中小制造企業采購內部控制流程管控淺析

吳菲萍

摘 要 對制造企業來說，采購是生產的源頭，采購的物料優劣更是產品質量的關鍵。尤其是對中小制造企業來說，采購成本占產品總成本的70%-80%，直接影響企業利潤，而采購環節往往是企業最容易出現漏洞的環節。本文針對中小制造企業采購內部控制流程的現狀進行展述，為采購內部控制流程的管控提出幾點改進建議。

關鍵詞 采購環節 內部控制 管控建議

中小制造企業采購流程主要包括根據銷售訂單產品展算的采購物料需求，選擇合適的供應商，貨比三家，品管收到樣品后驗證其可行性，再根據需求量簽訂價優質高的采購合同，供應商批量發貨后倉庫品管驗收入庫，信用期滿后為其申請貨款等過程。整個環節主要涉及生產計劃部、采購部、物資部、質量部和財務部等部門。大部分中小企業為節省成本，未使用ERP管理軟件，采購環節內部控制較薄弱，企業風險頻發，腐敗浪費現象時有發生。基于目前存在的問題，本文從完善中小企業采購內部控制流程角度，淺析管控建議，望能為中小制造企業的可持續發展添磚加瓦。

一、中小制造企業采購流程內部控制的現狀

（一）采購流程內控意識非常薄弱

內部控制是全過程、全體員工共同參與。一直以來，不管是大型企業還是中小型企業，內控意識都很薄弱，很多企業為了節省公司成本，而不會專門設置內控部門。尤其是中小制造企業，對內部控制投入費用更少，故采購部門的員工意識薄弱，不了解什么是內部控制，也不會考慮本部門不規范的工作行為會給其他關聯部門帶來的不良影響，降低了采購效率，給公司增加成本負擔。

（二）采購不相容崗位未做到職務分離，缺乏互相監督

中小企業為了節省人工成本，一般就設置采購部一個部門，有的甚至采購員包攬采購所有環節業務，如供應商的選擇、價格確定，甚至直接簽訂合同等。缺乏采購的前期工作準備，如市場調研、供應商實地考察、物料價格對比、付款條件談判等工作。采購人員權力范圍過大，沒有其他部門參與監督審核，很容易給企業帶來質次或價高的產品，給滋生腐敗提供空間。

（三）采購預算管控工作不嚴謹

預算控制是企業內部控制的重要手段。很多中小制造企業，因管理人員管理水平有限，預算工作無具體執行審批和調整環節。比如，遇市場變化波動，客戶的銷售計劃和車間的生產計劃也會隨之變動，如采購計劃安排未及時響應變化，未做到與銷售等相關部門數據同步變化，就會造成庫存短缺或積壓的問題，脫離預算控制，導致采購實際成本與決算成本失衡，給企業庫存成本帶來巨大壓力。

（四）采購流程績效考評體系欠缺，流于形式

由于中小制造企業采購部管理人員單一，往往由一人擔任多環節操作，缺乏有效的考評體系，績效考核指標也不完善。有的公司績效考評類似工作總結，僅限于年終發獎金或分紅時采用，大部分流于形式，難以激發員工的積極性。

（五）內部數據管控不嚴密

據市場調查，目前大部分中小型制造企業還是小作坊式管理模式，管理水平欠缺，供應鏈管理從客戶接單到物料采購入庫，到領料車間生產到產品入庫發貨環節還是紙質單據流轉，數據僅限于電子表格統計，很容易出現購買重復甚至采購錯誤造成庫存統計不準確等問題。同時，也有部分中型制造企業為了提升企業管理，啟用了ERP系統，但制造企業流程繁多，對操作員有一定要求和水平，稍有錯誤或遺漏環節，數據就會不完整。此外，很多業務環節由一人操作，審批環節不嚴密，特別是采購模塊，如有多采購或重復采購，很難發現漏洞，不僅給企業帶來損失，還會使企業高層的決策數據出現偏差，影響決策的準確性和針對性。

二、完善中小制造企業采購內部控制流程管控的建議

（一）增加采購業務內控制度培訓，強化利害關系

中小制造企業要加強內部控制管理水平，必須增加內部控制的投入，制定適合企業的內部控制制度，進行定期培訓宣講及必要的考核，以提高員工內部控制的思想意識。具體有以下兩點建議：一是可以利用新員工培訓的機會，在介紹企業文化的同時，把采購業務環節內控制度也作為專業培訓對象，強化內控意識，強化業務之間的利害關系;二是定期聘請專業老師對采購部門所有員工及其他部門相關員工（比如：銷售部下單員、生產計劃部的管理員和物資部的倉管員等）進行專業培訓，提升他們對采購環節及相關的其他環節內部控制的認識。例如，上海威貿電子股份有限公司，是一家制造電子線束等產品的中型新三板企業，就非常注重對采購部門內部控制的培訓教育。企業每月召開采購業務內部控制分析會，清理每月未交訂單，厘清其是否和生產需求相符，之后滿足庫存缺料需要;每月定期拜訪供應商，讓供應商按期保質交貨，保證車間有料有序生產;每季度定期更新物料的安全庫存，促使企業穩步增長。

（二）完善采購管理組織機構，合理分配權力

中小制造企業由于產值和業務量比大型企業少，所以部門設置不多，有的小型企業一個部門就一個員工操作所有業務。鑒于中小制造企業的特殊性，可以借鑒大型企業內部控制管理組織模式，完善采購管理組織機構。遵循不相容崗位互相分離原則，將采購部分離為兩個部，采購資源部負責前期市場調研、開發供應商、比價議價、簽訂合同等;采購業務部負責后期采購業務，根據采購計劃采購訂單、收貨、驗收發票、申請付款和溝通退換貨等業務。簡化流程，合理分配權力，相互約束，互相監督。

（三）強化采購預算細節執行力度

針對目前中小制造企業采購預算流于形式的情況，建議加強采購預算細節執行力度。由財務部主導，每月結束后進行比對實際和預算差異，針對差異找出原因，下月進行改善。針對由銷售計劃變更帶來的采購計劃變更，同銷售預算表一致，建議預算表上原有的采購物料、用量及金額不變，但必須及時停止原有物料所有已下達的采購計劃，及時止損，變更的物料用補充的方式加入預算表，第一個月為特殊申請采購，第二個月及后續月變為正式采購計劃，以此類推，年度決算時作為特殊事項列示。如此執行，采購預算才能成為內部控制的重要手段。

（四）完善采購環節績效考核機制

大部分中小制造企業采購部門還屬于職能部門，每月發放固定薪水，但采購部門的物料關系到企業的生產進度及倉庫存貨的數量，提供物料質量好壞甚至會影響客戶滿意度，故繼續采用固定薪資制度會導致員工工作積極性不高，與外部缺少溝通，故有必要加入績效考核機制。科學有效的考核機制，不僅有利于員工認清自身的不足，還能提高員工的工作積極性。也可以借鑒大型企業的管理模式，通過綜合運用財務指標和非財務指標，對采購員工進行全方位的考核，既調動了員工的工作積極性，也能明確企業需要改善和加強之處，不僅提升了員工的業務能力和綜合素質，同時也完善了采購環節內部控制的管理。鑒于中小制造企業的模式，可以稍加簡化后按以下幾個指標進行每月考核評比：

1.采購降本率。采購降本額等于當月的采購數量與歷史單價減去本月單價的乘積;采購降本率等于采購降本額與采購歷史總成本的比值。采購資源部要對各相關物料單價進行分析，在采購物料前，先查好它的原料組成，了解供應商所生產產品上游原料市場價格，為核價打下基礎。同時，和銷售部員工及時溝通銷售訂單數量及預測訂單數量，根據采購需求數量多少和供應商談價議價，選擇采取批發價、階梯價、期貨價還是現貨價，為企業實現降本增效。

考核方法為以采購上年加權平均單價為歷史單價，再根據本月加權平均采購單價為本月單價，降本率標準可由歷年預算指標確定，再計算本月考核占比分值。

2.物料到貨及時率。物料到貨及時率等于延遲交貨訂單批數與總批數的比值。每批采購訂單都要根據客戶產品交期和生產周期倒算物料到貨時間，及時與供應商溝通目前的設備生產能力和庫存額，根據生產進度決定每批貨物的運輸方式等，掌握到貨的主動權，避免到貨不及時影響生產和客戶交貨，把損失降到最低。

考核方法為按和供應商溝通的預計到貨日期為基礎，實際到貨日期根據本公司情況確定左右浮動天數，確定延期天數批數，如有數量未交期，可把占比綜合統計進去。

3.來料品質達成率。來料品質達成等于不良來料批數與當月來料總批數的比值。要求供應商送過來的物料質量必須達到公司的品質標準要求，如來料達成率未達到公司考核范圍，必須讓供應商出具改善措施，有必要的時候更換供應商等，以確保公司產品質量，保證公司商譽。

考核方法為根據品質部QC提供的每月來料品質統計表，按客戶給企業要求，反向確定供應商達成率考核指標，來督促采購部加強供應商管理。

以上三個考核指標，建議采購資源部采用采購降本率和來料品質達成率，采購業務部采用物料到貨及時率和來料品質達成率，所占的權重分別為50%標準，對于每月結束根據以上三個公式統計出三個指標數值，再各乘以各自的權重系數，就得出了每個采購員的考核分數。再對比考核標準，每月評出等級，依據等級發放績效獎金。

（五）進行數據整合共享及權限加密處理

隨著現代信息技術的發展，企業管理軟件已經普遍被大型企業采納，中小制造企業使用范圍還不廣，鑒于目前軟件成熟，軟件給企業帶來的效率遠超過成本，故建議中小制造企業全范圍采用企業ERP進行數據管理和整合，提高數據的及時性和準確性。以國內用友ERP管理軟件為例，只要銷售訂單全部錄入系統，維護好存貨檔案，所有采購物料需求會根據銷售訂單展算出來，所有采購數量和單價都具有可追溯性，如有需要，在系統內可隨時動態查詢物料的庫存結余，已下單時間，預計到貨時間，預計入庫數量、采購退貨數量等，減少人為手工操作帶來的失誤，大大提高工作效率。同時，還可以設置制單和審核權限分離，互相監督，提高數據的準確性。

三、結語

2020年上半年，不少中小制造企業因銷售受阻成本過高而進入破產清算。故企業特別是中小制造企業要生存下來并實現可持續發展，需要不斷完善和優化采購環節的內部控制管理，不斷創新，從小做大，使內部控制管理成為一種常態。

（作者單位為上海威貿電子股份有限公司）

參考文獻

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