基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

蔣嶺娥

摘 要 內(nèi)部控制是現(xiàn)代化企業(yè)管理制度體系中的重要內(nèi)容之一。隨著信息技術的快速發(fā)展，先進的信息技術有助于加強內(nèi)部控制數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一性與分享性，從而達到精細化內(nèi)控管理的要求。ERP系統(tǒng)通過計劃與控制促進企業(yè)日常運作管理的標準化、流程化管理，實現(xiàn)全程覆蓋控制，積極強化業(yè)財融合協(xié)同處理，從而促進企業(yè)內(nèi)部控制的實施。本文介紹了企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關系，分析了目前ERP系統(tǒng)應用中不利于內(nèi)部控制的主要表現(xiàn)，并提出相應的對策建議。

關鍵詞 ERP 內(nèi)部控制 企業(yè)經(jīng)營

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)概述

企業(yè)ERP基本內(nèi)容與功能：

（一）企業(yè)ERP基本模塊

ERP的全稱是企業(yè)資源管理計劃，最初是由美國計算機咨詢公司Gartner Group提出的，它可以滿足各個行業(yè)現(xiàn)代企業(yè)的多樣化生產(chǎn)模式，而且精細化管理企業(yè)供應鏈。ERP運用先進的信息技術以及管理思想，匯集整合企業(yè)內(nèi)部運營信息、供應商信息以及客戶信息等，最終可以高效配置企業(yè)資源，梳理和改進業(yè)務流程。ERP基本模塊主要包括BOM管理子系統(tǒng)、采購管理子系統(tǒng)、生產(chǎn)管理子系統(tǒng)、銷售管理子系統(tǒng)、存貨管理子系統(tǒng)、財務管理子系統(tǒng)等內(nèi)容。

（二）企業(yè)ERP基本功能

1.提升生產(chǎn)規(guī)劃能力功能。ERP系統(tǒng)可以讓企業(yè)在最優(yōu)狀態(tài)下完成生產(chǎn)，同時兼顧生產(chǎn)彈性。具體涵蓋生產(chǎn)規(guī)劃、原材料需求規(guī)劃、生產(chǎn)控制規(guī)劃等。

2.協(xié)助企業(yè)提升資產(chǎn)管理水平。存貨管理可以降低存貨成本，具體涵蓋采購、庫存管理、財務管理等。

3.提供實時、精確財務信息的功能。財務管理系統(tǒng)能夠從成本管理、產(chǎn)品成本會計、利潤分析、作業(yè)成本以及總公司匯總賬等。

4.加強銷售分析功能。運用銷售管理模塊可以協(xié)助企業(yè)高效地把握市場信息，便于對客戶的需求作出最快速的反應。

5.精確化內(nèi)部信息管理功能。ERP系統(tǒng)當中具有多種模塊，而各個模塊的信息均是從企業(yè)日常經(jīng)營管理環(huán)節(jié)收集，能夠準確、及時地反饋企業(yè)經(jīng)營活動的實際情況，便于進行控制管理。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制

（一）企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制關系

ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制都是現(xiàn)代企業(yè)為擴大經(jīng)濟效益所產(chǎn)生的管理工具，因此具有相似性。ERP系統(tǒng)側重于管理，而且主要是各項業(yè)務流程的載體，更多的是一種工具，不僅僅是提升企業(yè)管理效率，更是內(nèi)部控制的重要手段。而內(nèi)部控制的核心是控制，更多是從宏觀角度出發(fā)對企業(yè)各項經(jīng)營管理業(yè)務進行調節(jié)。ERP通過將各項業(yè)務流程標準化、規(guī)范化、信息化，將信息與數(shù)據(jù)的即使共享作為企業(yè)內(nèi)部控制管理決策的重要參考資料。并且ERP系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展到某個階段不可饒過的管理工具，也是提升內(nèi)部控制管理水平的關鍵系統(tǒng)。

（二）企業(yè)ERP系統(tǒng)應用對內(nèi)部控制的影響

企業(yè)內(nèi)部控制通常由五要素構成，分別為內(nèi)部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息溝通以及內(nèi)部監(jiān)督，而ERP系統(tǒng)的各個模塊與功能基本上覆蓋了內(nèi)部控制的五要素。ERP系統(tǒng)的運轉主要是通過信息化的流程驅動，數(shù)據(jù)信息在各個環(huán)節(jié)進行及時、高效的共享傳遞，傳遞過程中就需要企業(yè)優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，精簡管理層級;避免因為管理層級較多，導致傳遞過程數(shù)據(jù)信息失真。另外，在ERP系統(tǒng)要求下，對于內(nèi)部控制各管理人員以及其他業(yè)務崗位職責提供更加嚴格的標準。因此，ERP并不是獨立于內(nèi)部控制而存在的，而是內(nèi)部控制環(huán)境的重要部分，本身也是內(nèi)部控制的重要對象。

三、現(xiàn)階段企業(yè)ERP系統(tǒng)應用中不利于內(nèi)部控制的主要表現(xiàn)

（一）業(yè)務流程未建立測試優(yōu)化機制

ERP系統(tǒng)要想發(fā)揮出最大化效用，就需要通過規(guī)范、先進以及優(yōu)化的業(yè)務流程作為支持。該系統(tǒng)主要就是在高效的業(yè)務流程上才能夠完成對企業(yè)資源的高效配置。然而，企業(yè)在應用ERP系統(tǒng)后，前期投入的大量建設成本很難快速獲得效益，導致后續(xù)在應用過程中沒有投入更大的資金對ERP系統(tǒng)進行優(yōu)化、維護，致使企業(yè)ERP系統(tǒng)缺乏定期測試優(yōu)化的機制，無法及時解決ERP系統(tǒng)過程中產(chǎn)生的問題，這種情況最終會導致ERP系統(tǒng)失去先進性，無法配合內(nèi)部控制工作。往往當內(nèi)部控制制度改進后，ERP系統(tǒng)某些功能還沒有達到改進過后內(nèi)部控制制度的要求。正是因為業(yè)務流程缺乏測試優(yōu)化機制，許多ERP、內(nèi)部控制業(yè)務流程存在的問題無法及時發(fā)現(xiàn)，也就不能夠及時提出解決策略。

（二）ERP控制規(guī)范化存在不足

ERP系統(tǒng)本身就是企業(yè)內(nèi)部控制的重要對象，但是許多企業(yè)在制定ERP系統(tǒng)過后，對于ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制往往缺失，這就是ERP控制規(guī)范化的不足。例如，ERP系統(tǒng)操作不當風險，通常涵蓋違法違規(guī)操作與操作不當風險。ERP用戶權限的設置關系到內(nèi)部控制的具體執(zhí)行。某些企業(yè)ERP系統(tǒng)權限管理混亂，權限分離制度沒有落實。另外就是計算機安全風險，ERP系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)高度集中的計算機信息平臺，倘若企業(yè)對計算機安全重視度不足，直接就會因為ERP系統(tǒng)的風險問題影響內(nèi)部控制管理體系，最終會對企業(yè)的經(jīng)營管理造成毀滅性打擊。尤其是許多業(yè)務流程的標準、規(guī)范沒有明確，在進行ERP控制時，規(guī)范化不足的缺陷就會暴露出來。

（三）ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)缺乏檢測

ERP系統(tǒng)當中最為關鍵的資源就是數(shù)據(jù)信息，但是企業(yè)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息仍然是人為操作完成輸入。一旦數(shù)據(jù)輸入過程中人為操作失誤或者產(chǎn)品信息錯誤都會影響該項業(yè)務的整個ERP流程。最終將會造成整個ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的失真，不利于企業(yè)內(nèi)部控制作出正確的決策。并且某些環(huán)節(jié)的ERP系統(tǒng)操作人員為省卻工作量，往往會編造部分數(shù)據(jù)，以此來填充到ERP系統(tǒng)中。上述問題均是由于ERP系統(tǒng)當中欠缺數(shù)據(jù)監(jiān)測環(huán)節(jié)，無法針對企業(yè)所錄入的業(yè)務數(shù)據(jù)信息進行判斷。另外，由于ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)缺乏檢測，無法保證ERP所錄入的數(shù)據(jù)信息的精確性，從而會影響到后續(xù)參考EPR數(shù)據(jù)信息進行的內(nèi)部控制工作。

（四）ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的要素結合并不緊密

盡管企業(yè)ERP系統(tǒng)覆蓋了內(nèi)部控制五要素絕大部分內(nèi)容，然而在某些環(huán)節(jié)，ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制五要素結合并不緊密，如信息溝通以及內(nèi)部監(jiān)督方面。信息溝通上主要是ERP系統(tǒng)當中缺乏即時的溝通模塊，通常需要通過其他平臺進行溝通。而在運用其他平臺溝通時又無法準確描述ERP系統(tǒng)當中的問題，就會導致內(nèi)部控制整體效率低下;而內(nèi)部監(jiān)督是由于ERP系統(tǒng)僅僅是對數(shù)據(jù)進行監(jiān)管，對于具體業(yè)務操作無法進行監(jiān)督。

四、強化企業(yè)內(nèi)控中ERP應用的具體建議

（一）ERP系統(tǒng)業(yè)務流程定期優(yōu)化測試

ERP系統(tǒng)只有在規(guī)范化、優(yōu)化過后的業(yè)務流程基礎上才能夠實現(xiàn)對企業(yè)資源的高效配置管理。因此，企業(yè)在業(yè)務變化、發(fā)展以及創(chuàng)新業(yè)務的過程中要注重與ERP系統(tǒng)的業(yè)務流程進行結合，積極更新優(yōu)化業(yè)務流程的需求，才能為ERP系統(tǒng)的有效性提供保障。主要方式可以運用流程調整以及新增業(yè)務流程模塊的形式更新ERP系統(tǒng)，保證ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制管理的先進性。此外，針對各項業(yè)務流程處理也要通過邏輯計算判斷其是否合理，尤其是針對ERP當中用于定義業(yè)務規(guī)則的控制測試，以便能夠更深入地了解業(yè)務流程，從而進行改進優(yōu)化。

（二）加強ERP系統(tǒng)的控制規(guī)范

ERP系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部控制的手段與工具，主要由硬件與軟件兩部分構成，不管是硬件還是軟件系統(tǒng)，自身邏輯安全均會對企業(yè)內(nèi)部控制造成風險。因此，企業(yè)內(nèi)部控制必須針對ERP系統(tǒng)指定專門的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，確保ERP系統(tǒng)的整體安全。設立軟、硬件維護崗位，以及各項業(yè)務流程權限崗位;明確崗位職責，定期和不定期對數(shù)據(jù)進行維護與備份，以此保證企業(yè)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。針對ERP系統(tǒng)某些業(yè)務流程的修改、維護必須構建嚴格的審批機制，將各項修改權限規(guī)范化管理，嚴格落實崗位不相容權限設置，定期對權限進行測試管理。

（三）對ERP系統(tǒng)嵌入控制數(shù)據(jù)進行檢測

針對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息失真的問題，需要企業(yè)嵌入控制數(shù)據(jù)完成檢測。許多內(nèi)部控制點的控制標準、方法預先制定，然后嵌入ERP系統(tǒng)應用程序或控制數(shù)據(jù)設置當中。由ERP系統(tǒng)驅動分析器與控制器針對所錄入的各類業(yè)務原始數(shù)據(jù)進行各種檢驗、核對、研判以及監(jiān)督等工作，從而確保ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的真實性。定期對ERP系統(tǒng)當中關于內(nèi)部控制點的控制標準進行檢測，并且及時優(yōu)化和調節(jié)其中不合理、與實際情況背離的檢測控制標準。通過數(shù)據(jù)監(jiān)測使數(shù)據(jù)資源符合ERP、內(nèi)部控制的需要，能夠保證數(shù)據(jù)信息的安全。

（四）促進ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制之間的融合

ERP系統(tǒng)盡管作為內(nèi)部控制的一部分，但其僅僅作為一種工具，兩者在融合應用上還有極大的提升空間。例如，ERP系統(tǒng)可以在平臺上嵌入即時溝通信息模塊，當操作人員發(fā)現(xiàn)某個業(yè)務流程存在問題，就能夠直接在該環(huán)節(jié)與相應負責人進行溝通，便于快速找到問題癥結并且解決問題;大幅度提升問題的解決效率，整體上也會推動企業(yè)經(jīng)營管理效率提升。另外，ERP系統(tǒng)不僅僅是對數(shù)據(jù)進行內(nèi)部監(jiān)督，還需要對具體業(yè)務流程的負責人的操作進行監(jiān)督，業(yè)務操作人員在操作完成后應該及時進行工作備忘錄登記，通過將實際操作后臺數(shù)據(jù)與備忘錄情況進行對比，就能夠對業(yè)務人員的具體操作情況進行監(jiān)督。通過ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制要素的充分融合，將發(fā)揮出兩者的最大化作用，實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營效益目標。

五、結語

ERP系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制對于企業(yè)來說是具有重要意義的。通過ERP系統(tǒng)，可以更好地落實各項內(nèi)部控制工作，并且促進內(nèi)部控制管理水平的提升。因此，企業(yè)必須重視ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的結合，只有兩者相輔相成才能夠發(fā)揮出協(xié)同作用，幫助企業(yè)提升經(jīng)營管理水平，實現(xiàn)更大的戰(zhàn)略目標。

（作者單位為宣城市華菱精工科技股份有限公司）

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