院校檔案數字化建設的實踐操作與探討

鄂國平

摘 要：本文通過對院校檔案數字化建設的重要性進行深入分析，結合檔案管理活動中存在的問題和不足，探討科學高效的數字化管理模式的建設路徑，對數字化建設過程進行科學規劃和部署，實現檔案管理效率的有效提升，為院校的管理運行提供有效的支持。

關鍵詞：檔案;數字化;目標;建設

1 引言

隨著院校辦學規模的不斷擴大和教育科研水平的不斷提升，提升檔案管理水平已經成為推動院校健康發展的重要環節。而傳統的管理模式中，存在著許多問題和不足，這就要求檔案管理部門要充分認識到數字化建設的重要性，結合實際管理需求，進行數字化建設的高效推進，實現管理水平和服務質量的有效提升。

2 院校檔案數字化建設的迫切性

檔案管理工作是院校管理的重要內容，能夠為院校的高效運行提供有效的基礎保障。提升檔案管理水平能夠為整體辦學水平的提升產生積極作用。隨著信息技術在教學科研工作和管理活動中的廣泛應用，傳統的檔案管理模式存在一定的滯后性，不能結合院校實際的發展情況，進行管理工作方式方法的改進，不能通過管理效率的提升為院校管理運行提供有效的支持。同時以紙質資料為載體的資料存儲形式，極大增加了管理工作的壓力，特別是隨著招生規模的不斷擴大，信息化教學和辦公的普及，對資料的存儲和利用環節提出了更高的要求。傳統的管理模式已經不能實現資料收集環節對院校管理運行的全面覆蓋，不能保證基礎信息能夠得到及時準確的收集。同時對相關資料缺乏科學的處理分析，只能進行簡單的分類和存儲，不能對檔案資料進行相應的復核，無法保證準確性。而對資料的使用過程中，只能提供相應的查詢和調用服務，不能有效滿足使用者的需求。因此，推進檔案管理數字化建設，能夠利用技術優勢，對管理活動的各個環節進行科學優化，形成數字化的管理體系，并能夠結合院校管理運行和發展的實際情況，進行相應管理機制的完善，實現管理效率的科學提升。同時現有的紙質檔案資料的管理力度不足，但是這些資料具有較大的價值，而數字化建設的推進，能夠將傳統的資料進行數字化轉變，以數字化的形式進行存儲，能夠實現對資料數據的深層次挖掘，提升對傳統資料的使用效率。[1]

3 院校檔案數字化建設的目標

3.1 實現管理體系的完善

檔案數字化建設需要對傳統的管理模式進行科學的優化和改進，使管理工作能夠充分使用院校管理活動的要求，為教學科研和行政管理等重點工作提供有效的支持。檔案管理工作涉及代院校管理運行的各個環節，需要各個職能部門的高效協作，保證相關管理規范能夠得到切實落實，借助信息化管理體系的科學構建，實現相關信息資料的高效傳遞和共享，為各個部門的管理決策和教學科研活動的高效開展提供有效的支持。院校要加強指導和投入，積極協調相關部門和工作環節，使得數字化建設過程能夠得到高效推進。并能形成科學的工作流程和規范，保證管理水平的提升。[2]

3.2 實現對檔案資料的管理水平

數字化管理模式的建設，能夠為檔案資料的處理分析提供有效的技術支持，能夠利用技術手段實現管理效率的顯著提升。首先是利用數字化的存儲形式實現資料載體的科學轉變，能夠利用計算機設備，實現對資料數據的高效管理，提升存儲安全性，并能夠借助運算資源，對資料內容進行科學的分析處理，通過對其中重點和關鍵內容的提取分析，形成準確的分析結果，能夠充分挖掘資料價值，為相關使用環節提供有效的便利。其次是檔案資料數據庫的建設，結合數據結合分析結果，對資料數據進行科學的整理，形成完善的資料數據庫，能夠充分體現資料的關鍵內容，能夠結合實際使用需求，進行數據庫的高效使用。

4 院校檔案數字化建設的步驟

4.1 數字化管理平臺的科學建設

在檔案數字化建設中，要對檔案管理運行的各個環節進行深入研究，充分結合相關管理部門的實際工作流程，形成完善的建設方案，對實際功能需求信息進行全面的收集，推動信息化管理平臺的科學建設，形成完善的數字化管理流程，實現管理效率的提升。對檔案資料信息的收集環節，要針對具體的檔案形式，制定相應的數字化檔案資料標準，使相關工作人員能夠利用按照標準模式實現資料的高效收集，并能夠借助網絡途徑，實現資料的快速傳遞，保證相關資料的時效性。同時利用技術手段，對資料信息進行科學的分析，提取其中的重點內容，并進行細致的比對分析，保證資料的真實性，對資料進行科學的整理，形成完善的數據庫。要完善平臺服務模塊的功能，完善檢索機制，提升對檔案資料的使用效率，充分滿足使用者的實際需求，對資料數據庫進行科學的使用。同時能夠通過網絡途徑進行遠程訪問，使用者能夠根據自身權限，提出相應的操作請求，能夠實現實時相應，極大提升了服務質量。[3]

4.2 加強基礎設施建設

數字化建設的高效推進，需要以信息化基礎設施的高效配置為依托，能夠借助先進設備，實現傳統紙質資料的數字化存儲形式的轉變，要加強計算機、掃描儀等相關設備的配置，為數字化建設提供有效的基礎支持。同時要加強服務器建設，隨著數字化建設的不斷推進，數據信息的數量顯著增大，對運算能力的需求隨之提升，要積極利用先進信息技術，如大數據、云計算等，利用網絡處理資源，在減少硬件設施投入的同時，提升數據處理效率。

4.3 管理機制的科學完善

管理部門要結合數字化建設的需求，對管理機制進行科學的完善，對管理工作流程進行優化，實現管理效率的提升。借助信息化管理平臺的建設，實現對管理活動的高效監管，能夠及時發現管理活動中的問題和漏洞，進行管理制度的針對性完善。同時要加強對工作人員的培訓，提升專業素養和信息技術水平，使其能夠對相關設備進行合理的使用，實現整體管理質量和服務水平的提升。

5 結語

檔案管理工作是院校管理活動的重要組成，對教學科研和行政管理工作起到關鍵作用。管理部門要充分認識到檔案數字化建設的重要性，積極利用先進技術，對管理過程進行科學優化，形成完善的管理制度，實現管理水平和服務質量的提升。

參考文獻

[1]馮艷.淺談如何加強企業檔案數字化建設[J].黑龍江檔案，2017，（2）：70.

[2]黃莉琴，楊麗娜.檔案數字化管理模式在高校檔案管理中的重要作用探討[J].蘭臺內外，2019（2）：7-8.