信息化時代提升檔案管理水平的策略與方法分析

賈江仙

摘 要：檔案管理的數據體量大，冗余度高，信息傳輸的真實性比較低，在管理的過程當中很可能造成檔案數據丟失和檔案數據管理效率低下的問題。基于此，本文主要分析信息化時代提升檔案管理水平的價值，并探討其有效的路徑;此外，對信息化時代檔案管理中應該注意的事項予以介紹，希望能夠全面提升檔案管理的實際效果。

關鍵詞：信息化時代;檔案管理;管理水平;檔案管理注意事項

引言

檔案管理信息化可以顯著提升管理的效率，為后期的決策做出有效的數據支撐，尤其是在現代化管理的背景之下，檔案管理可以和人力資源管理、財務管理整合在一起，共同為決策的優化進行做出有效的建設。目前，建設信息化檔案管理模式最大的問題就是數據冗余的問題，只有解決該問題才能提高檔案管理科學化水平。

一、信息化時代提升檔案管理水平的價值

信息化時代做好檔案管理工作具有多項優勢，其主要展現在以下幾個方面：

首先，做好檔案管理工作，可以提高人們對于檔案的認識程度，尤其是提高數字化管理的能力，進行高效的電子檔案錄入，并對檔案信息進行科學的采集。

其次，做好檔案管理工作，可以方便民眾對檔案信息進行快速的查詢，并對檔案信息進行共享等其他方式的利用，這樣的數字化管理方式可以進行電子檔案的全面維護，應用信息化的管理軟件等等，建設更加科學的檔案歸類。

最后，建設信息化的檔案管理方式，提升檔案管理的水平，還可以避免由于資源不足或者資源冗余的問題，從而造成檔案資源的浪費。

二、信息化時代提高檔案管理科學性的對策

1.建立科學的檔案管理流程

第一，在檔案管理之前，要對數據進行全方面的分析，探討檔案的立卷過程和組卷過程，從而確定不同分類方式存在的問題，更加科學的進行審卷，對這些環節進行優化處理。尤其是要重點管理檔案的來源，根據上級檔案管理中心的相關指令，并結合國家的行政政策以及地方的行政指令、公文或者公告等等，對于檔案的來源進行不同的歸類。這樣的方法不僅可以避免收集到的信息無效，還可以避免收集到的信息虛假或者錯誤。承辦的所有材料都要標明檔案的來源之處，減少后期處理過程當中存在的遺漏現象。

第二，信息收集之后，要將所有的資料呈報給相關的部門，標注檔案的序號，進行統一的立卷管理，再由信息化的管理部門進行統一的歸類，按照文檔的類型、文檔的用處等等，建設完善的檔案信息庫，完成最初步的檔案管理工作。完成這一步之后，要按照數字條碼管理的方式對這些檔案信息進行規碼，可以是二維碼，也可以是條形碼，方便后期檔案信息的查詢。

第三，要根據檔案信息的內容確定科學的標題，良好的標題可以方便后期的查詢，也可以降低檔案分包管理工作的難度，這就完成了檔案管理的進一步工作，但是，到這一步為止仍需要加強注意力，因其并不意味著正式進入到了入庫階段，還需要對檔案的真實性以及檔案的來源進行二次審查。通過這樣的歸檔分卷標配的方式，完成檔案數字化建設和檔案移交的初步準備工作。

2.增強檔案管理的系統性

首先，在檔案管理的過程當中，要對各個步驟的主要目的和中心環節進行項目任務化的管理，并結合大數據的管理思維，做好檔案移交的核對工作，做到一一對應，確保二維碼和條形碼當中反饋的數據信息，可以和文件資料當中的內容信息一一對應。如果出現任何問題，都要及時向上級的檔案管理部門和檔案的移送部門進行溝通，及時找到正確的檔案信息，避免遺漏。

其次，在檔案接收入庫管理的過程當中，也要按照這種信息化的管理方式，成立完善的數據庫，為后期的檔案借用和檔案查閱提供方便的信息，同時，還要按照系統化的管理原則，對檔案的內容進行實時的更新，避免檔案內容過于陳舊。除此之外，還要對檔案的信息進行統計和分析，探討哪一類的檔案查詢的次數和頻次最高，這樣可以方便后期管理。

最后，在檔案管理的過程當中，還要按照系統化的原則對于基礎數據進行科學的維護，避免基礎數據損失而造成查詢功能的不完善。做好日常管理工作，協調好檔案管理人員和檔案管理設備，進行日常的維護，通過統計盤點，發現哪些檔案已經存在了更新不及時的現象。并配合綜合檢索發現一些無效檔案，或者是密級改變的檔案，進行銷毀或者是其他相應的處理，應用這種系統管理的方式，提高檔案管理的科學化水平。

3.加強入庫管理的數字化建設

入庫管理主要是按照檔案的類別來進行分析。

一方面，在檔案入庫之前要按照文檔類型來建設不同的文檔保密盒子，例如，待處理文件和歸類成卷文檔，就要放在不同的管理類別當中，避免混放在一起，影響實際的檔案查詢效果，按照統一化的原則，來對這些檔案進行分門別類的處理，如果后續還要對檔案進行升級，則需要放置在更大容量檔案這個類別當中，從而方便后期管理減少管理的冗余。

另一方面，在檔案管理的過程當中，要按照歸類入檔案袋、歸類入檔案和未歸檔庫、已歸檔庫來進行分門別類的管理，按照數字化管理原則，來對檔案信息進行編目，從而方便后期查詢工作順利開展，在立卷的基礎之上，來操作數據庫的管理工作，尤其是要按照不同用戶的需求和不同管理部門的需求，標定好不同的檔案數據庫的應用信息。在刪除、查詢、傳輸、復制的過程中充分應用這個信息來進行全面的維護，實行批量掛接。

除此之外，在檔案管理的過程當中，還要按照科學的管理原則，對于不同信息的編輯類型進行特殊的注意，如果統一歸檔之后，發現數字信號對接錯誤的問題，就要進行及時的處理。編目整理過程當中，要對立卷后的檔案劃入不同的類目庫，從而完善歸檔庫的信息，在經過編目之后，對于檔案的數據信息進行全面的核對。發放不同顏色的編碼，按照不同的類型進行收規，建設統一的管理體系。

4.架設信息化管理程序

（1）本著簡單易行的原則，來對檔案管理的信息化界面進行靈活的調度，檔案管理人員要充分了解電腦硬件信息和軟件信息，按照以往的工作經驗來選擇合適的系統，不同的系統工作的差別比較大，例如，windows xp系統和service2017系統都可以對檔案信息進行優化管理，但是，工作人員要根據自己的辦公習慣和操作的方便程度來選擇合適的系統。原則上來講，盡可能的選擇windows微軟操作系統，可以方便更多的新人加入到檔案管理的過程當中來，也符合其他的操作習慣。

（2）要按照市場當中最新的檔案管理軟件來對設備進行升級，還要做好檔案信息化管理的設備維護工作，秉持先進的檔案管理理念，具有一定的前瞻性來進行整體的系統設計和思考。在檔案管理的過程當中，還要按照權限分明的原則，來對不同部門的工作內容進行界定，例如，統計報表、統計數據的部門，就要按照類型、時間和文檔等格式進行數據化的管理;借閱管理的部門，要對客戶的信息身份進行核實，按照不同類型的文檔進行收規管理。

（3）系統架構與設計可以基于bs結構來進行統籌分析，盡可能簡化操作頁面，提高瀏覽器的打開效率，并按照服務器數據庫的針對性設計原則，應用瀏覽器將操作指令輸入到服務器當中，結合云端計算功能和云端服務功能，來對不同的功能層級進行鏈接，保障分析層次和執行層次的用戶要求都可以得到相應的滿足。例如，某檔案管理工作是就應用SQL server數據庫系統，對整體的檔案管理工作進行了統籌設計與分析。一個后臺數據庫鏈接12個瀏覽器，可以提供更加高效的服務。

（4）系統設計還要包含檔案的銷毀工作，尤其是一些行政機關部門，檔案數據經年累月，數量非常大，如果一些檔案已經超過了查詢的時限，就要對這些檔案進行及時的銷毀處理，避免形成冗余信息，占據工作內容。在操作時要進行多層次的核實，確保被銷毀的卷宗對各個部門的工作以及對優化決策沒有任何負面的影響，在文件鑒定完成之后，納入到銷毀的條目，形成一個系統日志。收編入庫之后，提交銷毀信息獲得批準，再進行數據的銷毀。

（5）選擇科學的存儲方式，按照目前數據庫的概念和結構來進行更高層次的邏輯設計，通過多樣化的存儲來滿足用戶的實際需求，登錄基本信息對于用戶信息需求進行列表管理，既要包含身份證號、所屬單位、出生日期、職務、居住地等等，也要包含聯系電話、電子郵件、工作編號等具體的可查找的數據信息，按照這樣的系統性開發原則，來對檔案管理系統進行優化設計。

三、信息化時代檔案管理工作中的注意事項

上文所述均為信息化時代有關檔案管理體系建設方面的問題，對于檔案管理工作至關重要。然而，當工作人員享受到基于計算機、互聯網的信息化檔案管理的便利性之后，往往會對細節之處予以忽視，造成不小的損失。基于此，工作人員必須注意信息化時代檔案管理工作中容易引發問題的“微小環節”，保證檔案管理工作質量。

1.電子檔案審閱格式方面的注意事項

美國微軟公司推出的windows操作系統，目前在電腦端占據絕對的“統治”地位，盡管智能手機發展迅速，安卓和蘋果系統呈現出分庭抗禮的態勢，但是在信息化時代，電子檔案依然以windows系統下的word文檔作為主要媒介。曾幾何時，人們對于正版、盜版操作系統，金山旗下WPS辦公軟件與word辦公軟件的兼容問題頭痛不已，很多檔案經過網絡傳輸之后，輕則出現“格式錯亂”問題，重則直接導致檔案源代碼錯亂，進而內容“全毀”。時至今日，隨著微軟公司公布了word的有關代碼，兼容性問題得到了極大改善，但是，這并不意味著檔案管理人員可以放松警惕，一些微小疏忽仍然會給檔案管理工作造成麻煩。

比如，在企業交流過程中，原則上禁止有關人員通過各種方式私下接觸，應用對公社交軟件（如QQ、微信等）也存在一定的風險，故而有關檔案、文件信息傳輸通常采用電子郵件形式。一般來說，電子郵件中如果添加了“附件”，為了方便使用者查看，運營商往往會提供“預覽”功能。當郵件接收方通過預覽方式打開檔案之后，經常發現有關格式不符合相關要求。比如，某建筑企業向建設單位（城市建設部門）遞交工程投標書，每一項內容應該采用何種字體、行間距等均有明確要求。但是在預覽模式下，網絡云存儲端為了節省空間，在不影響檔案文件完整性的前提下，盡可能縮減了字符（空格等），接收人員乍看之下，認為標書不符合要求，進而退回，要求更改。由此很可能導致較大的誤會，影響工程進度。因此，檔案管理人員在“享受”信息化檔案管理模式便利性的同時，還需不斷提升對有關知識的了解程度，避免檔案管理工作受制于“微不足道”的細小環節。

2.電子檔案存儲篩選方面需要注意的問題

上文提到的WPS及word辦公軟件，在文件名結尾處往往存在.docx、.doc等后綴，但此類后綴究竟代表什么意思，很多檔案管理人員不甚理解，故而在執行批量篩選、存儲作業時，經常在不經意間，漏掉了一些重要檔案文件。比如，某些檔案文件夾中收錄的信息較多，在篩選時，檔案管理人員往往選擇“按文件格式查看”的選項，由此導致.docx和.doc文件相隔甚遠，在批量復制備份時，輕則順序錯亂，重則文件丟失。一般來說，.doc文件可以被視為純文本文檔，即打開、關閉方式非常直接，控制程序并未執行其他操作;而.docx文件出現在word2007版本之后，其實質上是一種“半壓縮”文件，每次打開、關閉的過程中，系統控制程序執行“自動解壓”“自動壓縮”命令。由于速度極快，用戶并不會感受到任何異常。于是，很多時候出現電子檔案丟失時，管理人員無法弄清究竟在何處出現了差錯。由此可見，檔案管理人員在開展日常工作時，必須注意此類問題，每當系統、軟件升級時，需要反復查驗，保證檔案的完整性。

四、結論

綜上所述，通過模塊劃分以及編碼管理等方式，檔案管理的水平可以不斷提升，適應當前的信息化時代發展背景。從本文分析可知，研究提升檔案管理信息化水平的路徑，有利于我們從問題發展的角度看待目前檔案管理當中存在的不足。因此，我們要加強系統性研究，不斷豐富研發的路徑，進行系統的科學設計，提高檔案管理的實際應用效果。

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（作者單位：福建省龍巖市永定區人大常委會

宣傳信息與檔案管理中心）