藝術類高職院校加強檔案管理規范化的有效措施

李欣

摘 ? 要： 本文在了解湖南兩所藝術類高職院校檔案管理現狀及分析的基礎上，探討藝術類高職院校檔案的特點、檔案管理規范化的特征及依據，從健全檔案管理、夯實檔案基礎業務、加強檔案人員隊伍建設、推進檔案信息化建設等方面提出規范藝術類高職院校檔案管理的有效措施。

關鍵詞： 藝術者 ? 高職院校 ? 檔案管理 ? 規范化 ? 有效措施

1.藝術類高職院校檔案的特點

藝術類高職院校檔案是在學校行政管理職能、教學、藝術實踐等活動中直接形成的，涉及檔案內容豐富、載體種類和數量較多，因此檔案管理呈現出很多特點。

一是多樣性。藝術類高職院校的辦學規模不盡相同、專業設置情況各異，在各職能活動中產生的檔案門類繁多、內容較豐富，包含文書檔案、基建檔案、科研檔案、學生檔案等，尤其是戲劇、影視、舞蹈、美術等多方面、多形式的藝術檔案，具有多樣性的特點。

二是信息性。藝術類高職院校檔案具有信息屬性，信息特點是“用文字、圖表、聲像等特定的信息符號和一定的方式將各種信息記錄在一定載體上，使得學校進行招生、教學、科研、行政管理等活動的歷史面貌得以保留、得以再現”[1]（4）。隨著藝術類高職院校的發展，檔案信息資源與日俱增，要積極創造條件開發和利用檔案信息資源，最大限度地發揮信息價值和憑證作用。

三是形象性。藝術類高職院校檔案具有形象性，因為擁有記錄藝術實踐活動的內容豐富、載體多樣、形象鮮明的藝術檔案。“藝術檔案里的影片、照片、錄像帶，舞臺美術設計圖、海報、繪畫等都是藝術形象的記錄，給人以最直觀、最直接美的享受”[2]（3-5）。形象是藝術活動的一種特殊反映手段，沒有形象，藝術本身可能就不存在，因此直接記錄藝術實踐活動的藝術檔案具有形象性的特點。

2.藝術類高職院校檔案管理規范化的特征

一是科學的組織管理。藝術類高職院校要深入貫徹檔案法律法規，設置合理的檔案機構，建立檔案工作責任機制，有明確的檔案組織機構和配備合理的專兼職檔案人員，對學校檔案管理各環節工作開展指導、監督與檢查。如結合自身實際條件設置獨立的綜合檔案室、檔案分室甚至成立檔案館，以滿足學校順利開展檔案管理業務與職能。

二是規范的業務建設。檔案的完整與質量是對檔案管理的基本要求，科學化的檔案信息化建設是藝術類高職院校檔案管理的重中之重。藝術類高職院校應制定符合實際情況的檔案管理辦法、規范等，確保收集文件材料的齊全、完整、準確并符合質量要求，文書、科技、會計、實物等各類檔案案卷質量規范、排列有序，檔案鑒定、移交等程序規范、記錄齊全，檔案業務環節有據可依、有章可據、有跡可循。

三是信息化程度高。藝術類高職院校管理要緊跟大數據時代步伐，提高檔案信息化程度，推進數字化建設進程。館藏檔案完成數字化并符合數字資源建設規范，有滿足各類電子檔案收集、管理、保存、利用及安全保密等功能需求的檔案管理系統，有電子文件自動歸檔功能的模塊或接口，未來能擴展公共服務功能板塊，完全實現檔案的計算機網絡管理。

四是開發利用多樣性。檔案管理的最終目的是開展利用服務，檔案資源的開發利用效率、形式及效果是檢驗規范化的重要標準。檔案資源體系結構完整、利用手續完備、檢索工具齊全、利用效率高，檔案服務形式呈現展板展覽、教育基地建設、檔案文創產品等多樣化，積極開展檔案編研并取得成果。

3.藝術類高職院校檔案管理規范化的依據

藝術類高職院校檔案管理規范化是以有關法律法規為依據的，以此指導檔案管理機制、制度建設、人員隊伍管理、檔案整理等各個業務環節的基礎標準。按照檔案法律法規的適用范圍，藝術類高職院校檔案管理規范化可按照國家法律、地方性法規、檔案行業規范、學校制度等。

一是國家檔案法規。國家檔案法規囊括國家層面的檔案法律、檔案行政法規和規章、檔案國家標準等，是在全國范圍內及教育系統適用的，用于指導檔案管理規范化的依據。主要有《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》《藝術檔案管理辦法》《機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》《文書檔案案卷格式（GB/T9705-2008）》等。

二是地方性檔案法規。地方性檔案法規主要適用于某地方的檔案法規，在此主要列出湖南省的地方性法規，用于指導湖南檔案管理規范化的依據。湖南省檔案法規主要有《湖南省檔案管理條例》《湖南省公務禮品檔案管理規范》《湖南省知名美術家檔案收集管理規定》等。

三是檔案行業規范。檔案行業規范是由檔案主管部門批準、發布，并在該部門范圍內統一的規范、標準，在特定的檔案行業范圍內有一定的約束力。適用于藝術類高職院校檔案管理的行業規范主要有《檔案工作基本術語（DA/T1-2000）》《全宗卷規范（DA/T12-2012）》《檔號編制規則（DA/T3-1994）》《歸檔文件整理規則（DAT22-2015）》《印章檔案整理規則（DA/T40-2008）》等。

四是學校檔案管理制度。學校檔案規章制度是依據國家、地方和行業規范性文件并結合本校實際情況而制定的指導、規范本校檔案工作的制度。藝術類高職院校檔案管理主要是規范檔案收集、整理、歸檔、利用等環節的制度，做到及時收集、規范整理、按時歸檔等。

4.規范藝術類高職院校檔案管理的建議

4.1提高檔案管理重視程度

一是強化院領導重視檔案的意識。藝術類高職院校領導應積極主動提高對檔案工作重要程度的認識，把檔案管理規范化建設納入學校整體發展建設規劃中，積極推進檔案管理與學校其他各項工作同發展、共進步。職業院校要明確檔案管理工作的分管領導，加強對檔案工作的統籌規劃和組織領導。

二是全面強化員工檔案意識。藝術類高職院校要加強對檔案知識、檔案意識、檔案法規的宣傳教育，全面強化檔案規范意識，積極推進檔案管理規范化發展。首先，要多形式開展檔案宣傳學習。藝術類高職院校要積極利用教職工理論學習、專題講座、微信公眾號、學院官網、公共宣傳欄等平臺宣傳國家檔案法規、行業規范及相關制度，讓教職工及學生了解、熟悉檔案工作小知識，充分認識檔案的重要價值和作用，強化檔案意識。其次，檔案機構領導應增強擔當意識，時刻銘記崗位職責，以動態發展的眼光看待檔案工作，積極展現檔案工作優秀成果，為檔案機構爭取更充足的人力、財力、物力支持。最后，檔案管理人員要強化責任意識，積極提高檔案業務素質，實現自我的全面發展，促進學校檔案管理更科學、規范地發展。

4.2加強檔案人員隊伍建設

藝術類高職院校為適應新時代檔案工作的需要，重視檔案人員隊伍建設，建立動態的檔案隊伍管理網絡，建設有責任心、熟悉檔案業務、懂信息技術、相對穩定的專兼職檔案人員隊伍。一是配備檔案業務水平高的檔案專職人員。藝術類高職職業院校要注重人力資源合理安排、配置，按照現實需求配置檔案工作人員，積極引進檔案信息化、檔案業務水平較高的檔案管理人員，保證學校檔案機構擁有一支穩定的、高素養的專業檔案人才隊伍。二是加大經費投入，注重檔案人員培訓培養。藝術類高職院校要大力培養檔案人員的檔案數字化技術加工、檔案管理系統操作、信息挖掘、資料分析及編研能力，以確保檔案人員能跟上檔案工作信息化、數據化的發展趨勢及檔案編研和利用的實際需要[3]（77）。三是重視檔案人員的個人發展規劃，適當提供職稱晉升平臺、途徑，提高檔案人員的工作積極性、進取心。

4.3完善檔案管理制度體系

藝術類高職院要結合自身實際制定檔案工作各個業務環節的規章制度，制定或修訂檔案收集歸檔、借閱利用、安全保密、檔案統計、鑒定銷毀、庫房管理、檔案人員考核等制度，細化檔案管理人員工作職責、統一檔案立卷標準和要求等，逐步完善檔案管理機制及各項制度，確保檔案科學管理、規范管護、有效使用。同時，建立檔案工作考核激勵機制，對檔案工作中涉及的相關人員實行獎懲，涵蓋檔案整理質量、檔案業務學習、檔案編研及研究等方面，形成獎勵優秀、淘汰不合格者的常態機制。

4.4優化檔案資源結構

豐富的檔案資源是開發利用檔案的基礎，藝術類高職院校要積極拓展檔案收集、征集渠道和范圍，注重檔案的綜合化、特色化、合理化、均衡化，不斷為挖掘檔案價值和提高檔案利用效率夯實基礎。一是做好學校各部門多種載體形式的檔案收集工作，做好學校舉辦的重要會議、重大活動、重點項目、重要事件過程中形成的有關檔案材料的收集、整理，尤其注重收集能夠全面、生動反映學校藝術實踐活動的劇照、錄音錄像等檔案資料。二是擴大收集渠道，注重收集教職工、知名校友在學校業務活動中形成的項目研究、對外業務交流等檔案，重視人物檔案的收集與挖掘。

4.5創新檔案信息服務形式

隨著時代的發展需要，藝術類高職院校應積極提供網絡、電話、郵箱等現代化的檔案信息服務方式，積極拓寬檔案信息服務途徑，擴大檔案信息開發的廣度與檔案編研的深度，提高檔案利用效率。首先，職業院校根據建校時間、建校發展規模等情況建立校史館，以史為據，通過學校發展史的展覽、宣傳，吸引師生及歷屆校友，建立起對外交流合作的平臺。其次，建設檔案網站、微信公眾號等網絡平臺，充分利用其進行檔案宣傳推廣。以學校校園網作為網絡基礎，逐步建立一個以檔案管理信息系統為內核的信息查詢、共享服務中心。強化檔案網站中服務指南、編研成果、業務指導、信息發布等欄目的管理與建設，真正體現出檔案信息化和數字化的優勢，并實現檔案信息的在線查詢和利用，使各方更好地實現對檔案資源的利用，真正發揮檔案管理對社會各方的服務能力。

4.6推進檔案管理信息化

一是開展檔案數字化工作。藝術類高職院校要把檔案數字化納入學校的目標管理和發展規劃中，全面加強電子文件管理和檔案數據庫建立。首先，要加強檔案目錄數據庫建設，完成檔案全文數據庫建設，有計劃、有步驟地開展室藏紙質檔案、聲像檔案、實物檔案等的數字化處理，構建包含檔案目錄、元數據、檔案全文等在內的全文數據庫，提高檔案利用服務效率、水平和質量。其次，加強電子文件和電子檔案的收集、整理、歸檔工作，做到與紙質檔案的同步歸檔，實現每年增量檔案的及時數字化、信息化，為檔案數據共享奠定堅實基礎。

二是建設檔案管理系統。藝術類高職院校應將檔案工作真正融入學校智慧校園建設中，積極推進檔案數字化進程，盡快實現網上查詢檔案信息服務，為學校各項工作的高速運作提供優質的信息服務和有力的決策支持。檔案管理系統是職業院校利用信息技術規范，做好檔案管理工作的重要平臺，是提高檔案信息化程度的重要途徑、舉措。首先，應充分調研，積極主動與學校信息中心、軟件技術公司合作，提出檔案信息化建設的要求，開發一款具備檔案收集整理、分類存儲、快速檢索、精確定位、借閱歸還、檔案統計、數據備份等功能，實現學校各部門實時線上歸檔和檔案利用查詢的檔案管理系統。其次，要加大檔案管理系統使用的推廣力度，做好檔案人員隊伍的檔案系統操作培訓工作，力爭將其發展成覆蓋全校所有用戶節點范圍的網絡系統，并且涵蓋檔案管理的全部基礎業務環節，為檔案信息交換、實現檔案資源共享創造條件。

三是打造數據資源共享服務平臺。藝術類高職院校要創新和加強開發利用檔案資源的信息技術及手段，積極運用RFID智能庫房管理系統，探索學校大數據的集結和共享，逐步實現與本校的協同辦公系統、學籍管理系統、教務管理系統、科研管理系統等數據的對接，實現增量電子檔案的自動化對接，使檔案管理系統成為學校所有寶貴信息資源、數據資源的安全保管和長久存儲中心、統一共享和便捷展現的中心，逐步建立起學校數據資源共享中心服務平臺，實現遠程、實時、在線查詢檔案信息，保持提升檔案規范化管理水平的較好發展態勢，打造數字檔案館，大力推動高職院校檔案事業科學發展。

隨著信息技術的快速發展和大數據趨勢的挑戰，藝術類高職院校檔案管理面臨著急需推進建設、發展和規范的諸多挑戰。本文雖然對藝術類高職院校檔案管理規范化提出了些許建議，但是理論性較強且沒有制定出統一的實施標準，在實施過程中應根據本校實際情況作出適當的調整，否則可能出現不適用、可應用性不強的情況。另外，藝術類高職院校檔案管理規范化措施的實施需要學校各個層級、各個部門的支持、協調與配合，在具體實施過程中有一定的難度，如何更好地實施檔案數據化管理將是下一步研究的重點。

參考文獻：

[1]王蘭芝.高校檔案規范化管理[M].長沙：湖南師范大學出版社，2012.

[2]陳建偉.藝術檔案的特點及管理[J].音樂探索（四川音樂學院學報），1999（04）.

[3]李玲.高職院校檔案工作規范化管理建設探析—以重慶科創職業學院檔案館為例[J].辦公室業務，2015（4）.

本文是湖南藝術職業學院2019年度院級一般課題《藝術類高職院校檔案管理規范化研究》研究成果（項目編號：HY1912040104）。