新時期做好辦公室檔案管理工作的幾點思考

劉渭彬

摘 要 辦公室承擔著單位重要的管理職能，其中檔案管理是辦公室的重要工作。新時期做好辦公室檔案管理工作能夠為單位提供重要資料保障，特別是隨著科技檔案管理能力的提升，應(yīng)該全面提高檔案管理的水平和業(yè)務(wù)范圍。本文主要分析辦公室檔案管理的重要性和存在問題，提出相關(guān)解決方案，為解決辦公室檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞 新時期;辦公室;檔案管理

引言

辦公室檔案工作關(guān)系著整體管理工作的水平，其中記載的重要內(nèi)容是單位管理工作的基礎(chǔ)，應(yīng)該高度重視檔案管理工作，不斷運用現(xiàn)代技術(shù)手段提高管理水平，借鑒先進的管理經(jīng)驗，改正檔案管理工作存在的主要問題，基本實現(xiàn)檔案管理信息化，為全社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。

1辦公室檔案管理工作的重要意義

1.1 檔案管理工作能夠助推各項工作的順利開展

辦公室的檔案管理工作任務(wù)十分繁重，意義十分重大。主要是由于檔案管理工作管理的對象是記錄內(nèi)部工作狀況和質(zhì)量的依據(jù)，能夠促進內(nèi)部事務(wù)的管理，為未來發(fā)展提供參考。應(yīng)該重點加強檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，嚴格管理檔案信息和內(nèi)容，保證檔案管理的質(zhì)量，強化創(chuàng)新管理手段，以科學的態(tài)度管理好檔案。

1.2 提升單位工作運轉(zhuǎn)能力

辦公室的檔案管理工作對日常工作進行記錄和重要事項進行檔案管理，能夠明顯提高辦公效率。在資料檔案的指導下開展工作，能夠準確地為各項工作提供依據(jù)，特別是利用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理電子化，通過查閱就能完成數(shù)據(jù)的使用，方便各項工作的使用[1]。

2新時期辦公室檔案管理工作存在的主要問題

2.1 基層單位對檔案管理工作不重視

目前很多基層單位對辦公室檔案管理工作并不重視，不了解檔案管理工作對單位發(fā)展的重要影響，很多管理人員總是認為，檔案管理工作就是一項無關(guān)緊要的工作，認為只要把檔案保存好，做好基本工作就可以了，因此導致對辦公室檔案管理工作較為忽視。在平時的工作中，由于疏于管理和監(jiān)督，就會發(fā)生檔案材料丟失，檔案出現(xiàn)損壞等現(xiàn)象的發(fā)生，這樣就會嚴重影響工作效率，也會讓員工對工作產(chǎn)生敷衍了事的態(tài)度。如此一來，不但不利于檔案管理的建設(shè)，也會對單位的發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

2.2 檔案管理工作制度化建設(shè)存在問題

很多單位對辦公室檔案管理不重視，認為不會對單位管理事務(wù)造成影響，沒有完整的制度化管理體系。同時很多的管理人員都是非檔案管理專業(yè)，有一些人員都是臨近退休的職工，將他們安排在檔案崗位，這樣就會影響工作的開展，容易出現(xiàn)檔案管理工作的隱患，致使工作進度無法按時完成，另外，檔案管理工作比較單調(diào)沒有趣味，就會讓員工對工作提不起興趣，表現(xiàn)不踴躍，把各項工作只是應(yīng)付一下，只是為了完成工作任務(wù)，明顯影響了檔案管理工作的進度[2]。

2.3 辦公室檔案管理的信息化程度較低

很多單位的辦公室對檔案管理工作不夠重視，資金投入相對較低，就會造成檔案管理工作的信息化程度普遍較低，這就會影響單位的整體發(fā)展，造成相關(guān)建設(shè)投入減少，對檔案管理工作十分不利。很多檔案管理工作的設(shè)備不及時進行采購，直接影響檔案工作的信息化建設(shè)力度，造成檔案管理工作的隱患存在。很多內(nèi)部管理事項的記錄以紙質(zhì)檔案為主，沒有使用信息化技術(shù)，這樣就為辦公室文書檔案的管理工作造成影響。

3新時期優(yōu)化辦公室檔案管理工作的主要措施

3.1 建立現(xiàn)代化的檔案管理制度

各單位在辦公室檔案管理過程中，應(yīng)該優(yōu)化檔案管理工作的制度，按照工作的要求，全面創(chuàng)新檔案管理工作思路。按照統(tǒng)籌規(guī)劃的原則，將檔案管理發(fā)展納入實際發(fā)展過程中，全面提高檔案管理工作的水平。辦公室的檔案管理工作應(yīng)該按照信息化管理思路進行安排，建立正確的制度規(guī)范體系，很多單位沒有完整的檔案管理理論制度作為保障，需要在實際工作中逐步摸索，健全制度要求，加強檔案信息化建設(shè)的力度，認真梳理管理的經(jīng)驗和教訓，研究新形勢下辦公室檔案管理的各項內(nèi)容，加強理論機制建設(shè)，實現(xiàn)管理制度的規(guī)范化。很多單位的辦公室檔案管理工作信息化建設(shè)程度不高，導致檔案管理工作出現(xiàn)很多問題，造成一些影響，使檔案管理出現(xiàn)隨意性現(xiàn)象，就使得檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫，應(yīng)該強化檔案工作的管理，建立一套完整的制度體系，研究檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題，制度科學的檔案管理工作要點，使檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步推進[3]。

3.2 提高管理人員的綜合素質(zhì)

單位應(yīng)該重視檔案人員的管理，引進優(yōu)秀的專業(yè)人才，針對不同人員的特殊情況開展規(guī)范化訓練，讓他們掌握規(guī)范化檔案管理程序。應(yīng)該不斷更新他們的專業(yè)知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術(shù)運用的熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化水平，以更好地適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要和要求。其次，檔案管理工作是一項極其嚴密、極其正式的政治工作，它要求工作人員必須具備良好的思想道德素質(zhì)。應(yīng)積極參與政治學習，樹立嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，具備良好的職業(yè)操守。對檔案管理工作要保持積極向上的工作作風，對工作投入高度的熱情，提高工作效率。還要遵守檔案工作的法律法規(guī)，增強法制觀念，正確處理集體利益和個人利益的關(guān)系，保證檔案管理工作的安全順利進行。

3.3 加快相關(guān)設(shè)施的投入

新時期辦公室的檔案管理工作需要各種信息化裝備進行管理，應(yīng)該配置相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備，只有在相關(guān)管理裝備的支持下，才能完成檔案管理的順利開展。加快推進紙質(zhì)文件的轉(zhuǎn)換程度，科學使用電子文件，這樣才能方便管理和使用，實現(xiàn)檔案管理的信息化技術(shù)水平[4]。

4結(jié)束語

新時期辦公室檔案管理工作狀況發(fā)生變化，應(yīng)該不斷調(diào)整發(fā)展思路，運用科學的信息化手段，提高單位檔案管理水平。要堅持科學發(fā)展的理念，不斷優(yōu)化與創(chuàng)新管理制度，使檔案管理工作更加具有規(guī)范性，為單位的發(fā)展提供支持。

參考文獻

[1] 蔣榮蓉.對加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（19）：182.

[2] 談巍花.辦公室檔案管理優(yōu)化建設(shè)之我見[J].青海教育，2019（Z2）：96.

[3] 李佳.辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019 （21）：189-190.

[4] 林炳賢.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀及措施分析[J].單位改革與管理，2019（18）：29，35.