采購業務內部控制要點淺析

劉蕾

摘要：由于經濟的高速發展和行業監管機構的嚴格要求，企業所有者和管理層越來越重視企業內部控制。企業經營始于采購，在采購環節加強內部控制可以節約成本，增加利潤，同時也可以防止財務報表錯報。本文結合2018年上市公司審計情況對采購業務內部控制要點進行分析。

關鍵詞：采購業務;內部控制;上市公司審計

為加強和規范企業內部控制，保證企業內部控制評價及其信息披露質量，2010年4月26日，財政部等五部委聯合發布了《企業內部控制配套指引》，要求境內外企業同時上市的公司自2011年1月1日起先行實施企業內部控制規范體系。

一、采購業務內部控制的性質和意義

企業內部控制是由董事會、監事會、經理層和全體員工共同實施的旨在實現控制目標的過程。建立和實施一套統一、高質量的企業內部控制規范體系，有助于提升企業內部管理水平和風險防范能力，促進我國企業進入國際市場、參與國際競爭。由于企業生產經營活動從采購業務開始，采購業務內部控制制度是否建立和是否得到有效運行會決定生產商品的質量及價格，而商品的質量及價格又決定了企業的市場競爭力和聲譽，因此采購業務內部控制對于企業來說尤為重要。

二、采購業務存在問題

（一）企業管理人員不重視內控制度建設或凌駕于內控制度之上，使采購業務內控制度失效。

（二）員工缺乏誠信，與供應商串通欺騙企業，致使企業利益受損。

（三）因市場變化，采購計劃未及時變更，造成材料庫存短缺或積壓，企業生產進度減慢影響交貨時間或造成資金占壓對企業資金鏈產生壓力。

（四）未采用招投標、邀標等采購方式合理確定供應商，可能導致舞弊或遭受欺詐。

（五）對貨物的采購價格缺少管控，未按規定流程授權審批，可能導致采購物資質次價高致使企業利益受損。

（六）因驗收程序不規范，采購的貨物質量和數量不符合要求;付款流程不嚴格，未按協議付款，可能導致財產或信用受損。

（七）信息溝通不及時，采購部門與生產部門、財務部門的溝通不及時、不順暢，影響采購計劃制訂的準確性和對供應商情況掌握的準確性。

（八）監督部門沒有發揮作用，使內部控制的執行流于形式。

三、采購業務活動內部控制要點

現結合2018年上市公司審計情況進行對采購業務內部控制活動關鍵點進行分析

（一）某公司內部控制審計報告為否定意見，其中導致否定意見的基礎內容之一是：在供應商選擇和管理，資金收付管理上未實施有效的管控，與之相關財務報告內部控制運行失效。

結合本案例看供應商管理環節和付款環節的內部控制。企業應制定嚴格的采購業務內部控制制度，在供應商管理的環節加強對供應商的管理，建立合格供應商庫，通過公開招標、邀標、詢價等方式選擇供應商。跟蹤供應商提供服務或貨物的質量、價格、資信等情況并進行評價，及時對供應商庫進行調整更新，對不合格的供應商要調整出庫。如果供應商有未按合同履行義務的紀錄，表明其資信狀況及履約能力不佳，應立即要求其提供后續補救辦法。如果未提供補救辦法或資信狀況繼續惡化，應對其及時采取訴訟等進一步措施，以防資金出現不能收回或影響生產進度的風險。企業對內部控制審計發現的漏洞要進行全面自查并進行整改，為今后更有效的執行內部控制打好基礎。

（二）某公司審計報告意見類型是無法表示意見，基礎內容之一是：X年X月，該公司的全資子公司B公司預付b公司x萬元，因未簽訂合同且未收到貨物，故調整計入其他應收款全額計提壞賬準備;某月，該公司的全資子公司C預付c公司x萬元采購款，未收到貨物，故調整計入其他應收款全額計提壞賬準備。

結合本案例看購買環節的內部控制。企業應當在確定供應商、采購方式和采購價格后及時簽訂采購合同，明確雙方的權利、義務和違約責任。與供應商簽訂合同前要謹慎支付大額預付款，否則沒有合同作為保障，今后很可能會給企業帶來財產損失。即使簽訂了合同，企業還應當對合同履行情況進行跟蹤，在約定的交貨時間取得貨物和服務，對未按合同約定交貨的供應商要追究違約責任。建立嚴格的驗收制度，驗收單位運用技術手段并根據規定流程對貨物進行驗收，驗收合格出具驗收單，如果發現問題，應當立即報告相關部門查明原因及時處理。

（三）某會計師事務所對某公司出具的內部控制審計報告：該公司的之子公司D公司與d公司、e公司和f公司存在大額資金往來。該公司在協議簽訂與付款管理上未實施有效的控制，存在未對合同進行審慎審批即簽訂協議并支付大額款項的情況。

結合本案例看企業應在采購與付款時注意：

1.采購交易是真實的，防止舞弊現象發生。

2.采購合同要與通過合理采購方式選定的供應商簽訂，雙方對采購價格、交貨時間、付款條件、雙方權利義務等條款進行談判，必要時應組織技術、法律等專家參與談判。企業按照規定的權限和程序對合同進行審批。

3.付款時，對采購合同、發票、驗收單、審批程序等相關內容進行嚴格審核，無誤后按照合同規定及時辦理付款。

（四）某公司的全資子公司G公司接到稅務局稽查局的稅務事項通知書，G公司X年X月在開展貿易過程中因接受f公司開具的增值稅專用發票被認定為涉嫌虛開，發票金額x萬元，增值稅進項稅額合計x萬元。目前稅務局稽查局已檢查完畢，已移交上級稅務局稽查局按照稅收法律法規的法定程序對檢查數據進行審理。會計師事務所對該公司出具保留意見的審計報告。

結合該案例看采購業務付款環節的內部控制。企業付款前一定要對采購發票進行審驗，對不真實不合法的發票要拒絕接收，以免造成涉稅風險及法律風險。

（五）某會計師事務所對某公司出具否定意見的審計報告。截止X年12月底，該公司對h公司預付款余額x億元，協議委托h公司收購農作物，采購數量x噸，交貨時間為2018年5月1日至2019年4月30日，已預付款超過協議金額的90%。該預付款是該公司向20余位農戶直接支付的，未與農戶約定貨物的交付時間，該公司2018年5月1日至今未收貨，2018年采購與銷售均為零。會計師事務所無法對預付賬款的下列事項獲取充分適當的審計證據：預付的賬款的商業理由及商業實質，收貨的可能性;預付賬款是否在2018年的財務報表中恰當處理，以及對利潤表、現金流量表的影響

結合本案例看購買環節和付款環節的內部控制。為了保護自己的合法利益，企業在確定供應商、采購方式和采購價格后，應當及時簽訂采購合同，明確雙方的權利、義務和違約責任。企業應當對合同履行情況進行跟蹤核查，如果對方違約，比如延期交貨等，應采取進一步的措施。企業對大額或長期的預付款項應當重點關注，結合對賬情況及約定交貨情況綜合分析預付賬款的性質、不可收回風險等情況，對于發現有疑問的預付款項，應當及時采取措施。

（六）某會計師事務所對某公司出具的審計報告類型為否定意見，基礎事項之一：2018年度未經適當的審批程序預付多家公司大額預付財款，與資金管理的財務報告內部控制失效。

結合本案例看付款環節的內部控制，企業應當加強大額預付賬款管理。對于貨款的支付要制定嚴格的授權審批制度并遵照執行。如果對外支付大額預付賬款沒有經過授權審批，證明企業內部控制沒有發揮作用，如果長此以往，企業的資金管理處于失控狀態，勢必對該企業發展產生極為不利的后果。

（七）某會計師事務所對某公司審計報告導致否定意見的事項之一是，未能對客戶及供應商管理實施有效控制，多家客戶及供應商失聯，未及時對客戶財務狀況進行關注，亦未與客戶、供應商對賬，與之相關的財務報告內部控制失效。

結合本例看付款環節的內部控制。企業采購部門、倉儲部門、財務部門應當根據采購合同、入庫單據、發票、付款單等相關資料單據記錄部門業務，并相互核對。企業應當設立對賬人員定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項及交易情況，發現問題及時處理。采購部門也可以通過瀏覽供貨商網頁、參加商品展銷會、訂貨會等多種方式及時掌握供應商信息，對供應商進行有效管控。另外，采購部門與財務部門定期對賬可以防止舞弊發生。

四、采購內部控制度的監督

采購業務內部控制需要根據內外部情況變化來適時更新，同時內部控制是需要人來制定和執行的，因為人的知識水平、理解能力及個人素質所限，內控制度在制訂和執行過程中會出現各種各樣的問題。所以需要對內控的制定和執行情況進行監督。內部控制監督的實施部門為內部審計部門。內部審計人員對職責分離、授權審批、請購采購入庫、付款等采購環節內控制度的制定和實施情況進行審計后形成書面報告，揭示存在的問題和缺陷，提出整改措施，及時傳達給治理層和經理層，并對后期整改情況進行跟蹤。

五、總結

采購業務是企業經營活動的重要環節，也是企業管理的重點和難點，對采購業務加強內部控制可以使企業發現并防止采購環節中的舞弊和欺詐行為，在采購業務中獲取最大收益，降低企業成本、提高企業利潤水平。

參考文獻：

[1]張燕江，呂光虎，諸波.基于內部控制五要素的采購業務內部控制設計[J].財會通訊，2009（11）：86-87.

[2]中注協發布的2018年上市公司出具非無保留意見審計報告的情況.