城建檔案管理工作中歸檔制度的作用

謝英軍

【摘要】檔案是國家機構、社會團體以及個人在社會活動過程中形成的直接產物，歸檔制度是城建檔案管理工作中的物質對象，歸檔制度是整個城建檔案管理工作中的重要組成部分。所以，它也是必須要遵循一定的原則和方法的，而歸檔制度在城建檔案管理工作中是否得到了健全與完善，將會對整個城建檔案管理工作中產生極其重要的影響。

【關鍵詞】城建檔案管理;歸檔制度;作用

城建檔案管理工作中的歸檔制度作為檔案體系中的重要組成部分，是隸屬于科技檔案的范疇之內的。它的形成和發展體現的是人類各項智力與智慧活動的結晶。城建檔案管理工作的歸檔制度從宏觀上反映著城市建設與發展的水平，從微觀上調整和解決城建檔案管理工作中的各種問題。城建檔案管理工作關系著國家與社會的公共安全，是隨著城市的發展而不斷的發展起來的，因此，城建檔案管理工作涵蓋著城市建設與發展過程中的每一個環節與領域。

1、城建檔案管理工作中歸檔制度存在的問題

1.1歸檔意識不強

歸檔制度在城建檔案管理工作中的作用是任何其他類別檔案都不能代替的。因為，它是伴隨著城建檔案管理工作的長足發展而同步產生的。檔案信息的價值也是在歸檔制度的作用下而得以實現的。如果說，檔案管理工作存在著對歸檔制度的意識，就會幫助更多的檔案使用者去利用檔案中的各類信息。相反的，如果城建檔案管理著對歸檔制度的認識程度不高，自身都不了解歸檔制度在整個城建檔案管理工作中的重要性及作用，必然就不會幫助更多的人去合理的利用城建檔案中的各類信息，正是由于城建檔案管理者對歸檔制度的認識程度不強，整個城建檔案管理工作通常被束之高閣。這在某種程度上來說，將會嚴重的影響著我國城市化建設的水平，更是不利于我國檔案事業的健康與可持續發展。

1.2歸檔制度不全

《檔案法》的實施和頒布，標志著我國檔案管理工作的開始。國家、社會團體以及個人在進行各類業務活動中的形成的文件與資料是檔案管理工作的具體體現，誠然，城建檔案管理工作在具體的實施過程中依然存在著歸檔制度不健全的現象。而城建檔案管理工作中的歸檔制度不全從根本上來說還是由于缺乏行之有效的城建檔案管理歸檔制度的只能機構所導致的，進而造成了歸檔制度與整個城建檔案管理工作的不相適應，歸檔制度更是不能形成一個由上至下的且統一的管理體系，國家及地方各級政府部門更是沒有辦法對本地區的城建檔案管理工作進行業務上的指導，導致了不同地區之間的城建檔案管理工作總是各行其是，更是無法進行融會貫通。

1.3理論基礎不牢

我國城建檔案管理工作是于20世紀80年代才正式崛起的，由此城建檔案的概念第一次在中國歷史的發展史上被提出，大批的城建檔案管在這樣的背景之下如雨后春筍一樣發展了起來。而隨著城市建設進程的不斷加快，城建檔案管理工作的角色和定位也正在發生著悄然的變化，從臺前到幕后，不僅反應我國城市建設與發展的過程，而且已經成為了城市生存與發展過程中的根本要素之一。誠然，我國的檔案管理工作經過幾十多年的發展依然借鑒的是前蘇聯的檔案管理模式，其理論基礎也主要是依靠我國檔案管中一些傳統的管理經驗，這些傳統的理論基礎雖然為我國城建檔案管理的發展起到了一定的導向性作用，但隨著經濟與社會的蓬勃發展，這些傳統的理論基礎早已經不能適應新形勢下的城建檔案事業的發展了。傳統的理論基礎注重的是城建檔案的收集與整理、分類與編目、檢索與統計等基礎工作，也在一定程度上已經無法較好的滿足城建檔案的利用與需求。因為，傳統的理論是以城建檔案的實體為基礎而展開的，早已無法從根本上適應現代信息技術的發展趨勢。

2、城建檔案管理工作中歸檔制度的作用

2.1執行與完善歸檔制度

執行與完善城建檔案管理工作中的歸檔制度對整個城建檔案管理工作來說是非常重要的。顧名思義，檔案是由一定的文件與材料逐步的轉化而來的，而文件在逐漸轉化成為檔案的過程中又是由檔案管理工作中的歸檔制度來實現的。所以，執行與完善城建檔案管理工作中的歸檔制度一方面能幫助檔案管理工作者在檔案收集過程中的齊全與完整，另一方面也為各項也為工作的正常開展提供有利條件，更能為國家與社會提供非常豐富的檔案資源。相反的，如果說城建檔案管理工作制度沒有得到執行和完善，將會給從事檔案管理的工作者造成不可挽回的失誤和遺憾，比如，一些重要的檔案資料將會無法被找回或者是無從查找等。

2.2加強與抓好收集工作

在執行與完善歸檔制度的基礎上，還要加強和抓好城建檔案日常的收集工作，日常收集指的是檔案工作人員在完善歸檔制度之外的零散文件的收集和整理工作，它是保證城建檔案管理工作歸檔制度是否得到落實與完善的有效方法與途徑，而日常的收集工作又包括以下幾個方面：第一，零散文件的整理與收集工作。根據筆者查閱相關資料得出：目前，在我國很多地區存在著對城建檔案管理工作的不重視或者是歸檔制度的執行不嚴格的現象，正是由于出于這樣的原因，有些文件和材料被分散的保管與內部機構、領導人員或者業務人員的手中，而僅僅依靠歸檔制度來促進檔案管理工作的發展還是遠遠不夠的，加強與抓好對零散文件的整理與收集工作就顯得尤為重要;第二，專門文件的收集與整理。專門文件指的是國家、社會團體以及個人在各項經濟業務活動中形成的具有特殊載體性的文件與材料，由于檔案管理工作著忽視了對專門文件的收集與整理，造成了城建檔案管理工作出現了文件門類不齊全的問題。所以，在今后的城建檔案管理工作中還應當加強對專門文件的整理與收集，并建立和健全相應的崗位責任制，同時，還要將職責落實到個人。

2.3明確與落實制度范圍

要想切實的發揮歸檔制度在城建檔案管理工作中的作用，明確與落實歸檔制度的范圍是必不可少的。明確與落實歸檔制度的范圍是保證城建檔案管理完整與齊全的關鍵所在，更是反應城建檔案管理工作全貌的基礎和先決條件。通常情況下來說，凡是在城建工作中形成的以及具有重要參考價值的文件都應當進行歸檔和保存。具體包括以下幾個方面：第一，上級下達與有關部門中的城建工作的指示、規定以及與城建工作相關聯的文件與材料;第二，城建檔案管理工作中的各項制度與規定、條例與辦法以及圖紙等的相關資料;第三，按照國家規定的對城建工作的相關的要求和程序，辦理的各種手續與證件;第四，原始資料的收集與保管。比如一些工程規模大、建設周期長以及一些施工文件資料特點多的檔案資料;第五，在具體的城建項目建設過程中形成的協議書或者是保證書等;第六，在拆遷過程中形成的相關的拆遷協議與安置協議等的資料;第七，對原始資料的符合與驗收以及在驗收合格后發放的驗收合格意見書、辦理工程交付和竣工結算后的備案手續等的相關資料。

3、城建檔案管理工作中歸檔制度的社會需求分析

經濟與社會的蓬勃發展快速的推動了城市建設化的進程，在這樣的背景之下，城建檔案的數量正在呈逐年上升的態勢發展著。隨著人們對城建檔案意識的普及，越來越多的人也逐漸的認識到了歸檔制度在城建檔案管理工作中的發揮出來的重要作用，人們對其中的信息量的需求也在不斷的擴張之中。目前，在我國的城建工作中除了對于城市中舊城區的拆遷與改造之外，隨著城鎮化建設的進行不斷完善，對于農村地區的改造也正處于齊頭并進的過程中，這在一定程度上使得社會各界人士城建檔案管理工作的需求不斷的加大。一方面，城建檔案的利用群體正在向著多元化的方向不斷的發展著，原有的檔案查閱主體重要是集中與建設單位與施工單位的。誠然，隨著人們對城建檔案管理工作中歸檔制度意識的不斷增強，更多的社會群體正在逐漸的加入到了城建檔案的利用中來，這其中包括知識產權人、各類評估公司、律師執業者等。在這樣的模式之下，城建檔案管理工作中的歸檔制度也正在向著更多的目標群體發揮著自身的作用與價值，城建檔案管理工作也逐漸的成為了人們日常生活中與其密切相關的信息資源，歸檔工作也正在更好的為城建檔案管理工作提供更加優質的服務;第二，城建檔案管理工作人員的高素質化。隨著人們對被服務意識的不斷增強，城建檔案管理工作更加注重的是如何能幫助檔案使用者獲得更加便捷與準確的資料和更加優質的服務質量。因此，這對城建檔案管理工作者的業務水平和專業能力提出了更高的要求，這就要求檔案管理工作者能在最短的時間內幫助檔案使用者找到需要的檔案，此時，城建檔案管理工作中的歸檔制度就顯得格外重要;第三，隨著我國城市化建設進程的不斷加速，城建檔案管理工作在服務于城市建設領域的過程中也逐漸的變得俞來俞寬廣，城建檔案信息的利用率也逐漸的被提高。城建檔案管理工作的特點也逐漸的出現了冷熱不均的現象，這就需要城建檔案管理工作者在今后的檔案管理工作中更要以歸檔制度為基本導向，在提升城建檔案管理服務水平的基礎上，進而為逐步推進城建檔案資源體系的建設做出貢獻。

結語：

綜上所述，城市建設進程的不斷發展推動了陳建檔案管理工作的長足發展。當前，我們需要做的就是如何才能使歸檔制度在城建檔案管理工作中發揮它自身應用的作用。歸檔制度為城市的建設與發展提供了重要的參考價值。同時，廣大的城建檔案管理工作者在具體工作中無私奉獻的精神也使得檔案管理工作換發出了無限的魅力與生機。

參考文獻：

[1]劉婷.城建檔案利用服務的問題及對策分析[J].城建檔案，2013（02）：145-157.

[2]劉瑞芬.城建檔案在“城市記憶”工程中的應用與發展[J].蘭臺世界，2011（01）：121-123.

[3]張曼琴.城建竣工工程檔案預期不叫的問題與對策研究[J]，檔案管理，2011（03）：77-80.