中學檔案資料收集工作規范化高效開展研究

蘇玲萍

【摘要】中學檔案資料收集工作的規范有序開展，能夠為學校檔案相關工作的有效推進奠定基礎，進而為學校的教育教學與管理工作提供真實有效的資料參考。文章首先對中學檔案形成規律和檔案資料特點進行分析，進一步對中學檔案資料收集工作規范化高效開展的策略展開探究，旨在切實提升中學檔案工作效率與質量，促進中學檔案資源價值不斷提升。

【關鍵詞】中學;檔案資料;收集工作;規范化;高效

中學檔案資料收集工作的開展，就是在分散的教學與管理等工作活動中，集中具有保存價值的各項材料，比如文件、圖片、音像、電子文檔等，提升相關資料的管理效率，以便檔案資源得到更好的開發和利用，為學校教學與管理工作的有效開展提供支持。下面結合中學檔案資料收集工作實踐，對規范化高效開展收集工作的策略談一些粗淺看法，與同仁共勉。

一、明確中學檔案資料形成規律

中學檔案資料的形成具有一定規律，應正確把握這些規律，我們在檔案收集歸檔工作中可以有所側重，進而指導和推動學校檔案資料收集工作高質量開展。

（一）檔案資料多產生于內部機構。中學是教育領域的基礎單位，上級發文檔案材料數量并不多，需要收集和整理的檔案資料大部分來自學校內部各個部門。中學內部機構所產生的檔案包括學校的各項規章制度、教學與管理守則、各學科教學計劃、學生的成績表、花名冊、教輔教材、名師檔案以及各學科的教研資料等。

（二）檔案資料按機構職能分類。在中學檔案資料中，被納入收集范圍的檔案資料展現出鮮明的內設機構職能特點，這是中學檔案形成的一個重要規律。比如教務處的檔案資料主要形成于學校學科與專業建設、教學計劃制定、教學改革、考評實施等活動中。人事處的檔案資料主要形成于學年學校內部機構人事安排、干部任免等方面。團隊活動資料主要形成于學校學雷鋒活動、校報校刊編纂活動、共青團組織活動等。中學檔案形成能夠將機構職能體現出來，都是活動的真實記錄，在檔案收集過程中需要保證收集的常態化。

（三）檔案資料的形成具有相互交叉性。中學檔案形成于各個年度，包括自然年度、學年度、財政年度等。不同時期檔案資料的收集需要考慮到具體年度。比如黨政工團工作資料的收集以自然年度為主;學校教學管理、教師教案、學生成績等檔案資料的收集以學年度為主;總務處后勤管理、基礎建設等方面所形成的統計報表等檔案資料，比如財政預算決算等，則以財政年度為主。不同年度下所收集的檔案資料存在一定交叉性，在檔案資料管理工作中，立檔、組卷以及分類的難度也明顯加大。在中學檔案資料收集工作中，需要檔案人員明確檔案資料收集特點，把握檔案資料收集要求，明確不同年度的具體情況，從而及時完整地收集檔案資料。

二、把握中學檔案資料特點

（一）檔案載體形式具有多樣性。中學檔案資料成果通過不同形式呈現出來，比如照片、紙質文件、錄像帶、幻燈片等，能夠為中學教學與管理活動的開展提供支持。中學檔案資料的收集，以日常教學管理中的紙質文件、學校活動照片、教職工花名冊、專家課堂教學影像、教學PPT等，都是重要的收集對象。中學檔案資料的載體多樣，在收集過程中要明確載體特點，采取有效的安全保管措施，以確保中學檔案資料準確且完整。

（二）檔案來源具有廣泛性。中學檔案資料的產生有著廣泛的渠道，為提升中學檔案資料收集工作質量，必須要正視這一情況，采取可行的措施來對中學檔案資料進行收集。中學檔案資料的來源主體眾多，包括上級教育主管部門、學校、教師、學生等。具體內容包括上級教育部門下發的管理規定、做出的獎懲決定、學校教學計劃材料、教師的教學研究材料、學生比賽活動資料等，都是重要的檔案資料，具有保存價值。在中學檔案資料收集工作中，需要對檔案資料的來源加以確定，分析檔案資料的特點，以便進行妥善收集和分類保管，確保中學檔案資料收集工作效率的提升。

（三）檔案內容具有鮮明行業性。就中學檔案資料來看，其內容能夠將“教育”的行業屬性充分體現出來，在收集工作中也要重視這一方面。其中，教育管理檔案資料形成于中學教學以及管理過程中，包括教學秩序管理、學生學籍檔案等，都具有一定保存價值。教學檔案資料能夠將中學教學科研等活動開展過程以及成果反映出來，知識屬性強烈，具有保存價值。中學檔案資料具有鮮明的教育行業特點，為保證收集質量，必須要明確中學檔案資料形成環節、時間節點以及地點等。

三、中學檔案資料收集規范化高效開展的創新策略

在明確中學檔案資料的形成規律與特點的基礎上，在收集工作中不斷探索，掌握科學規范高效的收集方法，能夠保證檔案資料收集的及時性與完整性，促進中學檔案資料收集工作質量不斷提升。

（一）同步資料收集與日常登記。在中學檔案資料收集工作中，可將日常登記與之相同步，建立登記制度，增強檔案管理部門與教研組、年級組、后勤保障等部門之間的聯系，確保檔案資料收集工作高效開展。在這一方面，辦公室登記包括日常行文登記、上級來文的收文登記等;教研組登記包括學校教學方案、教學資料登記;年級組登記包括年級教學登記、管理資料登記等;班主任及任課教師需做好教學工作資料登記以及學生登記。中學全體教職工應當強化檔案資料收集意識，在日常工作中做好登記工作，依照學校要求出發做好檔案資料收集整理工作，分別按照自然年度、學年度和財務年度來收集并移交檔案，自覺配合檔案管理部門工作，為中學檔案資料收集工作質量的提升打下良好的基礎。

（二）同步資料收集與制度落實。在中學檔案資料收集工作中，需將資料收集與制度落實保持同步，確保與學生實際情況相符合，依據教育部門相關規定來推進中學檔案資料收集與整理，確保中學檔案資料形成、移交以及檔案主管部門的責任都能夠得到規范化落實。中學檔案資料的收集必須要具有即時性，要符合檔案資料移交要求、移交內容及移交時間等，為中學檔案資料收集工作質量的提升提供保障。應當注意的是，在中學檔案資料收集工作中，資料收集與制度落實的協調，需要將收集渠道拓寬，安排專職人員負責檔案資料收集，優化檔案管理部門配置，其他部門應當設立兼職的檔案資料收集人員，明確具體崗位職責，并將檔案資料收集納入年終考核體系中，這就有助于激發檔案收集工作人員的積極性。通過各方積極配合，全面提升中學檔案資料收集工作質量。

（三）同步資料收集與服務提供。中學檔案資料收集工作的開展，能夠為學校教育教學管理提供支持，促進服務的優質化。因此在中學檔案資料收集工作中，可將其與服務提供保持同步，以促進檔案資料實際利用價值的有效發揮。要對檔案資源利用需求形成正確認識，這就需要檔案工作人員深入教學一線中，對教學動態進行整體把握，客觀分析教學需求，進而提升檔案資料收集工作質量，并為教育教學提供優質的檔案資源服務，促進中學教育教學工作的有序推進。在中學檔案資料收集工作中，檔案編研也是一項重要內容，為提升檔案資料服務質量，要對中學檔案利用者的現實需求進行調查研究，進而合理編研檔案資源，比如《學校教學管理制度匯編》《學生成長手冊》等，通過檔案資源的優化利用，為中學教育教學管理提供服務，教育工作者的檔案意識也能夠得到明顯增強。檔案資料收集與服務提供的同步化，需要加大檔案資料宣傳力度，通過微信、新聞客戶端、手機報等平臺的合理化利用，來對中學檔案資料進行宣傳，并推廣編研成果，確保教職工、行政管理人員能夠認識到檔案資料收集的重要性，對學校館藏檔案資料的具體情況進行及時了解，檔案資料利用價值也能夠得到最大化發揮，為中學各項工作的開展提供優質服務，為教育事業的持續健康發展奠定堅實的基礎。

四、結語

總之，為確保中學檔案資料收集質量與效率得到明顯提升，必須要對中學檔案資料形成的內在規律進行整體把握，明確中學檔案資料的具體特點，并將資料收集與日常登記、制度落實以及服務提供等相協調，從而有序推進中學檔案資料收集工作，為檔案資源開發與利用提供支持，促進中學教育教學各項工作的規范化高效開展。

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