基于全面風(fēng)險(xiǎn)管理理論的高職院校人事檔案管理研究

何宗哲　黃曉云　趙群　黃春蓓

摘 要：高職院校人事檔案經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展和實(shí)踐，人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理逐漸受到重視。本文以高職院校人事檔案風(fēng)險(xiǎn)為研究對(duì)象，運(yùn)用全面風(fēng)險(xiǎn)管理理論，從目標(biāo)維度、組織層級(jí)和風(fēng)險(xiǎn)管理要素維度等三個(gè)維度分析、研究高職院校人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理，提出人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管控措施，發(fā)揮人事檔案在教學(xué)中的地位與作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案風(fēng)險(xiǎn);高職院校;全面風(fēng)險(xiǎn)管理

在校企合作、產(chǎn)教融合和“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案背景下，高職院校人事檔案經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展和實(shí)踐，逐漸意識(shí)到人事檔案安全管理不能僅僅從人事檔案管理部門的角度進(jìn)行考慮，而應(yīng)該從全校、從部門與部門之間的聯(lián)系進(jìn)行全面、全方位的把控。并且，不同的風(fēng)險(xiǎn)組合在一起會(huì)有不一樣的結(jié)果。因此，對(duì)高職院校人事檔案進(jìn)行全面風(fēng)險(xiǎn)管理，將有助于分析、建立人事檔案安全管理體系，提出風(fēng)險(xiǎn)管控措施，發(fā)揮人事檔案在組織、人事及教學(xué)等工作中的作用與地位。

一、高職院校人事檔案安全管理存在的主要風(fēng)險(xiǎn)

近年來(lái)，國(guó)家對(duì)人事檔案安全管理問(wèn)題給予了高度重視，并強(qiáng)化了對(duì)人事檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案安全管理要求。高職院校人事檔案蘊(yùn)藏著豐富的信息資源，要使人事檔案信息得以充分發(fā)揮，就必須保障人事檔案及人事檔案信息的安全。目前，高職院校人事檔案安全管理主要存在以下三個(gè)方面的風(fēng)險(xiǎn)：

1.人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理體系不夠完善

2018年底，《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》的出臺(tái)，為我國(guó)檔案事業(yè)的安全風(fēng)險(xiǎn)管理指明了方向，并進(jìn)一步促進(jìn)了人事檔案安全管理工作的開(kāi)展。但是由于檔案概念的范圍較廣，而人事檔案屬于涉密性質(zhì)，因此在涉密信息管理方面的內(nèi)容，如人事檔案信息的共享、遠(yuǎn)程閱檔、異地出具檔案證明等方面還需進(jìn)一步深入研究、探討和細(xì)化。此外，國(guó)家關(guān)于檔案風(fēng)險(xiǎn)管理方面的法律法規(guī)還不夠全面，仍需進(jìn)一步地優(yōu)化，使高職院校人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理有法可依、有路徑可查，使人事檔案安全管理更科學(xué)化、更深入人心。

2.人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)較為薄弱

人事檔案管理人員的安全風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，對(duì)人事檔案的安全管理工作的開(kāi)展起著關(guān)鍵性的作用。人事檔案數(shù)字化作為一個(gè)新興事物，其建設(shè)到完成需要一個(gè)過(guò)程。因此，高職院校在開(kāi)展人事檔案整理及人事數(shù)字檔案建設(shè)的過(guò)程中，部分人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)可能是人事檔案管理人員沒(méi)有遇見(jiàn)過(guò)或沒(méi)有意識(shí)到的，這無(wú)形中就給人事檔案帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)隱患。特別是如果這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)屬于重大風(fēng)險(xiǎn)源，便會(huì)給高職院校的人事檔案安全造成極大的威脅，甚至?xí)?dǎo)致不可挽回的人事檔案損失，并會(huì)在社會(huì)上造成不良的影響。因此，在信息化時(shí)代對(duì)人事檔案管理人員提出了更高的人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)要求，既要做好人事檔案日常管理工作，同時(shí)也需要具備豐富的人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)，并能為高職院校人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)控制的決策提供必要的方案建議。

3.人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理工作的科學(xué)性有待加強(qiáng)

高職院校人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理工作，涉及風(fēng)險(xiǎn)管理制度建設(shè)、技術(shù)支持、系統(tǒng)管理、紙質(zhì)檔案管理等方方面面。由于國(guó)家尚未出臺(tái)統(tǒng)一的人事檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，因此各地、各單位在開(kāi)展人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程中，制定的制度、風(fēng)險(xiǎn)控制的策略都會(huì)帶有一定的地方色彩，評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法統(tǒng)一，對(duì)同一風(fēng)險(xiǎn)源的判斷也各有不同。因此，各人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理單位在開(kāi)展檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作時(shí)就容易出現(xiàn)意見(jiàn)不統(tǒng)一的情況，實(shí)施的科學(xué)性有待進(jìn)一步研究和加強(qiáng)。

二、高職院校人事檔案全面風(fēng)險(xiǎn)管理策略

全面風(fēng)險(xiǎn)管理理論為我們打開(kāi)了全方位、立體評(píng)估人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的窗口。要提高高職院校人事檔案安全管理水平，需從目標(biāo)維度、組織層級(jí)和風(fēng)險(xiǎn)管理要素維度三個(gè)方面提升和改進(jìn)高職院校的人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理，從而更好地為人事檔案的開(kāi)發(fā)和利用保駕護(hù)航。

1.目標(biāo)維度

（1）提高站位，統(tǒng)籌全局

高職院校人事檔案，為學(xué)校發(fā)展建設(shè)、組織人事及教職工職稱評(píng)定等工作發(fā)揮了重要的基礎(chǔ)信息作用。而人事檔案安全問(wèn)題，是人事檔案工作的底線。它不僅包含紙質(zhì)人事檔案安全、人事檔案信息安全，還包括設(shè)備安全和庫(kù)房安全等方面。而高職院校人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理水平，很大程度上取決于管理層的風(fēng)險(xiǎn)偏好和風(fēng)險(xiǎn)處理的態(tài)度和方法。因此，管理層要提高站位，高度重視人事檔案安全管理工作，并具備系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)，統(tǒng)籌全局，構(gòu)建高職院校人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理體系。同時(shí)，對(duì)人事檔案管理人員要提出風(fēng)險(xiǎn)管理要求，加強(qiáng)人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理，推動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理工作的有序開(kāi)展。

（2）保障人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理科學(xué)化、合理化

從目標(biāo)的角度出發(fā)，就要確保高職院校整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化和合理化。因此，高職院校人事檔案管理部門要從風(fēng)險(xiǎn)組合、風(fēng)險(xiǎn)容忍度、風(fēng)險(xiǎn)偏好等方面進(jìn)行綜合的研究和分析，廣泛征集人事檔案管理相關(guān)部門、教職工的意見(jiàn)和建議，并提出合理性解決方案;由高職院校人事檔案管理部門從總體上把握和提出風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的要求和方法，并建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系，嚴(yán)格按照章程評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)并尋求解決策略，更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)或化解風(fēng)險(xiǎn)。此外，根據(jù)人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的特點(diǎn)，對(duì)人事檔案風(fēng)險(xiǎn)實(shí)行監(jiān)控，及時(shí)辨識(shí)重大風(fēng)險(xiǎn)源和一般風(fēng)險(xiǎn)源，并呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組研究風(fēng)險(xiǎn)控制策略，確保人事檔案安全工作有效、有序、科學(xué)和合理開(kāi)展。

（3）定期報(bào)告人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理情況

高職院校人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理涉及方方面面，參與部門涵蓋組織部、校辦公室、財(cái)務(wù)、后勤、紀(jì)檢等多個(gè)部門。因此，人事檔案管理部門在開(kāi)展年度風(fēng)險(xiǎn)管理時(shí)，要定期向相關(guān)部門發(fā)布人事檔案風(fēng)險(xiǎn)排查要求，同時(shí)定期向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告風(fēng)險(xiǎn)管理情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并做好應(yīng)對(duì)的準(zhǔn)備。對(duì)于重大風(fēng)險(xiǎn)源，要做好動(dòng)態(tài)管理和監(jiān)控工作;對(duì)于突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)情況，要根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)步驟及時(shí)做出應(yīng)對(duì)策略，及時(shí)、有效地控制好人事檔案風(fēng)險(xiǎn)，并做好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)記錄和報(bào)告工作。必要時(shí)，及時(shí)向教職工公布人事檔案風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)情況，增強(qiáng)教職工人事檔案安全意識(shí)，營(yíng)造全員護(hù)檔的工作環(huán)境和工作氛圍。