探索數(shù)字檔案在高中學校檔案管理中的應用價值

王成金

摘 要：高中學校檔案涵蓋學籍檔案、教學檔案、學校歷史、基建檔案等內(nèi)容，不僅為學校的長遠發(fā)展提供了真實確鑿的數(shù)據(jù)，而且也為制訂適時可行的教學計劃提供了重要的信息參考。近年來，隨著信息技術的迅猛發(fā)展，數(shù)字檔案逐步取代了原始的紙質(zhì)檔案，高中學校的檔案管理工作效率也得到大幅提升。因此，本文將著眼于數(shù)字檔案在高中學校檔案管理中的實際應用價值，圍繞數(shù)字檔案管理模式在高中學校檔案管理中的應用策略展開全面論述。

關鍵詞：數(shù)字檔案;高中學校;檔案管理;應用價值

一、數(shù)字檔案，價值突顯

數(shù)字化電子檔案的出現(xiàn)，融合與壓縮了過去紙質(zhì)檔案的各種信息資源，同時，借助于計算機技術、掃描技術、數(shù)字攝影技術、大數(shù)據(jù)技術等多種技術類型，使檔案資源的應用價值逐步浮出水面。

1.整合海量檔案信息，延長檔案保存時限

對高中學校的檔案管理工作而言，僅僅教學檔案這一項就包括教學計劃、課程教案、教學大綱、課程成果等諸多內(nèi)容，而這些材料涵蓋的信息量巨大，這些海量信息資源如果全部通過紙質(zhì)檔案的形式予以保管，單單信息匯總與建檔這一項工作的難度就已經(jīng)不言而喻。而如果這些海量資源轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案，存儲在計算機系統(tǒng)當中，結(jié)合信息管理系統(tǒng)中的分類、篩選、歸檔等功能，就可以快速整合海量資源，并且快速完成建檔過程。

此外，紙質(zhì)檔案的保存時限與數(shù)字檔案相比，存在較大差異，紙質(zhì)檔案由于受到外界溫度、濕度、灰塵的影響，材料的紙張極易發(fā)生泛黃、變脆等現(xiàn)象，在經(jīng)過長時間保存后，紙質(zhì)檔案的完整性將受到嚴重影響。而數(shù)字檔案將紙質(zhì)檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案格式，不受環(huán)境與自然因素的影響，檔案保存時限無限延長，這就給檔案管理工作提供了諸多便利條件。

2.提升工作效率，避免人為失誤

計算機作為數(shù)字檔案的應用載體，取代了過去的手工建檔模式，檔案管理人員只需要利用數(shù)碼或者掃描儀等專業(yè)設備將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容傳輸?shù)接嬎銠C系統(tǒng)當中，檔案信息系統(tǒng)就可以及時對輸入信息進行歸類、建檔，大幅提升了工作效率。而數(shù)字檔案獨有的快捷查詢方式，也為檔案需求者提供了便捷服務。

比如任課教師調(diào)取往年的教學計劃檔案時，只需要在檔案管理系統(tǒng)的查詢框內(nèi)輸入檔案的名稱，計算機顯示屏上就會立刻出現(xiàn)包含檔案名稱關鍵詞的相關條目，任課教師從相關條目當中，能夠快速找到所需資料，節(jié)省了大量的查詢時間，同時，也緩解了檔案管理人員的工作壓力。此外，由于過去的手工建檔模式，受到人為因素的影響，常常出現(xiàn)檔案目錄與檔案內(nèi)容不相匹配的情況，這就給檔案需求者帶來了諸多困擾，而數(shù)字檔案借助于計算機系統(tǒng)的糾錯功能，能夠保證檔案資料的匹配度達到100%，有效避免了人為失誤，減少了大量的重復工作內(nèi)容。

3.資源信息共享，避免檔案受損

過去，高中學校的相關領導在借閱檔案時，往往采取兩種方式，其一是通過復印原檔案的方式，進行傳閱，然后再對檔案的復印件進行銷毀。其二是直接向相關領導提供檔案原始件，但是，這種方式極易使檔案原始件受損或者丟失，給學校正常工作的開展帶來不利影響。而數(shù)字檔案信息統(tǒng)一存儲在數(shù)據(jù)庫當中，通過學校內(nèi)部局域網(wǎng)絡，數(shù)字檔案能夠?qū)崿F(xiàn)校內(nèi)資源共享，這樣一來，學校相關領導在借閱檔案時，只需要經(jīng)過主管領導的網(wǎng)上審批，就可以直接登錄檔案管理系統(tǒng)，瀏覽所需內(nèi)容，既不需要繁瑣的借閱流程，也不需要復印大量的檔案原始件，確保紙質(zhì)原始檔案的完整性。

4.減少成本投入，傳輸速度驚人

紙質(zhì)檔案需要耗費大量的紙張，如果大批量復印，還會增加復印成本，而數(shù)字檔案完全依托于計算機技術與大數(shù)據(jù)技術，將大量的文字、圖片統(tǒng)一存儲到數(shù)據(jù)庫當中，這些信息資源占用的空間往往只有幾個G，或者幾十個G，絲毫不影響數(shù)據(jù)庫的正常運行。通過這種存儲模式，節(jié)省了大量紙張與復印機耗材，同時，也無需投入大量的人力資源，實現(xiàn)了節(jié)支增效的目的。

另一方面，隨著計算機的功能性日漸強大，用于存儲海量資源的介質(zhì)只需要一個體量極小的硬盤、芯片或者保存在云存儲空間，而數(shù)字檔案信息在傳輸過程中，每秒的傳輸速度能夠達到100兆以上，當檔案需求人員在調(diào)取檔案時，只需要幾秒鐘的時間就可以下載完畢，節(jié)省了大量的檔案調(diào)取時間。

5.加密通道多樣，安全性能卓越

與紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字檔案的存儲空間設置了層層加密指令，比如密碼登錄權限、指紋登錄權限等，這些加密措施能夠保障檔案資源的絕對安全。如果學校的檔案管理系統(tǒng)接入外網(wǎng)，外網(wǎng)的防火墻等防病毒、防黑客屏障將有效阻止病毒的入侵，避免檔案資料外泄。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對防盜、防火、防水、防潮提出了較高的要求，一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞，就極易造成檔案丟失或者檔案損毀的情況，給學校帶來無法彌補的損失。

二、創(chuàng)新管理，提升績效

1.制訂統(tǒng)一規(guī)范，明確崗位職責

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理規(guī)范與數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀不相匹配，這就容易使管理人員在實際工作當中無章可循、無規(guī)可守，個人行為無法受到約束，數(shù)字檔案管理也容易出現(xiàn)漏洞。因此，高中學校應當結(jié)合當前學校檔案管理工作的實際情況與數(shù)字檔案的應用范圍，制訂一套行之有效的標準規(guī)范，明確數(shù)字檔案的建檔模式、歸檔程序、查詢流程、安全管理等內(nèi)容納入到規(guī)范當中，使管理人員樹立高度的主人翁責任意識，將檔案管理工作做好、做精、做細。同時，為了進一步規(guī)范檔案管理，強化管理人員的管理意識，學校根據(jù)現(xiàn)有檔案管理人員組成結(jié)構，進一步明確在職人員的崗位職責權限，使其意識到數(shù)字檔案的重要價值，保證在責任面前不推諉、不扯皮，構建一個良性的高中學校檔案管理新格局。

2.加大資金投入，增加技術含量

由于數(shù)字檔案技術更新?lián)Q代速度較快，尤其是數(shù)字檔案的存儲介質(zhì)，容量升級較為頻繁，這就需要經(jīng)常對數(shù)字檔案的存儲硬件進行更換和維護，因此，高中學校應進一步加大資金投入力度，結(jié)合學校檔案資源的數(shù)量與實際應用價值，引進更加先進的硬件設備，不斷對學校內(nèi)部的局域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)絡進行擴容和升級，確保數(shù)字檔案的存儲與傳輸安全。

此外，檔案管理系統(tǒng)的功能模塊應當與數(shù)字檔案的功能相匹配，比如查詢功能，目前，檔案管理系統(tǒng)的查詢服務功能幾經(jīng)升級，已經(jīng)完全具備個性化特質(zhì)，檔案需求人員只需要一個或者兩個檔案內(nèi)容的關鍵詞組，顯示界面上就會出現(xiàn)相似度在95%以上的資源信息，查詢?nèi)藛T不必再像過去，輸入檔案目錄的全稱，不僅提高了查詢效率，而且查詢精準度也達到98%以上。因此，高中學校的檔案管理人員應當經(jīng)常與其它學校的檔案管理人員進行溝通交流，積極借鑒先進的應用技術與管理經(jīng)驗，不斷對數(shù)字檔案系統(tǒng)的各項功能進行優(yōu)化升級，增加技術含量，為學校全體師生及管理者提供更加高效的服務。

3.提升業(yè)務技能，引進專業(yè)人才

數(shù)字檔案作為一種新型的高科技技術，具有較強的專業(yè)性，因此，對管理人員的專業(yè)技能要求、職業(yè)素養(yǎng)要求較高，針對這種情況，學校應當與對口院校建立長期合作關系，同時，通過內(nèi)部培養(yǎng)與選拔機制，任用專業(yè)技能水平高、個人職業(yè)素養(yǎng)高的綜合型管理人才。比如在建立數(shù)字檔案時，如何操作掃描設備，如何錄入檔案數(shù)據(jù)，如何建立檔案目錄，如何形成數(shù)字檔案卷宗等工作，必須有專業(yè)的技術操作人員進行全程操作或者有效指導，這就需要學校建立一套科學完善的內(nèi)部培訓體系，將數(shù)字檔案的建立流程，功能模塊的設定，數(shù)字檔案載體的維護保養(yǎng)技術納入到培訓計劃當中，使檔案管理人員既懂管理、又懂技術，為檔案管理工作的高效展開提供堅實保障。

4.樹立安全意識，做好風險防范

檔案安全始終是高中學校檔案管理工作的重中之重，雖然數(shù)字檔案的加密技術以及云存儲技術趨于成熟，但是，受到人為因素的影響，在檔案管理過程中，仍然出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失，檔案資源損毀的現(xiàn)象。基于此，學校管理人員需要時刻具備安全管理意識，把檔案安全列為首要任務，經(jīng)常性的檢查檔案信息管理系統(tǒng)的各個功能區(qū)以及資源存儲區(qū)，如果發(fā)現(xiàn)檔案資源丟失的情況，應當及時采取切斷外網(wǎng)與內(nèi)網(wǎng)，或者屏蔽登錄權限的方法，及時查找出檔案資源丟失的原因，并根據(jù)安全應急預案，利用信息補錄的方法，盡量減少損失。同時，與專業(yè)技術人員一道，對加密技術與云存儲技術進行系統(tǒng)分析，查找漏洞，予以補救。

三、結(jié)束語

高中學校檔案管理是一項專業(yè)性較強、牽涉面較廣、不穩(wěn)定因素較多的基礎性工作，尤其在數(shù)字檔案技術介入后，檔案管理重心由過去的單一固定化的管理模式逐步向現(xiàn)代化、流程化的管理模式轉(zhuǎn)變，檔案管理人員的工作內(nèi)容也因此發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變。在這種新形勢、新背景之下，數(shù)字檔案在高中學校檔案管理中的應用價值也日漸突顯，不僅促進了工作效率的提升，為學校節(jié)省了大量的投入成本，與此同時，也詮釋了高中學校檔案管理的新理念、新思想、新作為，為學校的健康可持續(xù)發(fā)展提供了源源不斷的內(nèi)動力。

參考文獻：

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[2]楊 波.關于學校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題的探討[J].辦公室業(yè)務，2016.

（作者單位：山東省膠州市第三中學）