分析行政檔案管理中的信息化技術的應用

景申

摘 要：近幾年來，我國互聯網技術的發展水平越來越高，其在各行各業的經營管理工作中的普及程度也越來越廣泛。基于此，文章就行政檔案管理中的信息化技術的應用價值、行政檔案管理中的信息化技術的應用流程以及行政檔案管理中的信息化技術的優化應用措施進行了分析。

關鍵詞：行政檔案管理;信息化技術;應用價值;應用流程;應用措施

1 引言

21世紀是信息時代，互聯網信息技術的飛速發展，在很大程度上也提升了我國各個領域的工作效率。因此，行政檔案管理中的信息化技術的應用價值也較高。

2 行政檔案管理中的信息化技術的應用價值

1）有利于提高行政檔案管理工作的質量。在行政檔案管理工作中，應用信息化技術，其首要意義就是有利于提高行政檔案管理工作的質量，具體表現為：第一，通過應用信息化技術，可以統一檔案資料的格式和字體，且在實際的檔案管理工作中，不需要工作人員進行手寫，在很大程度上也促使行政檔案管理工作朝著規范統一的方向不斷發展，為后期的檔案信息的查閱和使用提供便利;第二，通過應用信息化技術，還可以有效節約單位的人力資源，保證檔案管理工作的質量[1]。

2）有利于提高行政檔案管理工作的效率。在行政檔案管理工作中，應用信息化技術，還有利于提高行政方案管理工作的效率。具體表現為：第一，我國傳統的行政檔案管理工作一般都是采取人工的方式來實施的，在檔案的收集和整理方面都需要人工進行，工作人員的工作量較大，通過應用信息化技術，可以在一定程度上解放人力，提高行政檔案管理工作的效率;第二，應用信息化技術，還可以有效的節約單位的人力成本和時間成本，提高整體工作效率，進而將檔案管理工作轉化為生產力。

3）有利于充分發揮時間和空間的應用優勢。在行政檔案管理工作中，應用信息化技術，還有利于充分發揮時間和空間的應用優勢，使得但聞的檔案管理工作擺脫時間和空間限制，有效利用新時期下的互聯網的優勢作用，方便檔案信息的使用者在任何時間、任何空間進行檔案查詢和使用，實現行政檔案管理工作的創新發展。

4）有利于實現信息的共享。在行政檔案管理工作中，應用信息化技術，還有利于實現信息的共享。具體表現為：第一，通過應用信息化技術，可以幫助相關工作人員進行的所需要檔案資料的復制和共享，提高檔案信息的利用率;第二，通過應用信息化技術，還可以建立電子檔案，為檔案信息的多次使用和共享提供便利;第三，通過應用信息化技術，不僅可以實現檔案信息的共享，且檔案信息在共享使用的過程中也不會發生變化，可以有效保證檔案信息的完整性[2]。

3 行政檔案管理中的信息化技術的應用流程

1）檔案信息的收集整理。我國傳統的行政檔案管理模式是人工干預的方式，在實際的檔案管理工作中，需要采取手動的方式進行檔案信息資料的整合、記錄和儲存。信息化技術大范圍應用的今天，則多是以實物檔案和數字檔案結合收集整理為主。在具體的檔案信息收錄過程中，對于經常出現的文字信息填補不標準、內容不夠完整或者是字跡模糊等現象，在信息化技術的處理模式下，行政檔案管理人員則會利用電子化的收集手段，進行檔案信息的收集和整理，一旦出現上述問題，需要利用信息化技術進行補充。另外，行政檔案管理人員還需要充分利用信息化技術的優勢，制定有效的電子檔案，規范檔案信息內容，方便檔案信息進行整理和保存，并利用信息化技術進行檔案的排序。

2）檔案歸納和分類。無論傳統的手動歸檔還是利用信息化技術歸檔，在檔案信息的歸納和分類方面，都會由于，比如：歸檔人員的認知差異、人為的工作疏忽、建檔體系變化等諸多因素，出現檔案信息資料的歸類錯誤。在應用信息化技術進行檔案歸納和分類的過程中，一方面可以更直觀地理清建檔思路，從最開始就設計好檔案架構，方便后續工作的開展;另一方面，電子檔案建立過程中，通過關鍵詞、備注或者分類等方式，有利于將不同卷宗、不同類型但有結合使用需要的檔案間建立關聯。例如，某檔案資料按照用途進行分類，屬于A類，但是，由于在近期的檔案資料的使用過程中，隨時會用到B類的內容，在這種情況下，檔案管理人員就可以將其也歸類到B類，并加以說明，為檔案資料的后期使用提供便利。

3）檔案信息的查詢和提取。在信息化模式下，行政檔案管理人員利用信息化技術，可以采取便捷的查詢方式，進行檔案信息的查詢和提取，在實際的信息查詢和提取過程中，可以同時提取多個文件。檔案管理人員還可以設置相關的信息代碼，以此來實現信息的準確提取，避免其在提取過程中受到同類的信息的干擾，影響檔案信息的正常使用。另外，檔案管理人員應用信息化技術，還可以實現信息的遠程提取和使用，避免檔案信息在使用過程中出現丟失和損毀等現象。

4 行政檔案管理中的信息化技術的優化應用措施

1）樹立信息化檔案管理的理念。在實際的行政檔案管理工作中，要想提高行政檔案管理工作的水平，充分發揮信息化技術的作用，首先需要做到就是樹立信息化檔案管理的理念。為此，第一，管理人員需要樹立信息化的行政檔案管理理念，利用信息技術提高行政檔案管理工作的科學性;第二，需要建立完善的監督考評機制，加強對信息化檔案管理工作的重視，落實各項信息化的管理措施;第三，要加強對信息化管理模式的宣傳，將信息化檔案管理納入相關人員考核標準中，并結合相應的獎懲措施，不斷提高管理人員的信息化管理的意識，對管理人員的日常行為進行約束，有效的提高檔案質量。

2）建立完善的動態化檔案信息管理機制。在實際的行政檔案管理工作中，單位還需要建立完善的動態化檔案信息管理機制。為此，第一，需要明確行政檔案管理工作的重要性，從而加強對行政檔案管理工作內容的了解，可以在此基礎上建立動態化的檔案信息管理機制，對于常規檔案利用，以信息化技術代替傳統的人工管理模式，降低檔案管理人員的工作量，提高工作效率;第二，還需要結合到當前的信息化技術進行行政檔案管理工作的改革，利用信息技術平臺進行行政檔案信息內容的實時更新，提高單位行政檔案信息內容的價值。

3）提高檔案信息管理人員的綜合水平。信息化技術的廣泛應用，為行政檔案管理工作也帶來了新的發展契機，但與此同時，也帶來了新的挑戰，對于行政檔案相關管理人員的專業水平以及素質能力等方面的要求相較從前更高了，這就需要單位加強對檔案信息管理人員的培訓，不斷提高檔案信息管理人員的綜合水平。為此，第一，單位需要結合自身行政檔案管理工作的實際和需要，適當的提高檔案管理人員的招聘門檻，加強對檔案管理人員的專業知識、職業道德以及技術能力等各個方面的把控，使其滿足檔案工作的整體發展要求;第二，要加強對在職的行政檔案管理人員的培訓，加大培訓力度，不僅需要培訓檔案管理人員的基本業務能力和信息化水平，還需要培訓檔案管理人員的職業道德水平，以此來為行政檔案管理工作提供源源不斷的人才支持[3]。

4）注意總結經驗，結合工作實際進行檔案工作。在實際工作當中，由于不同單位的性質不同，利用檔案的方式也存在差別。檔案工作者在長期的工作中應當注意積累經驗，總結檔案利用的方式，調整整理檔案的方式和方法。尤其對于綜合利用的情況，要善于梳理歸納，注意建立檔案關聯，提高利用效率。

5 結束語

總而言之，信息化技術的發展和廣泛應用，給行政檔案管理工作也帶來了新的發展機遇，為此，單位需要加強對信息化技術的分析，增加資金投入，利用信息化技術進行行政檔案管理工作，最終提高檔案管理工作的水平。

參考文獻

[1]陳久麗.基于信息化背景的企業檔案管理改革思考[J].管理觀察，2019（25）：11-12.

[2]楊元理.信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的思考分析[J].明日風尚，2018（15）.

[3]宋艷恒.淺談檔案歸檔管理及信息化技術的應用[J].明日風尚，2018（23）：332-332.