檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

馬琿

摘 要：隨著時代的發(fā)展，我國綜合實力與社會經(jīng)濟水平的提高，帶動著我國各行各業(yè)及其內(nèi)部企業(yè)的快速發(fā)展，而在這一過程中，檔案管理及信息化建設(shè)等工作占據(jù)著極為重要的位置，并對相關(guān)企業(yè)的運轉(zhuǎn)與發(fā)展造成較大影響，因此，相關(guān)企業(yè)及人員需要加強現(xiàn)代先進技術(shù)與設(shè)備的應用，強化提高現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部檔案信息化建設(shè)與管理工作的水平與質(zhì)量，同時解決傳統(tǒng)檔案管理工作中的常見問題，促進企業(yè)自身的健康發(fā)展。下面主要對現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作進行分析探究。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);檔案管理

1 檔案管理信息化的具體概念

通常情況下，所謂的檔案管理信息化主要是指借助現(xiàn)代化技術(shù)來對檔案資料進行收集、管理、研究及應用等，在這一過程中通過加強檔案管理的信息化建設(shè)，能夠?qū)⑹占降臋n案信息借助互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)對其進行研究應用，委相關(guān)企業(yè)或單位的運轉(zhuǎn)與發(fā)展提供充足的信息支持;在日常工作過程中，企業(yè)單位管理人員需要加強現(xiàn)代先進技術(shù)與設(shè)備的應用，對檔案管理人員進行培訓教育，以此來創(chuàng)建出一支高效、優(yōu)質(zhì)的管理團隊，并根據(jù)有關(guān)法律政策，對檔案信息進行管理，為相關(guān)企業(yè)或單位的進一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)[1]。

2 檔案管理信息化的具體特點

1）網(wǎng)絡(luò)化特點。研究表明，在現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的過程中，網(wǎng)絡(luò)化特點占據(jù)著極為重要的位置，這主要是由于現(xiàn)代檔案管理過程中，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞信息能夠在很大程度上提高管理工作的效率，同時便于人們對檔案資料的查閱，并由此而提高了檔案管理工作整體水平與效率的提高，進而推動我國檔案管理工作整體領(lǐng)域的健康發(fā)展。

2）簡潔化特點。在過去，由于檔案管理工作存在較大的復雜性，且工作強度較大，工作環(huán)境枯燥乏味，導致檔案管理工作的進度與效率都會受到極大影響，進而對企業(yè)單位整體的運轉(zhuǎn)與發(fā)展造成影響;而隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應用，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺的建立，人們在網(wǎng)絡(luò)平臺中進行簡單地搜索就會得到自己所需要的信息，極大地提高了人們?nèi)粘Ｉ钆c工作的便捷性，為現(xiàn)代檔案管理工作的健康發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

3）數(shù)字化特點。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料管理工作，現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)主要是將檔案信息由紙質(zhì)方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式，并將大量的檔案信息整合管理，存放于一個系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，而當某些人員需要進行檔案資料的查詢時，僅僅通過簡單地搜索即可，有效的解決了傳統(tǒng)檔案搜索查閱過程的缺陷問題，同時提高了人們?nèi)粘９ぷ魃畹谋憷裕M而促進了我國社會整體的進步與發(fā)展。

4）智能化特點。最后，所謂智能化特點主要是指在現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的過程中加強人工智能技術(shù)的應用，以此來實現(xiàn)當人們在查詢自身所需要的檔案資料時，相關(guān)系統(tǒng)能夠根據(jù)關(guān)鍵詞進行篩選與查找，避免出現(xiàn)查找資料與目標資料不符，同時提高現(xiàn)代檔案管理工作的效率與質(zhì)量，為企業(yè)或單位的后期發(fā)展提供充足保障[2]。

3 現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的常見問題

1）對檔案管理信息化建設(shè)缺乏重視。當前時期，由于傳統(tǒng)觀念的影響，大量企業(yè)或單位管理人員過于注重經(jīng)濟效益方面的發(fā)展，而對檔案管理等方面的工作缺乏足夠的了解與重視，由此導致在進行檔案管理信息化建設(shè)過程中極易出現(xiàn)某些問題，極大的影響著企業(yè)或單位自身的運轉(zhuǎn)與發(fā)展，進而影響了檔案管理工作整體領(lǐng)域的進一步發(fā)展。

2）相關(guān)人員缺乏足夠的專業(yè)素質(zhì)。眾所周知，在任何一項工作的過程中都需要大量高素質(zhì)專業(yè)人才的參與，以此來保障相關(guān)工作的水平與質(zhì)量，而在現(xiàn)代企業(yè)或單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，由于其對該項工作缺乏足夠的重視，導致企業(yè)或單位內(nèi)部缺乏足夠的管理人才，且現(xiàn)有的工作人員自身也缺乏足夠的專業(yè)素質(zhì)，由此而影響著現(xiàn)代企業(yè)或單位檔案管理信息化建設(shè)的水平與質(zhì)量;再加之現(xiàn)代檔案管理人員自身缺乏足夠的專業(yè)服務(wù)意識，由此導致其在實際工作中缺乏足夠的工作熱情與積極性，極大的影響著檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進行，進而對相關(guān)企業(yè)或單位整體的運轉(zhuǎn)與發(fā)展造成影響。

3）信息化建設(shè)與管理水平較低。在現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的過程中，為了對該項工作水平與質(zhì)量進行保障，相關(guān)人員需要具備足夠的專業(yè)知識與技術(shù)能力;不過，由于傳統(tǒng)觀念等因素的影響，現(xiàn)代企業(yè)或單位內(nèi)部的方案管理工作大多由年齡較大、知識水平較低的人員進行擔任，這些人群對新知識與技術(shù)無法做到充分吸收與掌握，極大的影響著檔案管理信息化建設(shè)水平的提高，并在另一方面影響著現(xiàn)代企業(yè)或單位的進一步發(fā)展[3]。

4 加強檔案信息化建設(shè)與管理的具體措施

1）加強檔案管理信息化理念的提高。當前時期，為了加強現(xiàn)代企業(yè)或單位內(nèi)部檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，管理理念發(fā)揮著極為重要的作用，為此，相關(guān)人員需要引進外界優(yōu)質(zhì)理念與資源，以此來加強自身管理理念的提高，同時提高對檔案管理與信息化建設(shè)工作的了解與認識，明確檔案管理工作對企業(yè)單位運轉(zhuǎn)與發(fā)展的重要意義，以此為基礎(chǔ)加強檔案管理及信息化建設(shè)水平的提高，進而為相關(guān)企業(yè)或單位的進步與發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2）加強相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)提高。眾所周知，高素質(zhì)專業(yè)人才在任何一項現(xiàn)代工作中都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，并對工作水平與質(zhì)量進行充分保障;因此，在現(xiàn)代檔案管理及信息化建設(shè)工作進行的過程中，相關(guān)企業(yè)或單位的管理人員需要加強現(xiàn)代先進技術(shù)與設(shè)備的應用，以此來對檔案管理人員進行全面、系統(tǒng)、專業(yè)化的培養(yǎng)，強化提高其自身的專業(yè)素質(zhì)與技術(shù)水平。

3）加強檔案信息化管理制度的完善。通常情況下，為了對現(xiàn)代檔案管理工作的水平與規(guī)范性進行保障，還需要具備相應的管理制度，以此來對現(xiàn)代檔案管理人員日常工作進行規(guī)范性管理，為了實現(xiàn)這一目標，相關(guān)企業(yè)或單位需要先對自身經(jīng)營運轉(zhuǎn)的狀態(tài)與特點進行了解，根據(jù)有關(guān)部門的政策制度，并結(jié)合原有的管理制度，以此來制定出更加科學高效的檔案管理制度，確保在最大程度上避免不良問題的出現(xiàn)，進而促進檔案管理水平與質(zhì)量的提高。

4）加強檔案信息化管理水平的提高。除了以上措施之外，在現(xiàn)代企業(yè)或單位進行檔案管理的過程中，相關(guān)人員還需要加強檔案信息化管理水平的提高，為此，相關(guān)人員可以借助計算機與網(wǎng)絡(luò)信息等現(xiàn)代技術(shù)的應用，引進外界優(yōu)質(zhì)資源與內(nèi)容，豐富自身的知識水平，同時加強其對檔案信息化建設(shè)等工作的了解，以此來為后期的檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，進而推動我國檔案管理與信息化建設(shè)領(lǐng)域的健康發(fā)展[4]。

5 總結(jié)

綜上所述，隨著時間的推移，我國各行各業(yè)都得到了極大的發(fā)展，而在這一過程中，各個企業(yè)或單位在運轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，這些信息能夠準確反映出企業(yè)單位日常運轉(zhuǎn)與發(fā)展的過程，為此，相關(guān)人員需要加強檔案管理工作的開展，以此來對檔案信息進行收集管理，并結(jié)合現(xiàn)代先進技術(shù)與設(shè)備的應用，加強檔案信息化建設(shè)，確保在最大程度上提高檔案管理的水平與質(zhì)量，進而推動社會整體的進一步發(fā)展。

參考文獻

[1]陳麗娟.淺談新時期人事檔案管理信息化建設(shè)的幾點思考[J].當代旅游，2018，000（010）：1-1.

[2]張麗麗.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索與思考[J].人力資源管理，2018，000（003）：P.443-444.

[3]劉丹.對“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下檔案信息化建設(shè)模式的幾點思考[J].河南科技，2019（17）.

[4]蘇兆貝.“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下環(huán)衛(wèi)檔案信息化建設(shè)的幾點思考[J].蘭臺內(nèi)外，2019（29）：5-7.