷增加，合同文檔的數量也相應地有所增加，如何進行規范化、制度化、系統化管理已經被提到了重要位置。作為項目建設啟動期的重要環節之一，合同在完成簽訂的過程中需要各部門相關人員會簽形成意見，合理有序歸檔以備項目執行時跟進、調用。由于合同數目多，在遵守各單位辦公室與業務、法規、財務、審計等相關部門建立溝通協調機制，加強合同全過程管理，降低履約風險的內控管理制度的同時，因為傳遞不到位、相關人員出差或處理不及時等原因，無形中會延長簽批過程，拖慢合同的生效時間以致后續工作無法按計劃實施?；贐/S架構設計的合同簽訂審批系統，可以對合同的擬稿、簽批、統一歸檔及后期執行支付情況記錄等過程進行科學管理。同時，對合同電子文檔進行有效的全過程動態管理，避免因合同雜亂繁多而影響后續的使用，可以加快項目執行進度，同時也可以規范內部控制管理。

1? 系統設計

1.1? 系統設計原則

（1）安全原則。合同內容涉及技術參數、財務數據等，確保系統安全十分重要。

（2）穩定原則。運行穩定，確保工作流程的正常運作。

（3）實用原則。在設計時充分考慮日常業務實際流程以確保切實可用。

（4）易用原則。界面友好，便于操作。

1.2? 系統開發技術

本系統采用HTML PHP語言，Windows操作系統，MySQL數據庫，使用虛擬機進行存儲，在此基礎上通過調研、討論、優化、定制開發的方式建立合同簽訂和審批管理系統，實現系統在網上運行，并具備可擴展性，易操作，維護方便。

1.3? 主要功能模塊

合同簽訂審批系統具有合同擬定、合同簽批、合同管理、履約記錄和查詢統計等主要功能模塊，具體如圖1所示。

1.4? 角色管理

合同簽訂審批系統操作主要設定4類人員：合同經辦人員、財務人員、管理層人員（業務主管領導、財務領導、單位主要負責人）、合同管理人員。以上4類人員憑個人賬戶名稱和密碼登錄。系統不對以上4類人員之外的用戶開放。

1.4.1? 合同經辦人員

合同經辦人員是簽訂合同的主體，錄入合同相關基本信息，草擬、修改合同，對合同簽批進行追蹤，生成合同審批表，填報支付進度。合同經辦人員僅可以查詢和下載本人經辦的相關合同。

1.4.2? 財務人員

財務人員審核并修改合同，可以查詢系統內全部合同。

1.4.3? 管理層人員

管理層人員審核并修改合同，簽批合同審批單，可以查詢系統內的全部合同。

1.4.4? 合同管理人員

合同管理人員日常管理維護合同系統，為合同經辦人員創建賬號、存檔管理合同電子版、生成合同臺賬，可以查詢系統內的全部合同。

2? 系統功能

2.1? 系統設計

從合同洽談起到合同失效為止，對合同進行系統性的管理。凡涉及合同條款內容的各部門都應介入和管理，我們可以將其理解為單位的內部管理控制流程之一。本系統要實現的業務流程如圖2所示，實現從合同起草到審批、簽章、歸檔的全流程管理，即擬稿人可利用系統提供的合同模版草擬合同，線上與業務主管領導互動修改，定稿后再按照中心合同管理規定，在線上呈財務領導、單位負責人簽批，打印簽章后由合同管理員掃描歸檔，并做后續的款項支付記錄管理和查詢統計。

2.2? 數據庫結構設計

2.2.1? 合同簽訂審批系統數據庫主要表格

合同簽訂審批系統數據庫主要表格結構如表1所示。

2.2.2? 合同簽批管理庫

合同簽批管理庫主要包括合同的生成、審批、簽章等信息，其結構表如表2所示。

2.2.3? 合同審批單管理庫

合同審批單管理庫包括合同簽批流程各審核部門的意見信息，其結構表如表3所示。

3? 系統試運行

基于B/S架構的合同簽訂與審批系統實現了合同文本擬定、簽批流轉及歸檔管理等一系列功能。

3.1? 合同擬定

合同經辦人員在擬定合同時，可選擇合同模板（貨物類合同或服務類合同也可直接導入自定義合同），填寫合同基礎信息包括合同名稱及合同相對方名稱，選擇單位方簽訂合同單位的名稱、選擇合同內容的采購方式。如圖3所示。

3.2? 合同簽批

合同完成初稿后，經辦人選擇發送送審，通過工作流驅動，工作流節點上配置的審批人會依次對合同進行審批（同意或者拒絕，并填寫相應的審批意見，同意進入下一個審批人，否則退回到開始節點），如圖4～圖6所示。

簽批過程中如對合同有重大修改，經辦人可將合同導出給合同相對方確認修改后再行導入本系統。

3.3? 合同蓋章

合同通過最終審批后，定稿及合同審批單將同時流轉至經辦人及合同管理員節點，經辦人可以取合同號后打印紙質合同和合同審批表，如圖7所示，合同管理員對合同電子版進行確認存檔并對紙質合同蓋章。

3.4? 合同管理

簽章后的紙質合同和合同審批表，由合同管理員進行掃描后保存PDF版本，并登記合同臺賬。

3.5? 履約記錄

經辦人每次辦理支付款項時，填寫履約事項及付款金額等信息。

3.6? 查詢統計

合同管理員可對合同進行統計操作，并且能生成及導出Excel表格，如表4所示。

3.7? 合同歸檔

合同管理員可對Word格式和PDF格式的合同進行歸檔。

4? 結? 論

基于B/S架構的合同簽訂審批系統在設計過程中，不斷規范和優化合同管理業務流程，有效地對合同立項選商、合同審查簽批、合同簽訂、合同履行和合同歸檔等工作實現了全周期動態化管理，系統流程通過劃分合同涉及各方的承辦范圍、職責、權限等，使管理層次明確，提高了整體工作效率。在實際應用中，形成電子合同管理庫，不但推進了合同擬訂簽批的進程，規范了合同的歸檔存庫，提高了數據統計的全面性，還有效地實現了審計過程中的調閱和使用。

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