檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

朱明輝

摘 要：近些年來(lái)，各單位企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)模在不斷的擴(kuò)大，其自身的檔案工作也應(yīng)該隨之改善，檔案管理工作模式的科學(xué)改進(jìn)，能夠促進(jìn)整個(gè)檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升，尤其是在當(dāng)前的信息化時(shí)代之中，檔案的信息化建設(shè)有利于檔案工作的發(fā)展，同時(shí)還能夠?qū)n案工作本身所具有的作用充分發(fā)揮到相關(guān)企事業(yè)單位之中，促使企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。因此，相關(guān)企事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理以及信息化建設(shè)工作的重視。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);檔案管理;思考

引言：檔案管理是相關(guān)企事業(yè)單位的基本工作環(huán)節(jié)，同時(shí)也是企事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的重要工作環(huán)節(jié)，若是檔案管理工作不到位，就會(huì)有極大可能造成企事業(yè)單位信息或者是個(gè)人檔案信息的泄露，從而對(duì)企事業(yè)單位或者個(gè)人造成嚴(yán)重的不良影響，并阻礙企事業(yè)單位的發(fā)展。基于此，相關(guān)企事業(yè)單位要對(duì)檔案管理工作予以重視，并且還要結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，以及當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)，以此提高檔案工作的有效性。

一、檔案信息化管理的主要特點(diǎn)

第一，檔案信息化管理具有數(shù)字化的特點(diǎn)。信息化的檔案管理工作模式與傳統(tǒng)人工式的管理模式相比，其自身最主要的特點(diǎn)就是能夠?qū)⒓堎|(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的數(shù)據(jù)信息，這樣不僅有利于相關(guān)工作人員的查閱，而且更方便工作人員的檔案管理[1]。這種數(shù)字化的檔案管理形式，主要是在數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上開(kāi)展的，而數(shù)據(jù)庫(kù)則是相關(guān)單位借助信息技術(shù)建立起來(lái)的，它能夠?qū)Ω鞣N檔案信息進(jìn)行有效的整理以及科學(xué)的分類，使得檔案信息的存儲(chǔ)更加規(guī)范，避免了檔案管理過(guò)程中的混亂情況，提高了檔案管理的工作效率;

第二，檔案信息化管理具有網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)。檔案信息化管理這一工作模式的應(yīng)用，離不開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)，而網(wǎng)絡(luò)化也成為其自身較為突出的特點(diǎn)。對(duì)于信息化的檔案管理而言，其自身的有效開(kāi)展主要依托于互聯(lián)網(wǎng)，而檔案信息資料的傳輸以及查閱也都是借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的，這樣不僅能夠提高檔案管理的高效性，還能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案信息的共享，降低傳統(tǒng)檔案查閱工作的繁瑣性以及復(fù)雜性，促使檔案管理本身所具有的價(jià)值得以充分的發(fā)揮出來(lái);

第三，檔案信息化管理具有智能化的特點(diǎn)。在信息化的檔案管理工作中，智能化是其自身的附加特點(diǎn)，由于這一工作模式本身就具有數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化的特征，就使得整個(gè)信息化的檔案管理也逐漸衍生出智能化的搜索及篩選功能，與傳統(tǒng)檔案管理工作中人工查找與檢索的方式相比，智能化會(huì)讓檔案查找與搜索工作變得更加便利，比如，相關(guān)企事業(yè)單位的工作人員若想查找某份檔案資料，只要在管理數(shù)據(jù)庫(kù)中輸入關(guān)鍵詞，就能夠快速找出與相應(yīng)的檔案資料或者與其相關(guān)的檔案資料，這也為檔案管理人員省下不少時(shí)間與精力，使其能夠更好的兼顧其他檔案管理工作環(huán)節(jié);

第四，檔案信息化管理具有簡(jiǎn)易化的特點(diǎn)。在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理工作人員的更換速度比較快，人工式的檔案查找方式會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，而且也不利于檔案管理工作的有效開(kāi)展，而信息化建設(shè)則能夠解決這一問(wèn)題，同時(shí)也會(huì)讓檔案查閱工作變得更加方便快捷，并促使檔案查找過(guò)程變得更加簡(jiǎn)單[2]。

二、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有效策略

（一）加大對(duì)信息化建設(shè)的投入力度

相關(guān)單位企業(yè)若想開(kāi)展有效的檔案管理工作，就要緊隨社會(huì)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，而在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，相關(guān)企事業(yè)單位則要抓住信息化的關(guān)鍵點(diǎn)，并加大相應(yīng)的投入力度，以此提高信息化建設(shè)的效率與質(zhì)量。基于此，相關(guān)企事業(yè)單位需要投入大量的資金，采購(gòu)各種檔案信息化管理工作所需的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等相關(guān)信息設(shè)備，使得檔案管理的信息化建設(shè)需求得以滿足，為檔案信息化管理工作的有效開(kāi)展提供有效的載體，這樣也能夠加快信息化的建設(shè)進(jìn)程。另外，相關(guān)企事業(yè)單位還需要聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員，利用信息技術(shù)建立相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案管理網(wǎng)站，借此為信息化的檔案管理提供充足的軟件載體，使其能夠真正實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，同時(shí)也要將網(wǎng)站所具有的優(yōu)勢(shì)充分的發(fā)揮出來(lái)，借助信息技術(shù)建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站，將一些能夠公開(kāi)的檔案資料傳輸?shù)骄W(wǎng)站上，促使檔案網(wǎng)站能夠更好的服務(wù)于單位企業(yè)的內(nèi)部工作者。

（二）加強(qiáng)對(duì)電子檔案資料的管理

雖然說(shuō)信息化的檔案管理模式更加便利，但是由于網(wǎng)絡(luò)本身的開(kāi)放性比較高，就導(dǎo)致電子檔案資料的安全性有所降低，因此，相關(guān)單位企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)過(guò)程中，還需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案資料的管理力度，提高檔案管理的安全性以及規(guī)范性，這樣才能夠保證信息化檔案管理工作的效率與質(zhì)量，提高檔案管理工作的高效性[3]。基于此，相關(guān)單位企業(yè)需要設(shè)立專門的技術(shù)部門，明確其管理電子數(shù)據(jù)信息以及維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的工作內(nèi)容及職責(zé)，使其能夠?qū)﹄娮訖n案文件進(jìn)行規(guī)范化的管理，避免出現(xiàn)重復(fù)、亂碼的情況。另外，還要對(duì)電子檔案文件的上傳格式、更改保存等工作環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的規(guī)范，確保檔案資料在系統(tǒng)中的有序性，同時(shí)還要對(duì)檔案文件的傳輸目錄予以規(guī)范，這樣也更便于檔案資料的查找。此外，相關(guān)企事業(yè)單位還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)及網(wǎng)站的維護(hù)，同時(shí)還要利用防火墻及殺毒軟件等技術(shù)，提高檔案系統(tǒng)及網(wǎng)站的安全性，以免出現(xiàn)信息泄露的情況，影響到企事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）完善信息化檔案管理手段

相關(guān)企事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，不能只關(guān)注信息化建設(shè)過(guò)程中的設(shè)備投入情況，還要注重信息化檔案管理制度以及管理手段等方面的改進(jìn)，使其能夠與信息化的檔案管理工作模式相匹配，這樣才能夠?qū)⑿畔⒒瘷n案管理的實(shí)效性充分的發(fā)揮出來(lái)，促使信息化檔案管理工作得以高效開(kāi)展。基于此，相關(guān)企事業(yè)單位需要建立完善的信息化檔案管理制度，在建設(shè)制度的過(guò)程中，相關(guān)人員需要考慮到信息化檔案管理的具體工作內(nèi)容及環(huán)節(jié)，對(duì)檔案管理人員的工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致的劃分，并且還要規(guī)定管理人員的工作行為，針對(duì)檔案管理的實(shí)際情況，制定出責(zé)任管理制度、獎(jiǎng)懲制度以及考核制度等，以此提高信息化檔案管理工作的有序性。另外，相關(guān)企事業(yè)單位還要對(duì)傳統(tǒng)的管理方式予以改進(jìn)，制定出現(xiàn)代化的檔案管理流程，并將信息技術(shù)有效應(yīng)用其中，實(shí)現(xiàn)檔案管理流程的信息化，以此提高檔案管理的信息化水平，進(jìn)而促使信息化檔案管理工作能夠有效開(kāi)展。

三、總結(jié)

通過(guò)上述分析，在信息化的時(shí)代下，相關(guān)企事業(yè)單位不僅要重視自身經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的改革，還要對(duì)檔案管理模式的改進(jìn)予以重視。信息化建設(shè)工作在檔案管理工作中有效實(shí)行，既能夠提高檔案管理工作的效率，也能夠提高檔案管理的安全性，因此，相關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的力度，實(shí)現(xiàn)有效的檔案管理。

參考文獻(xiàn)：

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[2]周曉燕，李彥. 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016（07）：49.

[3]李海霞. 談新形勢(shì)下檔案信息化工作的幾點(diǎn)感想[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2018（21）：56+74.