“互聯網+”背景下高校文書檔案管理的困境及應對措施

李良

【摘要】高校是人才培養基地，集教科研于一身，而文書檔案管理也是整體高校工作中的重要組成部分，文書檔案是維系高校一切工作有條不紊進行的前提條件，與此同時，也是促進教學工作、科研工作、管理工作發展的關鍵點。當前是互聯網時代，但高校文書檔案管理困境猶存，需要制定出合理有效的應對措施，之后才能不斷提升文書檔案管理質量和效率，繼而推動高校長久發展。

【關鍵詞】“互聯網+”;高校;檔案管理;困境;措施

文書檔案是檔案的重要組成部分，它既能反映一個單位過去的發展歷程，又能折射其管理建設的現狀，在機關工作中發揮著重要作用。本文以“互聯網+”為背景，圍繞高校文書檔案管理的作用，對工作中存在的問題及應對措施進行了分析和闡述，從而提高大學文書檔案管理工作水平，使其更好地服務于學校的發展和建設。

一、“互聯網+”背景下高校文書檔案管理的作用

信息化時代高校文書管理工作中仍舊存在諸多弊端和不足，主要問題便是文書檔案管理工作止步不前，沒能進行及時的創新與整改。隨著科學技術的飛速發展，文書檔案管理工作創新顯得勢在必行，不能依舊演繹老一套的方法和模式，創新文書檔案管理思想和理念顯得至關重要，需理論和實際相互融合起來，協調好創新和信息化之間的關系。計算機快速普及背景下，信息化檔案管理已是大勢所趨，因此，關于高校文書檔案管理手段和管理方式，一定要實現真正意義上的與時俱進，達成高效交流才是制勝之道，從而更好更優地推動資源共享效率提升，讓文書檔案管理工作未來朝著系統化和科學化方向發展。信息化管理機制形成，便可減少冗余工作量度，在提升檔案管理水平的同時也可實現資源全面優化，從根本上彰顯出高校文書檔案管理優勢。所以說，“互聯網+”背景下的高校文書檔案管理，文書與檔案有效的銜接和融合必然首當其沖，這是時代發展的需求，對學校和社會未來的發展來說，具有著十分重要的意義和作用。

二、“互聯網+”背景下高校文書檔案管理的困境

（一）文書工作和檔案管理工作銜接度不足。負責高校文書檔案管理的工作人員，需要有序處理好不同類型文書管理工作，處在“互聯網+”背景下，文書檔案管理要求變得愈加嚴苛起來，文書工作處理和檔案管理工作有別，雖然特點各異，但是關系卻尤為緊密。現在很多高校一般情況下都是將文書管理、檔案管理進行分開運作，盡管此類模式可以讓這兩類工作均存在獨立空間，但若不能及時制定統一化標準，極易陷入各自為營的盲區。一般來說，檔案管理工作人員工作中不會去考慮文書工作執行能力，文書工作人員相應的也不會了解到前者工作的程序性特點，兩者銜接性顯著不足，高校文書檔案管理工作可謂舉步維艱，加之前期文書檔案保存出現遺漏，整體數據必然缺失，會對文書檔案管理工作的開展產生極大阻礙。

（二）文書檔案管理工作認知明顯不足。高校文書檔案管理現處在初級發展階段，由于起步相對來說比較晚，很多單位與部門對文書檔案管理工作的認知比較膚淺，沒有深入性、準確性的認知，歪曲事實的情況屢見不鮮。通過數次調查和分析看出，很多單位領導者已經認識到了文書檔案管理工作的重要性，但卻不愿耗費人力和財力在文書檔案管理工作上，普遍認為文書檔案管理和經濟利益之間相互沖突。根據此類邏輯思維進行分析，文書檔案管理難以獲得可觀經濟效益，只要做到合格即可。很多情況下，上級領導對文書檔案管理工作的認知比較淺顯，那么就會相繼出現很多連鎖反應，最為常見的就是文書檔案管理工作人員業績待遇無保障、工作熱情驟減，諸如此類，均會對未來高校文書檔案管理工作質量的提升造成很大影響。

（三）文書檔案管理隊伍不穩定。人才過硬的團隊才能擔負起高校文書檔案管理這一工作，高素質、高水平的團隊，它是維系文書檔案管理工作質量的先決條件，事與愿違，現在很多高校文書檔案管理所面臨的一個現實困境便是管理隊伍不穩定。對部分文書檔案管理工作者而言，他們認識這項工作沒有什么技術性，只是一項簡單勞動而已，因此對文書檔案管理工作沒有熱情和信心。還有就是高校管理整體層面上，文書檔案管理邊緣化發展態勢尤為明顯，和校內教科研等工作相比遜色不少，從事文書檔案工作人員給其他教職工的印象辨識能力不夠、水平低下，無法引起領導重視，人才流失的情況時有發生。

三、“互聯網+”背景下高校文書檔案管理應對措施

（一）建立正規化制度，做好高校文書工作和檔案管理工作的有力銜接。文書檔案管理基本內容便是保證各類文件的規范化，文件的規范性與否關乎著最終檔案管理質量優劣。應該了解到，若想實現檔案管理工作最優化運行，務必要保障好每個文件的質量，只有文件達到了預期標準才能執行正常收納保存。身為高校，需要健全文書檔案管理機制，細節上的執行標準要制定完備。文書工作人員在文書信息收集時要保障效率與質量，提升規范化作用成效，之后在此基礎上讓文書和檔案管理有機融合。基于“互聯網+”背景下的檢索完善也尤為關鍵，要為特定人員提供針對性檢索路徑，更好更優地推動高校檔案資源的全方位共享。

（二）樹立對文書檔案管理工作的全新認知理念，對待此項工作認真負責。高校文書檔案記錄工作，這是對校內各項工作的一種真實記錄，與此同時，也是學校發展歷程的有力證明，它是高校文化的核心構成要素。通過審視高校檔案，便可從中熟知學校的發展歷程和核心價值觀以及文化氛圍等信息。文件和照片以及影像資料等，均可使廣大師生由心而發的產生一種歸屬感和團隊凝聚力。所以說，需要不斷增強領導人員對檔案管理機構的管理意識，對文書檔案管理工作的重要性深度認知。領導自身要樹立新型的文檔工作觀念，不能將文書檔案管理看成是一份可有可無的工作。文書檔案工作人員要負起責來，向領導和教職工等積極宣傳文檔工作的價值和意義，領導者對文書檔案管理人員工作滿意，潛移默化間便會對文書檔案工作愈加的重視。所以，身為文書檔案工作人員，一定要有責任心和良好的工作態度，力爭上游、做出業績，讓校領導滿意和令廣大教職工滿意，才能提升文書檔案管理工作的地位，未來為高校本體發展貢獻力量。

（三）綜合性、優質化檔案文書管理隊伍建立。文書檔案信息化管理，以新型管理模式出現，需要有專業素養、高水平的人員任職，滿足信息化管理若干訴求，最后才能實現文書檔案管理工作的信息化運作。管理人員務必要了解信息技術和基礎性知識，之后在此基礎上循序漸進強化信息化管理力度。校方對文檔信息化管理重要性需全面認知，要創設出優質化、綜合性的文書檔案管理團隊，并且要制定出員工的職業規劃，全面促進高校文書檔案管理工作的不斷發展，相應的去優化員工福利待遇，提升其工作積極性和主觀能動性。校方招賢納士、擇優而取，與此同時，檔案管理人員需要及時轉變思想、實事求是，只有敢于創新、勇于創新，學會管理軟件和設備操作流程，并且加強學習交流，在不斷提升自身能力和素養的同時，使得本體知識結構不斷優化，只有這樣，才能為后續的為高校文書檔案信息化管理工作發展夯實根基。

四、結語

綜上所述，“互聯網+”背景下的高校文書檔案管理工作存在諸多困境，文書工作和檔案管理工作銜接度不足、文書檔案管理工作認知明顯不足、文書檔案管理隊伍不穩定是主要問題，我們要通過正規化制度建立，做好銜接整合工作，樹立對此項工作的全新認知，領導要起到模范帶頭作用，文書檔案工作人員要大力宣傳和普及文書檔案管理的重要性，最后要創建一批新時代文書檔案管理團隊，優化人才結構，使得個人和集體共發展，使得未來的高校文書檔案管理工作變得愈加規范化、正規化。

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