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基于政府會計制度的高校財務信息化建設探析

2020-07-14 10:27:12劉斌譚翀郭珊珊
會計之友 2020年14期
關鍵詞:內部控制高校

劉斌 譚翀 郭珊珊

【摘 要】 在信息技術飛速發展的今天,信息化已成為開展會計工作最基礎的環境要求。高校由于經濟業務多樣性,使財務管理工作更離不開信息系統的支撐,尤其是政府會計制度的實施,對高校財務信息化建設工作提出了更高要求。文章以當前高校的現實需求為切入點,圍繞高校財務信息化建設亟待解決的問題進行分析,分別從內控制度建設、軟件“二次開發”、業財融合、“區塊鏈”技術、風險管控、會計人才隊伍建設等方面提出建議,旨在為推進高校財務信息化建設工作提供借鑒。

【關鍵詞】 政府會計制度; 高校; 財務信息化; 內部控制; 業財融合

【中圖分類號】 F230;G475? 【文獻標識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937(2020)14-0051-06

2017年10月24日,財政部印發《政府會計制度——行政事業單位會計科目和報表》(財會〔2017〕25號),并規定包括高等學校在內的各行政事業單位從2019年1月1日起開始執行政府會計制度,不再執行原制度。鑒于高等學校管理活動復雜性和業務活動的多樣性,2018年8月14日,財政部印發《關于高等學校執行〈政府會計制度——行政事業單位會計科目和報表〉的補充規定和銜接規定的通知》(財會〔2018〕19號),通知中結合高校業務實際情況,針對部分會計科目的明細科目設置和特殊業務處理以及新舊制度銜接進行了具體規定,對政府會計制度在高校的有效實施進行了專門指導。

但是,隨著政府會計制度在高校的全面實施和逐步深入,從新舊制度銜接到平行記賬再到期末結轉,逐漸暴露出部門職責分工不明、管理制度缺失、業務流程不清等問題,同時相比原制度而言也體現出會計核算繁瑣、程序復雜、工作量大等問題。這一系列的問題一方面反映出高校內部控制建設工作仍然任重道遠,另一方面反映出在當今“互聯網+”和大數據時代,大部分高校的財務信息化水平仍停留在日常業務核算階段,遠遠無法滿足政府會計制度實施的信息化需求,嚴重影響了本單位政府會計制度的推進。因此,高校應結合自身業務的實際需求,借助一系列信息技術手段,大力推進財務信息化建設,保證制度的順利實施[ 1 ]。

一、高校財務信息化的現實需求

高校作為非營利性事業單位,主要業務與其他事業單位存在較大差異,這就決定了在財務信息化建設中所面臨的現實需求存在一定特殊性。

(一)內部控制建設的需要

從財政部2019年5月23日發布的《2017年全國行政事業單位內部控制建設分析報告》來看,包括高等學校在內的各級各類行政事業單位均開展了內控制度建設,但開展風險評估、建立內部控制手冊和覆蓋業務范圍的單位占比均不足70%(見圖1)。

從全國范圍內行政事業單位業務層面的信息系統建立情況來看(見圖2),除資金收支和資產管理業務本身數據化和信息化程度較高外,預算管理、政府采購管理、建設項目管理和合同管理等均低于50%,其中涉及資金量大、風險性高、業務復雜的建設項目管理信息化程度更是只有29.11%。六大業務層面均建立信息系統的行政事業單位也僅占到43.41%,內部控制信息化建設亟需加強。

更為關鍵的是,政府會計制度的全面實施使得高校經濟活動和資金流動得到全方位、多角度反映的同時,對高校內控建設也提出了更高的要求。高校需要從權責發生制和收付實現制的視角對各類經濟活動進行全面梳理,重新確定關鍵風險點并建立風險應對措施等,相應的信息系統也需具備更加強大的流程嵌套和風險管控功能[ 2 ]。這就需要借助更為先進的現代信息系統,將經濟活動內部控制的主要流程和關鍵環節予以固化,減少人為因素,提升工作效率,實現經濟業務的全過程監控,進一步提高高校財務科學化、精細化管理水平[ 3 ]。

(二)全面預算管理的需要

高校全面預算管理是依據學校發展規劃,結合校內各單位職責分工和具體業務活動,全面預測資金需求,統籌謀劃、科學配置各項資源,全程監督預算執行情況,通過預算績效評價并強化結果應用,推進各項活動的有序開展,促進學校持續發展的管理活動[ 4 ]。政府會計制度通過財務會計與預算會計相結合,同時對預算會計核算體系予以改進,推動高校進一步完善全面預算管理,促進資源配置的科學化、合理化,從而提升全面預算管理水平。

高校開展全面預算管理工作,要結合政府會計制度的相關要求,強化內部項目管理機制:

一是在預算編制環節,校內各單位根據學校戰略發展規劃和部門職責分工,提前謀劃,通過編制以三年為一個階段的滾動預算,解決目前高校面臨“錢等項目”的老大難問題,提高預算項目的科學性和可執行性。這就需要借助一定的信息技術手段來搭建滾動預算項目庫系統平臺。首先,由各單位區分輕重緩急以業務專項的形式提出完成目標任務所需經費預算,按業務活動的具體內容細化至政府經濟分類科目和部門經濟分類科目,同時明確資金支出計劃、績效目標和指標等。其次,學校匯總各單位預算后,按照“統籌兼顧、勤儉節約、量力而行、講求績效、收支平衡”原則,通過“三下兩上”的預算編制程序(見圖3),最終形成學??傮w預算并上報財政。最后,待財政批復后,直接以具體的預算項目、經費指標和支出范圍下達至各單位,保證預算內容的上下一致性,避免出現上報和下達“兩張皮”的現象。

二是在預算執行與管控環節,高校應實時監督學校整體層面的財務狀況和預算執行情況,按照上級主管部門批復的預算支出范圍實施管控,維護預算的“剛性”。同時要隨時了解校內各單位業務經費預算支出情況和執行進度,及時統籌協調,優化資源配置,提高資金使用效率。政府會計制度通過財務會計和預算會計的雙重核算,更加全面、準確地反映高校的預算執行信息,能夠給預算管控提供更加有力的信息支撐。這就需要借助現代信息系統,將預算控制策略、經費審核流程等預置在系統中,由系統根據既定規則自動實行管控,減少人工操作的誤差,提高預算管理的科學化、精細化水平。

三是在預算考核環節,政府會計制度引入以權責發生制為核算基礎的財務會計后,要求高校采用待攤和預提、實提固定資產折舊及無形資產攤銷等方式,全面真實地核算學校辦學成本,從制度層面解決了原制度下因無法客觀反映單位運行成本導致單位績效評價結果失真的問題[ 5 ]。從具體應用層面來看,需構建覆蓋經濟活動全過程的管理信息平臺,實現經濟業務的網格化、平臺化和智能化,為績效考核的有效開展提供技術支持。

(三)新舊制度銜接的需要

政府會計制度的實施首先要進行新舊制度的轉換銜接工作,以實現財務數據的正確轉換,確保新舊賬套的有序銜接。

一是要做好新舊科目間的銜接工作。如果新賬科目核算內容與原賬對應科目的核算內容相同,則根據原賬科目余額直接填列。如果原賬中在某個科目統一核算但新賬中需拆分核算的,則按照新制度的有關規定進行分析填列。比如原賬“在建工程”科目中包含了按照新制度規定應當記“預付賬款——預付備料款”“預付賬款——預付工程款”“工程物資”科目內容的,轉換時應當將原賬的“在建工程”科目基建并賬后的余額中屬于預付備料款、預付工程款、工程物資的金額,分別轉入新賬的“預付賬款——預付備料款”“預付賬款——預付工程款”“工程物資”科目,并將原賬的“在建工程”科目余額減去上述金額后的差額,轉入新賬的“在建工程”科目。如果新賬中某個會計科目的核算內容包含了原賬中某幾個會計科目的核算內容,則需要進行合并填列。比如新制度設置了“累計盈余”科目,該科目的余額包含了原賬的“財政補助結轉”“財政補助結余”“非財政補助結轉”科目的余額內容。轉賬時,高校應當將原賬的“財政補助結轉”“財政補助結余”“非財政補助結轉”科目余額轉入“累計盈余”科目。

二是要做好實物資產的清查和債權債務的清理工作。高校實物資產類雜量多,通過清查全面摸清單位家底,做到賬實相符,為后續折舊的計提或攤銷以及編制政府財務報告奠定基礎[ 6 ]。同時,高校的教學、科研、行政管理、后勤保障、離退休等業務活動,決定了其債權債務關系的多樣性和復雜性,由于大部分高校辦學歷史悠久,可能因為歷史遺留問題導致長期掛賬的現象。因此,要全面清查往來款項,確保賬賬相符、賬證相符、賬表相符和賬實相符。

三是要做好“基建賬”清理和并賬工作。高校應對基本建設會計賬務進行全面清理,按規定及時辦理基本建設項目竣工財務決算及固定資產入賬等手續,將基本建設業務納入學校統一賬簿進行管理[ 7 ]。合并“基建賬”時,應區分在建工程項目未完工或未達到可使用狀態、在建工程項目已完工但未辦理工程竣工決算手續、在建工程項目已完工并已辦理工程竣工決算手續等情況進行分類處理。

由此可見,高校新舊制度銜接工作涉及內容多、牽涉部門多、轉換數據量大,要順利實現有序銜接,需要科學的高校財務會計信息系統予以支撐。

(四)會計業務核算的需要

政府會計制度采用財務會計和預算會計適度分離又相互銜接的核算模式,以“平行記賬”的形式進行會計業務核算是高校會計核算的重大變革,也是會計核算系統面臨的現實問題。會計信息系統要滿足政府會計業務核算的需要,必須保證在同一會計信息系統同一賬套內,實現以權責發生制為基礎使用資產、負債、凈資產、收入和費用類科目體系進行財務會計核算,以收付實現制為基礎使用預算收入、預算支出和預算結余類科目體系進行預算會計核算,通過雙重核算最終形成決算報告和財務報告[ 8 ]。

由此可見,會計核算模式的轉變無疑給財務人員增加了更多工作量。隨著財政撥款制度、國庫集中支付、內控制度建設、績效預算管理等一系列改革促使高校的財務管理實現精細化,這就需要完善財務信息系統會計核算模塊功能,提高政府會計核算的自動化和智能化水平。

二、當前高校財務信息化建設面臨的問題

近年來,隨著高校對財務信息化重視程度越來越高,投入的資金越來越多,信息化水平也有了很大提升。此次政府會計制度改革,徹底顛覆了原有財務系統的運行模式,其中不僅涉及會計核算功能的根本轉變,而且涉及與財務外圍系統之間信息的充分交換和整合。如果沒有科學的財務信息系統做支撐,政府會計制度的實施將舉步維艱。

(一)會計核算軟件功能亟需完善

“雙體系”的政府會計制度在考慮現行部門決算報告要求的同時,也融合了政府財務報告的相關要求,無形中加大了高校的實施難度,對會計核算軟件的功能實現更提出了嚴峻挑戰。

首先,會計核算軟件除了需要滿足財務會計和預算會計的日常業務處理外,還需要能夠結合會計業務核算規律設置一定的平行記賬觸發機制,在減輕會計核算工作量的同時降低會計業務處理的出錯率。其次,應充分考慮高校業務特征和管理需求,從提高高校財務管理水平的角度進一步完善基礎數據管理、輔助核算項定義、賬表查詢管理、項目指標管理等功能,讓軟件真正成為財務管理的有效工具。最后,會計核算軟件應拓展現有的電子報表功能,一方面能夠按照預置模板自動生成資產負債表、收入費用表、凈資產變動表、現金流量表,以及預算收入表、預算結轉結余變動表和財政撥款預算收入支出表等外部報表;另一方面還應轉變自定義報表的操作方式,提高可視化操作程度,讓會計人員能簡便快捷地設定內部管理報表格式和取數公式,使電子報表在財務數據統計和分析方面真正發揮應有作用,有效地提高財務工作效率。

(二)高校內外各信息系統之間缺乏有效協同

高校業務本身的多樣性決定了財務管理的復雜性。從外部來看,高校的預決算編報、國庫支付、稅費匯算清繳等業務均使用相關單位提供的管理信息系統;從內部來看,政府會計制度要求高校應有結構地反映高校的教育活動費用、科研活動費用、行政管理費用、后勤保障費用、離退休費及其他費用等,以滿足成本費用核算的需要。由于高校的各類費用具有自身特點,其確認時點、確認條件和會計科目的設置等均有其特殊性,同時還需將部分公共成本進行合理歸集與分攤,這些工作僅靠財務系統本身的數據信息將無法開展,需要與人事、教務、科研、學生、資產、后勤保障、基建等業務部門的信息系統實行高度集成和有效協同。

從目前高校信息化建設情況來看,財務管理系統因其政策性、專業性和安全性等特點,與財政、稅務、銀行等外部單位的信息系統之間各自獨立,大量的數據需經二次加工才能為財務所用,造成大量的重復勞動且效率低下。同時,高校單位層面的信息化建設缺乏整體設計和布局,內部各職能部門的業務系統大多只考慮自身業務需求,各自為陣,缺乏協同集成管理的部門合作意識,信息的“碎片化”“孤島化”問題突出,導致同一項信息在不同系統中對應的字段不同,極易出現不同系統間的數據完全核對不上的問題[ 9 ]。

(三)預算績效管理模塊有待進一步開發

2018年9月25日,中共中央、國務院印發《關于全面實施預算績效管理的意見》,明確了全面實施績效管理的含義,要求加快建立全方位、全過程、全覆蓋的預算績效管理體系,實現預算和績效管理一體化,努力提高財政資源配置效率和使用效益。同時,要求加快預算績效管理信息化建設,打破“信息孤島”和“數據煙囪”,促進各級政府和各部門各單位的業務、財務、資產等信息互聯互通。

高校開展此項工作,一方面會涉及不同政府管理部門、不同專業領域,相應績效指標的設置及其績效分析等,專業性較強;另一方面績效業務開展和管理過程中也面臨工作量大、涉及面廣、數據統計難等問題。因此,基于政府會計制度研發相應的預算績效管理模塊,促使績效管理深度融入預算決策、編制、執行、決算、監督全過程,實現與預算編制、指標管理、國庫支付、政府采購、轉移支付等財政核心業務系統的無縫銜接,成為高校財務信息化建設亟需破解的難題。

(四)網絡安全風險防范措施有限

政府會計制度實施前,大部分高校財務信息系統都是在單獨組建的局域網內運行,更有甚者是純粹的單機版系統,這種封閉的內部財務信息系統管理模式,使得部門之間無法進行有效溝通,致使財務信息延遲或滯后。隨著網上繳費、網上報銷審批、遠程報稅、電子支付等信息技術的應用,推動財務信息系統由內部局域網走向開放的廣域網,尤其是政府會計制度的實施,財務信息系統不僅需要和校內其他信息系統進行信息共享,而且需要跟外部信息系統實時進行海量數據交換,財務網絡安全風險越來越大。

一是系統管理方面可能存在的風險。會計人員個人網絡安全防范意識不強,未充分意識到在信息化實現后安全防范工作的重要性,存在登陸財務系統密碼設置過于簡單,甚至個人密碼共用的情況。此外有些財務系統的數據庫未能實時、完整備份,加密級別不高,防火墻攔截功能不強,更新數據庫不及時,給了非法人員入侵的機會。

二是信息共享方面可能存在的風險。財務數據的開放共享,在促進高校財務管理更加高效便捷的同時,也給了一些不法分子可乘之機,他們利用黑客技術非法入侵財務服務器,嚴重擾亂高校的財務工作秩序。同時,財務內部局域網與外網的互聯互通,增加了病毒感染的可能性,加大了防范病毒的難度,財務系統的穩定性和財務數據的安全性受到威脅。

(五)財務復合型人才缺失

政府會計制度的實施對會計人員信息化水平提出了更高的要求?,F有的會計人員大部分都是會計專業出身,對財務信息系統僅限于日常的會計核算、統計等應用,計算機水平較為薄弱。眾所周知,財務信息化建設需要在軟件運行過程中,結合本單位的實際情況提出相應的個性化需求并不斷予以完善。這就需要既懂會計專業知識,又懂計算機軟硬件知識、局域網建設、數據庫應用及編程原理的復合型人才,從會計業務角度和信息技術角度綜合考慮本單位的財務信息化建設,進一步規范工作流程,提高工作效率。此類人才的缺失,嚴重制約了高校財務信息化的發展。

三、高校財務信息化建設的幾點建議

(一)建立健全單位內部控制制度

高校內部控制建設與政府會計制度實施緊密聯系、協調發展、相互促進。一方面,高校的運行情況和財務狀況通過政府會計財務報告集中表現,而內部控制建設是否完善、執行是否有效,將直接影響會計信息的真實性、準確性和完整性,只有建立健全高校內部控制建設,才能從根本上保證政府會計報告對高校運行狀況的真實反映,確保政府會計制度的有效落實;另一方面,政府會計制度通過收付實現制下的預算會計核算形成決算報告,通過權責發生制下的財務會計核算形成財務報告,兩種報告可以全面、完整地披露高校預算管理和財務狀況信息,進一步提高高校會計信息質量,促進高校內控績效目標的有效實現。

同樣,沒有內控制度做基礎的信息化建設只能是“空中樓閣”,健全的內部控制制度是信息化高效運轉的前提,而高效實用的財務信息系統又是政府會計制度順利實施的保障。因此,高校應借助政府會計制度改革的契機,認真分析總結近年來高校內控建設的經驗和教訓,結合學校實際情況,從預算管理、收支管理、政府采購管理、資產管理、合同管理、建設項目管理六大業務層面全面梳理相關制度文件,從政府會計制度實施角度系統分析經濟活動新風險并進行風險評估,選擇風險應對策略,有針對性地予以制定或修訂。同時明確各類業務的核算流程和會計科目的核算范圍,確定財務會計和預算會計雙分錄的業務內容,編寫學校會計核算手冊,保證每類業務核算的標準化和準確性。

(二)做好財務管理軟件的“二次開發”

目前,大部分高校都是選擇市面上現有的財務軟件來進行會計核算,這些軟件服務的對象主要是各類行政事業單位,所以從功能上基本能滿足高校新制度核算的需求,但也正是由于這些軟件的通用性較強,導致在高校一些業務功能需求的滿足上顯得“捉襟見肘”。高校財務管理活動較其他行政事業單位本身要復雜的多,既涉及教學、科研、行政管理、后勤保障、離退休等會計活動,又涉及預算管理、收支管理、政府采購管理、資產管理、合同管理、建設項目管理等會計業務,尤其是政府會計制度引入權責發生制后,事業收入時點的確認和計量、固定資產折舊計提和無形資產折舊攤銷、各類費用的待攤和預提等業務處理,需要高校財務軟件提供更加全面和強大的功能。

因此,高校應以自身財務管理目標為導向,充分論證實際需求,不斷總結應用過程中發現的問題,與軟件供應商共同研究信息系統需求解決方案,做好“二次開發”,通過網上報銷、電子審批、憑證影像化、在線資助繳費、區塊鏈數據、人工智能記賬等信息化手段,更好地滿足高校財務精細化管理、成本核算和優質化財務服務的需求。

(三)加快“業財融合”信息化平臺建設

高校應進一步增強“業財融合”理念,加快構建信息一體化平臺。從內控的角度將六大業務層面的業務流程進行全面梳理,建章立制并建立相應的管理信息系統。加速推進經濟業務與財務管理的深度融合,通過“中間數據庫”將校內各系統數據有效銜接,引進先進的人工智能輔助功能,構建覆蓋高校經濟活動全過程的信息平臺,在保證信息安全的前提下實現全校各職能部門信息數據的互聯互通、共享共用,推進經濟業務的網格化、平臺化、智能化。

與此同時,高校必須將政府會計制度與全面實施預算績效管理工作有機結合,建立健全績效管理和評價制度,通過信息技術手段實現資源共享和信息交互,橫向覆蓋績效全業務,縱向覆蓋不同政府層級,同時涵蓋政府機構、第三方、專家、監督機構、公眾等績效業務關聯方,為全面實施預算績效管理提供有力的支撐。

(四)提高財務信息風險管控水平

財務信息安全是保證政府會計制度順利實施的重要條件之一。高校財務部門應從內控角度建立完善會計電算化內部管理制度,全面梳理相關業務流程和操作權限,明確崗位職責,依據崗位設置數據訪問權限、相互牽制審核機制等,避免不同層級、不同職位的人員交叉操作同一財務事務,從制度層面規范財務資源的安全使用。

從實際應用層面來看,高校應嚴格會計人員的系統操作行為,可單獨制作財務部門內部專用網站,將相關的法律法規、規章制度、通知公告等及時由專業人員上傳共享,避免會計人員自行上網下載可能感染病毒風險;購買本部門專用的移動硬盤和優盤等工具供特殊情況下使用,使用前必須查殺病毒;定期通過多渠道、多介質進行財務數據備份,及時升級病毒庫,嚴格執行病毒防護措施。同時,加強日常宣傳和安全培訓工作,提高財務人員的風險防范意識和風險管控能力,建立財務信息安全責任清單,最大限度地避免或減少財務信息安全事件帶來的危害。

(五)適時引入“區塊鏈”技術應用

“區塊鏈”是分布式數據存儲、點對點傳輸、共識機制、加密算法等計算機技術的新型應用模式,具有去中心化、去信任化、不可篡改、加密安全等特點。隨著“區塊鏈”技術的普及,所有會計事項涉及業務發生的時間、地點、人員、消費金額等一系列信息,均在“區塊鏈”上被記錄,會計人員通過讀取區塊鏈上存儲的信息來驗證其真實性,有效降低會計舞弊與差錯的風險,有利于保障高校財務信息的真實性。尤其是電子發票的大量應用,在“區塊鏈”模式下,所有業務交易信息都被“對外廣播”,交易產生的電子票據一旦在區塊鏈上被讀取驗證并進行賬務處理后,該電子票據的處理信息也被廣而告之,既保證了電子發票數據的真實性,也避免了電子票據重復報銷的情形[ 10 ]。

政府會計制度下合同收付款時點的確認和計量一直是高校財務處理的難點。在“區塊鏈”模式下,合同的各項要素信息均保存在區塊鏈中,合同雙方通過數據鏈記載合同履行情況等信息,這樣高校財務部門可通過讀取區塊上的數據隨時獲取收入確認時間和確切金額,以及款項支付進度和預計負債等情況。同時,不論是高校內部需相關部門提供的財務數據,如固定資產的折舊和無形資產的攤銷金額,還是高校外部相關部門政府采購手續的審批等,通過“區塊鏈”技術進行存儲和傳遞,讓所有相關部門讀取同一份資料,保證了業務數據和財務數據的一致性,同時經辦人能夠對業務流轉過程實時跟蹤,簽審人通過讀取區塊上的數據及時審批,縮短業務辦理的時長,提高業務處理的效率。

(六)加強財務人才隊伍建設

政府會計制度實施、高校管理會計建設、全面實施預算績效管理等各項工作的全面推進,進一步推動了高校財務管理工作的轉型發展,由以核算為主轉變為以管理和服務為主,對財務人員的綜合能力提出了更高要求。在當今大數據廣泛應用的時代背景下,具備現代高校財務管理理念、擅長使用信息化工具進行大數據分析成為一名優秀高校財務人員必備的素質。

高校一方面應以政府會計制度需求為導向,建立財務信息化人才選拔制度,突出職業道德、專業知識、綜合管理的能力要求,不斷充實財務人員隊伍,促進單位財務管理水平的不斷提高;另一方面應加強財務人員綜合能力的培養,通過專項培訓、繼續教育、內部業務討論等方式,對各種政策和制度進行反復學習和鉆研,對信息系統各項功能進行深入研究,打造一支素質過硬的管理型財務信息化人才隊伍。

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