辦公室工作精細化理念的應用價值

閆婧芳

【摘要】以特定的場所為平臺，有條不紊地展開日常的協調參謀、溝通督辦、服務保障等工作內容，是辦公室工作人員的職責所在。對于一個單位來說，辦公室不僅是各部門之間緊密聯系的樞紐，還是單位領導的重要助手。為了更好地發揮辦公室的樞紐和助手作用，許多機構單位開始了辦公室工作方式、作風及服務的改革探索，其中，一個重要的改革探索方向就是“將精細化理念應用于辦公室工作中去”。本文立足于此，試從應用價值的視角，對辦公室工作中的精細化理念進行分析，希望精細化理念的應用能夠為單位辦公室工作更好運轉注入活力。

【關鍵詞】辦公室工作;精細化理念;應用價值

辦公室工作本身就有著一定的標準流程，并且是一項對細節要求較高且內容涵蓋范圍很廣的工作。除了要負責人員的登記接待、文件的傳收印發、資料的歸納整理、檔案的建立歸置等常規工作外，辦公室工作人員還要負責各類匯報材料的編輯撰寫、機要保密、單位的后勤保障，以及單位領導臨時交辦的任務等一系列工作，且上述各項工作內容中又包含著多個環節。任何一個小環節的不到位或失誤，都會對辦公室工作的達成效率造成一定程度的影響，因此辦公室工作人員十分重視對細節工作的落實，力求將辦公室工作做到滴水不漏。這種對工作細節的把握實質上是精細化理念的一種滲透，本文就其基本內涵進行闡述。

一、精細化理念的基本內涵

概括來說，精細化理念的基本內涵主要體現在“精”

“準”“細”三個方面：1.精益求精的進取心和行動力。沒有最好，只有更好。在一項工作已經做得很好或達到一定標準的情況下，依然保持不斷挑戰自我極限的決心，用心、努力地將其做到更好，便是“精”。此外，我們也可以從精簡（對辦公室工作過程中一些不是十分必要的環節或內容進行精簡）的角度來解讀精細化理念的這一內涵。2.規范、準確、準時的決策與判斷能力。事業單位辦公室工作要以相對固定的制度化規范為工作依據，更要遵循規矩，合乎標準。比如，在工作中，無論對事還是對人，都要有一個準確的判斷;要制定準確的政策與規劃;要有準確的數據支持、正確的量化方法、準確的時間銜接等等。工作上，不模棱兩可，不含糊其詞，不搖擺不定，便是“準”。3.細節處理的藝術。“小事成就大事，細節成就完美（戴偉·帕卡德）”，在辦公室工作中，不僅要注重從意識態度、書面計劃上細化工作任務，更要注重從具體執行動作上細化工作。讓辦公室工作的細化效果“看得見，摸得著”，才是對精細化理念中“細”之內涵的最佳展現。

二、辦公室工作中精細化理念的應用價值

（一）推進日常工作，使辦公效率更高。將精細化理念引入事業單位辦公室工作之中，始終以推動辦公室工作的更好進行、使辦公室工作人員有更佳的工作體驗、使事業單位日常工作得更加順利為目標。因此，面對日常辦公室工作中的不足之處，單位領導及相關工作人員也要予以重視，以自查自省、共同探討的方式去發現工作中的優勢與不足。比如，對于辦公室工作中可能存在的工作環節或內容重復情況，我們可以根據實際需求，進行適當的精簡動作。通過省略或合并不必要的工作環節、整合相似或重復的工作內容，可以從一定程度上減輕辦公室工作人員的任務負擔，還可以為辦公室工作人員在重要任務上精益求精而贏得更多的時間和精力。比如，在辦公室工作內容繁雜細致，不成系統，與具體業務部門在工作時間安排方面，可能會存在不匹配的情況（如辦公室工作人員經常在節假日期間收發各類文件、郵件，以及印章管理，或者需要就某些數據、資料與實際負責人進行核實對接時，實際負責人沒有時間等）。對此，各部門可以定期集中選擇一個合適的時間集中對接交流，同時，作為服務窗口，辦公室可根據業務部門具體需求協調時間進行各類文件、郵件的收發，以及印章管理等。這樣既有利于提高各部門之間工作銜接的黏合度，又有利于提高辦公室工作的效率和準確度。通過細節化的處理，能夠使辦公室工作落實更加精準，使日常辦公更加順暢，從而促進辦公室工作的持續高效運轉。

（二）梳理標準化流程，使員工成長更快。制度是基礎，流程是體系。優化的工作流程能夠讓我們對日常工作有更好的掌控能力，減少我們思考的時間，簡化我們的行動步驟，讓我們更有效率。在辦公室工作中，工作人員每天都要完成一些日常工作任務，這些任務大多是相似的、重復的，且有一定標準流程的。在日復一日的工作中，工作人員越來越熟悉自己的工作內容，也掌握了越來越實用的工作技巧。但在實際工作中，卻或多或少的存在著對同一工作反復確認如何做的情況。在這種情況下，若能發揮精細化理念的優勢，從細節抓起，重復性的工作能夠總結提煉出標準化操作流程，使辦公室工作人員養成系統化、規范化的工作習慣，增強工作人員獨立完成工作任務的信心，將會產生事半功倍的效果。首先，作為辦公室工作中的前輩，事業單位的老人對待工作要更加精細認真，要為單位辦公室內的新人樹立榜樣，嚴于律己、以身作則，將精細化理念轉化為實際行動，將自身的經驗和閱歷總結傳授給年輕的辦公室工作者，使他們早日成長為能夠獨當一面的辦公室工作人才。其次，要將精細化理念應用到工作流程的細節設計上，以具有豐富辦公室工作經驗的人員為主體，以辦公室工作中資歷尚淺的年輕人為力量，在考慮到每一個工作細節的前提下，制定一份標準化的辦公室工作流程圖，供全體辦公室工作人員參考，為辦公室工作效果由數量到質量的轉變奠定基礎。

（三）優化辦公隊伍，使工作氛圍更好。人作為工作及管理活動中的主體，是第一資源，如果工作人員沒有了積極性和創造性，再精細化的理念也無從談起。辦公室工作中，一切工作都是靠人來完成的，因此在注重從工作內容、流程細節上實現精細化理念應用的同時，也應該注重以人為本，將精細化具體到每一位辦公室工作員工個體——基層員工和管理干部。在實際的辦公室工作中，有許多優秀的管理干部，他們始終堅守著自己的工作崗位，認真仔細地履行著相應的工作職責，并取得了一定的成就。但也有許多基層員工，遇到了發展的瓶頸。對此，作為管理層，在管理的同時更要注重從專業技能、工作態度、規則意識等細節上的幫扶。通過老人帶領新人，新人相互助力的方式，幫助辦公室工作人員解決工作中的難題、調整工作中的態度;通過鼓勵的方式，將優秀工作細節放大，并將經驗分享給其他工作者們。作為單位領導，也要關心各辦公室部門的工作進展和工作人員的工作情況，激勵干部擔當。需要注意的是，在辦公室工作中，管理者要將執行力從上貫徹到下，更多的用實際行動去幫扶。這樣，有利于將單位基層員工培養成高標準人才，也有利于調動工作人員的積極性，活躍辦公室的工作氛圍，使管理更和諧。從以人為本的角度，以精心的態度、精致的過程，落實細節管理，體現了對辦公室工作主體的細節尊重，同時也符合《專業技術類公務員管理規定（試行）》中關于加快完善人員分類管理制度，實現分渠道發展、精細化管理、專業化建設的倡導和要求。綜上所述，無論從辦公的效率上來看，還是從工作人員的成長和管理上來看，精細化理念在辦公室工作中都具有明顯的應用價值。

三、結論

作為一個綜合性、政策性、服務性較強的部門，事業單位辦公室的工作范圍日益廣泛、工作內容日益豐富、工作責任越來越重。新形勢下，人們對事業單位辦公室工作的履職期望也越來越高。在這種大環境中，要使事業單位辦公室工作人員更好地適應新時代需求，就必須進一步提升事業單位辦公室工作人員“干一行、愛一行、精一行”的專業精神，以精細化理念為指導，結合工作實際，從服務意識、工作效率、人員管理等多個方面著手，將精細化理念轉化為精細化行動，幫助事業單位辦公室工作人員減輕負擔，自信前行，以最終推動單位整體的長足發展。

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