略論機關及事業單位檔案的價值與作用

楊茜

摘 要：對于機關及事業單位而言，其檔案的信息含量一般比較大，根據收集整理，一般以單位發展過程中的歷史資料為主，在機關及事業單位發展和工作過程中，很多的檔案資料可以作為信息基礎，起到標準化的校對作用，因此，按照年限進行檔案管理的標準化管理，能夠為機關及事業單位的檔案信息庫的抽取調查有很大的幫助。根據機關及事業單位如今的檔案管理現狀問題，提出針對性解決策略，科技信息化手段和制度模式下的機關及事業單位檔案管理工作逐漸引起更多的相關單位重視。

關鍵詞：機關及事業單位;檔案管理;作用

檔案的價值指的就是檔案的利用價值，是檔案能夠滿足社會需求的表現。當檔案的原始記錄性或知識信息性能夠滿足某個方面的社會需求時就形成了檔案的價值。檔案能夠發揮其作用，就充分體現出檔案的自身價值，也就是說檔案的作用就是檔案的價值。

1 淺析機關及事業單位檔案管理現狀問題

1.1 檔案管理混亂，相關工作人員沒有工作經驗

就是集中于檔案管理的工作人員，對于檔案管理的工作職責不熟悉，造成了檔案管理混亂的現象。根據調查。很多的機關及事業單位對于檔案管理工作過于輕視，導致在信息收集和整理的時候非常凌亂，招聘的檔案管理人員一般沒有工作經驗，也沒有對崗位的工作有系統的培訓經驗。對于機關及事業單位的檔案管理工作而言，不是僅僅的書籍文件的整理排放，在檔案整理過程中，也同樣需要建立包括保管，編制，歸檔，借檔等具體流程。在管理人員上崗之前，需要在檔案室對以上工作的職責內容完全熟悉。另外，現如今，很多的機關及事業單位已經開始形成電子的檔案信息管理模式，因此，在檔案管理人員選擇時，也需要多吸收新鮮血液，以年輕人為領頭的檔案管理團隊的意識形成需要被更多人發現和重視。另外，因為崗位的管理壓力不大，部分檔案管理人員工作不認真，相關活動內容以病假，事假等理由推脫，也給機關及事業單位的工作推進造成了一定的壓力。

1.2 檔案管理方式老舊，效率質量低下

檔案管理方式老舊，導致檔案管理的效率和質量低下。以傳統的檔案管理線下模式為主，以人力為主進行檔案信息的篩查和選擇，在時間上，會大大加長工作時間，在質量上，人工檢查，整理文字，圖表等信息很容易存在紕漏和問題。而且檔案管理人員年齡和資歷比較大，他們對于檔案管理的新鮮途徑會存在一定排斥，對于機關及事業單位而言，短期內無法快速排查檔案管理人工問題。此外，檔案庫形式需要一定的空間進行放置檔案，隨著機關及事業單位的發展，所需放置空間也逐漸增加，因此，老舊管理模式和途徑給機關及事業單位造成了滯留現狀的壓力。

1.3 檔案管理不符合機關及事業單位發展現狀，信息更新緩慢

對于機關及事業單位的市場化發展而言，隨著市場動向的不斷發展，機關及事業單位的發展目標和相關策略也會隨之改變，相關的檔案數據信息也會變化，但從機關及事業單位的發展現狀來看，很多的檔案信息尚未更新，檔案信息庫過于陳舊，相關的市場發展動態在檔案信息庫中沒有體現。很多的機關及事業單位并不重視檔案信息庫更新，導致在很多關鍵節點沒有相關的對應檔案信息進行對照，包括檔案的借檔和歸檔信息都要在檔案信息庫中體現，信息更新止步不前對于機關及事業單位的發展有一定的阻礙作用。

2 根據現狀問題形成的機關及事業單位檔案管理制度標準

2.1 根據機關及事業單位的發展情況，對相關管理人員進行崗位培訓

就是對機關及事業單位檔案管理的工作人員進行上崗前培訓，對于沒有工作經驗的工作人員，對其進行信息化的文件熟悉，后續再進行機關及事業單位不同檔案管理內容的分類管理，逐漸熟悉機關及事業單位檔案管理的全部工作內容。對于有經驗的工作人員。以輪崗制，增加其對工作職能的敏感度，快速上崗。并且以培訓和考核的形式督促其工作，以積極并向上的態度對待信息管理工作，并且機關及事業單位再引入新的科技化檔案管理手段后，進行相關工作人員統一培訓，包括設備和網絡信息平臺的規范，需要管理人員對于信息數據庫的全面了解。機關及事業單位要定期吸收年輕的管理人才，尤其在檔案管理工作上網絡管理途徑熟悉的人才可以積極引入，并且快速上單位內部全體工作人員熟悉網絡培訓管理流程。

2.2 以科技信息收集整理手段形成新的檔案管理信息庫

就是信息網絡平臺和相應的信息數據庫的新型管理手段的出現，增加其在機關及事業單位的利用率，機關及事業單位很多的檔案管理老員工不理解也沒有辦法快速學習新型網絡管理模式。網絡信息技術優秀的年輕檔案管理人員可以給老員工灌輸新型網絡管理思想，以效率和質量的提升為保障，形成一體化全面建設數字化檔案信息管理數據庫。另外，新型科技技術，如云計算，大數據等管理方式的引入，逐漸代替人工化的管理途徑。數字化管理也是全面更新機關及事業單位檔案庫的有力方式，以市場為研究對象，實現機關及事業單位檔案管理的新模式。信息化時代提倡線上線下共同進行的機關及事業單位檔案管理工作，能夠引起更多的機關及事業單位重視科技手段的檔案管理工作。另外，以遞進式的檔案管理數據庫能夠從時間年限，檔案形式和資料類別進行區分放置，也為后續的檔案查找和確定減少了很多的負擔和問題。

2.3 以規范統一的管理制度進行檔案體系化管理

規范統一的管理制度是檔案體系化建設的重要一環。從檔案的收集到整理就要開始區分檔案類別，對于收集好的信息資料進行組合，形成種類不同的編制文檔，后按照時間的順序逐一排列，形成管理秩序。對于查找率比較高的檔案可以進行標記，無論是線上的網絡管理平臺的標注還是線下的重要檔案分別管理，都是可行的方法。此外，就是對已經整理好的檔案的鑒定工作，一般對于機關及事業單位歷史年代比較強的檔案信息要重點檢測，根據不同檔案的歷史年限不同，其保留和檔案儲存放置方式也會有不同。對于保留時間超過年限的可以及時進行銷毀，防止對于后續的檔案更新和線下檔案庫的整理造成阻礙。最后，就是檔案保管，對于重點管理的檔案需要結合科技手段，增加其保密性。

2.4 檔案管理服務能力拓展

機關及事業單位開展檔案管理工作的本質是服務，而其實際價值的體現也同樣來源于服務。所以事業單位應該提高自身的服務水平，從而有效的促進檔案管理工作的信息化改革。而想要做到這一點，首先應該擴展服務功能，對于傳統的檔案管理模式中所涉及的服務職能，僅僅只是局限于檢索查閱等層面，而在信息化改革模式下，則可以通過對信息技術的運用進一步的擴展其功能。通過開發先進的功能模塊，從而有效的實現數據的自動規避、篩選和對比。其次應該進一步的擴展服務內容，在傳統的檔案管理模式下，事業單位所提供的服務內容十分被動，而管理者僅僅只是作為一個數據信息的管理倉庫，而在信息化改革模式下，則可以進一步的擴展服務內容，使其完成由被動到主動的轉變，為需求者提供更有針對性和個性的服務。

3 結語

機關及事業單位檔案管理工作重要且必要，不僅影響機關及事業單位的發展，而且從社會的實際需要上，機關及事業單位的檔案建設也有實際意義。從傳統的檔案管理模式進行借鑒優勢，刨除劣勢，以科技信息手段形成網絡檔案管理庫，形成線上線下同步更新的新時代機關及事業單位檔案管理模式，能夠為未來的機關及事業單位發展提供關鍵性建議和意見。

參考文獻

[1]鄭太敏.機關及事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技經濟導刊，2019，27（11）：232.

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