新形勢下高校人事檔案管理發展研究

謝微

【摘要】高校人事檔案管理工作在新的時代背景下呈現出新的特點，隨著人才引進的力度加大，人才流動性增強，“三齡兩歷一身份”的核查、職稱申報、干部提拔、職務審查等都需要使用人事檔案，人事檔案的利用率不斷提高，學校信息化建設的發展，檔案管理步入信息化時代，人事檔案管理工作呈現出流動性大、利用率高、數字信息化程度高等特點。高校人事檔案管理工作對安全性、專業化、信息化的要求更加嚴格，促使人事檔案管理工作升級發展，進一步提高高校人力資源管理水平。

【關鍵詞】高校;人事檔案 ;新形勢;發展

一、高校人事檔案管理的新形勢

隨著我國高等教育的迅速發展，高等教育已由精英教育轉為大眾化教育，高校教師數和學生數都呈現大量增長，同時，在科技創新的驅動下，由互聯網大數據主導的新一輪科技革命已席卷而來，各類新的科學技術在高校首先得到運用，與之隨行的人事檔案管理在新的發展形勢下，也呈現出新的特點，同時帶來的安全隱患，使檔案管理面臨新的挑戰。

（一）人才流動性加大。高校的發展歸根結底是人才的發展，無論是人才的培養還是科研的發展，都離不開一支德才兼備的教師隊伍，因此，引進人才成為各高校的重要工作之一。為了吸引人才，各個高校人事部門都出臺各種人才引進政策，而這場搶奪人才的大戰直接導致了人才流動性的加大。與人才一起流動的，還有人事檔案的流轉，無論人才流向哪里，檔案都將如影隨形，真實地記錄著各類人才的成長變化過程。頻繁的人才流動無疑加大了檔案管理工作的難度，因為在各種頻繁的流轉中，都要保證人事檔案的安全性、完整性、保密性，稍有不慎，可能會引發重大的責任事故。

（二）檔案利用率提高。如今，人們對人事檔案的利用需求越來越高，人事檔案利用的范圍越來越廣，需要查閱內容事項越來越多，這就要求人事檔案管理既需要做到嚴格保密，又需要做到信息查詢的方便快捷。而且，在對檔案材料進行查閱、打印、掃描時，也增加了檔案材料的破損率，對檔案的保管提高了難度。

（三）信息化管理要求更高。以往的檔案管理都是以紙質為主，所需設備投入較少，人員素質要求不高。但作為科技創新發展的前沿陣地，越來越多的新技術設備首先在高校得到應用。在科技創新的新形勢下，信息化大數據時代已經來臨，人事檔案管理引入信息化數據管理系統，對檔案管理工作有重大的意義。大數據時代不但要求紙質人事檔案的數字化，更要求將個人檔案信息通過專業的數據管理系統進行分類處理，通過聚類、分類和相關性分析，研究數據的相關關系，從學校發展的戰略高度為學校的人力資源管理、人才招聘和績效考核等服務。這在提高檔案使用效率的同時，也對檔案管理人員的業務素質提出了更高的要求。

（四）對檔案工作的責任要求更加嚴格。我國歷來重視人事檔案的管理工作，但由于人事管理工作的繁雜和緊迫，檔案日常管理工作在人事管理中的重要性并未十分突出。黨的十八大以來，在從嚴治黨的新形勢下，各項工作更加規范化，對檔案工作也有了更加嚴格的要求。一是通過檔案材料的改版，要求對所有檔案材料進行重新整理，舊的人事檔案要全部重新整理歸類，統一使用新的標準分類，包含的材料也要求更加詳盡。而隨著教師人數的增加，這是項龐大而系統的工作，要在短時間內完成改版，必須增派工作人員。二是“三齡兩歷一身份”的重新核查，要求對每個教師的年齡、工齡、黨齡、學歷、工作經歷、干部身份進行重新核查，這需要查閱大量的原始檔案材料，要求抽調大量熟悉組織工作的人員，同時必須仔細、細致，并做好保密工作，這對檔案管理工作是個很大的考驗。

二、高校人事檔案管理的意義

（一）完整的記錄者。人事檔案一般分為十個部分：履歷材料、自傳材料、鑒定考核、學歷學位職稱學術培訓材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國會議材料、其他材料。這些材料中，基本上包含了每個人從中學開始的每個學習工作階段的所有重要信息，真實地記錄了每個教師完整的學習、工作過程，以及在實踐過程中發生的所有重要事件。檔案資料的連續性，形成了教師完整的資質、閱歷評價體系，甚至能夠體現教師的人生發展軌跡。

（二）可靠的原始材料。吳寶康曾經在其著作《檔案學概論》中提出，檔案最根本的意義就是為了實現對一些歷史的記錄，而這些記錄是最原始的記錄內容。檔案的真實性源自原始材料的真實，因此，檔案材料是不允許有涂改痕跡的，如在檔案審查中發現有涂改的痕跡，都需要進行鑒別、追蹤和溯源。一般歷史越久遠的材料，真實性越高，后期可能會為了某一目的對檔案材料進行篡改，但在前期是無法預估的，因此，要找尋最真實的內容數據，都要從最原始的記錄開始查閱，它為教師發展和干部培養提供了可靠的證據。

（三）選拔人才的重要依據。正是由于檔案的連續性和全面性，使它完整地記錄了每個教師的發展培養軌跡，為教師的職稱評定、人才的選拔、干部的任免提供了重要依據。人才的選拔離不開對個人德、能、勤、績、廉的考核，這也是檔案材料需要重點記錄的部分，因此，教師的培養和干部的任免，都需要進行查檔，為其發展培養提供依據。

三、高校人事檔案管理的發展

（一）人事檔案管理人員素質有待提高。由于檔案專業人才的短缺，目前，很多高校的人事檔案管理工作沒有專業的檔案管理人員承擔，缺乏專業的檔案管理知識，甚至還兼任其他的工作，這對當前的檔案管理工作十分不利。在新形勢下，不僅要求管理人員具備專業的檔案管理知識，還需要管理人員具備較高的網絡技術知識，在保證檔案保管安全性的前提下，做到檔案管理信息化，這需要大量的檔案人才儲備。首先，高校要選用專業的檔案管理人員對檔案進行管理，熟悉人事檔案相關政策、條例，嚴格遵守檔案管理制度，對檔案管理工作高度負責。其次，應提高檔案管理人員工作待遇。由于檔案管理人員的職業晉升渠道沒有打通，工作認可度不高，部分檔案管理人員把檔案管理崗位作為“退休準備工作”，對工作缺乏熱忱。要提高檔案管理人員工作積極性，不斷提高自我工作能力，有必要把檔案管理崗位設置為專業技術崗位，走專業技術路線，通過提高檔案管理人員的專業技術和工作待遇，提高檔案管理工作的吸引力。

（二）構建人事檔案管理新模式。由于人事檔案保密性強，安全性、準確性和有效性要求高，在新的形勢下，需要建立新的檔案管理模式。一是提高對檔案管理工作的認識。檔案工作關系影響重大，工作人員要嚴格按照檔案管理要求開展工作，完善檔案管理制度，建立健全檔案管理工作考核體系，保證人事檔案的安全性，把檔案管理工作作為人事組織工作的重點工作。二是實現部分數據的共享。隨著高校信息化建設的日益完善，數據的集成與共享成為主流，人事檔案管理也應適應數字化管理的需求，對于年度考核、職務變動、職稱變動、獎懲情況等信息可直接對接學校信息化建設相關管理系統，公示后可直接進行歸檔處理，部分可公開材料可以通過網絡進行信息共享，提高檔案管理的工作效率，使檔案查閱使用更加方便快捷。三是傳統與現代管理相結合。信息化時代中，數據的共享是主流，但人事檔案材料由于自身的特殊性，并不能完全實現共享，部分涉及保密性質和個人隱私的材料必須用紙質版進行存檔，如組織考察評價、內部處分文件、家庭情況等涉密內容和個人信息，都不能實現信息共享，必須采用傳統的管理方式。

（三）進一步加強人事檔案安全性。信息化時代，尤其是大數據的發展，一方面使檔案管理工作更加方便快捷，另一方面也給人事檔案的安全保密帶來了新的挑戰。要增強人事檔案的安全性，首先，要加強人事檔案管理人員的網絡安全意識，建立完善數字化人事檔案管理制度，明確人事檔案數字化內容和管理人員的責任。其次，由于人事檔案的保密性要求，對人事檔案數字化系統安全系數的要求更高，必須保證操作系統技術成熟、安全，避免黑客入侵、病毒感染等造成的數據丟失。此外，由于網絡化背景下的計算機極易受到威脅，安裝人事檔案管理系統須使用專用計算機進行操作，計算機按涉密級別進行配置，在進行計算機日常維護、維修報廢等操作時須嚴格按照涉密規定操作，確保數據的絕對安全。