“互聯網+”背景下電子檔案管理的創新思路

劉園園

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）02-115-01

摘 要 隨著社會的發展，經濟利益的不斷增加，網絡信息技術越來越廣泛的應用，人類就此迎來“互聯網+”時代，目前，在“互聯網+”背景下，傳統紙質版檔案已經被淘汰，新型電子版檔案逐漸進入市場，它不僅可以節省大量時間，同時提高檔案歸類的效率。“互聯網+”背景下，開放共享的基本理念受到重視，信息化、網絡化和數字化成為時代主旋律，也使得電子檔案得以出現，作為檔案管理的新形式。如何更好的展現出“互聯網+”背景下電子檔案的優勢，規范管理是關鍵。本文從電子檔案管理的視角，提出檔案管理新思路，從管理思維、管理機制、系統安全和人員素質等方面著手，提高電子檔案管理實效。

關鍵詞 互聯網+ 電子檔案管理 創新思路

“互聯網+”背景下，更多電子檔案出現，如何對這一類檔案進行科學有效的管理，成為每一個檔案管理工作者要關注的問題。電子檔案本身優勢明顯，成為新時期各機構檔案歸檔的主要選擇，為此電子檔案大量出現。作為各單位發展的核心組成部分，做好電子檔案規范化管理十分必要。

一、“互聯網+”背景下電子檔案的優勢

“互聯網+”背景下電子檔案的優勢，主要表現為以下幾個方面：第一，檔案歸檔更便捷。電子檔案，顧名思義就是以數字化方式存儲的檔案信息。相比于傳統的檔案內容和歸檔工作，電子檔案的歸檔更便捷。當前傳統的紙質檔案也開始了電子備份，作為新時期下的新要求和新變化，電子檔案將成為未來檔案的主要形式；第二，提高檔案利用率。與傳統紙質檔案的差別，這一類檔案的查找過程相對繁瑣，且需要明確的使用需求[1]。電子檔案的使用效率更高，利用網絡數據庫搜索和查找即可，能夠準確定位檔案的位置，并通過模糊搜索來篩選所需要的內容，最終成功調取檔案，并得以應用；第三，電子檔案管理工作效率更高。相較于傳統的檔案管理工作，電子檔案的模式，無需過多人力資源的支持，在歸類、整合方面只需要使用計算機完成相關操作即可，同時電子檔案的保存方面，也相較于紙質檔案的保存更簡單。但需要注意的問題是，電子檔案雖然優勢明顯，對電子檔案管理工作人員也有著嚴格的要求。總的來說，“互聯網+”背景下電子檔案成為新時期的主要檔案形式，優勢顯著。

二、“互聯網+”背景下電子檔案管理的創新策略

（一）管理思維創新

開展電子檔案管理的過程中，要實現對管理思維的創新[2]。相關單位要對電子管理有著高度的重視，有效實現檔案工作的具體管理，從內部給到管理工作最大的重視，明確電子檔案管理對于自身發展的重要意義。思維模式的創新，帶來的是更多的資源傾斜，使得檔案管理工作得以順利推進。同時，對于檔案管理的工作人員來說，也要在管理思維上尋求創新，重視檔案管理工作，并能夠掌握電子檔案的管理方式，將檔案管理落到實處。只有思想上高度重視電子檔案的管理工作，才能夠確保檔案管理工作的有序展開[3]。

（二）建立管理機制

任何工作開展的前提都需要管理機制的支持和規范，以規章制度來為管理工作有效性提供保障。管理機制的形成，不單單作用于傳統的紙質檔案管理工作，更關乎于電子檔案管理工作的有效性。為此，各單位要結合自己的實際情況，從檔案的運用維度和內容切入，做到管理機制的針對性，適合本單位的工作要求。宏觀層面，檔案管理要適合《檔案法》當中的相關規定，也要在電子檔案錄入方式、保存方式、使用方式、借閱方式以及危機管理等具體層面優化細節，形成完備的管理機制，應對各類突發問題和情況。除了管理制度之外，還要制定專門的監督管理隊伍，用以做好電子檔案管理的具體監督，從而達到最佳效果。

（三）保障系統安全

雖然電子檔案帶來了諸多便捷性的優勢，但也不可避免的出現了一些安全隱患和相關問題，具體表現為電子檔案的安全管理問題。傳統的紙質檔案，會受到不可抗力等因素和時間的消磨，最終導致檔案受損，使用起來不夠方便。而電子檔案的存儲和保存工作，多依靠計算機網絡安全、系統安全，足夠的技術和良好的存儲環境，是電子檔案管理工作的基礎。為了保證電子檔案的有效性，要在系統安全上下足功夫。一方面，要做好電子檔案的備份工作，一旦出現電子檔案的損壞問題，則可以利用備份保證電子檔案的完整性；另一方面，及時的處理好機房的線路老化、設備老化等問題，并及時的利用網絡安全技術完成電腦病毒的預防，避免因為安全問題不到位而出現電子檔案管理失效的問題。

（四）提高人員素質

電子檔案的管理工作，核心是要工作人員發揮出自身的作用和價值。為此，需要提高管理人員的綜合素質[4]。一方面，在內部開展相關的培訓工作。對檔案管理人員，普及和開展有關于電子檔案管理的相關講座，以便于檔案管理人員能夠掌握電子檔案的管理方法；另一方面，鼓勵單位內的檔案管理人員去參與學習，學習更多先進的電子檔案管理方案，并將其帶回到本單位。以這樣的方式，最大限度上的提升人員素質，為電子檔案的管理有效性打下堅實基礎。

三、結語

綜上，“互聯網+”背景下，電子檔案的管理工作備受關注，電子檔案本身有著獨特優勢，如何放大這一優勢，則需要電子檔案管理發揮作用。只有這樣，才能夠確保電子檔案的價值最大化。

參考文獻：

[1]陳小磊.“互聯網+”背景下的高校檔案管理模式探究[J].課程教育研究，2018（07）：2.

[2]趙軼群.互聯網+時代檔案管理現代化建設的路徑研究[J].企業改革與管理，2018（18）：62-63.

[3]胡涵.“互聯網+”背景下電子發票管理研究[D].安徽財經大學，2017.

[4]鄒凡.“互聯網+”背景下高校檔案網絡化管理的建設研究[J].蘭臺世界，2016（13）：44-46.