新時(shí)代檔案征集工作的實(shí)踐與探索

賴曉虹

摘 要：立足新時(shí)代，檔案事業(yè)發(fā)展迅速，檔案價(jià)值得到全社會(huì)重視與肯定，檔案征集備受矚目。鑒于檔案征集工作尚處于探索與完善時(shí)期，為了全方位做好檔案征集，要多角度進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)新時(shí)代檔案征集給予全新認(rèn)識(shí)，剖析其存在的不足與問(wèn)題，構(gòu)建針對(duì)性的發(fā)展戰(zhàn)略，強(qiáng)化從制度到流程的全面提升，實(shí)現(xiàn)檔案資源的豐富，為檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案征集;探索

前言

隨著知識(shí)社會(huì)的不斷發(fā)展，知識(shí)成為新時(shí)代突出特征，占據(jù)主導(dǎo)地位，促使檔案管理工作進(jìn)入新階段，面臨著諸多機(jī)遇與挑戰(zhàn)。基于此，檔案征集工作成為檔案管理的重中之重，直接影響檔案利用率，也是提升檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。因此，要充分發(fā)揮檔案征集管理相關(guān)法律法規(guī)的作用，積極完善征集流程，做好環(huán)節(jié)管控，切實(shí)提升檔案資源收集與利用效率。

一、以新時(shí)代為視角全面認(rèn)識(shí)檔案征集工作

1.檔案征集擁有嚴(yán)謹(jǐn)與專業(yè)的法律依據(jù)

從法律層面分析，檔案征集工作擁有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆煞ㄒ?guī)依據(jù)，是檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理的重要職能。檔案征集工作受到法律法規(guī)的肯定、認(rèn)可以及保護(hù)。結(jié)合《檔案法》可以發(fā)現(xiàn)，檔案的集中管理是國(guó)家政府義不容辭的責(zé)任與義務(wù)，這就使得檔案征集工作的開(kāi)展獲得制度性保障，也是保障檔案接收、收集、整理以及保存工作得以順利開(kāi)展的依據(jù)。同時(shí)，也將檔案征集工作作為檔案管理的核心內(nèi)容。

2.檔案征集工作有利于檔案資料的豐富與完善

在社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步中，檔案的價(jià)值受到更大范圍的肯定，檔案利用率大幅提升，這也是促使檔案需求不斷擴(kuò)大的根本原因。同時(shí)，檔案管理與檔案需求之間出現(xiàn)矛盾，彼此發(fā)展不同步。檔案征集工作的開(kāi)展深受傳統(tǒng)思維的制約，檔案利用范圍受限。但是，在當(dāng)前的檔案征集中，鑒于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案征集突破時(shí)空限制，征集方式靈活多樣，有利于資源快速與高效的收集，其對(duì)豐富檔案資源有著不可替代的作用，對(duì)發(fā)揮檔案資源價(jià)值意義重大。

3.檔案征集是保護(hù)人類文化遺產(chǎn)的重要途徑

中華民族歷史悠久，中華文化在發(fā)展中得以沉淀與流傳。但是，很多珍貴的資料由于多種因素的影響，保存不完整，甚至丟失，在根本上對(duì)檔案資料的流傳產(chǎn)生阻礙，威脅歷史資料的完整性。通過(guò)檔案征集工作，能夠加大檔案收集力度，促使很多處于分散狀態(tài)的資料得以集中，珍貴的檔案資料得到有效的保護(hù)與利用，滿足社會(huì)需求。也就是說(shuō)，對(duì)于新時(shí)代檔案管理工作，檔案征集的開(kāi)展成為保護(hù)人類文化遺產(chǎn)的必要手段。

4.構(gòu)建新時(shí)期檔案征集大格局的必然選擇

對(duì)于檔案征集工作，成為豐富信息資源的重要手段，也是檔案事業(yè)得以長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的根本，事關(guān)生存與進(jìn)步，直接決定檔案業(yè)務(wù)的扎實(shí)性與穩(wěn)定性。從本質(zhì)上講，依托科學(xué)的檔案征集，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文化信息的有效傳承，達(dá)到彌補(bǔ)信息不足的問(wèn)題，有利于城市記憶的恢復(fù)，成為檔案資源體現(xiàn)建設(shè)的重中之重。鑒于諸多歷史原因以及環(huán)境變化，檔案資源以分散狀態(tài)存在于不同機(jī)構(gòu)或民間，檔案資源保護(hù)工作迫在眉睫。基于此，要 將檔案征集工作落到實(shí)處，有效保護(hù)珍貴檔案，促使其得到科學(xué)的處理，為新時(shí)期社會(huì)發(fā)展服務(wù)，這也是檔案部門新階段工作的核心。檔案征集只有列入工作發(fā)展規(guī)劃，才能構(gòu)建更加科學(xué)的制度與機(jī)制，提升征集實(shí)效性，保證創(chuàng)新性質(zhì)，拓寬渠道，增強(qiáng)信息豐富性，保證科學(xué)規(guī)范性，提升操作水平，構(gòu)建新時(shí)期檔案征集大格局。

二、新時(shí)代檔案征集工作中存在的問(wèn)題

1.檔案征集工作缺乏強(qiáng)有力的組織性，專業(yè)化與專門化不強(qiáng)

對(duì)于檔案征集工作，比較突出的問(wèn)題是缺乏完善的征集機(jī)構(gòu)，人員結(jié)構(gòu)不合理，過(guò)于精簡(jiǎn)，尚未構(gòu)建專門的征集機(jī)構(gòu)。另外，征集隊(duì)伍薄弱，沒(méi)有定崗定位，征集人員多由檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行委派，缺乏一支“素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、效率高”的專業(yè)征集人員隊(duì)伍。除此之外，征集工作處于附屬地位，尚未成為檔案管理的核心環(huán)節(jié)，缺乏完善與優(yōu)化的檔案征集網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范性與系統(tǒng)性不強(qiáng)，工作效果不佳。

2.檔案征集意識(shí)薄弱，宣傳工作整體不到位

立足新時(shí)期，檔案征集工作異常嚴(yán)峻，面對(duì)發(fā)展初期，在館藏、征集范圍以及方法等方面尚未形成系統(tǒng)的模式，認(rèn)識(shí)上不統(tǒng)一，相關(guān)法律法規(guī)不規(guī)范。也就是說(shuō)，能夠支持檔案征集的宣傳資源十分有限。另外，檔案征集使用的宣傳方式缺乏系統(tǒng)性與先進(jìn)性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案征集工作的宣傳工作也要變換方式，力求多元性，促使大眾能夠更加清晰地了解檔案征集價(jià)值，掌握檔案征集的范疇。除此之外，檔案征集宣傳范疇有待擴(kuò)大，力度亟待增強(qiáng)。檔案征集工作需要深入基層進(jìn)行實(shí)踐，這也是獲取宣傳實(shí)效的基礎(chǔ)。但是目前，檔案征集宣傳工作多停留在表面，宣傳尚未深入人心。

3.檔案征集缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，統(tǒng)籌工作不到位

立足當(dāng)前，檔案征集工作缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃與設(shè)計(jì)，尚未結(jié)合時(shí)代發(fā)展以及行業(yè)要求，進(jìn)行整體統(tǒng)籌，尤其缺乏完善科學(xué)的制度與機(jī)制，檔案整體工作方向不明確，范圍存在模糊性，征集工作凸顯隨意性與隨機(jī)性;檔案征集工作極具系統(tǒng)性，離不開(kāi)多個(gè)部門、主體以及機(jī)構(gòu)的配合，僅靠檔案部門的力量是不足的，尤其是面對(duì)檔案價(jià)值在全社會(huì)認(rèn)識(shí)的不完整性，使得大眾對(duì)檔案征集了解不夠透徹，使得一些資料存在于民間，大眾自我進(jìn)行保存，不懂得進(jìn)行集中管理的價(jià)值，對(duì)專業(yè)工作認(rèn)可度不高，尤其質(zhì)疑檔案保管條件與能力，對(duì)檔案征集的有序開(kāi)展造成阻礙;在目前的征集工作實(shí)踐中，很多資料較為零散，數(shù)量有限，信息量有限，影響系統(tǒng)挖掘與研究，威脅信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn);在檔案管理中，征集費(fèi)用有限，尤其是面對(duì)極具價(jià)值、珍貴的檔案，檔案征集遇到費(fèi)用難題，甚至影響征集目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);檔案征集人員也存在業(yè)務(wù)能力不佳、素質(zhì)不高的問(wèn)題。

4.檔案征集缺乏深入探索研究，實(shí)踐性亟待增強(qiáng)

對(duì)于檔案征集工作，其是豐富檔案資源的重要途徑，因此，整個(gè)工作的開(kāi)展需要從實(shí)踐出發(fā)。但是，當(dāng)前的檔案征集工作更多依賴的是口頭信息的發(fā)布，未真正進(jìn)行深入探索與研究，征集手段單一，范圍較窄，利用途徑也少之又少，影響檔案的利用，無(wú)法滿足全社會(huì)對(duì)檔案的真正需求。

三、新時(shí)代如何做好檔案征集工作

在檔案事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的環(huán)境下，檔案征集工作以全社會(huì)為對(duì)象，成為新時(shí)期檔案管理部門重要工作內(nèi)容。面對(duì)檔案征集工作中的諸多問(wèn)題，需要變被動(dòng)征集為主動(dòng)出擊，明確征集對(duì)象，改善征集手段，掌握征集標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建更加高效的征集工作體系與機(jī)制，將其貫徹在征集工作全流程，落實(shí)相關(guān)規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)檔案征集工作的順利開(kāi)展。

1.積極創(chuàng)新檔案征集思路，增強(qiáng)責(zé)任感與使命感

立足新時(shí)代，檔案管理工作進(jìn)入新時(shí)期，檔案征集工作面臨巨大發(fā)展壓力。因此，要結(jié)合檔案管理實(shí)際，增強(qiáng)檔案征集工作的使命感與責(zé)任感。面對(duì)社會(huì)的飛速發(fā)展，加之大眾對(duì)檔案使用的增加，檔案資源的豐富成為必然，以便更好滿足全社會(huì)的檔案需求。另外，要對(duì)傳統(tǒng)的征集理念與思路進(jìn)行轉(zhuǎn)換。征集與利用相輔相成，利用是征集的目標(biāo)，征集是實(shí)現(xiàn)利用的前提與基礎(chǔ)，需要將兩者進(jìn)行有機(jī)統(tǒng)一，才能實(shí)現(xiàn)檔案資源豐富的目的。除此之外，檔案征集工作具有緊迫性與使命感，主要源于檔案資料的有限性特點(diǎn)，需要抓緊時(shí)間進(jìn)行征集與利用，有效發(fā)揮其服務(wù)社會(huì)的價(jià)值。

2.做好檔案征集的統(tǒng)籌與規(guī)劃

鑒于檔案征集工作的特殊性，需要由檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行牽頭，對(duì)整個(gè)檔案征集工作進(jìn)行統(tǒng)籌管控，促使征集工作能夠有組織、有計(jì)劃、有目標(biāo)地開(kāi)展，避免出現(xiàn)征集的重復(fù)，強(qiáng)化征集成本的控制;積極建立檔案征集工作機(jī)制，形成完善的征集制度，涉及征集的范圍、征集辦法等，設(shè)置征集流程，明確征集對(duì)象，便于全社會(huì)參與其中;檔案征集工作開(kāi)始之前，需要做好規(guī)劃，制定征集方案，保證與檔案管理實(shí)際相符，推動(dòng)征集工作有序開(kāi)展。另外，檔案征集工作的開(kāi)展離不開(kāi)資源支持，尤其是專項(xiàng)資金支持更是重中之重。因此，要正確處理經(jīng)費(fèi)投入與產(chǎn)出的關(guān)系，保證二者呈現(xiàn)正比關(guān)系。提前做好征集費(fèi)用支出計(jì)劃，納入預(yù)算范疇，以便提升征集效率與效果，改善征集工具與設(shè)備。

針對(duì)征集方法，要遵守檔案管理以及征集的相關(guān)法律法規(guī)，明確征集模式，促使征集工作涉及的征集方、送征方等權(quán)責(zé)清晰，維護(hù)檔案征集的準(zhǔn)確性、安全性以及有效性。

3.構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的信息溝通機(jī)制，強(qiáng)化征集范圍與渠道的拓寬

對(duì)于檔案征集工作，為了保證有序開(kāi)展，檔案管理機(jī)構(gòu)需要重視構(gòu)建信息溝通機(jī)制，目的是促使檔案征集部門能夠與更多主體保持良好的溝通與協(xié)調(diào)，加強(qiáng)與展覽館、博物館、圖書情報(bào)行業(yè)、信息行業(yè)等的合作，實(shí)現(xiàn)信息互通，拓寬征集范疇，增加檔案征集來(lái)源渠道。在檔案征集工作中，相互協(xié)作是最為有效的辦法。一方面，通過(guò)與征集范圍出現(xiàn)交叉重疊的征集機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，能夠減少能源消耗。另一方面，也能夠了解不同檔案征集機(jī)構(gòu)的征集方向，有利于資源共享。只有構(gòu)建良好的溝通交流機(jī)制，才能在檔案征集領(lǐng)域形成良性循環(huán)，促進(jìn)檔案征集工作的有序發(fā)展。

4.綜合使用多元化征集模式，強(qiáng)調(diào)融合與發(fā)展

為了擴(kuò)展收集范圍，實(shí)現(xiàn)對(duì)各行各業(yè)信息的全面收集，強(qiáng)化文化傳承，要以全社會(huì)為背景，進(jìn)行大范圍信息征集，可以對(duì)征集載體進(jìn)行拓展，如老照片、影像資料等，有效增強(qiáng)社會(huì)感召力與凝聚力，以便得到更大范圍的認(rèn)同、效應(yīng)以及支持。另外，能夠轉(zhuǎn)變檔案征集觀念，提高檔案資源建設(shè)水平，最大限度滿足社會(huì)對(duì)檔案資源的更大需求。另外，要積極構(gòu)建檔案征集平臺(tái)，以便激發(fā)更大規(guī)模的大眾參與檔案征集工作，增強(qiáng)大眾對(duì)檔案信息自覺(jué)意識(shí)，保證檔案部門與社會(huì)公眾的密切聯(lián)系，強(qiáng)化更大互動(dòng)的帶動(dòng)，引起社會(huì)更大范圍的關(guān)注，為征集工作的有序進(jìn)行奠定基礎(chǔ);采取彈性征集的手段。在檔案征集中，捐贈(zèng)檔案征集是重要方式，因此，對(duì)于此類征集，需要采取一定方式進(jìn)行鼓勵(lì)，如頒發(fā)證書等，以便提高捐贈(zèng)方式的熱情。在面對(duì)價(jià)值突出、所有者不愿意捐贈(zèng)的情況，可以在征得同意之后，進(jìn)行復(fù)制或者收購(gòu)。對(duì)于捐贈(zèng)完成的資料，捐贈(zèng)者享有優(yōu)先使用權(quán)，同時(shí)，可以對(duì)檔案資料的利用以及公開(kāi)性限定條件，確定權(quán)限，雙方簽訂協(xié)議，以便有效維護(hù)雙方權(quán)益，這對(duì)促進(jìn)檔案工作順利開(kāi)展意義重大。

5.依托先進(jìn)信息技術(shù)，提升檔案征集技術(shù)應(yīng)用水平

隨著科技的不斷進(jìn)步，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)影響力不斷擴(kuò)大，這也為檔案征集模式的擴(kuò)展創(chuàng)造條件。具體講，檔案工作需要面向全社會(huì)，在新媒體的作用下，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案征集工作的大力宣傳，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)、微信、微博等平臺(tái)的作用，對(duì)檔案信息進(jìn)行大范圍發(fā)布，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)宣傳模式的拓展，鼓勵(lì)與引導(dǎo)更多社會(huì)組織、公眾等參與征集活動(dòng)，切實(shí)提升檔案征集效率，也大大深化檔案征集的深度與廣度。

6.拓展征集主體，形成全社會(huì)參與機(jī)制

在檔案征集中，民間資源豐富，因此，檔案征集工作需要進(jìn)行管理創(chuàng)新，拓寬收集領(lǐng)域，積極引導(dǎo)社會(huì)力量參與征集活動(dòng)。具體講，要鼓勵(lì)媒體、民間組織、社會(huì)活動(dòng)等加大宣傳影響，在全社會(huì)范圍內(nèi)增強(qiáng)對(duì)檔案征集工作的認(rèn)識(shí)，積極投入工作實(shí)踐，提供更多資源的線索。另外，依托各界民眾力量，主要涉及群眾組織、社會(huì)組織以及個(gè)人等，構(gòu)建志愿者隊(duì)伍，促使其充分發(fā)揮檔案征集工作社會(huì)力量的作用，積極進(jìn)行檔案征集工作的宣傳。除此之外，檔案管理機(jī)構(gòu)可以定期組織相關(guān)論壇、展覽等，大力宣傳檔案征集工作的成果，普及檔案知識(shí)，壯大檔案征集工作的隊(duì)伍，為征集工作有序發(fā)展提供更加強(qiáng)大的群眾基礎(chǔ)。

7.加強(qiáng)人員建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)征集隊(duì)伍

在當(dāng)前檔案征集工作中，檔案工作人員發(fā)揮關(guān)鍵性作用，其面臨更高標(biāo)準(zhǔn)與要求，需要具備較強(qiáng)的專業(yè)能力與素質(zhì)，綜合能力成為關(guān)鍵，否則，很難適應(yīng)新時(shí)期檔案征集工作的需求。因此，在這種背景之下，需要積極培育復(fù)合型人才，保證擁有較強(qiáng)的職業(yè)精神，責(zé)任心突出，檔案管理知識(shí)豐富，能夠善于進(jìn)行多學(xué)科之間的融合，分析能力較強(qiáng)，融合檔案知識(shí)、信息知識(shí)、文化知識(shí)等于一體。另外，要結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，積極進(jìn)行自身突破，善于對(duì)知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整與更新，尤其正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)帶給征集工作的影響，分析其優(yōu)勢(shì)所在，積極應(yīng)用于檔案征集工作實(shí)踐，切實(shí)提升檔案征集水平。對(duì)于管理者，要積極開(kāi)展培養(yǎng)與培訓(xùn)工作，保證培訓(xùn)內(nèi)容的先進(jìn)性與合理性，落實(shí)考核，積極進(jìn)行效果跟蹤，尤其傳達(dá)檔案征集在新時(shí)期的新任務(wù)，明確要求，增強(qiáng)培訓(xùn)針對(duì)性，切實(shí)提升人員素質(zhì)與能力。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，在新的發(fā)展時(shí)期，檔案征集成為影響檔案資源體系建設(shè)的關(guān)鍵，也是制約檔案開(kāi)發(fā)利用的重要因素。因此，要重視檔案征集工作的有序開(kāi)展，積極轉(zhuǎn)變思路，開(kāi)拓創(chuàng)新，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，依托先進(jìn)的檔案征集管理機(jī)制，采取科學(xué)高效的征集方法，拓寬征集范疇，保持與社會(huì)密切合作，贏得社會(huì)民眾的熱心支持，逐步進(jìn)行積累與整合開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案征集深度與廣度延伸，為檔案價(jià)值的發(fā)揮提供堅(jiān)實(shí)的保障。

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（作者單位：廣東江肇高速公路管理中心）