新時期如何做好離退休干部檔案管理

何士文

摘 要：現在我國的綜合國力已處于世界先進水平，經濟建設騰飛猛進，科學技術遙遙領先，而這些結果都離不開老一輩的辛勤勞動，但是我國人口結構逐步進入老齡化，前輩們按照國家退休政策，逐漸離開了工作崗位，享受退休養老生活，但他們檔案管理工作和退養生活保障都是國家的重點工作。檔案管理服務是保護離退休干部權力不受侵犯，是保障他們更好擁有安逸生活和享受國家政策調整待遇的重要前提保障。可是從目前而言，離退休干部檔案管理存在弱化、虛化的現象，致使查閱調閱個別資料得不到根本的保證，工作、生活經歷和工作業績得不到真實體現，無形給工作增加了難度，給離退休人員生活帶來困擾。本文就提出了當前離退休干部檔案管理的現狀和如何提高服務離退休干部的一些有效的方法。

關鍵詞：新時期;離退休干部;檔案管理

1 前言

人有生老病死，事有旦夕禍福，人會隨著年齡的增長，精力、體力等都會隨之降低，在位的工作人員到了一定的年齡之后都會面臨退休，然后過上退休養老的生活，而離退休干部的檔案管理就和他們以后的生活息息相關，所以只有將這項工作做好才能保障他們更好的生活。但是目前很多單位對這項工作重視程度不高，覺得他們離職退休了，檔案對于他們來說也是可有可無的，就導致很多退休后的干部回來找自己檔案時找不到，國家調整退休人員待遇需提供有效的依據得不到如實反映，所以只有重視這項工作，才能讓前輩們在退休后新的生活征程中過得舒心快樂。

2 新時期離退休干部檔案管理存在的問題

隨著國內的發展離退休干部的人數也在逐步的增加，檔案的數量也在日漸增多，所以就給檔案管理工作帶來了很多的問題。

2.1 檔案管理認知性弱

目前，部分單位中存在主要負責人或檔案管理人員對于離退休干部的檔案管理重要性認知存在缺陷，且不重視。在人事檔案管理中，對于在職干部和離職干部的重視性差異明顯，經常組織相關的監管小組對在職干部的檔案進行定期或者不定期的抽查和規范化運作處理，且將其作為日常工作進行評估考核。而對離退休干部檔案則將其放置于檔案室邊邊角角，當出現重大變故或者其他原因時才會對檔案進行整理和查詢，這就導致部分離退休干部的檔案管控工作無效性增強，且會出現部分管理漏洞。

2.2 信息化管理滯后

對單位中的離退休干部檔案進行管理，最重要的工作就是資料查詢和調閱。目前，由于部分單位的重視程度不高，信息化設備配套不到位，管理手段滯后，檔案調閱中的信息化技術不足以支撐其基礎檔案信息查詢，使得大部分工作人員依舊是采用手動檢索的方式進行調閱查詢檔案資料，其調閱的工作效率低下，管理難度增大。不僅如此，在信息技術應用過程中會出現較大的檔案管理疏漏，一旦檔案管理專業部門或領導前來檢查驗收，無形增加了部分工作量，且浪費大量時間、人力和財力。

2.3 管理制度不完善

我國大多數的檔案管理機構都只是出臺在職人員文件管理的一些法規和相關制度，沒有具體明確離退休干部的文件管理與規范要求。比如，退休人員的檔案資料管理沒有進行嚴格的規定，這使非常多的退休人員在文件標題方面出現混亂甚至丟失的情況。另外，離退休干部的檔案數據收集系統比較缺乏，致使其檔案內容不具備完整性，信息系統不完善。由于文件保密以及管理制度不健全，離退休干部的文件保密性相對較弱，存在查詢調閱可塑性大的現象。

2.4 管理人員的素質相對低

我國的檔案管理工作一直處于一種粗放的模式。如：有的單位檔案管理人員并沒有實施專業化的業務培訓，不具備相關的管理知識。還有一些單位通常把工作能力較弱、老弱病殘的員工安排到檔案管理部門，這樣就造成檔案管理部門人員素質出現參差不齊的現象。關于離退休干部的檔案管理，因離退休干部已經偏離了日常工作形式，檔案管理人員對此沒有太大的“壓力”，對這類人員的檔案管理工作比較輕視[1，2，3]。

3 離退休干部檔案管理的優化方法

3.1 轉變相關管理人員對離退休干部檔案管理的認識

其實在現實生活中，很多人都認為檔案管理是一份很枯燥、乏味并且沒有前途的一份工作，在工作的時候就會隨心所欲，不仔細、不認真，導致工作效率降低，還會出現管理上的失誤。想要提高工作的效率避免一些問題的出現，首先要轉變相關管理人員的思想認識。單位主要領導自身要提升對離退休干部檔案管理和檔案管理人員的重視程度，積極宣傳檔案管理崗位的光榮感、神圣感和離退休人員檔案管理的重要性，關心檔案管理人員的成長進步，讓他們在思想上真正意識到檔案管理工作的責任與使命。并且還可以向他們講解這份檔案對于離退休干部的生活會造成什么影響，避免出現“人走茶涼”的現象[1，4]。

3.2 完善離退休干部檔案管理的相關制度

中國是個法治社會，是按照規章制度來辦事情的。而目前的離退休干部檔案管理的相關制度存在一些不完善、不健全的現象，在新形勢下應該加大對離退休干部檔案管理制度研究與制定，為離退休干部的檔案建立一套科學、規范的管理體系，制定和完善查詢調閱審批登記使用制度，讓相關人員在管理檔案的時候做到有章可循，有據可依，這樣有利于規范管理，提升工作效率和使用價值。同時需要相關的管理人員對離退休干部檔案管理進行一系列的劃分，將檔案的范圍、時間和要求都分門別類地整理[2，4]。

3.3 提高工作人員的素質

針對缺乏職業素養以及職業技能的問題，導致離退休干部檔案管理工作相對滯后的現象。首先，選優配強檔案管理人員。把責任心強、愛崗敬業、認真負責的同志安排到檔案管理工作的重要崗位。其次，提升業務技能。要主動為檔案管理人員創造業務培訓有利條件，支持和鼓勵崗位大練兵活動。通過參加培訓，讓管理人員全面掌握檔案工作相關知識和各項規章制度，熟練使用檔案管理操作系統，不斷提升業務技能。三是實施崗位優勝略汰機制。加大對檔案管理工作人員考評機制，對于那些“混日子”的員工、不勝任崗位業務需要的人員，應該及時進行更換調整，優化和凈化檔案管理人員隊伍，以此提升工作效率和質量。與此同時，可以適當的提供一些合理化的激勵措施，這樣可以提高工作的積極性以及工作水平[1，2，3，4]。

4 結束語

現在我們能夠擁有如此美好生活和優越的工作環境，是離退休干部共同努力奮斗的結晶，我們要繼承和發揚他們的優良傳統和寶貴經驗。如今他們有的離開或即將離開工作崗位，開始享受新的退休生活。為此，做好離退休干部檔案管理工作既是我國發展建設中的政策要求，也是對離退休干部政策實施的具體體現。雖然離退休干部檔案管理工作現如今做的不是很完善、很具體，但是在新時期發展進程中，我們要加快提升對離退休干部檔案管理的重視程度，以飽滿的精神熱情，采取一些行之有效的措施，建立和完善相關的法律法規和規章制度，有利于推動檔案管理工作步入法制化、規范化軌道，促進國家建設更好、更快的發展。

參考文獻

[1]張松令.新時期如何加強離退休人員檔案管理工作[J].科技展望，2017（19）：232.

[2]張勘華.新時期如何做好離退休干部檔案管理[J].經營管理者，2016（12）：292.

[3]魯玲.新時期高校離退休工作檔案管理探析[J].管理學刊，2010（03）：112-114.

[4]張維娜.新形勢下離退休干部檔案管理工作的優化措施[J].科技經濟導刊，2018，v.26;No.642（16）：198-199.