檔案管理工作對地方志編寫的作用分析

陳光

摘? 要：檔案與地方志歷來就是相互依存的關系，利用檔案進行地方志的編寫歷來就是我國編志的傳統，檔案管理的成功與否就關系到了地方志編寫的權威性。本文分析檔案管理與志書編寫的特點，引出檔案管理在地方志編寫中的重要作用。

關鍵詞：檔案管理;地方志;關系研究;重要作用

1 檔案管理和地方志書的特點

1.1 檔案管理的特點。檔案管理是一門獨特的學問，是對檔案資料的保存與應用。其具有文化性、服務性、科學性、政治性等特點。檔案的文化性是由檔案的內容所決定的。檔案是記錄經濟和社會發展軌跡的資料，其面對的是廣大勞動人民和他們的智慧，是社會生活、人文歷史的原始記錄，從而可以看出檔案是對歷史的傳承，從歷史信息中也體現出了文化的傳承，因此，檔案具有文化的特性。一切有利于經濟發展和社會進步的資料都是珍貴的檔案資料，因此，檔案具有一定的服務性。針對不同的單位和企業檔案體現出的服務性質有所不同，在機關單位中，檔案管理是為了提高工作效率以及準確地體現出不同時期黨的工作重心和發展。企業的檔案服務性質體現是多方面的，一是企業根據員工的檔案資料，了解員工的工作履歷、學校表現、社會表現等，準確地把握對員工的獎懲和任免，二是企業的生產資料是企業的生存核心，因此，這些檔案資料在不同時期為生產提供技術支持和解決方案，提高企業的生產效率。檔案在一些方面體現保密性，例如國家的科技核心技術、航天技術、武器參數和資料等這些屬于不可公開的檔案資料。另外檔案的保密性也是分層級的，不同權限的人員對檔案的獲取程度也不同，基礎人員只能獲得大眾性的資料信息，而核心人員能夠接觸到更高級別的資料。

1.2 地方志書的特點。志書是區域性的百科全書，其包含了人文地理、歷史文化、經濟發展等區域性的全面記載，從各方面對本區域進行一段時間內的記錄。第一，志書具有鮮明的地方性。從各方面記載本區域的事件，地方性是不可脫離的主線，本區域的各種事件和人物均需要記錄，超過本區域或者與本區域無關的事情一般不出現在志書中。它還蘊含了本區域的地方特色、生活民俗等，既能體現本區域的特色，又詳略有序，增強地方志的可讀性和準確性。第二，志書具有時代性，隨著時間的變遷，志書會不斷地更新內容，因此志書具有鮮明的時代特點。不能將未發生的或是將來可能發生的事情進行記錄，也不能在時間方面虛假記載。這也體現出地方志的記錄順序是以時間為主線，記錄一定時間段內的人文發展、經濟狀況、社會進步等。

2 檔案管理在地方志編寫中的作用

地方志的編寫和檔案管理具有一定程度的相似性，都是對事件的準確記錄，檔案管理為地方志的編寫提供了基礎，地方志的編寫有利于原始檔案資料的保存，大大增加原始檔案的保存年限。

2.1 檔案管理是地方志編寫的基礎。編纂志書的原則是述而不論，要符合歷史事實，而檔案是“維護黨和國家歷史真實面貌”。編修地方志要利用各方面的材料，其中，檔案是最為可靠的資料來源。只有利用豐富的檔案資料，才能寫出一方之信史。在反映事物本來面貌的真實性方面，檔案材料是其他材料無法比擬的。所以，要進行歷史研究，編纂成高質量的志書，必須利用檔案資料。

編纂地方志與檔案管理之間，既有不同之處，又有緊密的聯系，檔案是歷史的原始記錄，地方志是歷史的系統記載，編纂地方志離不開檔案，沒有檔案，編纂地方志就成了無本之木、無源之水，同時，如果檔案材料不用來編修地方志，也就失去了檔案的重要作用。[1][2]從這個意義上說，只有在變成志書后檔案才能顯示出“資政”的功能。

地方志是區域性的百科全書。地方志是對一定時期內的事件的記錄合集，檔案是實時記錄事件發生的合集，[3]所以檔案是地方志編寫的基礎。我國的檔案管理越來越規范化，各檔案歸口明了，并且檔案具有很強的時間性，因此是地方志編寫的第一手資料。如脫貧工作中取得了豐富的扶貧經驗，針對各種致貧原因，制定了不同的脫貧計劃，并結合當地的特色實施精準扶貧的策略，將這些思路和政策以及扶貧開發過程進行記錄，為今后的工作提供借鑒，這就是檔案資料。而各地也在積極編纂地方志書，檔案是地方志編寫中不可或缺的資料。

檔案是歷史的原始記錄，檔案資料是最具權威性的資料。歷代的史官編史修志主要靠的是檔案資料。地方志是綜合記述一地的自然環境和人文歷史全面情況的資料性著述，是一個地域的百科全書。地方志書所涉及豐富的內容、翔實的資料、突出的地方特點和時代特色，其資料來源主要是檔案資料。而今續修新方志，其所用資料是指各級各類志書、年鑒及相關地情文獻在編纂和管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存和使用價值的文字、圖表、照片、聲像等各種載體的材料，同樣必須依靠各級檔案部門的全力支持和配合，這些資料是城市“百科全書”的基礎元素，是記錄一個城市發展脈絡的重要符號。因此，檔案管理工作是地方志編寫的基礎。[4]

2.2 為地方志的編寫提供便利。我國檔案管理工作專業化水平不斷地進步，檔案管理的方式也從單一的紙質化向電子化和多樣化發展。國家對檔案管理工作也越來越重視，為了更好地進行檔案管理工作，國家將這一學科作為一級學科進行建設，并投入大量的人力物力，這些都為地方志的編寫提供了極大的便利。我國的公共檔案存量大，隨著檔案管理工作的規范化和專業化，檔案管理工作取得很大的發展，將檔案進行分門別類，妥善保存。行業、區域性的檔案也有了極大的進步，保存的專業性程度也不斷地提升，各檔案保存和管理單位之間的聯系也日益密切，歸檔檔案更加完善，覆蓋面更加廣闊，為地方志的編寫提供了很大的便利。隨著網絡化和現代化的建設，更多的是將原始檔案進行電子化掃描，以電子文檔的形式保存。在檔案閱覽和查詢方面也有了更高的效率，隨著檔案的電子化，在規范化的檔案管理中只需要對目標檔案進行關鍵詞的輸入就可以查詢該類目下的所有檔案條目，這為跨度大、覆蓋面廣的地方志的編寫提供了信息查詢的方便，也極大地減少了人工翻閱紙質檔案耗費的時間，確保了地方志編纂工作充分利用檔案資料。

2.3 檔案管理工作保證了地方志的質量。檔案是文書部門辦理完畢歸檔保存的材料，也是所記錄事件的經驗積累，具有原始性。地方志編纂工作中充分收集、利用檔案資料，把檔案資料作為地方志的編寫不可或缺的素材，這就保證了地方志的資料與志書的權威性。從現有出版獲獎的地方史志看，凡是在編寫過程中，收集檔案資料全面，收集渠道暢通，運用檔案資料準確，這部志書就會受到讀者的歡迎，就會成為資政的重要參考書籍，反之也是如此。所以，作為地方志的編寫者，一定要重視檔案資料，成為收集利用檔案資料的行家里手。

參考文獻：

[1]李剛.淺議地方志編纂與檔案工作的關系[J].黑龍江史志，2014（17）：7.

[2]耿崇桑.檔案工作與方志編修的關系探討[J].浙江檔案，2019（02）：60-61.

[3]李金陵，李潤新.淺談檔案與方志的異同[J].山東檔案，1994（04）：33.

[4]陳聲進.淺析檔案資料在志書編纂中的重要性和相互作用[J]，中外健康文摘，2013（17）：353.

（作者單位：中共商丘市委黨校? ?來稿日期：2020-04-17）